Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de
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Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos por Ruben Santos Belandro Resumen Sumario I. Algunas precisiones previas; II. La figura central del cónsul en la legalización tradicional; III. Prescindencia de legalización: el proyecto de Georges A. L. Droz. IV. ¿Cuáles son los procedimientos en el ordenamiento jurídico uruguayo para legalizar los documentos públicos extranjeros?; I. V. Conclusiones finales. Algunas precisiones previas La legalización es un procedimiento al cual recurren todos los Estados. Su adopción generalizada obedece a que se le atribuyen dos ventajas: […] la legalización tiene por efecto mínimo atestiguar la sinceridad de la firma o del sello, y de la calidad de funcionario público extranjero o de autoridad pública extranjera firmante del acto.97 Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina El 14 de octubre de 2012 entró en vigencia para nuestro país la Convención de La Haya sobre la Apostilla, que pretende suprimir la intervención del cónsul en materia de legalizaciones. Sin embargo, la mencionada Convención no aspira a desplazar el sistema anterior vigente en Uruguay sobre legalización directa e indirecta. Por tanto, a partir de la fecha citada, existirán tres regímenes en materia de legalización: directa, indirecta y el régimen de La Haya. Corresponde entonces rever el ámbito de aplicación de cada uno de estos procedimientos. 97 Conférence de La Haye de Droit International Privé, La legalisation des actes officiels étrangers, Rapport établi par Georges A. L. Droz, Document préliminaire 1, marzo de 1959, p. 3. 83 Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina Ruben Santos Belandro Por tanto, pretende certificar hechos: que la firma o el sello emana de la persona que lo ha colocado, y que esa persona tiene una determinada calidad: que desempeña la función pública que dice tener o que está inscrita en la nómina de notarios en ejercicio. Por ello la legalización es tan importante: busca impedir o bloquear cualquier posibilidad de falsedad, que podría producirse por la imitación de una firma o de un sello, o por la usurpación de la calidad que se invoca para la colocación de esa firma o de ese sello. En algunas legislaciones, la legalización puede ir más lejos. A través de este procedimiento puede certificarse que el acto es válido desde el punto de vista formal respecto de la ley del lugar donde se realizó el acto. O sea que a la legalización en un sentido estricto pueden agregársele otras certificaciones. Pero si hay algo en el cual todos los Estados están de acuerdo es en que la legalización no puede servir para certificar el contenido mismo del acto oficial extranjero. Como señala Droz en forma terminante: «Jamás las instancias legalizantes certifican el contenido».98 O, dicho en otros términos: la legalización tiene por objetivo velar por impedir la falsedad externa de los actos oficiales —como por ejemplo, la imitación de la firma, la usurpación de la calidad de funcionario público o de autoridad pública—, pero no velar por impedir la falsedad interna del documento, como puede ser la alteración de la fecha cometida realizada por el oficial público signatario, o enunciaciones mentirosas cometidas con la complicidad de dicho funcionario o autoridad. Se comprende entonces la utilidad manifiesta del procedimiento de la legalización: las autoridades públicas y privadas no tienen otra manera práctica de asegurar que el acto que se les exhibe no sea falso. Se trata de un instrumento de prueba de la autenticidad del documento. Los jueces tienen medios para investigar la falsedad de una firma o la calidad del funcionario público o autoridad pública que ha intervenido en la elaboración de un documento público —comparación de firmas, testimonios, peritajes, citación a las personas firmantes, a veces domiciliadas en países muy alejados, etcétera—, los cuales pueden culminar en el mismo resultado que la legalización en cuanto a acreditar la sinceridad del origen del documento; pero la agilidad y simplicidad del procedimiento de la legalización la vuelve irremplazable, y en los hechos es el procedimiento preferido para los objetivos buscados. En ese entendido, las autoridades judiciales ante un documento público carente de legalización ordenan a las partes proceder al cumplimiento de dicha formalidad, antes que iniciar un procedimiento judicial para comprobar que no pueda ser tachado de falso, en cuanto es el medio más práctico para asegurar el origen del documento. 98 Ibídem, p. 5. 84 Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos Muchas veces la legalización se impone legalmente de forma obligatoria con carácter general, para asegurarse tanto ante las autoridades judiciales o administrativas como ante los simples particulares de que el documento público no es falso. No obstante, como veremos más adelante, existen excepciones a esta regla general.99 II.La figura central del cónsul en la legalización tradicional 99 Como bien señala Droz, «[…] haciéndolo obligatorio ante sus propios jueces, obligando a esos jueces a basarse sobre esta formalidad para reconocer el acto oficial extranjero, esos Estados han hecho de la legalización una formalidad solemne. Ciertamente ella sirve de prueba, pero parecería que puede decirse que igualmente sirve de “pasaporte” para el acto extranjero. La legalización sería una de las condiciones esenciales para la vida del acto extranjero en el país [de acogida]». Ibídem, p. 9. