El fortalecimiento de la Oficina de Recursos Humanos del MIRE

PERFIL DE PROYECTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE LA
REPÙBLICA DE PANAMÁ
NOMBRE DEL PROYECTO
Asistencia Técnica para el Fortalecimiento de la
Oficina de Recursos Humanos
I.
Área de formulación
Variables de identificación
a. Antecedentes
La definición de este proyecto se ha realizado mediante el Diagnóstico de las
Capacidades Institucionales del MIRE y su identificación corresponde al proceso de
Planificación Estratégica participativa llevado a cabo en el Ministerio.
Durante estos procesos (diagnóstico y planificación participativa) se evidencia una
inadecuada política y gestión de recursos humanos explicada por la coexistencia de
distintos regímenes laborales (Funcionarios de Carrera Administrativa, Diplomática y
otros) y por el deterioro de un marco institucional que, ni otorga suficiente flexibilidad
para atender las diferentes funciones, ni provee de una adecuada determinación de los
perfiles de puestos y número óptimo de profesionales requeridos por cada perfil –bajo
un enfoque de carga de trabajo y pertinencia para el logro de resultados-, lo que se va
exacerbado por inconvenientes procesos de planificación, selección, contratación,
evaluación del desempeño e incentivos del personal.
b. Definición del problema a resolver
La gestión del recurso humano en la Cancillería se reduce a los trámites y diligencias
administrativos (planillas, vacaciones, asistencias y horarios, incapacidades), sin que
concurra una completa aplicación de las indicaciones de la Dirección General de
Recursos Humanos del MEF.
En adición, no existe una manifestación coherente entre la definición de perfiles para
el cargo, las funciones asignadas y los salarios devengados. Esta realidad recorre toda
la institución y en prácticamente cualquier nivel profesional puede encontrarse
personas con perfil idóneo, funciones adecuadas al cargo y salarios muy por debajo del
salario de mercado y muy por debajo de otras personas con perfiles menos idóneos y
menores responsabilidades (por ejemplo, personas con maestría, fungiendo como
responsables de una departamento, percibiendo salarios entre B/.500 – B/. 600 y
supervisando a otras personas con salarios de B/. 2,000). En esta misma línea, se
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describen algunos cargos sin funciones claramente descritas (asesores vinculados a
Direcciones Generales, por ejemplo).
Esto se refleja en la inexistencia de un Manual de Organización específico para el MIRE
ni Reglamento Operativo que incluya perfiles de puestos, funciones y roles. El Manual
General del Sector Público (2009) del MEF alcanza los niveles directivos pero no
presenta el desarrollo y alcance de niveles inferiores.
c. Alternativa pertinente seleccionada
El fortalecimiento de la Oficina de Recursos Humanos del MIRE para crear, mantener y
desarrollar un equipo en Cancillería con talento, habilidad y motivación en el logro
eficiente de sus metas, se acometerá mediante un proyecto porque la lógica de
proyectos para la puesta en práctica de cambios institucionales en las Administración
Pública ofrece las siguientes ventajas:
-
Permite descomponer la complejidad del cambio en tareas y actividades
concretas sobre las que se pueden definir períodos definidos y responsables
directos.
-
Para el MIRE como promotor del cambio, la gestión por proyectos permite
mejorar la cooperación y la coordinación en el seno de la organización y resulta
idóneo para crear un contrapeso a la inercia de la organización. La asignación
de recursos al proyecto indicativa la importancia de la cuestión y genera
cierta autonomía para una gestión dirigida a un resultado.
