gestión contable y financiera para agencias de viajes
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GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA PARA AGENCIAS DE VIAJES CONTROL INTERNO CONTABLE Necesidad de gestionar 60’s Administración por objetivos 90’s TQM – Total Quality Management Base para la gestión de calidad Información rápida y oportuna Sistemas de Medición Indicadores de gestión SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO DEL NEGOCIO CONTROL INTERNO CONTABLE GSI – Guest Satisfaction Index Índice de satisfacción del pasajero Calidad en la operación Á R E A S MERCADO perfil de la demanda y penetración del mercado D E D E S A R R O L L O I N F O R M A T I C O Interna ÁREAS DE GESTIÓN Mercadeo RRHH Financiera FINANCIERO Y OPERACIONAL RRHH Motivación y Clima organizacional PROPERTY MANAGEMENT Control al activo Mantenimiento SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION SUBSISTEMA DE CONTROL Y PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DE INFORMACION "SYSTEM FUNTIONS" RESULTADOS GESTION DIARIA CONTABLE Y FIN DEL PERIODO INFORMACION DIARIA CONTROL DE VENTAS CONTROL DE COMISIONES Y PAGOS A PROVEEDORES CONTROL GASTOS DE EXPLOTACIÓN CONTROL DE PERSONAL Tiquetes Hoteles Autos - Trenes - Cruceros Asistencia médica Programas propios Receptivos Otros Informe a Gerencia Informe de Costos Informe de Comisiones CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Auditoria de ingresos Tesorería Créditos Auditoria de Egresos Nómina INFORMACION FIN DEL PERIODO Estado de Resultados Balance General Cambios en Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo Estado de Utilidades Retenidas Compras de Servicios Control de Comisiones Medición costo Pagos a Proveedores - BSP Otros costos INTERPRETACION Y ANALISIS Alquileres Promoción y Publicidad Gastos comunicación Otros gastos OPERACIONAL Coeficientes operacionales Estructura de costos Costo-volumen-utilidad CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Vinculación Contratación Control de tiempo trabajado FINANCIERO Métodos comparativos Razones financieras Deflactación INFORME FINANCIERO ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD FINANCIERA INFORMACION PARA ELABORACION DE PRESUPUESTOS Pronóstico de ventas Análisis de tendencias Planificación de la utilidad ANALISIS OPERACIONAL Y EVALUACION DE LA UTILIDAD ESTRUCTURA DE INFORMACION PRESUPUESTAL CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA PROCESO PRESUPUESTAL Estado de Resultados Proforma Presupuesto de Efectivo Balance Proforma CONTABILIDAD FINANCIERA A N A L I S I S D E V A R I A C I O N E S CONTROL INTERNO CONTABLE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE COSTOS GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL INTERIOR DE LA AGENCIA PARA: GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL EXTERIOR DE LA AGENCIA PARA: PLANIFICA LA OPERACIÓN CONTROLA ACTIVIDADES TOMA DE DECISIONES INVERSIONISTAS ACREEDORES GOBIERNO - Costos Fijos - Costos Variables - Costos semi-variables CONFIGURA EL NEGOCIO - Costo de Ventas - Gastos DETERMINACIÓN DE PRECIOS ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AGENCIA DE VIAJES BALANCE GENERAL DICIEMBRE 31 DE 2009 ACTIVO PASIVO ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE ACTIVO FIJO (PROPIEDAD-­‐PLANTA Y EQUIPO) PROVISION P RESTACIONES S OCIALES ACTIVO DIFERIDO PASIVO DIFERIDO OTROS ACTIVOS PASIVO A L. P . TOTAL P ASIVO TOTAL ACTIVO PATRIMONIO CAPITAL S OCIAL UTILIDADES RESERVAS TOTAL P ATRIMONIO TOTAL P ATRIMONIO + TOTAL P ASIVO cuentas de orden deudoras cuentas de orden acreedoras ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SUMMARY OPERATING STATEMENT FORMAT AGENCIA DE VIAJES ESTADO DE RESULTADOS DICIEMBRE DE 2009 — — — — — + — Ventas brutas (Gross travel sales) Descuentos y devoluciones en ventas Ventas netas (Net travel sales) Costo de ventas y/o pagos a proveedores Margen bruto (Gross profit ó income) Gastos operacionales (Operating expenses) Utilidad bruta operacional (GOP) Amortizaciones y depreciaciones Gastos financieros Ingresos no operaciónales Utilidad neta (Net profit) Impuesto de renta Resultado ejercicio ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS M COMISIONES A R MARGEN DE UTILIDAD G E N GROSS PROFIT O INCOME COBROS A CLIENTES B R GRATUIDADES U T O INCENTIVOS CONCEPTOS DE COSTO Se define costo como la medición en términos monetarios de la utilización de recursos para un propósito determinado. En contabilidad administrativa el costo se condiciona a diferentes asociaciones de acuerdo con utilidades o usos específicos que permitan y faciliten la toma de decisiones en determinadas situaciones. La Contabilidad define un Costo como una reducción en el valor de un Activo, con el propósito de asegurar