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina El pilar de la legalización que hemos conocido hasta el momento lo constituye el cónsul acreditado en el país donde se ha autorizado el documento público, quien representa al país donde ese documento quiere hacerse valer. Como generalmente él no conoce a todos los funcionarios públicos o autoridades públicas que actúan bajo su jurisdicción consular (que puede ser geográficamente muy extensa e incluso abarcar más de un Estado), suele solicitar que el acto público extranjero sea legalizado por un funcionario o autoridad local cuya firma conoce y que se encuentra ubicado en un nivel superior a la persona que ha autorizado el documento. «Puede existir así, entre el documento y el cónsul, una primera cadena de legalizaciones más o menos importante, ocupándose el cónsul únicamente de la legalización de la última firma»;100 salvo que posea un fichero con las firmas de los funcionarios públicos de su circunscripción, y en tal caso legalizará directamente la firma del funcionario o autoridad pública, previo cotejo con la ficha, la que puede ser electrónica. Hasta el 14 de octubre de 2012 esta legalización consular no era suficiente, pues además se exigía que la firma y sello del cónsul fuera legalizada igualmente, esta vez ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de su propio país. Siempre se ha considerado que la legalización es un procedimiento bueno en sí mismo. Lo que ha sido criticado, en cambio, es lo engorroso o costoso del procedimiento y aun la pérdida de tiempo que ello implicaba, pues había que volver a legalizar el documento público (pagando además las tasas correspondientes) en cada Estado donde se quisiera acreditarlo. Si se trata, por ejemplo, de un documento público en el que intervino una compañía internacional, es posible que con el procedimiento tradicional tuviera que legalizarlo en veinte o treinta países, lo cual permite resaltar su carácter inadecuado. 100 Ibídem, p. 13. 85 Ruben Santos Belandro Sin embargo, la legalización no puede suprimirse, en cuanto ella es una garantía contra los litigios que quieran atacar la sinceridad del origen del acto; es un aval o un respaldo contra las chicanas. Un remedio extremo podría consistir en ordenar la supresión total de esta formalidad entre los Estados; sin embargo, no sería una solución feliz por cuanto las autoridades receptoras del documento público extranjero quedarían sin otras armas para atestiguar la veracidad del origen de este que a través de un juicio engorroso. Si no existiera la legalización, cualquier receptor del documento público desconfiaría o dudaría de si ese documento realmente ha sido firmado o sellado por tal persona. Por tanto, la legalización contribuye a satisfacer las necesidades del comercio internacional, en cuanto a adjudicarles certeza y confiabilidad a los documentos públicos. Concluimos, entonces, en que no debemos atacar a la legalización del documento público —la cual permite asegurar que el documento no es falso—, sino crear un procedimiento para obtener una legalización ágil. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina III.Prescindencia de legalización: el proyecto de Georges A. L. Droz Como puede apreciarse, el pilar de la legalización tradicional ha sido el cónsul, puesto que es él quien realiza la legalización principal, aun cuando, como hemos visto, su intervención no es la única sino que existe una cadena de legalizaciones entre la firma del oficial público y el cónsul, y una legalización suplementaria a la del cónsul, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores del país que representa. Al realizar su informe para la Conferencia de La Haya, Georges A. L. Droz consideraba, con razón: […] si se quiere simplificar, no puede simplificarse a medias, debemos eliminar la cadena de legalizaciones para reemplazarla por una legalización única. Y sugería en aquel momento que habría que eliminar la actividad del cónsul en esta materia, por cuanto su legalización solo serviría para el país del cual depende: […] si el mismo acto tiene necesidad de ser acreditado en varios países, deberíamos obtener la legalización de un cónsul diferente.101 En sustitución del pilar esencial en la estructura de la legalización tradicional —conformada por la actividad del cónsul—, Droz propuso ir a un sistema de instancia legalizante a cargo exclusivo de un funcionario del país en el que ha sido autorizado el documento, con el claro objetivo de que esta única legalización fuera suficiente para que el acto oficial pudiera 101 Ibídem, p. 24. 86 Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos IV. ¿Cuáles son los procedimientos en el ordenamiento jurídico uruguayo para legalizar los documentos públicos extranjeros? Hasta el 14 de octubre de 2012, regía en el ordenamiento jurídico uruguayo, en forma exclusiva, la ley 15 441, de 26 de julio de 1983. Esta ley establece en su artículo 1.o una lista de aquellos documentos que debían 102 «Debemos hacer notar que en la cadena tradicional de las legalizaciones se hace igualmente confianza en la declaración de un funcionario extranjero en todas aquellas ocasiones en que el cónsul legaliza no la firma del redactor del acto sino la de una autoridad del país de su redacción, que ella a su vez, ha legalizado el acto. Si esta autoridad llega a tomar su tarea a la ligera, las siguientes legalizaciones no constituirían una garantía suplementaria contra las falsificaciones, y la supresión de la intervención consular no cambia nada de la situación». Ibídem, p. 25. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina tener eficacia extraterritorial en todos los países contratantes. Y en apoyo de su postura presentó los siguientes argumentos: – No habría razón para no tener confianza en una instancia legalizante extranjera puesto que generalmente se tiene confianza en el contenido del acto autorizado por el funcionario público o autoridad pública extranjeros. – Incluso una autoridad pública extranjera puede conocer con más facilidad, a todos los funcionarios y autoridades públicas de su circunscripción territorial, mucho mejor de lo que puede hacerlo el cónsul extranjero.102 – Además, la elección de las entidades legalizantes debería poder variar de un Estado a otro, según su organización judicial o administrativa. Pueden concebirse instancias legalizantes muy centralizadas en países de superficie media y población muy densa —como el nuestro, por ejemplo—, o podría no ser lo adecuado en países más vastos donde la organización administrativa está descentralizada, o aun en aquellos de tipo federal. Entonces habría que dejar —según este informe— libertad a cada uno de los países miembros del Tratado para elegir la instancia legalizante más adecuada a su ordenamiento jurídico. – No obstante la variedad que puedan presentar las instancias legalizantes de país a país, esta diversidad debería verse contrarrestada por una estandarización material obligatoria mediante la apostilla. «No importaría [entonces] quién legaliza, sino que todos legalicen de la misma manera». Auguraba para la futura Convención un formulario tipo que comprendería las mismas menciones para todos y proponía que estuviera redactada en dos idiomas: en el idioma del país de redacción del documento y en un idioma tipo para todos los Estados miembros de la Conferencia de La Haya. En síntesis, la apostilla debería comprender un conjunto de menciones obligatorias. 