manual de descripcion de puestos

ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE
PUESTOS
Referencia:
Área: Secretaría.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Unidad de Secretaría.
SE REPORTA A: Presidencia.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretario de la Junta de Gobierno.
SUPERVISA A: Secretaria y Secretaria Ejecutiva.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Licenciado en Ciencias Jurídicas (preferible notario) o estudiante
por lo menos a nivel de tercer año en Administración de Empresas, Contaduría, Economía
u otras carreras afines al cargo o experiencia de un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes de computacionales,
procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación.
HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de análisis, trabajo en equipo, relaciones
interpersonales, propositivo, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas
de trabajo.
ACTITUDES: Iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Cargo responsable de la elaboración de las actas de Junta de Gobierno, así como de
establecer mecanismos en coordinación con las dependencias involucradas para el
cumplimiento de los acuerdos emanados de la misma.
Realiza gestiones y controles necesarios, cumpliendo normas, instrucciones,
procedimientos claramente establecidos y es responsable de revisar previamente
documentos o proyectos.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los
mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes
dependencias de la Institución, relacionados con el desempeño de las funciones de la
Unidad.
2. Analiza, revisa y asesora las solicitudes de punto de acta de Junta de Gobierno.
3. Recopila, prepara y custodia documentos de respaldo de los acuerdos de Junta de
Gobierno.
4. Clasifica documentos para elaborar y proponer la agenda a desarrollar por Junta de
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Gobierno.
5. Organiza, convoca y asiste a las sesiones de pre junta y Junta de Gobierno.
6. Coordina con las dependencias institucionales el cumplimiento de las obligaciones
adquiridas por la Junta de Gobierno.
7. Coordina acciones con la Presidencia y Direcciones para la elaboración de la agenda de
reuniones de la Junta de Gobierno.
8. Registra los acuerdos tomados en las reuniones de la Junta de Gobierno de ANDA;
prepara, distribuye y custodia las actas de las reuniones realizadas.
9. Tramita el otorgamiento de las prestaciones reglamentarias a los miembros de la Junta
de Gobierno.
10. Formula y ejecuta el Plan Anual Operativo de la Unidad, el que deberá ser consistente
con el presupuesto anual asegurado.
11. Da seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad
12. Administra los contratos asignados.
13. Mantiene actualizado el Sistema de Información Gerencial y suministra oportunamente
la información requerida por la Junta de Gobierno, Dirección Superior y otras
dependencias de las empresas autorizadas.
14. Identifica riegos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano
y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
16. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos encomendados por la Presidencia.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la Unidad, uso
de información confidencial. Así como también es responsable del buen uso y custodia del
mobiliario y equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina con condiciones ambientales dentro de los límites de aceptación y
de campo con condiciones variables, dependiendo del lugar y las circunstancias.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas:
CON
PARA
- Junta de Gobierno.
- Recibir lineamientos de trabajo, Gestionar
- Presidencia
aprobación de documentos.
- Todas las Dependencias.
- Apoyar según requerimientos.
Relaciones externas:
PARA
CON
-
-
Casa
presidencial
(Consejo
Ministros).
Casa
Presidencial,
Ministerio
Relaciones Exteriores, Ministerio
Obras Públicas, Transporte y
Vivienda y Desarrollo Urbano.
Ministerios e Instituciones autónomas.
de -
Envío de información.
de de de -
Trámite de misiones oficiales.
Informes a consejo de ministros.
Trámite de correspondencias de Junta de
Gobierno.
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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Referencia:
Área: SECRETARIA
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Vigencia:
Día
00
Hoja:
Mes
06
Año
2013.
1. ID EN TIFICAC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria
SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Secretaría
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A: Ninguna
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller en Comercio y Administración o Secretaria o carrera afín
al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, relación con
público, capacidad de organización.
ACTITUD: Buena presentación, responsable, discreta y con disposición a trabajar fuera de
la jornada laboral y a desplazarse según requerimientos.
3. DESCR IPCIÓN GENERAL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia administrativa de tipo secretarial para la Unidad;
asiste en la preparación de actas, acuerdos, correspondencia y documentación; así como
en la organización de reuniones de trabajo, archivo y custodia de la documentación de la
Unidad.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFICA
1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la Secretaría.
