LECCIÓN Nº 13

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
LECCIÓN Nº 13
“CONTROL ADMINISTRATIVO, CONCEPTO Y CLASIFICACION DE LOS MATERIALES”
- Materia prima
Materiales Directos
- Suministros
Materiales Indirectos
- Pistas acabadas
- Repuestos
Los materiales son el conjunto de BNS adquiridos por
la empresa para ser sometidos a un proceso de
fabricación convirtiéndose en productos terminado.
A) MATERIALES DIRECTOS: Son los que entran en
el producto manufacturado, por ejemplo la madera
y los clavos utilizados en la fabricación de
escritorios.
Cuando los materiales directos sufren cambios
bastantes profundos en las operaciones de
fabricación se denominan “Materias Primas” por
ejemplo los troncos de árboles se convierten en el
papel. La transformación del hierro en lingotes de
piezas fundidas, que indica la transformación de un
estado bruto o primitivo a un estado manufacturado
es materia prima.
También son materiales directos las piezas acabadas que las empresas dedicadas a
trabajos de montaje cobran para fabricar un artículo y la manufactura consiste en
mantenerlo para formar un artículo terminado ejemplo, fabricación de automóviles.
Para la empresa que fabrica las piezas acabadas, estas son productos terminados y si
se venden se convierten en costos de mercadería vendida. Pero si se utilizan para
artículos se convierten en material directo para el artículo contado.
B) MATERIALES INDIRECTOS: Son los que se utilizan en la fabricación pero no pasa a
formar parte del artículo manufacturado. Ejemplo los albarasivos (papel lija) los aceites
para pulir (charol9 la grasa que sirve para lubricar las maquinarias, el petróleo que se
consume en la fábrica, los útiles de escritorios, etc.
Suministros diversos, son los usados para mantener la fábrica en buen estado como el
aceite para las maquinarias.
Pág. 24
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
En cambio materiales indirectos propiamente dichos son los que se utilizan en la
operación de fabricación como el papel lija en una fábrica de muebles.
Los repuestos son también materiales indirectos de fabricación.
ADQUISICIÓN DE MATERIALES
El procedimiento de adquisición de materiales para un buen control interno utiliza los
siguientes documentos:
1° REQUISICIÓN DE COMPRA.- La emite el departamento de almacén en orinal y copia en
base a la necesidad se contar con una existencia permanente dentro de los límites
mínimo y máximo de stock-establecidos.
El original se emite al Dpto. de compras y la copia se copia se queda en el archivo de
almacén.
“FLUJOGRAMA DE LA REQUISICIÓN DE LA COMPRA”
Dpto. de almacén
Dpto. de compras
comprador
comprador
Requisición de
compra
(Original)
Copia
Requisición
de compra
(Original)
Archivo
Archivo
2° ORDEN DE COMPRA.- Se origina en la requisición de compra y la emite el departamento
de compras en orinal y dos copias.
El original se emite al proveedor, la primera copia al departamento de almacén y la segunda
copia al archivo del departamento.
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE COMPRA
DEPTO DE COMPRAS
COMPRADOR
DEPARTAMENTO DE
VENTAS DEL VENDEDOR
Requisición de
compra
Orden de
compra
(Original)
(Original)
Orden de compra
(Original)
1 Copia
2 Copia
DEPARTAMENTO DE
ALMACEN COMPRADOR
Orden de
compra
(1ra Copia)
Archivo
Archivo
Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio
Pág. 25
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
3° GUIA DEL REMISION DEL PROVEEDOR.- Se originan en la orden de compra recibida
del cliente y se emite en original al departamento de almacén del comprador: el encargado
de almacén recibe los ejemplares, le firma el orinal y lo devuelve quedándose con la primera
copia para su archivo. La segunda copia queda en el archivo del proveedor. La guía de
remisión original le será remitida al cliente o comprador juntamente con la factura.