87 Ruben Santos Belandro someterse al procedimiento de la legalización para considerarlos rodeados de autenticidad. Ellos son: […] las sentencias y los laudos homologados dictados en asuntos civiles, comerciales, laborales, penales y administrativos, las escrituras públicas y demás documentos otorgados por las autoridades públicas competentes de los Estados extranjeros o provenientes de organizaciones internacionales, y los exhortos o cartas rogatorias. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina No obstante la existencia de una disposición de carácter general, esta se encuentra limitada por normas convencionales, en virtud de que nuestro país ha aceptado el monismo internacional (la primacía de las convenciones o tratados por sobre las leyes), de conformidad con el artículo 1.o de la Convención Interamericana sobre Normas Generales de Derecho Internacional Privado, de 1979, y el artículo 524 del Código General del Proceso, que pueden exonerar del trámite de legalización a determinados documentos públicos. La ley 15 441 conoce dos procedimientos de legalización: el directo y el indirecto. 88 1. La legalización directa Con respecto a la legalización directa, el artículo 2.o establece: La legalización será considerada hecha en debida forma cuando los documentos extranjeros hayan sido expedidos directamente por la autoridad pública competente, se practique con arreglo a las leyes del país de su procedencia y se efectúe por el Agente Consular de la República en la respectiva localidad, si lo hubiere o, en su defecto, el Cónsul General o Agente Diplomático reconocido ante el mismo. O sea que con la legalización directa se establece una cadena de autenticaciones indispensable para favorecer la circulación del documento público, y se realiza cuando en el país de origen del documento existe un cónsul de Uruguay. Si se trata de un poder otorgado ante un notario extranjero, se elevará el documento para que legalice su firma al colegio notarial respectivo. En otros países no colegiados, o sometidos a la superintendencia del Poder Judicial o de otra autoridad pública, se recurrirá a la autoridad superior, luego al Ministerio de Relaciones Exteriores de dicho país, posteriormente al Consulado de Uruguay en él y, por último, al Ministerio de Relaciones Exteriores de Uruguay, porque nosotros no sabemos quién es el cónsul de Uruguay y si la firma es realmente la suya, por lo cual es indispensable que la legalización culmine con el trámite ante nuestro Ministerio de Relaciones Exteriores. En cambio, si el documento va hacia el extranjero, en este caso basta que el escribano tenga registrada su firma en el consulado del país donde se va a acreditar el documento, lo cual será cada vez más difícil, sobre todo teniendo en cuenta que más de la mitad de los países del mundo se Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos han volcado hacia la apostilla, que suprime la intervención consular en este aspecto. De lo contrario, recurriremos a la Suprema Corte para que legalice la firma del notario, luego al Ministerio de Relaciones Exteriores y ulteriormente al consulado del país donde se va a hacer valer. 2. La legalización indirecta a. La ratificación por Uruguay del Convenio para Suprimir la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos, suscrito en La Haya el 5 de octubre de 1961 Por ese motivo Uruguay ha ratificado, por ley 18 836, de 8 de noviembre de 2011, el Convenio de La Haya sobre la Apostilla; depositó el instrumento de ratificación el 9 de febrero de 2012 y el Convenio comenzó a regir para nuestro país el 14 de octubre de 2012, una vez cumplidos los plazos para 103 Artículo 3 de la ley 15 441: «En caso de no existir agente consular o diplomático reconocido en el país de donde el documento procede, se admitirá la primera legalización efectuada por un tercer Estado con el cual la República mantenga relaciones diplomáticas o consulares. Esa primera legalización se considerará válida cuando haya cumplido todos los requisitos legales exigidos por dicho tercer Estado y deberá ser legalizada, a su vez, por las autoridades consulares o diplomáticas de la República. Esta legalización deberá ser acompañada preceptivamente por la traducción del documento al idioma del citado tercer Estado, efectuada con arreglo a las exigencias establecidas en el mismo para su validez». Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina La legalización indirecta es aquella que se lleva a cabo cuando no existe un agente diplomático o consular de nuestro país en el lugar del otorgamiento del documento público extranjero, en cuyo caso se admitirá «la primera legalización» efectuada por un tercer Estado acreditado en dicho país y con el cual Uruguay mantenga relaciones diplomáticas o consulares. Sería el caso de un documento público proveniente de Jamaica o de Trinidad y Tobago. La primera etapa en la legalización interna permanece incambiada, como se ha explicado precedentemente, pero el trámite se detiene cuando el documento público extranjero deba presentarse ante el cónsul uruguayo, que en dicho país no existe, pero sí existe uno, por ejemplo, de Chile. Entonces se recurrirá al cónsul chileno, quien certificará la forma correspondiente y legalizará el documento. Va luego al Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile, que legalizará la firma de su cónsul, luego al cónsul de Uruguay en Chile y, por último, al Ministerio de Relaciones Exteriores de Uruguay.103 Como puede observarse, estamos ante un procedimiento que implica una cadena de cuatro a siete anillos. Si bien proporciona seguridad y tranquilidad, es un trámite que fastidia y molesta, y que provoca la queja generalizada de los usuarios. 