manual de descripcion de puestos 1. identificacion 2

ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Sub-Gerente de Unidad de Planificación.
SE REPORTA A: Presidente.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A: Técnico de Planificación, Técnico de O y M, Colaborador de Planificación,
Secretaria Ejecutiva, Ordenanza.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas,
Economía, ingeniería o carrera afín, preferentemente con estudios de postgrado o cursos
especializados en planificación o contar con al menos 5 años de experiencia en cargos
similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Planeación estratégica, administración pública,
enfoques modernos de organización y caracterización de los servicios públicos, en el
marco del nuevo rol del Estado; con dominio de aplicaciones informáticas, tales como:
procesadores de texto, hojas de cálculo y presentadores; además en redacción de informes
técnicos e ingles técnico.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo,
toma de decisiones y amplia capacidad de exposición.
ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Responsable de coordinar el proceso de formulación de planes, programas o proyectos, así
como coordinar, controlar y dar seguimiento a los planes de preinversión e inversión y
elaborar los anuarios estadísticos y memoria de labores de la institución.
06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A
1. Coordina, apoya e integra la formulación y desarrollo de Planes Estratégicos, Planes
Quinquenales de Inversión, Planes Anuales Operativos y Plan de Acción
institucional.
2. Formula y da seguimiento a la ejecución de planes, programas y coordinación de
proyectos de preinversión e inversión institucional.
3. Planifica, coordina, gestiona y administra el Sistema de Información de Inversión
Pública (SIIP) del Ministerio de Hacienda, como herramienta de planificación de las
193
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
inversiones institucionales.
4. Proporciona orientaciones de conformidad a disposiciones y regulaciones
gubernamentales e institucionales, a considerar en la formulación de planes,
programas y perfiles de proyectos, así también la base metodológica a aplicar y los
períodos, para efecto de presentación de información relacionada.
5. Coordina con las áreas técnicas la formulación y actualización de estudios, diseños
y presupuestos para la construcción, reconstrucción, expansión, mejora, ampliación
y reparación de cualquier obra o proyecto necesario para la realización de los fines
de la institución.
6. Coordina y elabora la memoria de labores, boletín estadístico institucional e Informe
de Rendición de Cuentas.
7. Coordina el proceso de formulación de indicadores de gestión y da seguimiento a su
cumplimiento.
8. Planifica, dirige y controla las actividades de la Subgerencia bajo su mando,
estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las
diferentes dependencias de la Institución, relacionadas con el desempeño de las
funciones de la Subgerencia.
9. Coordina la formulación y seguimiento del Plan Anual Operativo, presupuesto y
programación anual de compras de la Subgerencia, los que deberán ser
consistentes con el presupuesto anual asignado.
10. Da seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad.
11. Asiste a Junta de Gobierno o comité técnico cuando se le convoque, a explicar
puntos relacionados a su Unidad.
12. Participa en estudios institucionales proporcionando información y opiniones
requeridas.
13. Prepara informes técnicos para la Dirección Superior y otras dependencias y cuando
se requiera elabora presentaciones según requerimiento.
14. Garantiza la articulación del Plan Estratégico Institucional con el Plan Anual
Operativo.
15. Divulga el Plan Estratégico institucional.
16. Controla y da seguimiento a principales proyectos de la institución.
17. Evalúa la ejecución anual del Plan Estratégico Institucional y Plan Anual Operativo e
informar oportunamente a las Direcciones correspondientes.
18. Apoyar en la capacitación del personal gerencial en lo que respecta a la dirección
gerencial y administrativa.
19. Realiza estudios e investigaciones técnicas sobre aspectos organizacionales de
planificación, dirección y control.
20. Informa oportunamente a la Dirección Superior sobre el avance en la ejecución de
planes, programas y proyectos.
21. Actualiza y moderniza la formulación, ejecución y seguimiento de planes, programas,
proyectos e inversión.
22. Identifica riesgos en las operaciones de su unidad o dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto plazo,
mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
23. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
24. Da seguimiento al proceso de formulación, negociación y ejecución de préstamos
con el BID y otros organismos.
