INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
- LEY 1474, Estatuto Anticorrupción PERIODO EVALUADO: Del 12 de julio al 11 de noviembre de 2013
INTRODUCCIÓN
El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodo
mencionado, así como los avances y dificultades que el Instituto ha presentado
frente a sus objetivos trazados y su misión. Como insumo se toman los resultados
y/o observaciones obtenidas en la Autoevaluación del Sistema de Control Interno
(Encuesta interna virtual de percepcion, respondieron 116 funcionarios) realizada
en el mes de octubre de la presente vigencia así como los seguimientos y las
auditorias internas (Sistema de Gestión de la Calidad y Control Interno) realizadas
por la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos del Instituto.
1. ANÁLIS POR SUBSISTEMAS
1.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES
De acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI, resultó como
el mejor calificado este subsistema con 3.80 sobre un total posible de 5.0 puntos
ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los
año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.73 – 2012 y 3.68 – 2011.
El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción por los
funcionarios que contestaron la encuesta es el de Direccionamiento Estratégico,
que a su vez lo componen los siguientes elementos: Planes y Programas, Modelo
de Operación por Procesos y Estructura Organizacional, de los cuales se ha
evidenciado la gestión, organización e impacto de los proyectos y programas
ejecutados en el presente periodo, así como: eventos y actividades desarrollados
en la XVII versión del Festival de Verano (sábado 3 al domingo 11 de agosto), con
más de 150 actividades desarrolladas descentralizadamente en diferentes puntos
de la capital, ejecución del programa 40 horas a través de los centros de interés
(colegios) y vinculación de organizaciones deportivas al programa, así como los
demás eventos y programas desarrollados en el periodo evaluado.
Respecto a la estructura organizacional el IDRD por medio de la Resolución
Interna 1082 de mayo de 2013 establece una restructuración la creación de
equipos locales de Recreación y Deporte y Actividad Física, para establecer
enlaces entre el IDRD y la comunidad y tienen proposito principal implementar
acciones recreodeportivas con un enfoque poblacional que reconozca las
practicas propias de cada localidad y fortalezca el trabajo comunitario.
En cuanto a los otros componentes que compone el subsistema se destaca
tambien el elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Eticos el cual se ha
socializado constantemente por la pagína de internet, carteles y en la induccion de
personal de planta temporal que ingreso en este periodo, así mismo se vinculo al
programa de socialización Probidad y Trasparencia que se realizó por depedencia.
De acuerdo al Informe de seguimiento del tercer trimestre del Plan Operativo
remitido por la Oficina Asesora de Planeación del IDRD (Radicado No. 261063 de
31 octubre de 2013), en términos generales la evaluación de los resultados por
dependencias, es la siguiente:
En total para el tercer trimestre el plan contó con 216 metas con programación, de
las cuales el 89,81% arrojaron un cumplimiento del 100% o superior, equivalente a
194 metas, y el 10,19% restante de las metas tuvo un cumplimiento inferior al
100%, equivalente a 22 metas. Lo anterior presenta un balance positivo sobre lo
planteado en las diferentes actividades y metas del plan operativo de las
diferentes dependencias, puesto que en el segundo trimestre el porcentaje de
metas que cumplieron al 100% fué del 86.52%.
En cuanto a la administración del riesgo (Plan y mapa de riesgos) se han realizado
los seguimientos respectivos cada trimestre, seguimiento que se realiza por medio
del aplicativo ISOLUCIÓN, software que administra, controla y consolida las
actividades del Sistema de Gestión de la Calidad, Indicadores de Gestión y el
Mapa de Riesgos. En la autoevaluación obtuvo un puntaje de 3,76.
DIFICULTADES
De acuerdo a los resultados de la encuesta de Autoevaluación del Sistema de
Control Interno el componente que obtuvo menor calificación es el de Ambiente de
Control para este subsistema, con un puntaje de 3.68.
