El diagnóstico de capacidades del MIRE reveló que existen

PERFIL DE PROYECTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE LA
REPÚBLICA DE PANAMÁ
NOMBRE DEL PROYECTO
Asistencia Técnica para la Modernización de la
Administración y mejora de Instalaciones
Ministeriales
I.
Área de formulación
Variables de identificación
a. Antecedentes
El diagnóstico de capacidades del MIRE reveló que existen debilidades importantes en
la documentación y automatización de procedimientos internos de la institución. Tal es
así, que la Oficina de Desarrollo Institucional, encargada de definir los organigramas y
documentar y reglamentar los procesos, no cuenta siquiera, con personal asignado. En
concreto, se detectan tres procesos de especial significancia para la gestión diaria del
ministerio. El primero, el del seguimiento de la documentación o correspondencia
circulante, en segundo lugar la adecuada gestión de la agenda ministerial y los
compromisos adquiridos en las misiones o audiencias y por último, el sistema de
atención al usuario interno en lo relativo a la solicitud de servicios tecnológicos.
En términos normativos, no se cuenta con ninguna reglamentación específica que
defina el mecanismo de gestión de solicitudes que llegan al Despacho Superior cuyo
origen sean documentos formales recibidos a través de la Oficina de Correspondencia
y el procedimiento operativo para el archivo de las mismas; en ningún caso hay una
normativa clara que documente el proceso más pertinente.
Así mismo, debido a la naturaleza delicada de la información que circula por el
Despacho Superior, no se estableció nunca una normativa que regulara el tratamiento
de otro tipo de documentos, relacionados con el quehacer de Agenda Diaria de la
Ministra y Vicepresidenta, por ejemplo: actas o memorias de las reuniones que la
titular sostiene con diferentes actores, control y gestión de compromisos asumidos por
la Ministra, incluso la agenda diaria y los procedimientos regulares de programación.
Todo ello siempre fue un elemento discrecional del titular de turno o de su Jefe/a de
Gabinete.
Adicionalmente, y desde el punto de vista del desarrollo y modernización institucional,
las instalaciones donde se ubica el ministerio (el Palacio de Bolívar) precisan de
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mejoras y adecuaciones continuas para responder a las exigencias organizativas y de
modernización del MIRE.
b. Definición del problema a resolver
Los procesos internos de la institución para el el control y distribución de la
documentación interna y externa, el volumen de entradas y salidas de los mismos y el
circuito que realiza en las diferentes oficinas de las Direcciones Generales para su
gestión, así como sus mecanismos de control, las copias de reproducción etc.
evidencian problemas en su gestión y procesamiento. Es así que resulta muy difícil de
dar seguimiento a la correspondencia interna y externa del ministerio.
El funcionamiento del Despacho Superior, los procedimientos internos para el manejo
de las solicitudes formales e informales (llamadas, correos, etc.), el control y
distribución de las mismas, el manejo de la Agenda de actividades ministeriales, las
relaciones con su equipo de trabajo (Asesores / Directores) y las tareas relacionadas a
la preparación de cada una de las actividades, así como los mecanismos de registro,
control, y seguimiento de los compromisos asumidos en sus reuniones, no están
suficientemente sistematizados y presentan debilidades de gestión. Dichos
procedimientos no se encuentran sistematizados, ni documentados ni disponen de un
soporte tecnológico que faciliten su seguimiento.
Por otro lado, las instalaciones del Palacio Simón Bolívar estás deterioradas y no
corresponden físicamente con las necesidades de una organización institucional
moderna que facilite los flujos de trabajo y comunicación, lo que repercute
negativamente en el funcionamiento habitual del Ministerio y en la imagen exterior
del mismo.
c. Alternativa pertinente seleccionada
Se ha considerado que la mejor forma de materializar la asistencia técnica precisa para
la implantación de una gestión automatizada en el MIRE y una modernización tanto de
sus flujos de trabajo como de las instalaciones en las que se ubica, es la de la
elaboración e implementación de un proyecto en tanto la lógica de proyectos para la
puesta en práctica de cambios institucionales en las Administración Pública ofrece las
siguientes ventajas:
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-
Permite descomponer la complejidad del cambio en tareas y actividades
concretas sobre las que se pueden definir períodos definidos y responsables
directos.
-
Para el MIRE como promotor del cambio, la gestión por proyectos permite
mejorar la cooperación y la coordinación en el seno de la organización y resulta
idóneo para crear un contrapeso a la inercia de la organización. La asignación
de recursos al proyecto indicativa la importancia de la cuestión y genera
cierta autonomía para una gestión dirigida a un resultado.