25. Darle seguimiento al proceso de formulación y ejecución del fondo de agua de
194
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
España.
26. Coordina permanentemente acciones entre ANDA y el Ministerio de Obras Publicas
en caso de emergencias nacionales.
27. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo,
en aspectos relacionados a la Subgerencia.
28. Realiza otras funciones o responsabilidades encomendadas por la Dirección
Superior.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la subgerencia,
uso de información confidencial, así como también del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales aceptables, dentro de los límites
razonables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Presidencia.
-
Dirección Administrativa
Dirección Técnica
-
-
UACI
Todas las dependencias.
-
Relaciones externas:
CON
- Ministerio de Hacienda.
-
-
-
Instituciones internacionales similares.
Dirección General de Inversión y Crédito Público.
Banco Central de Reserva
-
-
Ministerio de Relaciones Exteriores
-
PARA
Recibir lineamientos
Proporcionar información periódica
Gestionar aprobaciones
Formulación de Plan Anual Operativo.
Formulación de planes de Preinversión e
Inversión, PAO, ETC.
Adquisiciones y procesos administrativos.
Asistencia
Técnica,
formulación
y
seguimiento
de
Planes
Anuales
Operativos y del Plan de Gobierno.
PARA
Planes Anuales de Preinversión e
Inversión.
Desarrollo de programas.
Control de Programa de Inversiones y
seguimiento.
Control y seguimiento de indicadores del
Sector Agua Potable y Saneamiento
Coordinación y cooperación técnica
científica.
195
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos.
Referencia:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Organización y Métodos.
SE REPORTA A: Subgerente de Unidad de Planificación y Desarrollo
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Técnico.
SUPERVISA A: Ninguno.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas,
ingeniería industrial o cualquier carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años en
puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Análisis organizacional, con dominio de aplicaciones
informáticas, tales como: procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones;
además en redacción de informes técnicos y técnicas de análisis de documentos.
HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de análisis, trabajo en equipo, relaciones
interpersonales, técnicas cuantitativas, propositivo y habilidad para la redacción de
informes técnicos.
ACTITUDES: Con iniciativa, dinámico, capacidad de trabajar bajo presión, responsable,
discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel
nacional.
3. DESCRIPCIÓ N GENERAL
Cargo técnico que proporciona apoyo analítico y técnico, en la formulación de documentos
administrativos; es responsable de actualizar los manuales asignados según
requerimientos autorizados por la Dirección Superior. Así como también formula y propone
actualización de estructura, funciones, puestos, procedimientos, normas y políticas.
06. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Apoya técnicamente para la elaboración de informes diversos a solicitud del jefe
inmediato.
2. Elabora, revisa y actualiza manuales de organización o de descripción de puestos o
de procedimientos, de las diferentes dependencias de la institución, cuando le sea
solicitado por las dependencias, así como en coordinación con ellas.
3. Analiza la estructura organizativa y sus relaciones formales e informales, con el fin
de lograr los objetivos organizacionales.
4. Realiza estudios organizacionales en la estructura interna de ANDA, para mejorar
196
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
los servicios y establecer la mejora continua.
5. Realiza análisis técnico para establecer el trabajo de investigación y desarrollo en el
área de planificación.
6. Identifica áreas que necesitan reforzamiento y gestiona fortalecimiento con el fin de
lograr la eficiencia organizacional.
7. Coordina la implementación de la gestión de calidad institucional requerida por el
jefe inmediato.
8. Identifica, analiza y armoniza funciones de las unidades asignadas en el Manual de
Organización y Funciones.
9. Coordina con el área informática la elaboración de procedimientos factibles de ser
procesados electrónicamente.
10. Analiza, elabora y propone proyectos para crear, sustituir, modificar o suprimir
normas, políticas, etc.
11. Emite opinión sobre estudios o investigaciones relacionados con Organización y
Métodos.
12. Diseña organigramas cuando le es solicitado.
13. Revisa políticas e instructivos cuando le es requerido.
14. Asiste a reuniones de la Dirección a tratar problemas con jefes de dependencias
cuando sea convocado.