“FLUJOGRAMA DE LA GUIA DE REMISIÓN”
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEL VENDEDOR
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
COMPRADOR
Orden de
Compra
(Original)
Guía de remisión
(Original) 1
2
1 Copia
2
3
2 Copia
Parte de 1
Entrada
(Original)
2
1° Copia
Archivo
Archivo
4° PARTE DE ENTRADA.- Se origina en el guía de remisión del proveedor, el departamento
de compras, quedando la 2da copia en el archivo la cual le seguirá para cargar su kardex
físico
“FLUJOGRAMA DEL PARTE DE ENTRADA”
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
COMPRADOR
DEPARTAMENTO DE COMPRADOR
Guía de remisión
(1ra Copia)
Parte de entrada
(Original)
Parte de
Entrada
(Original)
1 Copia
1° Copia
2 Copia
Archivo
Archivo
Pág. 26
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
5. KARDEX FISICO.-Es un auxiliar para controlar el movimiento físico y valorado de la
existencias, mediante las entradas, salidas y saldos. Se llevan en el departamento de
almacén.
Las entradas se respaldan con el parte de entrada y las salidas con la requisición de
almacén.
6. KARDEX FISICO VALODARO.- Es una mayor auxiliar para controlar el movimiento
físico y valorado de las existencias, mediante las entradas, salidas y saldos este auxiliar
se lleva en el departamento de contabilidad.
7. REGISTRO DE COMPRAS.-Es un registro auxiliar donde sea notan cronológicamente
todas las compras del mes estén o no exoneradas del impuesto a las ventas.
“FLUJOGRAMA DE LA FACTURA DE COMPRAS PROVEEDOR”
DEPARTAMENTO DE VENTA
DEL PROVEEDOR
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COMPRADOR
Guía de Requisición
(Original)
Orden de compra
(Original)
Guía de remisión
(Original)
1 Copia
2 Copia
Factura del
proveedor
(Original)
1 Copia
Guía de
remisión
(Original)
Orden de compra
(Original)
Archivo
La factura de compras se origina en la guía de remisión original firmada por el encargado de
almacén del comprador.
Es emitida y la primera copia mas la guía de remisión y la orden de compra son remitidas al
departamento de compras de la empresa compradora..
Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio
Pág. 27
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
“FLUJOGRAMA DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRA DEL DPTO DE COMPRAS
AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD”
Departamento de compras
Comprador
Departamento de contabilidad
Comprador
Factura de
compra
(Original)
Factura de
Compra
1ra copia
Guía remisión
(Original)
1ra copia
Orden de compra
Parte de Entrada
Parte de entrada
(Original)
Guía de Remisión
Orden de Compra
Requisición de compra
(Original)
Requisición de
Compra
Archivo
CONSUMO DE MATERIALES
Para un buen control interno del consumo de materiales se utilizan los siguientes
documentos y auxiliares:
1° ORDEN DE PRODUCCION.- Documento emitido por el superintendente de producción al
jefe de producción para la fabricación de un artículo. Se emite en original y en dos copias. El
original para el jefe de producción la primera copia para la sección de costos a fin de que
pueda aperturar la hoja de costos. La segunda copia queda en el archivo.
2° LA HOJA DE COSTOS.- El encargado de costos en base a la primera copia de orden de
producción abre la hoja de costos.
3° LA REQUISICIÓN DE ALMACEN.- El jefe de producción pide al almacén los materiales
indispensables para cumplir con la orden de producción, mediante la requisición de almacén
que se emite en original y cuatro copias. El original y tres copias se remiten al almacén, la
cuarta copia pasa al archivo.
Pág. 28
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
4° KARDEX FISICO.- El departamento de almacén entrega los materiales pedidos y en
base a la original de la requisición de almacén firmada por el que recibe los materiales
abona su kardex físico remitiendo las tres copias restantes al departamento de contabilidad
sección cuentas corrientes.
5° KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes, valoriza las tres
requisiciones quedándose con la tercera. Las otras dos las envías: Una a la sección
teneduría de libros y la otra a la sección costos.