89 Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina Ruben Santos Belandro 90 que los demás países ratificantes pusieran objeciones a la incorporación Uruguay. La ratificación de nuestro país muestra la particular actitud morosa en materia de ratificaciones de que adolecen los convenios internacionales, ya que se realiza 51 años luego de su aprobación, o sea, más de medio siglo después. De todos modos, este tracto sucesivo tan dilatado no disminuye la lozanía de su texto, por cuanto al 1 de setiembre de 2012, de 192 Estados existentes en el mundo, el Convenio ha merecido la ratificación de 104, lo cual lo convierte en uno de los convenios más exitosos de la Conferencia. Quedan aún a la espera de su ratificación países importantes para nosotros, como Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Paraguay, prácticamente todos los países africanos y los países árabes del Oriente Medio. Luego, por decreto de 15 de noviembre de 2011, se reglamentó el referido Convenio y el artículo 1.o designó como autoridad o instancia legalizante para expedir la apostilla al Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual podrá celebrar acuerdos con otros organismos públicos o privados respecto a «las funciones atinentes a la colocación de la apostilla». Se fija su costo en 121 unidades indexadas, monto que se actualizará de forma anual. El Convenio de marras es un tratado cerrado (artículo 1.o), lo cual significa que sus preceptos solo serán aplicables si el Estado de origen del documento público y el Estado donde este pretende hacerse valer son ratificantes del Convenio. Para todos los demás, se seguirá con el sistema tradicional de la legalización directa o de la indirecta. Ello quiere decir que, en nuestro ordenamiento jurídico, a partir del 14 de octubre de 2012 existirán tres procedimientos de legalización de los documentos públicos extranjeros: la legalización directa y la legalización indirecta tradicionales, y la apostilla. Como el número de países ratificantes del Convenio va evolucionando (y aumentando) con el paso del tiempo, el operador jurídico deberá controlar si el documento público que se le presenta proviene de un país ratificante del convenio o no, y para ello deberá consultar por Internet esta situación y la fecha de incorporación al Convenio para cotejarla con la fecha de legalización del documento, ya que a partir de aquella deberán apostillarse los documentos de forma obligatoria. Dicho de otro modo: la fecha del documento público no interesa; puede ser anterior a la ratificación del Convenio. Lo que sí importa es que el trámite de legalización luego de la ratificación se realice entre Estados contratantes de acuerdo a sus pautas y no otras. Está claro que el Convenio no tiene efecto retroactivo. Pero ¿cómo debemos proceder ante un documento proveniente de un país ratificante del Convenio de La Haya que lo ha apostillado antes de que el tratado entrara en vigencia en nuestro país? ¿Debemos rechazarlo? Pensamos que no; obligar al usuario a acudir a la legalización tradicional sería un contrasentido e iría contra el ordenamiento jurídico del país emisor. Además, si le requiriéramos que legalizara nuevamente (algo que probablemente no aceptaría), lo haría según la práctica existente al día de Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos b. La apostilla104 La apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento público105 —los documentos privados no se legalizan—; pueden tratarse de una sentencia judicial extranjera, un laudo arbitral del mismo origen, un 104 El término apostilla indica una anotación, acotación, adición, glosa, aclaración, posdata. Según el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española, apostilla significa «acotación que aclara o completa un texto» El verbo apostillar es recibido por la Real Academia, por lo cual su uso es válido. 105 Código Civil de Uruguay, artículo 1574: «Los instrumentos públicos son todos aquellos que revestidos de un carácter oficial, han sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. Todo instrumento público es un título auténtico y como tal hace plena fe, mientras no se demuestre lo contrario mediante tacha de falsedad. Otorgado ante Escribano e incorporado en un Protocolo o Regis- Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina hoy (y tomando en consideración que Uruguay en estos momentos es parte del Convenio), o sea que lo llevaría a cabo en los mismos términos en que lo hizo con anterioridad, y por tanto esta nueva legalización no le agregaría nada. En síntesis: el Convenio no es retroactivo, pero si el documento ha sido apostillado con anterioridad a la fecha de ingreso de Uruguay a su ámbito de aplicación, ese trámite debe ser respetado. Cualquier consulta deberá efectuarse a la página web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, ‹www.hcch.net›. La Conferencia se ha preocupado por allanar todos los inconvenientes que puedan surgir con motivo del procedimiento de apostillado, y ha elaborado numerosos documentos y guías explicativas. Como hemos señalado, al ir el número de ratificantes del Convenio en aumento, las otras dos formas tradicionales de legalización irán disminuyendo en su cadencia, pero solo desaparecerán si el Convenio se transforma en un documento internacional de vigencia universal; dicho en otros términos, cuando todos los Estados del mundo lo ratifiquen. Al respecto cabe señalar que la Conferencia no tiene como miembros a todos los países del mundo, pero ello no impide que aquellos que no sean partícipes ratifiquen los convenios que surjan de su seno. Al consultar el operador jurídico la lista de países ratificantes podrá comprobar que se hacen dos listas: una de los Estados ratificantes del Convenio que son parte de la Conferencia y otra de aquellos que no lo son. Esta división carece de importancia, dado que, una vez ratificado, el Convenio es obligatorio en la misma medida para todos los Estados. Es indispensable constatar que el Convenio rija para todo el territorio del país, o para una parte de él. Para ello deberán examinarse las columnas «Ext». y «Res/D/N», haciendo clic para obtener la información. Por último, cabe controlar igualmente si algún país no ha objetado la adhesión al Convenio, para lo cual deberá accederse a la columna «Tipo» y hacer un clic en «A**», si existe. 