Se presenta documentación desactualizada en los elementos de Desarrollo del
Talento Humano y Estilos de Dirección vigencias de 2010 y 2008 respectivamente,
documentos que debe ser revisado y actualizado en cada cambio de
administración.
Se ha presentado en general dificultad en el reporte de información y seguimiento
del mapa de riesgos por el manejo del software ISOLUCIÓN, en cuanto a los
soportes documentales que validan el seguimiento reportado y en el reporte de
indicadores de cada uno de los riesgos.
1.2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES
El Subsistema de acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del
SCI, resultó ser el menor calificado con 3.69 sobre un total posible de 5.0 puntos
ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los
año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.54 – 2012 y 3.46 – 2011.
El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción es el de
Actividades de Control, que a su vez contiene el elemento con mayor calificación
4.14 ubicandose en un rando de desarrollo Satisfactorio, el cual se relaciona con
el mejoramiento y/o actualización de los procedimientos, aplicación y la nueva
forma de consultar los documentos, que a partir del mes de agosto es por
ISOLUCION, así mismo otros elementos que quedaron en con una calificación alta
son: Manual de Procedmientos (3.96) y Políticas de Operación ( 3.93).
En la actualización y mejoramiento de procedimientos tenemos: Proyectos de
Inversión, Soporte Técnico de Software y Hardware, Concurso de Meritos,
Contratación de Bienes y/o Servicios Inferiores al 10% de la Menor Cuantia,
Respuesta de Acciones de Tutela Instauradas contra el IDRD, Otorgar, Actualizar,
y Revocar el Reconocimiento Deportivo de los Cluebs Deportivos de Bogotá,
Jornada Escolar 40 Horas, Registro y Liquidación de Espectaculos Públicos,
Control al Producto o Servicio No Conforme Fomento al Deporte, Plan Anual de
Caja entre otros.
Frente al componente actividades del control el elemento indicadores de gestión la
Oficina Asesora de Planeación realizó un reporte del estado de los indicadores
con corte a septiembre de 30 de 2013 evidenciando mejoras en los siguientes
temas:
- Se observa que en el indicador “Aumentar los ingresos generados por el
aprovechamiento económico de parques y escenarios” logro su meta en el mes
de septiembre con 106%. con respecto al año anterior,
- Los indicadores de programación versus ejecución del área de recreación han
alcanzado la meta mes a mes promediando sus resultados (un promedio de
98%), en los programas de: Recreación comunitaria, Recreación para Personas
con limitaciones, Actividades Pedalea por Bogotá, Actividades recreativas
masivas de eventos metropolitanos, Actividades Recreovía y Actividades
masivas Ciclovía.
- En los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2013 se observa el
cumplimiento del 100% de los tiempos de respuesta para las solicitudes,
peticiones, quejas y reclamos.
- En cuanto al indicador de “Determinar el cumplimiento por parte de la
dependencias/ áreas en las transferencias documentales de sus archivos de
gestión frente al cronograma establecido a partir del mes de abril del año 2012”
el reporte del tercer trimestre se encuentra en un 50%.
El sitio web del IDRD se actualizo a una plataforma libre, la cual facilita y es
agradable para la consulta tanto interna como externa.
En cumplimiento de los objetivos y misión de la entidad se destaco el desarrollo de
las siguientes actividades:
- Se inicia la semana de la bicicleta del 10 al 17 de noviembre de 2013, con
actividades de ciclotravesía, competencia, ciclo conversatorios, Expobici,
Ciclomontañismo, carrera de triciclos, Bike Polo, Muestras comerciales de la
industria en dos ruedas y muchos eventos más.
- Se desarrollo las olimpiadas del adulto mayor con el apoyo de la Caja de
Compensación Familiar Compensar, las cuales reunio a más de seis mil
deportistas de todas las localidades del Distrito, en disciplinas como festival
acuático, ajedrez, parqués, tenis de mesa, atletismo (pruebas de relevos y
lanzamientos), bolos y mini tejo, entre otras.
