Of. de compras

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SALTILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
COMPRAS
Código:
PAC-17-07-01
Fecha de emisión:
27/Sept/02
Fecha de revisión:
Página:
1 de 6
24/Octubre/11
Revisión No: 05
COMPRAS
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
RAC-03-04-01
C.P. Raymundo Rodríguez Morales
Jefe de la Oficina de Compras
Ing. Antonio Hernández Gaytan
Jefe de Rec. Mat. y Servs. Grales.
Rev: 00
C.P Edgar M. López López
Sub. De Servs. Admtivos.
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1.0 OBJETIVO
Asegurar y mantener un sistema confiable a las adquisiciones de materiales, bienes y servicios de
acuerdo con lo establecido en el Programa Operativo Anual (POA) autorizado del Instituto
Tecnológico de Saltillo.
2.0 ALCANCE
Es aplicable a la compra de materiales, bienes y servicios adquiridos que impacten directamente en
el proceso educativo.
3.0 POLITICAS
3.1 Las compras y servicios deben ser llevadas a cabo de acuerdo a las especificaciones de la
Distribución de metas y presupuestos (formato PO2)
3.2 Las compras y servicios no contemplados en el Programa Operativo Anual (POA) deben ser
reprogramadas por el área correspondiente.
4.0 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
El Director autoriza la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01)
El Subdirector correspondiente revisa la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01)
El Subdirector Administrativo autoriza la orden de compra (RAC-17-07-02) y la orden de servicio
(RAC-17-07-04).
El Jefe del Departamento solicitante es responsable de elaborar la requisición de bienes y servicios
(RAC-17-07-01)
El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios otorga el Vo. Bo. en la orden de
compra RAC-17-07-02 y orden de servicio (RAC-17-07-04)
El Departamento de Planeación es responsable de verificar que los materiales solicitados estén
programados en el Programa Operativo Anual (POA) en las partidas correspondientes.
El departamento de Recursos Materiales y Servicios es responsable de:
a).- Recibir la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01) con las firmas correspondientes de
cada una de las áreas y departamentos.
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b).- Cotizar los bienes requeridos en la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01).
c).- Generar la orden de compra (RAC-17-07-02) u orden de servicio (RAC-17-07-04).
d).- Realizar la compra.
e).- Recibir, revisar y turnar las facturas al departamento de Recursos financieros.
f).- Evaluar a los proveedores.
El Departamento de Recursos Financieros es responsable de realizar los pagos de las facturas a
los proveedores.
El Almacén es responsable de recibir, verificar, registrar y entregar los bienes adquiridos a los
Departamentos solicitantes.
5.0 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5.1 Proveedor: Organización que suministra materiales, bienes y servicios.
5.2 POA: Programa Operativo Anual
6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1 PAC-17-07-02: Almacén.
7.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7.1 Proceso de compras
7.1.1 El Jefe de Departamento elabora la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01), la cual
debe contener los siguientes datos:
 Fecha de emisión.
 Departamento solicitante
 Estructura programática
 Cantidad
 Unidad
 Descripción de los bienes o servicios
 Precio unitario
 Costo estimado total+IVA
 Total
 Partida presupuestal
 Nombre y firma del Jefe de Departamento solicitante
 Nombre y firma de Vo. Bo. del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación.
 Nombre y firma del Subdirector Correspondiente
 Nombre y firma del Director
7.1.2 Una vez autorizada la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01) se turna al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
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7.1.3 El Departamento de Recursos Materiales y Servicios revisa y coteja la requisición de bienes y
servicios (RAC-17-07-01) verificando que contenga todos los datos necesarios.
7.1.4 El Departamento de Recursos Materiales y Servicios genera la orden de compra (RAC-17-0702) u orden de servicio (RAC-17-07-04) para realizar las adquisiciones las cuales deben contener
los siguientes datos:












