informe pormenorizado del estado del control interno – ley

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474
PERIODO EVALUADO 12 DE JULIO AL 11 DE NOVIEMBRE DE 2011
INTRODUCCIÓN
El presente informe está basado en los resultados obtenidos mediante las evaluaciones,
la autoevaluación del sistema de control interno de la entidad -efectuada durante el
tercer trimestre de 2011-, así como, de los procesos y procedimientos realizados a través
de las diferentes auditorias efectuadas durante la vigencia, coordinadas por la Oficina de
Control Interno.
1.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
DIFICULTADES
El componente de la Administración de Riesgos presenta una calificación de 3,31/ 5,0
dentro del cual su elemento de Contexto Estratégico es el de menor promedio. (3,12 /
5,0) entre todos los elementos del sistema.
Aun cuando el elemento denominado Desarrollo de Talento Humano, obtuvo una
calificación de 3,34 / 5.0, su desarrollo no es total debido a que está en proceso el
aprovechamiento las evaluaciones del desempeño como base para la realización de los
planes de mejoramiento individual.
AVANCES
El Subsistema de Control Estratégico obtuvo la mayor calificación entre los distintos
subsistemas (3,68 / 5,0) de acuerdo con la autoevaluación. Se destaca el componente
de Direccionamiento Estratégico como el mejor calificado (4,0 / 5,0) entre todos.
Examinando individualmente los once elementos de este Subsistema, tres de ellos
obtuvieron las calificaciones más altas, catalogadas como satisfactorias por estar entre
4,0 y 5,0, que corresponden a los elementos de Estilo de Dirección (4,2/ 5,0), Planes y
Programas (4,0/ 5,0) y el Modelo de Operación por Procesos (4.0/ 5,0).
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1.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
DIFICULTADES
Dentro de este Subsistema, los resultados de la evaluación denotaron que el
componente denominado de Comunicación Púbica, aunque considerado adecuado,
obtuvo la menor calificación (3,29 / 5,0), entre todos los del sistema.
Examinando individualmente los once elementos de este Subsistema, el elemento de
Medios de Comunicación obtuvo el menor puntaje (3,17 / 5,0).
AVANCES.
El Subsistema de Control de Gestión obtuvo una calificación de 3,46 / 5,0.
Examinando individualmente los once elementos de este Subsistema, el elemento
denominado Procedimientos obtuvo la calificación más alta (3,92 / 5,0).
Dentro de las actividades efectuadas de mantenimiento y desarrollo del Subsistema de
Control de la Gestión durante la vigencia de 2011, se destaca el mejoramiento continuo
de los procesos y de los procedimientos retroalimentados por medio de los resultados de
las auditorias y de las evaluaciones.
1.3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
DIFICULTADES
El Subsistema de Control de Evaluación obtuvo la menor calificación entre los distintos
subsistemas. (3,42/ 5,0) de acuerdo con la autoevaluación.
Examinando individualmente los siete elementos de este Subsistema, el elemento de
Planes de Mejoramiento Individual obtuvo el más bajo puntaje (3,13/ 5,0). Conforme a lo
expuesto en el Subsistema de Control Estratégico, actualmente la Entidad se encuentra
en proceso de aprovechamiento de las evaluaciones de desempeño para la elaboración
de dichos planes.
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AVANCES
Dentro del Subsistema de Control de Evaluación, se mantiene como elemento destacado
el de Auditoría Interna que obtuvo una calificación de 3,65 / 5,0.
Es de mencionar el impacto positivo producido por las evaluaciones independientes,
teniendo en cuenta que como producto de ellas se establecieron nuevas acciones de
mejora, para los Sistemas de Control Interno y de Calidad.
2. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Apreciando el estado global del Sistema de Control Interno Institucional del IDRD, en
general se considera como ADECUADO, (3,42/ 5,0), teniendo en cuenta las
evaluaciones independientes practicadas a los controles de los procesos, a la gestión de
las dependencias y los resultados de las diferentes auditorias.