beneficio o ganancia En alimentos y bebidas, costo significa el precio para el establecimiento de la mercancía o servicio, cuando esas mercancías son consumidas o los servicios prestados. CONCEPTOS DE COSTO Clasificación: Fijos Variables Semi-variables Por su relación con el volumen de producción o ventas Por la posibilidad de manipulación y control del Ador. Controlables No controlables CONCEPTOS DE COSTO Clasificación: Unitario Total Primo Otras formas de distinguir los Costos y que nos ayudan a profundizar en el entendimientos de ellos son las siguientes: Históricos Planeados, predeterminados o estándar CONCEPTOS DE COSTO Costos planeados, predeterminados o standard Son aquellos que se calculan por anticipado, se proyectan para el futuro. El control de Costos, es una herramienta administrativa y no se debe esperar a que sucedan los hechos para poder trabajar. De hecho, la planeación es vital función administrativa y con el fin de ser objetivos, se debe recurrir a los costos históricos para ver como será el futuro. La mejor forma de planear los Costos, es por medio de un plan financiero que establece el desempeño del negocio y los objetivos financieros para un periodo determinado. Este plan se conoce con el nombre de: PRESUPUESTO CONCEPTOS DE COSTO Costos Vs. Volumen del negocio COSTO UNITARIO COSTO TOTAL COSTO FIJO CAMBIA NO CAMBIA COSTO VARIABLE NO CAMBIA CAMBIA Cabe anotar, que no siempre sucede esto; lo normal, es que los Costos variables tiendan a decrecer cuando el volumen se incrementa, cuando el trabajo llega a ser más productivo y con mejor tiempo de utilización. Las compras de productos en gran cantidad también reducen el Costo. EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS Polí%ca de produc%vidad y costos Polí%ca de mercado Polí%ca de producto Estructura de costos y u-lidad requerida Elas-cidad de la demanda y precios de la competencia Incen-vo de la demanda y combinación de ventas EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS La fijación de precios corresponda a: • Planificación de la u%lidad y rendimientos requeridos • Percepción del servicio por parte del mercado y a los requisitos de calidad • Nivel de competencia de la oferta existente RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD “Esta relación es u-lizada ampliamente para elaborar análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la planificación de la u-lidad”. “Un diagnos-co basado en esta relación implica conocer la u-lidad potencial y a la vez que tan cerca o distante se encuentra la u-lidad actual del punto de equilibrio”. Actualmente son de gran u-lidad las hojas electrónicas para la aplicación de esta metodología ya que producen resultados exactos. RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Elabora el análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la u-lidad • Planificación de la u-lidad • Elaboración de presupuestos • Cálculo del punto de equilibrio RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD • Volumen • Precio • Costo variable • Costo fijo • Margen de contribución MARGEN DE CONTRIBUCION = TARIFA – COSTO VARIABLE RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Punto de equilibrio Margen de contribución = costos fijos Si la u-lidad es = a cero: Costo fijo Volumen = -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Margen de contribución (tarifa – costo variable) RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + u%lidad Tarifa = -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ + costo variable volumen costos fijos + u%lidad Volumen = -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ tarifa – costo variable (margen de contribución) RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + u%lidad Costo variable = tarifa -­‐ -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ ocupación (volumen) Costo fijo = volumen*(tarifa – costo variable) -­‐ u%lidad U%lidad = (Tarifa x volumen) – [(costo variable x volumen) + costo fijo] ASPECTOS TRIBUTARIOS BÁSICOS • IVA • Retención en la fuente • Registro nacional de Turismo (Pago parafiscal) • Exenciones de renta ANÁLISIS OPERACIONAL 1. Margen bruto – Gross profit ó Income 2. Consumo promedio pax 3. GOP – Utilidad bruta operación 4. Utilidad antes de impuestos 5. Porcentaje de comisiones sobre facturación 6. Porcentaje de comisiones sobre margen bruto 7. Utilidad y su relación respecto la venta total 8. Gastos de operación respecto al margen bruto 9. Combinación de venta 10. Otros ingresos ANÁLISIS FINANCIERO 1. Razón corriente 2. Capital de trabajo 3. Solvencia inmediata 4. Rotación de cartera – periodo de recuperación 5. Rotación de capital de trabajo 6. Rotación activo fijo 7. Nivel de endeudamiento 8. Cobertura de intereses 9. Análisis vertical 10. Análisis horizontal