- Se adelanto una ciclovía temática halloween en asocio con la empresa privada,
este domingo 26 de octubre, con la ubicación de ocho puntos y diferentes
actividades lúdicas para los usuarios.
- Se llevó a cabo la final del Torneo Mixto de Fútbol de Salón Bogotá Humana
2013, organizada por el IDRD, evento que logró congregar a jóvenes y sus
familias, así como la participación directa por primera vez, de 1.220 mujeres que
hicieron parte de los 320 equipos de las 20 localidades.
- Se realizaron las finales de porras en el coliseo el salitre, en 19 categorías y 57
equipos en competencia, este vistoso evento llego a su edición 16 y es con
ingreso libre para el público bogotano.
Entre otras actividades de recreación y deporte.
DIFICULTADES
El componente de Comunicación Pública es el de menor valoración en la encuesta
y hace parte de este subsistema, obtuvo una calificación de 3,41, los elementos
que lo comprenden son: Colunicacion organizacional, comunicación informativa y
medios de comunicación, elementos que se tienen que entrar a reforzar por parte
de la dependecia correspondiente.
De acuerdo a los resultados del indicador “Cumplimiento de metas de los
proyectos de inversión” en los meses de junio, julio, agosto y septiembre de 2013
no logra la meta establecida del 90%, estos indicadores se encuentran en un 44%,
47%, 45% y 73% respectivamente. Igualmente se evidencia en los indicadores
“Determinar el cumplimiento de las metas de los proyectos de inversión” de cada
proceso misional, por ejemplo recreación con un 25% y deportes con un 33%.
información tomada con corte a 30 de septiembre,
En cuanto al indicador “Verificar el nivel de satisfacción de los peticionarios con la
respuesta dada por el Instituto a las solicitudes” se observo que los resultados
estan pordebajo de la meta establecida (minimo 85%); junio 67%, julio 73%, y
agosto 72%, Información con corte a 30 de septiembre.
Se evidencia que algunos informes se encuentran desactualizados en el sitio web
del IDRD, así mismo se ha presentado inconvenientes con los documentos que se
descargan de la pagina por el cambio de hosting y pagina.
Se continúa evidenciando demoras para generar y suministrar información en
cuanto a los expedientes físicos y virtuales de la contratación.
En cuanto a la rendición de cuentas el Instituto debe fortalecer las estrategias de
comunicación en los procesos de audiencias públicas, además de la audiencia
pública que realiza la Alcaldía Mayor de Bogotá se deben crear otros espacios
para fomentar e informar la gestión realizada de los productos y servicios que
ofrece el Instituto a los usuarios y grupos de interés.
1.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
De acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI, resultó como
el mejor calificado este subsistema con 3.79 sobre un total posible de 5.0 puntos
ubicandose en el rango de desarrollo considerado Adecuado, con relación a los
año anteriores, se observa que mejoro su calificación 3.55 – 2012 y 3.42 – 2011.
El componente de este subsistema que obtuvo mejor percepción por los
funcionarios que contestaron la encuesta es el de Evaluación Independiente, que
a su vez lo componen los siguientes elementos: Evaluación al SCI y Auditorias
Internas.
En cuanto a las auditorias internas de calidad se obtuvo como conclusion general
la cual se presento al Comité de Calidad y Control Interno en el Infome Revisión
por la Dirección, el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del
Instituto, así mismo da cumplimiento al objetivo del programa de auditoria
“Verificar la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de
Recreación y Deporte, así como el cumplimiento con los requisitos establecidos
en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás
requisitos complementarios. Así como su eficacia, eficiencia y efectividad”.
Igualmente se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad, es adecuado,
conveniente, eficaz, efectivo y eficiente, no obstante, se debe fortalecer
principalmente los requisitos de las normas de calidad de los Capítulos 4, 7 y 8,
igualmente los requisitos internos y legales, corrigiendo las no conformidades
reportadas e ideando el plan de acción respectivo para que no se vuelvan a
presentar estas falencias, así mismo tener en cuenta las observaciones descritas
en los informes para el logro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de
la Calidad del Instituto.