2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA, proporcionando
información de acuerdo a la clasificación de confidencialidad y la autorización
correspondiente.
3. Asiste a la Unidad para elaborar notas, actas y acuerdos de Junta de Gobierno.
4. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Dirección.
5. Lleva controles internos de la Dirección tales como: Puntos de acta y documentación de
soporte, Correspondencia, de archivos y otros que así se le indiquen.
6. Prepara convocatorias para Junta de Gobierno a Directores y al personal que lleva
puntos de acta.
7. Elabora la agenda y despacho de la misma a señores Directores.
8. Reproduce documentos de agenda y antecedentes para cada Secretario de Junta de
Gobierno.
9. Elabora el proyecto de acta, certificación de puntos de actas, despacho de puntos de
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actas.
10. Elabora diferentes notas.
11. Da seguimiento a los diferentes puntos.
12. Elabora solicitudes para retiro de Caja Chica y la elaboración de los reintegros de Caja
Chica.
13. Elabora los S-1.
14. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de
la Unidad.
15. Organiza y actualiza los archivos de la Secretaría.
16. Elabora la planilla de dietas.
17. Da lectura y fotocopia los Diarios Oficiales y documentos en general.
18. Proporciona búsqueda de información requerida por la Corte de Cuentas, Direcciones,
Gerencias o Departamentos que lo necesitan.
19. Archiva correspondencias varias.
20. Da lectura y fotocopia los Diarios Oficiales y documentos en general.
21. Proporciona búsqueda de información requerida por la Corte de Cuentas, Direcciones,
Gerencias o Departamentos que lo necesitan.
22. Archiva correspondencias varias.
23. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales de los
miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios de ANDA.
24. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Secretaría.
25. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
26. Apoya en la elaboración del programa de compras.
27. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato.
28. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad.
29. Realiza otras actividades asignadas por su jefe inmediato
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones,
relación con empleados internos y/o con público.
AMBIENTE: De oficina, condiciones ambientales dentro de los límites deseables de
aceptación.
6. RELACION ES DE TR ABAJO
Relaciones internas:
CON
- Secretario de Junta.
-
Secretarias.
Personal del área normativa.
-
Relaciones externas:
-
PARA
1. Recibir instrucciones, apoyar en las
actividades propias de la Unidad y dar
atención a lo requerido.
- Trasladar mensajes de la Unidad.
- Coordinar reuniones de trabajo.
CON
Usuarios del servicio de la ANDA.
-
- PARA
Generar atención con prontitud y esmero.
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Área: Secretaría
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID EN TIFICAC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva.
SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Secretaría.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o experiencia un año en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo
de maquina de escribir, fax, fotocopiadora, y conocimientos de redacción y ortografía.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de organización, análisis y
técnicas cuantitativas, redacción de informes técnicos, capacidad de laborar con metas de
trabajo.
ACTITUD: Responsable, capacidad de trabajar bajo presión, disposición de trabajar fuera de
la jornada laboral, disposición para desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCION GENERAL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, apoya y programa la
agenda del Secretario y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación,
así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la
documentación de la Unidad.
4. DESCR IPCION ESPEC IFICA
1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de Secretario
2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información
de acuerdo al caso.
3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes en
las reuniones de trabajo.
4. Asiste al Jefe de Unidad para elaborar notas de la Unidad.
5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Secretaria.
6. Lleva controles internos de la Unidad, tales como: control de correspondencia, control de
archivos, control de permisos y licencias del personal de la Secretaria y otros que así se
le indique su jefe inmediato.
7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el buen funcionamiento
de la Unidad.
8. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Secretaría.
9. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad.
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10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario de trabajo
establecido.
11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del
Secretario.
12. Atiende visitas especiales cuando así se lo solicite su jefe inmediato.
13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
14. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
15. Colabora en otras actividades relacionadas con la Gerencia que su jefe inmediato le
encomiende.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Relacionarse con funcionarios y empleados internos, con público,
manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo asignado,
manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Secretario.
- Secretarias Ejecutivas de otras áreas
Relaciones Externas
CON
- Clientes, instituciones públicas, empresas
privadas.
-
PARA
Recibir lineamientos.
Recibir lineamientos de trabajo.
Permisos y aprobaciones
Canalizar gestiones.
-
PARA
Atender solicitudes y/o enviar información.
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