ITZIT-AD-IT-01 COMPRAS REV 3

Nombre del Documento: Instructivo de
Trabajo para la realización de Compras
Directas
Referencia a la Norma ISO 9001:2008
7.4
Código: ITZIT-AD-IT-01
Revisión: 4
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INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS
DIRECTAS
1.
La Subdirección de Servicios Administrativos y el Departamento de Recursos Materiales y
Servicios deben asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad
vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público) y cumpliendo con
las especificaciones ambientales aplicables.
2.
La compra de bienes y servicios para el Instituto Tecnológico lo realiza la Oficina de
Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
3.
El Departamento solicitante, llenan el Formato para Requisición de Bienes y Servicios
ITZIT-AD-FO-03, especificando claramente los requisitos de compra y lo turna al Departamento
de Planeación, Programación y Presupuestación vigente del Departamento, asigna folio de
validación conforme a lo presupuestado en el POA vigente del Departamento.
4.
Validada la compra en el POA se solicita la autorización a la Dirección para ejecutar la
compra.
5.
Entregar las requisiciones autorizadas los primeros diez días de cada mes al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
6.
Para el caso de compras de extrema urgencia, imprevistos o enseres que se requieran
para la operatividad, el Director de la institución instruirá al Jefe(a) del Departamento de Recursos
Materiales y Servicios sobre la compra y posteriormente se elaborará la requisición por el área
que corresponda observando lo dispuesto en la LAASSP.
7.
La Oficina de Adquisiciones solicita cotizaciones de las requisiciones autorizadas a
proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores ITZIT-AD-FO-04, previamente
seleccionados aplicando el formato ITZIT-AD-FO-01, conforme a los requisitos de evaluación y/o
reevaluación especificados en el formato ITZIT-AD-FO-02. En el caso de proveedores foráneos,
más de 50 km. a la redonda se evaluarán vía internet.
8.
La Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios asigna
la compra al proveedor del bien o servicio seleccionado del Catálogo de Proveedores Aprobados
ITZIT-AD-FO-04, utilizando el formato de Orden de Compra de Bienes o Servicios ITZIT-AD-FO05 y en función de la calidad, precio y servicio.
9.
La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico, recibe del proveedor los
bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la
Requisición de Bienes y Servicios ITZIT-AD-FO-03 y la Orden de Compra de Bienes o Servicios
ITZIT-AD-FO-05 comparando la factura original contra los bienes recibidos.
10.
La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico valida la factura original
ante el SAT y hace la Entrada y Salida Simultánea de Almacén.
CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ
Ing. Daniel Sosa Guerrero Jefe del
Departamento de Recursos Materiales y
Servicios.
Firma:
REVISÓ
AUTORIZÓ
Ing. Armando García Echeverría
Representante de la Dirección
Dr.
Juan
Manuel
Hernández Director
Firma:
Firma:
08 de Mayo de 2014
08 de Mayo de 2014
08 de Mayo de 2014
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Padilla
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11.
La Oficina de Almacén e Inventarios entrega los bienes a los departamentos solicitantes
quienes verificando se cumplan las especificaciones declaradas en la requisición correspondiente
y firmando de conformidad la entrada y salida simultanea de almacén.
12.
La Oficina de Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico integra expediente
integrado por factura original con su validación ante el SAT, los registros ITZIT-AD-FO03 y ITZITAD-FO-05, Entrada y Salida de Almacén lo envía al Departamento de Recursos Financieros para
que elabore el cheque para programar o realice el pago correspondiente
13.
En el caso de servicios el Departamento de Recursos Materiales y Servicios es quien
recibe del proveedor, para que con el Jefe(a) del área solicitante determinen si cumplen con las
especificaciones registradas en la Orden de Compra de Bienes o Servicios ITZIT-AD-FO-05. Solo
si cumple con las especificaciones, se notifica al Departamento de Recursos Financieros para que
realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente.
14.
En caso de que el producto o servicio cumpla con lo especificado, se registra en la orden
de compra la palabra (SI), y en caso de que no, se registra la palabra (NO) y no se recibe el
producto o servicio y el Jefe de Recursos materiales y Servicios debe elaborar una reclamación al
proveedor.
Registros
Selección de Proveedores.
Evaluación de Proveedores.
Requisición de Bienes y
Servicios.
Catálogo
de
Proveedores
Aprobados.
Orden de Compra del Bien o
Servicio.
Tiempo de
retención
1 año
Responsable de conservarlo
Código de registro
Recursos Materiales y Servicios
ITZIT-AD-FO-01
1 año
1 año
Recursos Materiales y Servicios
Recursos Materiales y Servicios
ITZIT-AD-FO-02
ITZIT-AD-FO-03
Hasta que
se actualice
1 año
Recursos Materiales y Servicios
ITZIT-AD-FO-04
Recursos Materiales y Servicios
ITZIT-AD-FO-05
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.