LIMPIEZA DE UNIDADES DE LOS FONDOS HISTÓRICOS DEL

LIMPIEZA DE UNIDADES DE LOS FONDOS HISTÓRICOS DEL AGN
La limpieza puntual de tomos, una actividad de vital importancia dentro del procedimiento de
conservación preventiva del AGN
El Grupo de Conservación y Restauración, cuyo objetivo principal es la preservación y conservación
del patrimonio documental de la nación, tiene bajo su responsabilidad la conservación del acervo
que custodia el AGN, constituido por cerca de setenta y dos millones de documentos. Para abordar
esta problemática se requieren estrategias de conservación preventiva que implican tratamientos
masivos, más que puntuales, tales como el control de las condiciones ambientales y de depósito, de
almacenamiento, manipulación y mantenimiento.
En la aplicación del Sistema Integrado de Conservación se requiere el desarrollo de programas que
garanticen el adecuado estado de conservación de los documentos. Uno de los programas más
importantes lo constituye la limpieza puntual de unidades de los fondos documentales, la cual, dentro
de las directrices de la conservación preventiva, es una de las acciones más importantes y eficaces.
La limpieza es un proceso mediante el cual se busca eliminar las esporas de los hongos y en
general, el material particulado como restos producidos por la oxidación de tintas, residuos de
encolantes y partículas resultantes del desempaste —cuando ha sido necesario—, con el fin de
reducir los procesos de deterioro de los soportes en papel. La experiencia ha demostrado que con la
limpieza de los depósitos y documentos se disminuye la probabilidad de que organismos tales como
insectos, hongos, levaduras o bacterias, encuentren un ambiente favorable para su desarrollo y
propagación, que bajo condiciones especiales de temperatura, humedad y niveles de luz puedan
llegar a causar biodeterioro. Además, junto con los factores anteriormente mencionados, se puede
llegar a producir deterioro de tipo químico.
Quien realice esta labor, deberá tener cierta sensibilidad y habilidad manual para la correcta
manipulación de los documentos históricos, pero sobre todo, una conciencia fundamentada sobre la
importancia del material que forma parte del patrimonio documental declarado como bien de interés
cultural. Esta silenciosa labor incide entonces prolongar la existencia y garantizar la información allí
contenida para las generaciones futuras.
El lugar para desarrollar la actividad de limpieza documental y los requerimientos técnicos e insumos
de seguridad industrial se describen en el “Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y
documentos de archivo”, donde se destaca el uso de elementos que permitan garantizar las
condiciones de bioseguridad como bata, monogafas, guantes, gorro y tapabocas desechables.
A lo largo de once años, se realizó la limpieza folio a folio de todos los fondos documentales con
soporte en papel del acervo histórico del AGN, contando con la colaboración de dos personas. Una
vez iniciado el segundo ciclo de limpieza y gracias a la dedicación de don Raúl Hernández, Sergio
Ramos y otras personas, se ha continuado con el procedimiento en fondos documentales como:
Secretaría de Guerra y Marina (en proceso), Richmond Petroleum Company (en proceso), Ministerio
de Relaciones Exteriores, Ministerio Gobierno sección 4, Policía Nacional, Negocios Administrativos,
Municipalidades y Prefecturas, Secretaría de Instrucción Pública, Comisaría de Guerra, Empréstitos,
Correos, Correspondencia Presidente Sanclemente, Secretaria del Tesoro, Secretaria de Hacienda,
Ministerio de lo Interior y Relaciones Exteriores, Asambleas Legislativas y Gobernaciones, Consejo
de Estado, Secretaria de Gobierno, Hojas de servicios, Ajustamientos Militares, Enrique Pérez
Arbeláez. De otra parte, las Mapotecas de la 1 a la 9 del AGN, del fondo Instituto Nacional de Vías INVIAS, del fondo Instituto Colombiano de Construcciones Escolares, ICCE (en proceso). Cabe
resaltar que esta actividad debe ser continua y planificada dentro de las acciones preventivas de
cualquier repositorio documental.
A través de la puesta en conocimiento de este tipo de actividades se busca sensibilizar y dar el valor
que corresponde a las acciones de conservación preventiva que se deben tener en cuenta tanto en
grandes masas documentales, como en archivos y bibliotecas personales.
SERGIO LEONARDO RAMOS VARGAS
TECNICO
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
AGN - COLOMBIA