6° DIARIO DE REQUISICIONES.- El encargado de la teneduría de libros en base a la
requisición valorizada la contabiliza en el diario de requisiciones y después resume en el
diario general.
7° MAYOR DE GASTOS DE FABRICACIÓN.- El auxiliar de costos una vez recibida la
requisición de almacén verifica su contenido. Si se trata de materiales directos los registra
en la hoja de costos respectiva. Si se trata de materiales indirectos los registra en el mayor
de gastos de fabricación por no ser posible su aplicación directa a cada hoja de costos. El
total de los gastos de fabricación por no ser posible su aplicación directa a cada hoja de
costos en base a un factor de distribución que puede ser la mano de obra directa, el material
directo utilizado etc. (Ver flujograma de materiales).
Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio
Pág. 29
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
FLUJOGRAMA DE MATERIALES
Departamento Producción
Superintendente
n
d
e
Departamento de
contabilidad
Cuentas
Tenedoría
Corrientes
libros
Orden de
Producción
1
O
Original
r
Orden
d
Producción e
Jefe Producción
Departamentos
De
Almacén
Costos
Orden
Producción
2
Requisición
de
almacén
(original)
Producción
Copia
Requisición
Requisición
de
almacén
almacén
1 Copia
Requisición
Hoja de
Costos
Almacén
(original)
1 Copia
1 Copia
Mayor
gtos.
2 Copia
1 Copia
fabricación
2 Copia
3 Copia
2 Copia
3 Copia
Materiales
Directos
3 Copia
4 Copia
Materiales
Indirectos
Diario
General
Requisición
KARDEX
KARDEX
Almacén
FISICO
Diario
FISICO
VALORADO
2 Copia
requisición
DEVOLUCION DE MATERIALES
La devolución de materiales sigue el procedimiento siguiente:
1° INFORME DE DEVOLUCION DE MATERIALES.- Lo elabora el departamento de
producción en original y cuatro copias, la última copia se queda en el Dpto. de producción
después de ser firmada por el encargado de almacén que recepciona la devolución.
Pág. 30
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
2° EL KARDEX FISICO.- El departamento de almacén recibe junto con los materiales
devueltos el original y 3 copias del informe de devolución. En base al original carga su
kardex físico con las devoluciones, las otras tres copias las remite el Dpto. de contabilidad.
3° KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes. Valoriza los informes
de devolución y en base a la tercera copia cargan su kardex físico valorizado. Las otras 2
copias las remite una a la sección teneduría de libros y la otra a la sección costos.
4° DIARIO DE REQUISICIONES Y DIARIO GENERAL.- El auxiliar de teneduría de libros al
recibir la copia del informe de devolución registra en el diario de requisiciones las
devoluciones para posteriormente vaciar al diario general.
5° HOJA DE COSTOS YMAYOR GASTOS DE FABRICACION.- El encargado de la sección
costos una vez recibido el informe de devolución de materiales, si se trata de materiales
directos los registra en la hoja de costos, sección indirectos los registra en el mayor de
gastos de fabricación con rojo o entre paréntesis.
Se sigue este procedimiento cuando el material devuelto esta en buenas condiciones las
cuentas 24, 25 y 26, serán cargadas pero si el material esta deteriorado o malogrado el
almacén lo cargará en su kardex físico. Ni cuentas corrientes; si que el auxiliar de teneduría
de libros lo cargaran en el cuenta 22 subproductos desechos y desperdicios.
MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS MATERIALES
El problema de la evaluación de los materiales se resume a la siguiente pregunta: ¿Cómo
deben asignarse determinada cantidad de un material utilizado en la producción cuando en
el kardex existen varias partidas a costos diferentes?