La auditoría se realizó a todos los 15 procesos que componen el sistema, se
visitaron las diferentes dependencias en la sede administrativa y en los parques y
escenarios administrados directamente por el Instituto, fueron los siguientes: (1)
regional, (2) escenarios, (11) metropolitanos y (18) zonales, para un total de (32)
parques y/o escenarios, cumpliendo con todos los que se programaron en el plan
de auditoria.
Para el año 2013 se observa un aumento de diez (10) auditores internos de
calidad comparado con el año inmediatamente anterior (15 auditores), lo que
mejoro considerablemente la preparación de la auditoria (listas de chequeo) y
ejecución de la misma, igualmente se fortaleció su seguimiento con el
acompañamiento de los auditores de control interno en razón que de dos (2)
auditores certificados se paso a cinco (5).
Se denotaron mejores auditorias en cuanto a tiempo, preparación y contenido de
los informes finales, de 24 no conformidades reportadas en el 2011 y 2012, se
reportaron para el 2013 cuarenta y ocho (48), un aumento considerable.
Se realizó la revisión por la dirección y se presento al Comité de Calidad y control
interno en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. A su vez se realizo
la auditoria de recerticación con el ICONTEC el cual se encuentra en espera
elinforme final de recertificación al IDRD en las normas ISO 9001:2009 y NTC GP
1000:2009.
La sistematización del proceso de auditorias internas de calidad por medio del
aplicativo ISOLUCIÓN, el cual organiza y controla las actividades de planeación y
ejecución de las no conformidades por proceso.
Se dio inicio y ejecución a las auditorias internas de control interno de acuerdo al
programa de auditorias 2013: Obras y Construcciones, Contratación, Fomento al
Deporte (Jornada 40 Horas) y control social y Atención al Ciudadano.
Igualmente se realizo la auditoria en tiempo real al proyecto Proyecto Probidad y
Trasperencia y se entrego el informe final de de Estiulos 2013
DIFICULTADES.
El componente de autoevaluación es el de menor calificación de este subsistema,
obtuvo una calificación de 3,72, los elementos que lo comprenden son:
Autoevaluación de Gestión y Autoevaluación de Control, elementos que se tienen
que entrar mejorar por parte de la dependecia correspondiente.
Se sigue evidenciando dificultad en la gestión preventiva frente a debilidades
detectadas en los indicadores de gestión o en los hallazgos reportados por los
entes externos de control de la misma tipología registrados en distintas vigencias,
a fin de eliminar definitivamente la causa que los origina (plan de mejoramiento
suscrito con la Contraloría de Bogotá).
Como observaciones reportadas en las auditorias internas de calidad se evidencio:
• Actualizar el procedimiento de auditorias de control interno, incluyendo las
actividades a realizar en una auditoria en tiempo real.
• Tener en cuenta las observaciones y oportunidades de mejora descritas en los
informes finales de auditoria por proceso, las cuales son recomendaciones de
relevancia así no hayan alcanzado el grado de no conformidad.
• Integrar las no conformidades originadas en las auditorias internas de control
interno al software ISOLUCIÓN, en razón de mejorar su control , seguimiento y
facilitar el reporte de estas mismas.
El elemento Planes de Mejoramiento Individual fue el de menor calificación de este
subsistema, el cual se evidencia la falta de control y conocimiento por parte de los
jefes de cada dependencia, en la auditoria interna de calidad al proceso de
mejoramiento continuo se origino una conformidad relacionada con el tema, la cual
se encuentra en ejecución su acción correctiva.
2. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Los resultados en el ejercicio de la Autoevaluación, realizado en el tercer trimestre
del año 2013, indican que a criterio de los funcionarios y contratistas del IDRD, el
Sistema de Control Interno del Instituto presenta una calificación general promedio
de 3,76 / 5,00 por lo que se ubica en el rango de desarrollo considerado
Adecuado.
