EXAMEN ESPECIAL Hemos efectuado el examen especial a las

EXAMEN ESPECIAL
INFORME : DR1-92-086
PERIODO : del 01 noviembre de 1990, al 30 de junio de 1992
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
Guayaquil a, 4 de diciembre de 1992
Señor
PREFECTO PROVINCIAL DE EL ORO
Machala.-
Hemos efectuado el examen especial a las cuentas Caja-Bancos,
Cuentas por Cobrar Sector Privado, Cuentas por Cobrar Sector
Público, Cuentas por Cobrar Servidores y Empleados, Inventarios
para Consumo Interno, Anticipos contractuales Corto Plazo
Sector Privado, Activos Fijos, Fondos de Terceros por Pagar
Sector Privado, Fondos de Terceros por Pagar Sector Público,
Títulos de Crédito Emitidos y Especies Valoradas emitidas y
Recepción de Valores, Bienes y Documentos en Garantía y
Custodia del H. Consejo Provincial de El Oro, por el periodo
comprendido entre el 1ro. de noviembre de 1990 y el 30 de junio
de 1992. Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas Aplicables en el
Sector Público y Normas Técnicas de Auditoria, emitidas por la
Contraloría. Estas normas requieren que el examen sea
planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la
información y la documentación auditada, no contienen
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que
las operaciones a las cuales corresponden se hayan ejecutado de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias,
políticas y demás normas aplicables. Consideramos que nuestro
examen, efectuado a base de pruebas, provee un fundamento
razonable para emitir la opinión expresada a continuación:
El sistema contable no se ajusta al Principio de Contabilidad
Generalmente Aceptado aplicable al Sistema de Contabilidad
Gubernamental G-10 “Reconocimiento de las Transacciones”, ya
que no se reconocen ni son registradas en el momento que
ocurren, algunas transacciones relacionadas con el avance de
obras, determinándose al respecto que no habían sido objeto de
contabilización planillas pendiente de pago por recepciones de
obras por un monto de S/.339’914.721,71 y abonos a los anticipos
contractuales por el valor de S/.176’843891,98, omisión que
distorsiona la información contable, en desmedro de su confiable
utilización. Determinamos también que en contraposición con lo
dispuesto en las Normas Técnicas de Contabilidad Nos. 280-03
“Estados Financieros Básicos” y 288-01 “Revelación suficiente a
través de notas”, no se elaboran los cuatro estados financieros
básicos, ni se presentan las notas aclaratorias como parte integral
de los estados de situación financiera y de operaciones. Por otra
parte la falta de registros auxiliares adecuados, no permitió
satisfacernos de los saldos presentados en las cuentas Inversiones
Financieras Largo Plazo Sector Público por S/. 178’849.587,09,
Transferencias Corrientes por Pagar Sector Privado por
S/.718.800, Cuentas por Pagar Sector Privado por
S/.53’933.015,oo y Construcciones de Uso Público en Proceso
por S/.4.564’964.285,39.
Las desviaciones descritas en el párrafo anterior, demuestran que
el sistema contable, aún carece de una base sólida que le permita
proporcionar en forma apropiada, completa y confiable la
información necesaria para que el nivel Directivo y Ejecutivo de
la entidad tome las decisiones más convenientes; y han ocurrido
porque la máxima autoridad no optó las medidas necesarias para
asegurar el funcionamiento del sistema de Contabilidad, cuidando
de incorporar el control interno dentro de dicho sistema, tal como
lo establece el numeral 1 del Art. 361 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control.
Se mantienen en la cuenta “Anticipos Contractuales Corto Plazo
Sector Privado” valores entregados a los contratistas por un
monto de S/.47’542739,47, los que no han sido devengados, sin
embargo de que los plazos de los contratos ya se encontraban
vencidos a la fecha de nuestro corte de cuentas y sin que el
Director Técnico de la entidad haya tomado acción alguna
correctiva al respecto.
La falta de procedimientos básicos de control previo al
desembolso, así como la incorrecta aplicación de las
disposiciones legales de carácter general y específica que regulan
la actividad del Consejo, originaron la concesión de préstamos
por parte de la entidad al Comité Organizador de la Feria Mundial
del Banano por S/. 5’200.000,oo, sin que exista base legal alguna
para tal transacción; y que se haya cancelado el valor de
S/.270.000,oo por adquisición de “tubos de hormigón”, sin que
estos bienes hayan sido recibidos por la entidad. También se ha
omitido el depósito en el Banco Ecuatoriano de la Vivienda de los
valores retenidos a los contratistas por concepto de Fondos de
Garantía en un monto de S/.75’535.082,75. Determinamos
también que sobre los bienes extraviados por S/.239.865,oo, no
existe una decisión encaminada a su recuperación y que tampoco
existe evidencia de que los accidentes de tránsito ocurridos y que
involucran a tres vehículos de la entidad, hayan sido denunciados
a las autoridades de tránsito oportunamente, omisión que impide
establecer las responsabilidades orientadas a recuperar el valor de
los daños ocurridos por el monto de S/.5’954.040,oo;
evidenciamos además que se pagaron “dietas” por valor de
S/.2’665.005,oo en exceso a lo que estipula el Art. 46 de la Ley
de Servicio Civil y Carrera Administrativa.
En nuestra opinión, excepto por la situaciones que se explican en
los párrafos precedentes, los procedimientos de registro y el
control interno, considerados en su conjunto, de las cuentas CajaBancos, Cuentas por Cobrar Sector Privado, Cuentas por Cobrar
Sector Público, Cuentas por Cobrar Servidores y Empleados,
Inventarios para Consumo Interno, Anticipos contractuales Corto
Plazo Sector Privado, Activos Fijos, Fondos de Terceros por
Pagar Sector Privado, Fondos de Terceros por Pagar Sector
Público, Títulos de Crédito Emitidos y Especies Valoradas
emitidas y Recepción de Valores, Bienes y Documentos en
Garantía y Custodia del H. Consejo Provincial de El Oro,
permiten obtener una seguridad razonable de que los saldos
contables al 30 de junio de 1992 están adecuadamente
presentados y que las operaciones financieras y administrativas
guardan conformidad en los aspectos de importancia, con las
disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas
aplicables. DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, Por el Contralor
General del Estado, Lcdo. Eduardo Celi Vivanco. DIRECTOR
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