Los métodos que estudiaremos en relación al costo de los materiales son principalmente 3:
1. Primeras entradas, primeras salidas.
2. Ultimas entradas, primeras salidas.
3. Costos promedios.
1.- Primeras entradas, primeras salidas (PEPS, LIFO) Este método se basa en el
supuesto que los 1ros artículos que entran al almacén son los primeros en salir de el, de
este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote mas antiguo.
El movimiento físico de las unidades dentro del almacén no tiene que estar necesariamente
de acuerdo con el supuesto contable para que el método sea válido.
La ventaja de este modo es que el balance general de fin de año aparecen los inventarios
valuados con precios que reflejan casi con justeza el costo que rige en el mercado
actualmente.
La desventajas son:
1° Que no sirve se base para una buena política de precios ya que el costo de los artículos
producidos no se actualiza con la subida de precios de los materiales pues se están usando
precios antiguos en cambio el precio de venta si se actualiza.
2° Se infla la utilidad de la empresa faxeandose el estado de perdidas y ganancias esto se
debe a que no se actualiza el costo de ventas pero si actualiza el precio de venta no
pudiendo conocerse la productividad real de la empresa. Supongamos que hemos
Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio
Pág. 31
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
comprado materias primas a S/. 200 por unidad y luego compro a S/. 300. Por unidad. Si
para fijar el valor de venta en el supuesto que deseo ganar S/. 100, tomo el costo de la
segunda compra el valor de venta es S/. 400.
Si hubiera tomado la primera compra el valor de venta sería 300 igual a un costo de la
segunda compra. Luego no sirve este costo para fijar el valor de venta como el valor de
venta es de 400 y el costo no esta actualizado pues hemos tomado la primera compra o sea
200 tendríamos una utilidad inflada de 200 siendo así que si actualizo el costo de ventas a
300 la utilidad sería solamente de 100.
ARTÍCULO: “X” KARDEX FISICO VALORADO (PEPS, FIFO)
Fecha
Detalle
5
N/ entrega requisición N° 154
N/ entrega requisición N° 154
6
7
8
9
N/ devolución factura/320
N/ entrega requisición N°160
Devolución informe N°15
N/ entrega requisición N°170
N/ entrega requisición N°170
N/ compra factura N°350
N/ entrega requisición N°180
N/ entrega requisicón N°200
UNIDAD: PZA
ENTRADAS
SALIDAS
SALDO
Costo Unitario Importe
Costo Unitario Importe
Importe
2004
Unidad
S/.
S/.
Unidad
S/.
S/.
Unidad
S/.
1 N/ compra factura N°300
1000
100
100,000
1000 100,000
2 N/ compra factura N°320
1000
120
120,000
2000 220,000
3 N/ entrega requisición N° 150
500
100
50,000 15000 170,000
4 N/ compra fact/300
1000
150
150,000
2500 320,000
10
11
12
50
120
500
160
3450
* El inventario es fijo; pero
el estado de perdidas y
ganancias es falso
500
200
100
120
50,000
24,000
2000
1800
270,000
246,000
400
20
370
130
120
120
120
150
48,000
2,400
44,400
19,500
1750
1350
1370
240,000
192,000
194,400
45,000
15,000
870
1370
1070
970
130,000
210,500
165,500
150,500
300
100
150
150
293,500
970
150,500
6,000
80,000
444,000 2480
Análisis del Saldo
S/.
470 unidades X 150.00 = 70,500.00
500 unidades X 160.00 = 80,000.00
150,500.00
2° ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (LIFO UEPS).- Este método se basa en el
supuesto de que los últimos artículos que entran al almacén son los primeros en salir de el.
De este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote recepcionado
al último. Así mismo el movimiento físico dentro del almacén no tiene que estar
necesariamente de acuerdo con el supuesto contable para que el método sea valido. La
desventaja de este método es que el balance general de fin de año el inventario de
materiales aparece valido al costo mas antiguo, lo que no corresponde a los precios de
reposición del mercado.