Con relación a los puntajes anuales obtenidos en cada uno de los cinco años
anteriores, se aprecia que en este año 2013 se mantiene la tendencia de mejora
en cada vigencia que se denota desde el año 2011.
El comportamiento histórico del puntaje de la Autoevaluación del Sistema en
mención desde el año 2008, cuando se empezó a aplicar este instrumento, ha sido
así: 2008 (3.69) - 2009 (3.65) - 2010 (3.50) - 2011 (3.52) - 2012 (3.61) y - 2013
(3.76), ubicándose en todos los casos dentro del rango de Adecuado.
Las fortalezas del Sistema de Control Interno se mantienen percibidas
especialmente dentro del campo del DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO, al
considerar los funcionarios, que sus dependencias cuentan con planes y
programas adecuados para el cumplimiento de la Misión y que estos guardan
coherencia con las necesidades de la ciudadanía y el Plan de Desarrollo vigente
para Bogotá.
Las debilidades en el sistema fueron percibidas especialmente en el componente
de COMUNICACIÓN PÚBLICA, dentro de su elemento de MEDIOS DE
COMUNICACIÓN (3,20), debido particularmente a insuficiencias en la medición de
la efectividad de los Medios de Comunicación a nivel externo, donde también
resultó por debajo del promedio la nota sobre las mediciones de la efectividad de
los Medios de Comunicación a nivel interno.
Entre los Planes De Mejoramiento se observó debilidad denotada al haber sido
calificada bajo el promedio general los PLANES DE MEJORAMIENTO
INDIVIDUAL (3,42) por el puntaje moderado que obtuvo la coherencia entre este
tipo de Planes de Mejoramiento Individual con respecto a las funciones que
desarrollan los funcionarios en la Entidad.
A fin de continuar trabajando en el mejoramiento continuo de la Entidad, es
conveniente estructurar y desplegar directrices institucionales para promover
activamente el incremento de la participación y del control social, fomentando la
intervención de la ciudadanía en la concepción, ejecución, evaluación y control de
la gestión, actualmente la Oficina de Control interno se encuentra realizando una
auditoria en el tema.
Se sugiere nuevamente que en el Comité de Calidad y Control Interno interiorice y
le de relevancia al mapa de riesgos y a los indicadores de gestión, así como a
nivel general del personal del Instituto.
La integración y cumplimiento de la meta del plan de desarrollo “Bogotá Humana”
la implementación en un ciento por ciento en las entidades del distrito de un
Sistema Integrado de Gestión (SIG); el IDRD para fortalecer y cumplir la
normatividad vigente debe implementar el Sistema Integrado de Gestión
articulando los subsistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Desarrollo
Administrativo, Gestión Documental y Archivo, Seguridad de la Información,
Gestión Ambiental, Responsabilidad Social y Seguridad y Salud Ocupacional.
Fortalecer las actividades que dan cumplimiento al Decreto Ley 019 de 2012 – Ley
Antitramites en los procesos que desarrolla el Instituto.
Fortalecer ostensiblemente la capacidad institucional de Administración del
Riesgo. Promover el desarrollo de este componente integralmente (Contexto
ALCA1.DIA MAYOR
OEBOGOTÁO.C.
CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE
InlltlMo D1strt!:ll1de Recresci6n y o..pone
Finalmente se recomienda a las dependencias el cumplimiento de las metas
programadas y/o su revisión, reformulación o reprogramación de aquellas metas
que no se han ejecutado al 100%. (cuando aplique).
~~J1~jlé
ARiA LUCV; SOTO CARO
. EFE OFICI A DE CONTROL INTERNO
Proyectó: Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado, Oficina de Control Interno.
Calle 63 No. 59A - 06
Tel: 660 54 00
www.idrd.gov.co
In/o.: Línea 195
BOGOTÁ
HU~ANA