15. Elabora informes técnicos para la Dirección Superior y cuando se requiere prepara
presentaciones.
16. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo,
en aspectos relacionados a la Unidad.
17. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
18. Realiza otras funciones encomendadas por el Subgerente de Recursos Humanos.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos y externos,
manejo de información de carácter confidencial, presentación oportuna de informes
técnicos, custodia y buen uso de equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas:
CON
PARA
-
Subgerente de Unidad de Planificación.
-
-
Personal
técnico
y
dependencias.
Dependencias de ANDA
-
-
todas
las -
-
Recibir lineamientos de trabajo, presentar
informes y gestionar aprobaciones.
Solicitando información y coordinación
de acciones de trabajo.
Seguimiento y evaluación de manuales,
instructivos y estudios.
Reuniones de trabajo asignadas por la
Dirección o Departamento.
Relaciones externas:
197
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
-
-
CON
Personal
técnico
de
diferentes dependencias, instituciones, organismos
externos.
Auditoria externa y Corte de Cuentas de la República.
PARA
Intercambio de informaciones afines al
sector de acueducto y alcantarillado.
Proporcionar información relativa al área.
198
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
00
Mes
03
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Colaborador de Planificación
SE REPORTA A:
Subgerente de Unidad de Planificación.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Colaborador Administrativo.
SUPERVISA A:
Ninguna
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Estudiante de Licenciatura en Sistemas de computación
Administrativa, Administración de Empresas, Mercadotecnia, Ciencias Jurídicas, Ingeniería
Industrial u otras carreras afines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos
similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Formulación, seguimiento y evaluación de planes
anuales operativos, dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de
texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación, etc.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, ser
propositivo, capacidad de organización, capacidad de exposición y capacidad de
organización.
ACTITUD: Responsable, discreto, dinámico y con disposición a trabajar fuera de la jornada
laboral y a desplazarse a nivel nacional
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Responsable de facilitar procesos de trabajo de Unidad de Planificación, apoyando la labor
de planificación y las actividades que forman parte integral de los procesos inherentes de la
Unidad a la que pertenece; es responsable de brindar y preparar la información técnica
necesaria, como indicadores de gestión, análisis técnico de documentos y apoyo técnico
para la formulación, seguimiento y evaluación de planes anuales operativos de las
dependencias asignadas.
06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A
1. Brinda apoyo técnico a las dependencias para la formulación de los Planes Anuales
Operativos.
2. Da seguimiento y evalúa los planes anuales operativos de las dependencias de la
institución que se tienen asignadas.
3. Elabora informe trimestral de indicadores de gestión institucional.
4. Tabula información mensual para la preparación de los documentos: Memorias de
199
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
labores y Boletín Estadístico.
5. Elabora informe mensual de evaluación del Plan Anual Operativo (PAO).
6. Participa en la elaboración de documentos varios solicitados por la Dirección
Superior de ANDA u otras instituciones relacionadas del subsector.
7. Participa en diferentes comités institucionales que se le designa, para la ejecución
de tareas o programas específicos.
8. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
10. Colabora en el procesamiento de información adicional o eventual para la realización
de presentaciones a requerimiento de la Dirección Superior.
11. Diseña y elabora formato de captura y procesamiento de información necesaria
relativa al área de gestión correspondiente
12. Revisa y registra información necesaria, para mantener debidamente actualizado en
el Sistema Mecanizado de Información de Inversión Pública (SIIP) y genera los
reportes respectivos.
13. Escanea fotografías, imágenes y textos para la elaboración de presentaciones a
otras dependencias, organismos externos y a la agencia de publicidad que se
encarga de la memoria de labores y boletín estadístico.
14. Administra y coordina acciones para la actualización del sistema mecanizado de
Inversión Pública del Ministerio de Hacienda.
15. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones,
relación con empleados internos y/o con público, mantener registros y controles
actualizado.
Custodia y buen uso de equipo y mobiliario asignado.
AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefe del Departamento.