91 Ruben Santos Belandro exhorto o carta rogatoria —salvo excepciones indicadas a texto expreso en normas legales o convencionales—, una partida de nacimiento, matrimonio o defunción, un documento notarial (certificaciones, actas y escrituras), constancias registrales, etcétera.106 Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina c. Calificación de documento público La calificación de documento público se hará lege causae, o sea, de acuerdo a la ley del lugar donde se autorizó el acto. El artículo 1.o de la ley 15 441 realiza una enumeración a título de ejemplo, por cuanto hace referencia a «y demás documentos otorgados por las autoridades públicas competentes de los Estados extranjeros o provenientes de organizaciones internacionales». El Convenio, por su parte, considera documentos públicos a aquellos que emanen de una autoridad o de un funcionario dependiente de una jurisdicción del Estado, comprendidos los que emanan del Ministerio Público, de un secretario o de un agente judicial, los documentos administrativos, los notariales, los documentos registrales y las certificaciones de firmas de los documentos privados. Y el artículo 1.o excluye expresamente a los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares y a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación comercial o aduanera. d. Objeto del apostillado De conformidad con el artículo 2.o, la legalización en el sentido de la presente Convención solo certificará la veracidad de la firma, la calidad en la que el signatario ha actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que este documento se haya revestido. Por tanto, el Convenio se inclina por la legalización estricta. El artículo 5.o habilita a cualquier portador del documento público a solicitar el apostillado. e. Modelo de apostilla El modelo de apostilla adoptado por cada país debe ajustarse lo más posible al modelo brindado por el Convenio. En especial debe contener el término Apostille en francés, incluir una mención en francés del Convenio de la siguiente forma: Convention de La Haye du 5 octobre 1961, e incluir un recuadro con los diez términos estándar. Se acepta una variación en el diseño, tamaño y color, así como en la mención adicional de algún otro tro Público, se llama escritura pública. Se tiene también por escritura pública la otorgada ante funcionario autorizado al efecto por las leyes y con los requisitos que ellas prescriban». 106 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, El ABC de las apostillas. ¿Cómo garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero? 92 Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos f. Los diez ítems de la apostilla Como hemos mencionado, existen diez ítems mínimos que incluir en el recuadro de la apostilla. Ellos son: 1) el país de emisión de la apostilla; 2) quién ha firmado el documento público; 3) en qué calidad ha actuado, y 4) el sello/timbre del que está revestido. Luego: 5) el lugar donde se emite Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina elemento, el cual será ubicado fuera del recuadro. Para Uruguay, y de acuerdo al artículo 3.o del decreto reglamentario, «la apostilla emitida tanto en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de 9 cm de lado» y las diez menciones estándar, pero otros países podrán variar de tamaño cuando incluyen un número de idiomas superior al francés y al inglés. Por tanto, si el apostillado no se aparta en forma radical de los preceptos convencionales, deberá ser aceptado. En la hipótesis de Uruguay, el apostillado será trilingüe: español, inglés y francés. Pensamos que, una vez que Brasil ratifique el Convenio, sería conveniente que el apostillado se haga en cuatro idiomas: español, francés, inglés y portugués. Brasil se está convirtiendo en nuestro principal socio comercial, y el intenso tráfico existente no justificará bajo ningún aspecto que el apostillado del documento público provenga de Brasil en portugués-francés-inglés y se realice en Uruguay en español-francés-inglés, desconociendo cada país el idioma de origen del otro. Por otra parte, es aceptable que fuera del recuadro citado puedan incluirse algunas menciones aclaratorias adicionales, como brindar mayor información acerca del documento público a que se refiere, una constancia aclaratoria de que la apostilla no alcanza al contenido del documento público sino únicamente a la certificación de su origen, proveer la dirección web de un registro donde corroborar el origen de la apostilla, etcétera. El formato de apostilla incluido en el decreto reglamentario aprobado por Uruguay contiene tres menciones adicionales extrarrecuadro. La primera mención es que la «apostilla certifica únicamente la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y en su caso la identidad del sello o timbre del que el documento público esté revestido», con lo cual Uruguay se adhiere a la legalización estricta. La segunda mención hace alusión a que «no certifica el contenido del documento para el cual se expidió», referencia muy útil para evitar falsas interpretaciones acerca de la función de la apostilla. Por último, indica la dirección electrónica a la cual el usuario puede dirigirse para verificar la autenticidad de la apostilla realizada en relación con un documento público; esta dirección electrónica es ‹www.mrree.gub. uy›. Puede ocurrir que no todas las autoridades tengan una dirección de estas características, pero igualmente se proporcionará el número telefónico o algún otro dato que permita contactarse con la entidad legalizante y corroborar la autenticidad del apostillado que se le exhibe. 