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-
La estructura de proyecto permite incorporar al mismo, de diversas maneras, a
expertos y responsables de diverso tipo cuya contribución puede ser útil para el
éxito del mismo por sus conocimientos, habilidades o posicionamiento interno
o externo al MIRE
-
El proyecto implica una estructura de monitoreo y control, cuya activación
periódica garantiza la posibilidad de analizar el curso de los acontecimientos y
corregir el rumbo en la medida de lo necesario. El carácter incierto de las
circunstancias que rodean el cambio y la tecnología que puede usarse para ello
hace muy útil esta forma de gestionar.
d. Objetivo general del proyecto
Generar percepción de valía y eficiencia en los servicios que la Cancillería ofrece a la
ciudadanía mediante la entrega de un servicio público que ofrezca soluciones
eficientes, transparentes, económicas y cercanas al usuario y a las demás instituciones
nacionales.
e. Objetivos específicos
a. Poner en marcha un sistema de control y transparencia documental mediante
la gestión automatizada de la correspondencia que llega y sale del MIRE
(Sistema Trans-Doc).
b. Establecer un sistema de trabajo y la gestión automatizado de la Agenda del
Despacho Superior que facilite una estrategia adecuada al Comité de Agenda, la
dotación de insumos para dicha agenda y el control de compromisos adquiridos
(Sistema Centro de Gestión)
c. Generar un soporte automatizado a los usuarios del MIRE de servicios
informáticos (Help-Desk)
d. Adaptar e incluir a la Cancillería en la Red Nacional Multi-Servicios (Servidores,
sistemas telefónicos, servicio de nube, centro de datos, etc.).
e. Levantamiento y mejora de la eficiencia de procesos y procedimientos
administrativos con apoyo de tecnología tales como calendarios de
mantenimiento de vehículos, sistemas de control de asistencia y vacaciones de
recursos humanos, bases de datos de vacantes, sistema de carpetas y trabajo
colaborativo entre direcciones, etc.
f. Modernizar (instalaciones y control documental, base de datos tecnológica) el
archivos de tratados nacionales de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Tratados.
g. Restaurar y mejorar la iluminación del Palacio Simón Bolívar.
f. Justificación
La Cancillería gestiona sus actividades sin una clara enunciación y seguimiento de
resultados y sin mecanismos de rendición de cuentas. Los procesos administrativos
(requisición, compra, presupuestos, inventario, mantenimiento, control de asistencia y
vacaciones, etc.) no cuentan con un sistema de gestión tecnológico que fomente la
eficiencia y la transparencia en el MIRE. Tampoco existe un sistema de control y
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tramitación documental que permita el seguimiento a la entrada y salida de
documentos de la Cancillería. Debe perfeccionarse el procedimiento de seguimiento
adecuado de los compromisos adquiridos por el Despacho Superior de la en sus
misiones y audiencias y ha de procederse a la mejora de las instalaciones del archivo
de los tratados y convenios internacionales firmados por el estado panameño desde
hace décadas.
Estudio de Mercado
a. Definición del producto
Como en un moderno proyecto de asistencia técnica, se busca en éste crear una nueva
eficacia, basada en el cambio de los sistemas internos de gestión y, en última instancia,
de las relaciones con la colectividad de ciudadanos y usuarios.
Se trata de conseguir que el MIRE trabaje también internamente como una
organización basada en resultados que responda a la política nacional en materia de
relaciones internacionales de la forma más eficaz posible.
La asistencia técnica precisa para el levantamiento y documentación de los procesos y
la adquisición, en su caso, de la tecnología adecuada para automatizarlos serán
sometidas a los procedimientos legales de competencia que aseguren mejora calidad y
precio y adecuación al mercado.
b. Análisis de la demanda actual y futura
No se cuenta en el MIRE con una normativa institucional que regule le gestión de los
documentos de correspondencia de origen externo e interno en la Institución.
Tampoco hay sistema de automatizado de archivo, acceso y control de los convenios y
tratados internacionales firmados por Panamá.
Se sufren demoras importantes en el traslado de las solicitudes que vienen por
distintos medios hacia el Despacho de la Ministra y Vicepresidenta, particularmente
aquellas que están siendo depositadas en el Departamento de Correspondencia.
Existe mucha duplicidad en los registros debido a que una misma solicitud es enviada a
la Cancillería por distintos medios, no hay una normativa interna para ese tratamiento
y el tiempo que tarda la institución en detectar que una solicitud ya fue revisada y
tratada, es excesivo.
Se da un innecesario esfuerzo en la construcción y distribución de la Agenda cotidiana
de la Ministra y Vicepresidenta, por una ausencia de identificación de la Red de
Gestión y una automatización del servicio de distribución de la Agenda (niveles de
confidencialidad).
c. Análisis de la oferta actual y futura
La gestión pública debe garantizar el derecho de la ciudadanía a un servicio digno,
efectivo, de calidad y oportuno que permita satisfacer sus necesidades y mejorar la
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calidad de vida. La nueva orientación del gobierno, defiende este tipo de servicios
como un derecho y factor de interacción con la Administración.
Este proyecto pretende satisfacer las expectativas de la ciudadanía y de las demás
instituciones públicas panameños en su demanda de eficiencia, economía y
transparencia en la dación de servicios que solicitan al MIRE.