-
La estructura de proyecto permite incorporar al mismo, de diversas maneras, a
expertos y responsables de diverso tipo cuya contribución puede ser útil para el
éxito del mismo por sus conocimientos, habilidades o posicionamiento interno
o externo al MIRE
-
El proyecto implica una estructura de monitoreo y control, cuya activación
periódica garantiza la posibilidad de analizar el curso de los acontecimientos y
corregir el rumbo en la medida de lo necesario. El carácter incierto de las
circunstancias que rodean el cambio y la tecnología que puede usarse para ello
hace muy útil esta forma de gestionar.
d. Objetivo general del proyecto
El objetivo general de este proyecto es fortalecer a la Oficina de Recursos Humanos
para crear, mantener y desarrollar un equipo en Cancillería con talento, habilidad y
motivación para lograr las metas de la institución con eficiencia y en un ambiente
adecuado en el que existan perspectivas profesionales de crecimiento y se puedan
alcanzar los objetivos individuales.
e. Objetivo específicos
Las principales áreas para fortalecer la Oficina de Recursos Humanos cumplirían dos
objetivos, el primero en el ámbito de las regulaciones y clasificaciones del personal
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ministerial y el segundo en el de reclutamiento y retención del talento. En este sentido
los objetivos específicos serían:
a. Actualizar el Reglamento Interno de personal al servicio de la Cancillería.
b. Generar un sistema de clasificación de puestos y retribuciones, validarlo y
ponerlo en funcionamiento.
c. Elaborar e implementar una Política de Compensación de RRHH.
d. Establecer un sistema de selección de personal y de formación para
incorporación al puesto de trabajo.
e. Definir y poner en marcha un sistema de Evaluación de Desempeño y el sistema
de compensaciones correspondiente.
f. Diseñar y poner en funcionamiento un Plan de Capacitación y entrenamiento
del personal del MIRE.
g. Apoyar en la elaboración e implementación del plan de adaptación al cambio y
mejora del clima organizacional de la Cancillería.
f. Justificación
En el MIRE existe un Reglamento del Cuerpo Administrativo y Diplomático y sin
embargo no hay desarrollo regulatorio ni reglamentación para el resto del equipo de la
Cancillería. Además, no hay plan de desarrollo alguno del talento humano en el ámbito
administrativo que asegure el crecimiento y desarrollo integral de las potencialidades
individuales e institucionales. Se requiere también que la Oficina de Recursos Humanos
atienda los requerimientos para mantener un buen clima organizacional y adaptación
del personal al cambio.
Estudio de mercado
a. Definición del producto
El desarrollo institucional de Panamá implica, necesariamente, poner el foco en uno de
las áreas más críticas como lo es la gestión del recurso humano de la misma manera
que lo hace la empresa privada. Todos los estudios al respecto manifiestan la
necesidad de que para alcanzar una correcta integración de los sistemas de trabajo y
de las personas que los despliegan, han de usarse técnicas de desarrollo de habilidades
y capacidades y retener el talento humano con programas de formación de
competencias (liderazgo, gestión, etc.), de adaptación al cambio, de mejora del clima
organizacional y de evaluación de desempeño.
b. Análisis de la demanda actual y futura
En 2014, la institución contaba con un total de 720 funcionarios, de los cuales 259
están adscritos al Servicio Exterior y 461 a la sede; de éstos casi el 70% no están
sometidos a un Reglamento Operativo, no responden a un sistema de perfiles
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profesionales con asignación de roles y funciones, ni disponen de sistemas de
formación, evaluación ni incentivos.
Adicionalmente, estos problemas se ven incrementados por la ausencia de políticas de
capacitación y de desarrollo competencial, habitualmente se ha tratado este asunto
como un conjunto de cursos dictados de manera improvisada, sin entregas adecuadas
de información y herramientas a los funcionarios públicos, y sin ningún tipo de
seguimiento ni evaluación de desempeño. Estos esfuerzos además, son generalmente
decididos de manera unilateral por cada dirección y organizados por sus necesidades
de corto plazo.
La Cancillería demanda una reorganización completa de su personal para crear,
mantener y desarrollar un equipo humano con talento, habilidad y motivación para
lograr las metas de la institución de forma eficiente y en un ambiente laboral en el que
existan perspectivas profesionales de crecimiento y se puedan alcanzar los objetivos
individuales e institucionales.
c. Análisis de la oferta actual y futura
Para la mejora de la gestión de recursos humanos en el MIRE se debe proceder a
ciertas modificaciones organizacionales que deben de ser dinámicas y flexibles para
que atiendan al entorno económico y político cambiante, y basarse en la participación
y la comunicación con los funcionarios/as, con esmero en la innovación y en el
desarrollo de capacitaciones permanentes. Todo ello como forma de retener y motivar
el talento humano profesionalizado. Este proyecto afectará al total del personal funcionario
de la Cancillería.