93 Ruben Santos Belandro la apostilla; 6) el día; 7) quién apostilla; 8) qué número se le adjudica a la intervención; 9) el sello y timbre, y 10) la firma de la autoridad apostillante. Si alguno de estos ítems no ha sido cubierto, el documento deberá ser rechazado por cuanto no ha cumplido con los requisitos mínimos impuestos por el Convenio. g. Modo de colocación Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina La apostilla debe ser colocada directamente sobre el documento público a apostillar o en una hoja separada que se conoce como allonge, anexo o añadidura (artículo 4.o), que se unen al documento original mediante pegamento, ojales, grapas, cintas, lacre, etcétera. La colocación puede realizarse a través de un sello, electrónicamente, mediante estampillas, etiquetas, etcétera. O sea que no siempre la apostilla se verterá en una plancha puesta por un sello de goma; puede igualmente ser colocada en forma electrónica, o mediante estampillas o una etiqueta que se desprende del papel encerado y se pega en el propio documento público o en un anexo. La parte final del artículo 3.o del decreto reglamentario considera: 94 […] las apostillas emitidas en soporte papel se extenderán en el propio documento apostillado. Si se extendieran en documento separado, ésta quedará ligada al documento apostillado. Si se presentan documentos públicos provenientes del extranjero donde la hoja anexa que contiene la apostilla esté suelta y sin ligar, no deberían ser aceptados sin corroborar la autenticidad del referido apostillado ante la autoridad legalizante del país de origen. h. Entidades legalizantes El operador jurídico deberá controlar que el documento extranjero haya sido apostillado por la entidad legalizante del Estado donde ha sido autorizado (artículo 6.o). Para ello deberá consultar la lista de autoridades competentes designadas por cada país, disponible en la «Sección Apostilla» de la página web ya mencionada. Es importante cumplir esta actividad de contralor por cuanto algunos Estados han creado varias entidades legalizantes, dividiendo su competencia con base en criterios territoriales y/o por materias. En los países federales, el gobierno central puede ser responsable de apostillar determinado tipo de documento, en tanto que los gobiernos federados pueden serlo de otros. Como hemos mencionado, de acuerdo al decreto reglamentario de la ley 18 836, el Ministerio de Relaciones Exteriores «podrá delegar las funciones atinentes a la colocación de la apostilla» (artículo 1.o). O sea que podrá celebrar acuerdos con el Ministerio de Educación y Cultura o la Oficina del Registro del Estado Civil para que este último organismo legalice la documentación que está dentro del ámbito de su competencia; con la Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos Asociación de Escribanos del Uruguay para que esta institución apostille los documentos notariales autorizados por notarios uruguayos, previa autorización de la Suprema Corte de Justicia; o con esta última para que los magistrados de todo el país apostillen la firma de las sentencias de su colegas, etcétera. i. Registro de Apostillas A petición de todo interesado, la autoridad que ha expedido la apostilla estará obligada a verificar si las inscripciones contenidas en la apostilla corresponden a las del registro o fichero. j. El costo de la apostilla Para los documentos públicos extranjeros apostillados por la entidad legalizante del Estado de origen no habrá que pagar absolutamente nada en el Estado donde quiera hacerse valer, por cuanto ya se pagó al ser presentado ante la entidad legalizante extranjera. Solo habrá que pagar una tasa para los documentos públicos autorizados en Uruguay que quieran hacerse valer en otro país. Su costo no es uniforme. En Uruguay se ha fijado en 121 unidades indexadas, a modificarse en forma anual (artículo 2.o). La Conferencia aconseja que el costo del trámite «sea razonable». El promedio en el mundo es de unos 20 dólares estadounidenses, y en el caso de nuestro país se ubica en los 15 dólares estadounidenses. k. Circulación internacional de las apostillas Una vez que el documento público extranjero ha sido apostillado en su país de origen, no se necesitará realizar ninguna actividad adicional en el Estado receptor. No será necesario acudir ante el cónsul del Estado re- Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina El artículo 7.o del Convenio obliga a los Estados parte a crear un registro o fichero en el que tome nota de las apostillas expedidas, donde se indicará el número de orden y la fecha de la apostilla, y el nombre del firmante del documento público y la calidad en la que ha actuado, o, para los actos no firmados, la indicación de la autoridad que ha estampado el sello o timbre. Por esa razón, el artículo 4.o del decreto reglamentario de Uruguay crea un Registro de Apostillas a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores, donde se almacenan y registran las apostillas de todos los documentos públicos que se emitan en nuestro país, tanto en soporte papel como electrónico. Esta labor de registración es indispensable para el caso de dudas acerca de la autenticidad de la firma del documento o de la calidad del funcionario o autoridad que intervino. El artículo 7.o del Convenio finaliza expresando: 95 Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina Ruben Santos Belandro ceptor acreditado en el Estado de origen del documento, ni tampoco ante el Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor. Esta es, precisamente, la ventaja de la consagración de este trámite. La autenticidad externa del documento extranjero valdrá sin más en cualquier país. Puede ocurrir que un Estado tenga varias entidades legalizantes autorizadas en su territorio; para evitar dudas o dificultades de reconocimiento del origen del documento, las