Las desventajas son:
Que los costos de producción se actualizan por el alza de los precios de los materiales
permitiendo una buena política de precios. Debido a que el costo de ventas también se
actualiza y en esta forma se elimina la inflamación en las utilidades ocasionadas en el otro
método.
Pág. 32
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
ARTÍCULO: “X” KARDEX FISICO VALORADO, ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS
Fecha
Detalle
2004
N/ compra factura N°300
N/ compra factura N°120
N/ entrega requisición N°
150
N/ compra fact/330
N/ entrega requisición N°
154
N/ entrega requisición N°
120
N/ devolución factura/160
N/ entrega requisición N°160
Inf. Devolución informe N°15
N/ entrega requisición N°160
N/ entrega requisición N°160
N/ compra factura N°350
N/ entrega requisición N°180
Unidad
1000
1000
ENTRADAS
Costo Unitario
S/.
100
120
1000
150
120
Importe
S/.
Unidad
100,000
120,000
160
Análisis del saldo
870 unidades por 100
100 Unidades por 160
970
S/.
= 87,000.00
= 16,000.00
= 103,00.00
120
60,000
15000
2500
160,000
310,000
700
150
105,000
1800
205,000
1750
191,000
300
100
20
370
130
150
120
120
120
100
45,000
12,000
2,400
13,000
44,400
1350
1350
142,000
144,400
300
150
48,000
870
1,370
1,070
87,000
167,000
119,000
100
150
16,000
970
103,000
341,000
970
103,000
80,000
444,000
SALDO
Importe
Unidad
S/.
1000
100,000
2000
220,000
500
6,000
N/ entrega requisicón N°200
3450
Importe
S/.
150,000
50
500
SALIDAS
Costo
Unitario
248
Los costos si están actualizadas y precisos para el
estado de perdidas y ganancias y menos exacta con el
inventario
3º COSTO PROMEDIO.- Como su nombre lo indica la forma de determinarlo es sobre la
base de dividir el importe acumulado entre las unidades acumuladas hasta que se produzca
una buena compra de este modo las unidades que salen son valorizadas con el costo
resultante de la operación antes mencionadas en tanto no se produzcan una compra a un
nuevo precio.
El balance general, muestra los materiales valuados a un costo que no es ni el antiguo ni el
mas reciente si no intermedio. Por tanto sin que la CIFRA se aparte tanto de la realidad
como la mostrada en la aplicación del método (UEPS), no está tampoco pegado a la
situación presente como en la aplicación del método PEPS. En consecuencia no muestra la
verdadera situación de la empresa.
Tampoco los costos de producción están actualizadas si bien no se apartan tanto de la
realidad como en el caso del método PEPS . No servirán en base para fijar la política de
precios pues se requerirán estudios racionales para la fijación de dicha política. También la
utilidad aparece inflada pero no es tan grave como el método PEPS, pero puede inducir a
un falso optimismo.
Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio
Pág. 33
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Fecha
2004
Detalle
N/ compra factura N°300
N/ compra factura N°120
N/ entrega requisición N° 150
N/ compra fact/330
N/ entrega requisición N° 154
N/ entrega requisición N° 120
N/ entrega requisición N°160
ENTRADAS
Unidad Costo Unitario
1000
100
1000
120
1000
150
50
120
Importe Unidad
100,000
120,000
500
150,000
700
6,000
400
Inf. Devolución informe N°15
N/ entrega requisición N°160
N/ compra factura N°350
N/ entrega requisición N°180
N/ entrega requisicón N°200
20
500
500
160
Importe
110
55,000
126
88,200
126.17
126.17
50,468
SALDO
Unidad
Importe
100
100,000
110
220,000
110
165,000
126
315,00
126
226,800
126.17
220,800
126.17
-170,332
2,523
63,085
126.17
126.17
172,855
41,556
13,852
138.52
138.52
138.52
1,089,855
148,14.40
134,362
80,000
300
100
3450
SALIDAS
Costo Unitario
444,000
Pág. 34
2480
138.52
138.52
309,638
134,362