-
Personal Técnico
- Gerentes, Subgerentes y Jefaturas
Relaciones externas:
CON
-
PARA
Recibir lineamientos de trabajo, presentar
informes y gestionar aprobaciones.
Apoyar en las actividades propias de la
Unidad y dar atención a lo requerido.
Reuniones de trabajo
PARA
-Técnicos de diferentes dependencias -Intercambio de información (información afin
instituciones y organismos, representantes al sector de acueductos y alcantarillados).
de otras instituciones del subsector
acueducto y alcantarillado.
200
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Planificación
SE REPORTA A: Sub-Gerente de Unidad de Planificación.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Técnico en Sistemas de Control de Gestión, Técnico
Sectorialista de Control de Gestión. Técnico de la Inversión.
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO:
Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas,
Economía, Ing. Industrial, Arquitecto o Ingeniero Civil o carrera afín al cargo o experiencia
mínima de dos años en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Formulación, seguimiento y evaluación de planes
anuales operativos, planeación estratégica, procesos administrativos, técnicas de
Investigación y análisis, dominio completo de paquetes computacionales, uso de
presentaciones y redacción de informes técnicos. Así como también conocimientos en la
formulación, evaluación y control de proyectos de inversión.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, ser
propositivo, capacidad de exposición y capacidad de organización.
ACTITUDES: Con iniciativa, dinámico, capacidad de trabajar bajo presión, responsable,
discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel
nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL.
Cargo responsable de facilitar procesos de trabajo de la Unidad de Planificación y
Desarrollo, apoyando la labor de planificación y las actividades que forman parte integral de
los procesos inherentes de la Unidad a la que pertenece; es responsable de brindar y
preparar la información técnica necesaria, como indicadores de gestión, reportes de
ingresos, reclamos y de mora comercial, así como, el análisis técnico de documentos, y
apoyo técnico para la formulación, seguimiento y evaluación de proyectos y planes anuales
operativos de las dependencias asignadas, planes de emergencia, preinversión, inversión,
planes quinquenales, etc.
06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A
201
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
1. Brinda apoyo técnico a las dependencias para la formulación de los Planes Anuales
Operativos.
2. Da seguimiento y evalúa los planes anuales operativos de las dependencias de la
institución que se tienen asignadas.
3. Elabora informe trimestral de indicadores de gestión institucional.
4. Tabula información mensual para la preparación de los documentos: Memorias de
labores y Boletín Estadístico.
5. Integración de documentos: Memoria de Labores, Informe de Rendición de Cuentas
y Boletín estadístico.
6. Elabora informe mensual de evaluación del Plan Anual Operativo (PAO).
7. Elabora informe semestral de ingresos comerciales por facturación.
8. Elabora informe semestral de reclamos por facturación.
9. Elabora informe semestral de mora comercial.
10. Elabora mensualmente cuadro de variables operativas y comerciales para el Banco
Central de Reserva (BCR).
11. Ejecuta investigaciones de información para el análisis y elaboración de documentos
técnicos;
12. Da seguimiento mensual y elabora reportes de inversión pública institucional.
13. Genera información mensual sobre avances físico y financiero de los proyectos de
inversión para ser incorporados al sistema de inversión pública (SIIP) del Ministerio
de Hacienda.
14. Da seguimiento cuatrimestral y elabora reportes de la preinversión pública
institucional.
15. Realiza análisis técnico de documentos a solicitud de las dependencias asignadas.
16. Integra información para producir informes requeridos por la Dirección Superior tales
como: Resúmenes ejecutivos de gestión y de evaluación mensual de planes anuales
operativos.
17. Participa en la elaboración de documentos varios solicitados por la Dirección
Superior de ANDA u otras instituciones relacionadas del subsector.
18. Realiza visitas a las dependencias designadas como técnico sectorialista de control
de gestión.
19. Participa en diferentes comités institucionales que se le designa, para la ejecución
de tareas o programas específicos.
20. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
21. Participa en comités institucionales evaluadores de ofertas para licitaciones.
22. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
23. Procesa información adicional o eventual para la realización de presentaciones a
requerimiento de la Dirección Superior de ANDA.