autoridades competentes deberán velar por que todas ellas adopten una forma común de apostillado. Si el documento público ha sido autorizado en Uruguay, previamente a acudir ante la entidad legalizante —que ya hemos dicho que es el Ministerio de Relaciones Exteriores— será indispensable hacerlo ante la autoridad que tenga la superintendencia del funcionario o autoridad pública que ha emitido el documento, a fin de que compruebe su autenticidad. Este procedimiento puede ser transitorio, y tiene su explicación: el Ministerio de Relaciones Exteriores no cuenta con una base de datos de todos y cada uno de los funcionarios y autoridades públicas que desempeñan sus funciones en Uruguay, ante lo cual debe acudir a este trámite —denominado procedimiento de múltiples etapas— con el objetivo de reducir el número de firmas y calidades a controlar. En la medida en que el Ministerio amplíe su base de datos en la forma indicada, o que delegue el apostillado en otros organismos, la apostilla podrá ser directa. Por ejemplo, puede celebrar acuerdos con la Dirección del Registro del Estado Civil, del Poder Judicial, etcétera, para que estas sean entidades legalizantes, o bien le transmitan permanentemente sus bases de datos con el objetivo de que el apostillado se cumpla por el Ministerio de Relaciones Exteriores (procedimiento de una etapa).107 Una vez que el documento público emitido en Uruguay ha sido apostillado por el Ministerio referido, podrá presentarse directamente en cualquier otro país donde rija el Convenio de La Haya, sin ningún trámite adicional. l. Eficacia internacional del apostillado Dentro de los Estados ratificantes del Convenio de La Haya hay obligación de reconocer las apostillas que han cumplido con los requisitos exigidos por este. De acuerdo al instructivo proporcionado por la Conferencia, solo pueden ser rechazadas cuando la información que figura en la apostilla no se corresponde con la que se encuentra en el registro de la entidad legalizante que aparentemente expidió la apostilla, o cuando sus elementos formales 107 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, ¿Cómo ser parte del Convenio de La Haya sobre Apostilla y cómo implementarlo? 96 Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos difieren radicalmente del modelo anexo al Convenio. Las menciones adicionales fuera del recuadro no constituyen motivo para rechazarla.108 m. Traducción de las apostillas provenientes del extranjero Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina El país recibirá numerosos documentos públicos extranjeros, algunos autorizados en español o en otro idioma. Veamos las siguientes situaciones: – Consideramos que las menciones Apostille y Convention de La Haye du 5 octobre 1961 no deberían ser traducidas, por cuanto se trata de una referencia uniforme impuesta por un texto supranacional (artículo 4.o in fine). – El apostillado puede realizarse únicamente en el idioma oficial del Estado donde fue autorizado el documento público (artículo 4.o, inciso 2.o). Nada lo impide («No obstante, podrá redactarse en el idioma oficial de la autoridad que la expida»). – Pero para facilitar la circulación internacional de los documentos públicos —objetivo principal del Convenio— generalmente se recurre a un apostillado en versión bilingüe o trilingüe. De acuerdo a las guías que proporciona la Conferencia de La Haya, el modelo que esta pregona ha sido «adoptado» en inglés y francés, pero esto por la única razón de que son los idiomas oficiales de dicho organismo; no es una obligación, puesto que el Convenio no impone que el idioma vernáculo deba ir acompañado de una versión en inglés y francés. Hay documentos públicos que ya se sabe que van a tener circulación regional —y en los que los dos idiomas citados no son prevalentes—; en tal hipótesis, nada impediría que en lugar del inglés o francés se recurra al español-italiano-alemán, o al español-ruso-portugués, o al árabe-sánscrito-parsi. ¿Qué sentido tendría agregar al idioma de origen del documento el inglés y el francés cuando se sabe por anticipado que el documento solo circulará entre países del Medio Oriente, o en la región donde el alemán es el idioma dominante? Téngase en cuenta, por un lado, que seleccionar las versiones idiomáticas es facultad de cada Estado parte y no de la Conferencia, y, por otro lado, que la Convención ha sido ratificada por países que no son miembros de la Conferencia y, que por tanto, si el Convenio no lo impone, no están obligados a «adoptar» el criterio de dicho organismo. – Estas soluciones están avaladas por el propio tratado cuando permite que la apostilla pueda ir en un solo idioma, lo cual está indicando que la versión en inglés y en francés no es indispensable. Ello se encuentra dentro de los parámetros del artículo 4.o, pues en el mismo 108 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, El ABC de las apostillas…, o. cit. p. 29. 97 Ruben Santos Belandro – – Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina – – – inciso 2.o establece que «las menciones que figuren en ella podrán ser escritas igualmente en un segundo idioma»,109 sin indicar cuál. Esta expresión, además, debe tomarse en forma laxa, comprensiva de la posibilidad de incluir un tercer o aun un cuarto idioma. En las versiones bilingües o trilingües de cada uno de los diez ítems, si una de ellas consta en idioma español, no será necesaria una traducción de los demás idiomas, en cuanto se ha realizado oficialmente una equivalencia de significados. La duda puede plantearse respecto de documentos públicos autorizados en el extranjero en los que conste una versión bilingüe o trilingüe en la que ninguna de esas lenguas sea el español. ¿Deberá contratarse a dos o tres traductores oficiales? Ello significaría ir contra el objetivo del tratado, consistente en aligerar y abreviar los trámites que acrediten la autenticidad de los documentos extranjeros. Según nuestro modo de ver, bastaría con la traducción de uno de los idiomas contenidos en la apostilla, en cuanto el país emisor ha tomado las versiones en otros idiomas