Estudio técnico
La identificación y propuesta del proyecto se ha realizado tras el estudio comparativo
de las estrategias de mejora operativa de otras Cancillerías de la región, así como de
ciertas instituciones públicas internacionales ubicadas en Panamá.
a. Localización del proyecto
Es un proyecto de mejora y racionalización de procesos y flujos administrativos y se
ubica en la propia sede del MIRE, en la Ciudad de Panamá.
b. Costo
El costo total previsto es de B/. 3.070.000 (Tres Millones Setenta Mil)
c. Aspectos de organización
Los servicios que pretenden mejorarse son responsabilidad institucionalmente de la
Secretaría General, siendo la Dirección encargada de su implementación, la de
Administración y Finanzas que designará responsables técnicos del mismo. Desde la
Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional, se apoyará la implementación del
proyecto mediante la selección y asignación de un Director/a Proyecto (Project
Manager) que facilitará la programación, coordinación y seguimiento del mismo con la
dirección responsable y con las personas asignadas en las Direcciones de Apoyo
(Administración y Finanzas, Recursos Humanos y Unidad de Tecnología).
Se pondrá en funcionamiento el Comité de Seguimiento que incluirá a la Secretaría
General, al Director/a de Administración y Finanzas, a la de Asuntos Jurídicos, al de
Comunicación y al de la Unidad de Tecnología.
II.
Área de evaluación
Evaluación técnica
La evaluación técnica se realizará mediante el monitoreo de los indicadores de
progreso (procedentes de la programación detallada) y de los indicadores de
resultados siguientes:
 Tiempo de demora de trámites administrativos.
 Monto económico de consumo de papel.
 Número de compromisos atendidos por indicación del Despacho Superior.
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 Informe de rendición de cuentas a la Asamblea Nacional alineado con la
Planificación Estratégica definida.
El sistema de seguimiento y evaluación será provisto por la Unidad de Planificación y
Desarrollo Institucional del MIRE.
Evaluación financiera
La evaluación financiera se ha realizado mediante la comparación de sistemas de
modernización operativa de otras instituciones del país y de otros países y se ha
seleccionado el sistema en colaboración con el Buro Regional del PNUD para América
Latina y el Caribe que cuenta con un producto, el Sistema de Gestión Gubernamental
(SIGOB) cuyo objetivo es fortalecer las capacidades de gestión de la alta dirección del
Estado. El SIGOB se aplica en las esferas del Poder Ejecutivo, el Poder Legislativo, y el
Poder Judicial, tanto a nivel central como sub nacional y local. El proyecto cuenta con
una experiencia de más de 22 años en 17 países, donde se ha trabajado con 14
Presidencias, 6 Gobiernos Sub nacionales y 7 Gobiernos Locales, 4 Cortes Supremas, 2
Congresos de la República, 23 Ministerios y varias agencias públicas especializadas.
Hay cerca de 15 mil funcionarios que trabajan en las redes de gestión del SIGOB en la
región. El proyecto ha sido evaluado positivamente en el 2006, 2007/8 y en el 2012 por
entidades externas especializadas. En términos financieros, el SIGOB contribuye
gratuitamente con el Software y el MIRE asume los costos de capacitación e instalación
de ambos sistemas (correspondencia y agenda ministerial).
a. Costo de inversión
El costo total del proyecto (B/. 3.070.000) se programa en una extensión de 3 años de
acuerdo a los siguientes desembolsos:
 2015: desembolso estimado B/. 369.000 (Trescientos sesenta y nueve mil)
 2016: desembolso estimado B/. 2.090.000 (Dos millones noventa mil)
 2017: desembolso estimado B/. 621.000 (Seiscientos veintiún mil)
b. Costo de operación o funcionamiento
Los gastos previstos se distribuyen en:
 Transparencia Documental y Centro de Gestión de documentación
o B/. 270.000,00 (Doscientos Setenta mil)
 Servidores y comunicaciones
o B/. 250.000, 00 (Doscientos Cincuenta mil)
 Consultoría de documentación, sistema tecnológico y adecuación física del
archivo de tratados internacionales
o B/. 170.000 ( Ciento setenta mil)
 Restauración Palacio Simón Bolívar
o B/. 2.300.000 (Dos Millones Trescientos Mil)
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 Levantamiento, generación de manuales y automatización de procesos internos
o B/. 80,000 (Ochenta Mil)
Evaluación económica y social
La mejora de las capacidades y las competencias operativas del MIRE redundará en
una mayor competitividad del Estado panameño que se materializara, muy
especialmente, en la solución más eficaz de las necesidades y servicios que la
Cancillería brinda a la ciudadanía, pero también en la imagen del país desde el exterior,
en la optimización de su política pública internacional, y así en su capacidad de defensa
de los intereses nacionales y en el incremento de las inversiones extranjeras a realizar
en el país.
Evaluación ambiental
Dado que se trata de un proyecto re organizativo de mejora y racionalización de
procesos y flujos administrativos no se considera necesaria evaluación ambiental.
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