Nombre del proveedor
Fecha de emisión
Numero de orden de compra
Descripción del bien o material.
Cantidad
Unidad
Precio unitario
Precio total
Clave programática y partida presupuestal
Departamento solicitante
Nombre y firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Nombre y firma de autorización del Subdirector Administrativo
7.1.5 La orden de compra (RAC-17-07-02) contiene un original y 5 copias que se distribuyen de la
siguiente manera:
 Original: Proveedor
 Copia 1: Oficina de compras
 Copia 2: Inventarios
 Copia 3: Almacén
 Copia 4: Departamento Solicitante
 Copia 5: Planeación, Programación y Presupuestación
7.1.6 Una vez autorizada la requisición de bienes y servicios (RAC-17-07-01) o se procede a
elaborar la orden de servicio (RAC-17-07-04 ).
La orden de servicio debe contener:







No de orden,
Fecha,
Descripción del servicio,
Importe del servicio,
Observaciones,
Firma de Vo. Bo. Jefe de Recursos Materiales y Servicios
Firma de autorización de dirección,
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7.1.7 El auxiliar de almacén es quien recibe y realiza la verificación de los bienes y materiales
comprados de acuerdo a lo requerido en la orden de compra ( RAC-17-07-02 ).
7.1.8 En el caso de bienes de activo fijo se procede a la identificación y documentación de acuerdo
al procedimiento Almacén ( PAC-17-07-02) cuando este cumpla con los requerimientos de compra.
7.1.9 En caso de que los materiales, bienes o servicios no cumplan con los requisitos especificados
en la orden de compra, al recibirlo o en uso, bajo condiciones de garantía se notifica al proveedor
para su devolución y/o sustitución de la compra.
7.1.10 El auxiliar de almacén es responsable de entregar los materiales y bienes al departamento
correspondiente de acuerdo al procedimiento de Almacén (PAC-17-07-02 ).
7.1.11 El departamento de Recursos Materiales y Servicios recibe, revisa y turna las facturas al
Departamento de Recursos Financieros para él trámite de pagos y da seguimiento al cumplimiento
de estas actividades.
7.2 Evaluación de proveedores
7.2.1 Los proveedores del Instituto Tecnológico de Saltillo son evaluados semestralmente (RAC-17-0705) por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios de acuerdo con los siguientes lineamientos:
7.2.1.1 Evaluación de proveedores
a).- Calidad
b).- Oportunidad en la entrega.
c).- Cantidad surtida conforme al pedido.
d).- Precio sostenido.
e).- Condiciones del crédito.
f).- Disposición a la negociación.
7.2.1.2 Los criterios de calidad del proveedor serán evaluados de acuerdo a lo siguiente:

Excelente (91%-100%)

Bueno
(81%-90%)

Regular (71%-80%)

No satisfactorio (70% ó menos)
7.2.1.3 El Proveedor debe mostrar continua eficiencia en el suministro de materiales, bienes y servicios
para el Instituto Tecnológico de Saltillo para poder ser un proveedor aprobado.
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7.2.1.4 Se mantiene un catálogo de proveedores (RAC-17-07-06).
8.0 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
Identificación
Titulo/descripción
Elaboración
RAC-17-07-01
Requisición de bienes y servicios
RAC-17-07-02
Orden de Compra
RAC-17-07-04
Orden de servicio
RAC-17-07-05
Evaluación de Proveedores
RAC-17-07-06:
Catalogo de Proveedores
Responsable
Resguardo
Deptos. Solicitantes
Of. de compras
Oficina de compras
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Oficina de compras
Jefe de Depto.
Oficina de compras
Of. de compras
Oficina de compras
Of. de compras
Periodo de
retención
Permanente
Permanente
Permanente
3 años
3 años
Ubicación
Archivos de
compras
Archivos de
compras
Archivos de
compras
Archivos de
compras
Archivos de
compras
Disposición
Conserva
ción
Conserva
ción
Conserva
ción
Destrucci
ón
Destrucci
ón
9.0 HISTORIAL
Revisión
No.
Fecha
Folio
de
modif.
Sección(es)
Justificación de la modificación
Modificada(s)
00
27/09/04
N.A
Rev. Del doc.
01
20/01/06
N.A
Rev. Del documento
02
12/02/08
N.A.
Rev. Del documento
03
12/02/09
N.A.
Rev. Del documento
04
24/10/11
7.2.1.1 y 7.2.1.2
Vigencia agotada.
Actualización de firmas
Acciones de Auditoría Externa
RAC-03-04-02
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