como equivalentes. Las traducciones deberán realizarse por traductor público nacional (artículo 6.o de la ley 15 441), y, hasta que no se modifique la ley consular, podrá igualmente llevarse a cabo «por el agente consular de la república del lugar donde precede el documento» (artículo 7.o de la misma ley). Puede acontecer que ninguna de las versiones cuente en la República con traductor público oficial (solo lo son los traductores de alemán, francés, inglés, italiano y portugués que han realizado la carrera de Traductorado en la Facultad de Derecho de la Universidad de la República). En tal hipótesis deberá actuarse como hasta ahora, realizando la traducción por un idóneo —generalmente un nacional del país donde se habla ese idioma— y refrendada su actuación por un traductor público de una de las cinco lenguas citadas. Como última acotación comentaremos que el documento debe ser traducido en su integridad. En muchos países del common law se permite que el documento se consigne en el idioma del lugar de destino; por ejemplo, en idioma español. Si bien el contenido del documento queda exonerado de la traducción, no así las menciones marginales, puestas al pie o al comienzo pero fuera del documento —leyendas, timbres—, las cuales vienen generalmente en idioma inglés y necesitan ser traducidas. 109 Destacado agregado. 98 Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos n. Las apostillas electrónicas La conferencia alienta la posibilidad de que las apostillas se expidan de forma electrónica —en este caso denominadas e-apostillas— y la creación de registros de base electrónica. España es uno de los países que se han inclinado por esta vía, y en caso de necesidad de saber qué otro país lo hace se consultará la siguiente dirección electrónica: ‹www.e-APP.info, en especial el «Status of the e-APP», o el enlace «Tabla de puesta en práctica del e-APP», disponible en la «Sección Apostilla». El hecho de estar implementando un régimen nuevo ha provocado que Uruguay no se haya lanzado a la práctica del apostillado electrónico, pero todo indica, dada la preparación del personal actuante, que muy pronto esta posibilidad se hará realidad.110 o. Compatibilidad del convenio con otras leyes o tratados 110 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, Le programme pilote d’apostilles électroniques de la hcch y de la nna, Document établi par Christophe Bernasconi, Premier Secrétaire. Document Préliminaire No. 10 de mars 2006. Ibídem, Programme pilote d’apostilles électroniques (e-app), Mémoire sur certains aspects techniques fondant le modele proposé pour l’émission d’apostilles électroniques (E-Apostilles), établi par Christophe Bernasconi (Bureau Permanent) et Richard Hansberger (National Notary Association), Document Préliminaire No. 18 de mars 2007. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina El Convenio de La Haya solo desplazará a aquellos tratados que tengan disposiciones más rigurosas (artículo 8.o), pero no a aquellos otros que simplifiquen o dispensen al documento de la legalización, «ya sea por las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado donde el acto se realiza, o por un acuerdo entre dos o varios Estados Contratantes» (artículo 3.o in fine). Es así que el cgp establece en el artículo 527.2 que «cuando los exhortos o cartas rogatorias se tramiten por vía consular o diplomática o a través de la autoridad administrativa, no será necesario el requisito de la legalización». La mención a la «autoridad administrativa» es una referencia a lo que nosotros conocemos por autoridad central. Igual mención se encuentra contenida en el artículo 5.o de la ley 15 441. Por otro lado, numerosas convenciones interamericanas eximen de la legalización cuando los documentos públicos se tramitan vía autoridad central, diplomática o consular: así lo establecen la Convención Interamericana sobre Exhortos y Cartas Rogatorias (artículo 6.o), la Convención Interamericana Referida a Medidas Cautelares (artículo 14 b), la Convención Interamericana sobre Recepción de Pruebas en el Extranjero (artículo 13), etcétera. En algunas convenciones también se exoneran de legalización los exhortos o cartas rogatorias de menor rango entre autoridades de frontera, 99 Ruben Santos Belandro pero esta exoneración no rige con Brasil, por cuanto su Constitución exige indefectiblemente la legalización ante el Supremo Tribunal Federal. Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina V. 100 Conclusiones finales Del estudio realizado llegamos a la conclusión de que el título del Convenio que Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros no está de acuerdo con su contenido. Lo que el Convenio ha logrado es cortar los anillos de la cadena de legalizaciones, admitiendo solo aquellos de carácter interno del lugar de emisión del documento hasta culminar en la entidad legalizante seleccionada por el Estado de origen del documento público, y desechando aquellos otros relacionados con las autoridades del lugar donde el documento público quiera hacerse valer. En otras palabras: el Convenio no llega a adoptar una postura radical de negar todo trámite de legalización de los documentos públicos extranjeros. Usualmente la legalización implicaba una cadena de cuatro, cinco o seis anillos, algunos desarrollados en el país de origen del documento y otros en el país donde este es presentado. A partir de la vigencia del Convenio, la legalización quedará circunscrita al país de origen, mediante la acreditación de la autenticidad de la firma del autorizante y de la calidad en que ha actuado, la cual será realizada por la autoridad jerárquicamente superior y luego por la entidad legalizante (legalización por etapas), o directamente ante la entidad legalizante (legalización de una etapa). Desde ahora, y para los Estados ratificantes del Convenio, se rechaza toda intervención de los cónsules y del Ministerio de Relaciones Exteriores del cual estos dependen, donde quiera acreditarse el documento público. Su ventaja, por tanto, no merece dudas y la ratificación del Convenio debe ser bienvenida.