El Sistema de Control Interno del IDRD, continua brindando una garantía razonable para
que la entidad cumpla con su objeto social y con las funciones asignadas, de acuerdo
con el direccionamiento, los objetivos y las metas trazadas, en consonancia con el Plan
de Desarrollo de la ciudad “Bogotá Positiva: Para Vivir Mejor” en materia de recreación,
deporte, construcción de parques y uso del espacio público en parques y escenarios de
la capital.
Es de resaltar que dentro del sistema del Instituto su Direccionamiento Estratégico
resulta claro para la comunidad de funcionarios y servidores que lo integran.
En cuanto al sistema de Gestión de Calidad durante la vigencia de 2011, continuó siendo
desarrollado y fortalecido logrando mejoras importantes para la prestación de los
servicios.
RECOMENDACIONES
1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
• Definir e implementar dentro de los planes de Inducción y Reinducción para todos
los funcionarios, capacitación relativa a las temáticas de transparencia y
anticorrupción, principios constitucionales y el derecho de acceso a la información
pública, su manejo ético, los mecanismos para acceder a la misma y sus
limitaciones.
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• Incluir dentro de los planes de capacitación dirigidos a todos los funcionarios de la
entidad la socialización del Nuevo Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 DE 2011 “por
la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública, a fin de garantizar su completa y correcta aplicación. Con igual
propósito, continuar con la difusión del nuevo Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo expedido mediante, Ley Nº 1437
del18 de enero de 2011, de tal manera que se cubra a la totalidad de los
funcionarios con la profundidad que requieran los diferentes cargos.
• Promover el desarrollo del componente de Administración del Riesgo
integralmente y de manera especial del elemento del Contexto estratégico,
además de la identificación, análisis, valoración y de las políticas y el
posicionamiento de esta materia entre los diferentes niveles de funcionarios,
especialmente entre los de nivel directivo.
• Continuar promoviendo una mayor participación de los directivos responsables de
los procesos en la administración de sus riesgos involucrándolos desde el
establecimiento de las políticas y la construcción del Mapa y del Plan de Manejo
hasta el control de su implementación y su seguimiento.
• Incluir los hallazgos de Contraloría dentro de los insumos a tener en cuenta dentro
del contexto estratégico del proceso de la identificación y manejo de los riesgos.
2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
• Hacer mucho más visible ante la ciudadanía, la gestión general de la Entidad, en
aras de fortalecer la transparencia, ampliando la publicación sistemática en
medios masivos de comunicación (web) de información administrativa actualizada.
Estructurar y controlar un plan donde estén definidos los asuntos a publicar en
cada vigencia y las fechas oportunas para hacerlo, incluyendo dar a conocer los
compromisos adquiridos por el Instituto para cada periodo y anualidad, los planes
establecidos para atender los compromisos, los recursos disponibles, los
proyectos de inversión, objetivos, metas, reportes periódicos de avance de la
ejecución en cada uno de sus frentes de acción, los resultados finales y parciales
de la gestión anual. Difundir oportunamente, de cada vigencia, informes con la
rendición de cuentas, presupuestos, estados financieros, balances contables,
informes de la gestión social, contractual y restante información clave sobre la
administración.
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• Dinamizar el Grupo Operativo establecido para el MECI y el ejercicio de su rol de
facilitador y de mantenimiento del Sistema de Control Interno. Con el concurso del
Comité de Control Interno, designar funcionario del grupo directivo que se
encargue de liderarlo y coordinarlo.
• Informar a la comunidad externa a través de la página Web de la entidad, sobre
los diversos mecanismos a su disposición de participación y control social que
pueden ejercitar sobre la gestión de la entidad.
• Fortalecer controles de la eficacia de los medios, métodos y recursos utilizados
por el Instituto orientados a garantizar la debida difusión de la información entre
los funcionarios y diferentes grupos de interés externos, así como las mediciones
de la efectividad de los Medios de Comunicación a nivel externo y nivel interno
2.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
• Fortalecer los controles de la conformación e implementación de Planes de
Mejoramiento Individual para los funcionarios de la entidad, definir las metas
esperadas y evaluar resultados que se alcancen en este campo (es indicado que
se programen y realicen seguimientos, se verifique que las acciones constitutivas
sean las pertinentes y se evalúe efectividad de los mismos conjuntamente entre
jefes y personal a cargo).
Fecha de elaboración: 11/11/2011
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