Estudio técnico
Se llevó a cabo una revisión de suficiencia, calidad y estabilidad del equipo de personas
que desarrolla las actividades de la Cancillería. Por lo tanto, se indagarà sobre variables
relacionadas con las características del personal en cargos directivos y técnicos, su
antigüedad en el puesto, su idoneidad profesional y técnica, los criterios para su
selección, adecuación a los perfiles profesionales en los cargos, niveles retributivos,
programas y políticas de personal utilizadas lo que justifica suficientemente la
necesidad del proyecto.
a. Localización del proyecto
Al tratarse de un proyecto de asistencia técnica, el mismo se ubica en la propia sede
del MIRE, en la Ciudad de Panamá.
b. Costo
El costo total previsto es de B/. 235.000 (DOSCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL)
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c. Aspectos de organización
El proyecto es responsabilidad institucional de la Secretaría General, y operativamente
de la Oficina de Recursos Humanos que designará responsables técnicos del mismo y,
desde la Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional, se apoyará mediante la
selección y asignación de un Director/a Proyecto (Project Manager) que facilitará su
programación, coordinación y seguimiento con la Oficina responsable y con las
personas asignadas en las Direcciones de Apoyo (Administración y Finanzas, Recursos
Humanos y la Unidad de Tecnología).
Se pondrá en funcionamiento el Comité de Seguimiento que incluirá a la Secretaria
General, a la Oficina de Recursos Humanos, a la de Relaciones Públicas y Comunicación
Interna, a la de Asuntos Jurídicos, a la de Administración y Finanzas y a la Unidad de
Tecnología.
II.
Área de evaluación
Evaluación técnica
La evaluación técnica se realizará mediante el monitoreo de los indicadores de
progreso (procedentes de la programación detallada) y de los indicadores de
resultados siguientes:
-
Número de documentos elaborados y aplicados (Reglamento Operativo,
Sistema de clasificación de puestos, Política de Personal).
Número de participantes en sesiones de formación y entrenamiento.
Documentos de evaluación periódica del personal realizados.
El sistema de seguimiento y evaluación será provisto por la Unidad de Planificación y
Desarrollo Institucional del MIRE.
Evaluación financiera
La evaluación financiera se ha realizado mediante la comparación de sistemas de
mejora de capacidades para administrar los recursos humanos (modernizando los
sistemas de trabajo) de otras Cancillerías de la región.
a. Costo de inversión
El costo total del proyecto se programa en una extensión de cinco años:
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2015: desembolso estimado B/. 15.000, 00 (QUINCE MIL)
2016: desembolso estimado B/. 70.000, 00 (SETENTA MIL)
2017: desembolso estimado B/. 50.000, 00 (CINCUENTA MIL)
2018: desembolso estimado B/. 50.000, 00 (CINCUENTA MIL)
2019: desembolso estimado B/. 50.000, 00 (CINCUENTA MIL)
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b. Costo de operación o funcionamiento
Los gastos previstos se distribuyen en:
 Capacitaciones y talleres: B/. 100.000,00 ( CIEN MIL)
 Asistencia Técnica y consultorías: B/. 135.000,00 ( CIENTO TREINTA Y CINCO
MIL)
Evaluación económica y social
La mejora de las capacidades y las competencias operativas del funcionariado del MIRE
redundará en una mayor competitividad del Estado panameño que se materializara,
muy especialmente, en la solución más eficaz de las necesidades y servicios que la
Cancillería brinda a la ciudadanía, pero también en la imagen del país desde el exterior,
en la optimización de su política pública internacional, y así en su capacidad de defensa
de los intereses nacionales y en el incremento de las inversiones extranjeras a realizar
en el país.
Evaluación ambiental
Dado que no se trata de un proyecto de inversión que exija construcción de
infraestructuras, no se considera pertinente una evaluación ambiental.
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