24. Diseña y elabora formato de captura y procesamiento de información necesaria
relativa al área de gestión correspondiente
25. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo asignado para su uso y custodia,
mantener actualizados los registros y controles asignados a su cargo, presentación
oportuna de informes técnicos de avance y resultados finales encomendados, así como la
presentación de resultados.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales aceptables, dentro de los limites
razonables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
PARA
202
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
-
Jefe Inmediato.
-
-
Personal Técnico
-
-
Gerentes, Subgerentes y Jefaturas
-
Recibir lineamientos de trabajo, presentar
informes y gestionar aprobaciones.
Acciones de coordinación en las áreas de
trabajo.
Gestión de información.
Reuniones de trabajo.
Relaciones externas:
CON
PARA
-
Técnicos de diferentes dependencias instituciones
y
organismos,
representantes de otras instituciones del
subsector acueductos y alcantarillado.
Intercambio de información (información
afines al sector de acueductos y
alcantarillados).
-
Estudiantes, universidades/colegios.
-
Proporciona información estadística sobre
área de planeación de la institución.
203
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID EN TIFICAC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva.
SE REPORTA A: Subgerente de Unidad de Planificación.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria de Departamento.
SUPERVISA A:
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o carrera afín al cargo o experiencia mínima de
Un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo
de maquina de escribir, fax, fotocopiadora, y conocimientos de redacción y ortografía.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de organización, análisis y
técnicas cuantitativas, redacción de informes técnicos, capacidad de laborar con metas de
trabajo.
ACTITUD: Responsable, capacidad de trabajar bajo presión, disposición de trabajar fuera de
la jornada laboral, disposición para desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCION GENERAL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, apoya y programa la
agenda del jefe inmediato y le asiste en la preparación de la correspondencia y
documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia
de la documentación de la Unidad.
06. D ESCR IPCION ESPECIFICA
1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Jefe
inmediato.
2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando
información de acuerdo al caso.
3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes
en las reuniones de trabajo.
4. Asiste para elaborar notas de la Unidad.
5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Unidad.
204
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
6. Lleva controles internos como: Correspondencia, archivos, control de permisos y
licencias del personal de la Dirección y otros que así le indique su jefe inmediato.
7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el buen
funcionamiento de la Unidad.
8. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Unidad.
9. Organiza y actualiza los archivos de Planificación.
10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario de trabajo
establecido.
11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del jefe
inmediato.
12. Atiende visitas especiales cuando así se lo solicite su jefe inmediato.
13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
14. Controla uso de tintas de impresores, cantidad y calidad de impresiones que se realizan.
15. Prepara especificaciones técnicas para la adquisición de equipos informáticos y
accesorios.
16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
17. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad que su jefe inmediato le
encomiende.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Relacionarse con funcionarios y empleados internos, con público,
manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo asignado,
manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Jefe inmediato.
-
Secretarias Ejecutivas de otras áreas
-
Relaciones Externas
CON
Clientes, instituciones públicas, empresas privadas.
PARA
Recibir lineamientos de trabajo.
Permisos y aprobaciones
Canalizar gestiones.
PARA
Atender solicitudes y/o enviar información.
205
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Planificación
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de De Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
06
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza
SE REPORTA A: Subgerente de Unidad
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Noveno grado.
EXPERIENCIA:
No necesaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo
de equipo de oficina preferentemente.
HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices
propias para el desarrollo del puesto.
ACTITUD: Responsable con disposición para desplazarse a nivel nacional, trabajar en
horas no laborales y discreto.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Proporciona apoyo en actividades logísticas tales como aseo de las áreas, traslado de
correspondencia, trámites y apoyos varios.
06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas.
Traslada correspondencia interna y externa
Atiende a las visitas proporcionando atenciones.
Efectúa diligencias que le sean encomendadas por el jefe inmediato.
Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias.
Solicita material de limpieza.
Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
8. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por el jefe inmediato.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de
mantener el aseo y limpieza.
206
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013
ANDA
AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefe inmediato.
PARA
-
Recibir instrucciones, rendir informes,
permisos y aprobaciones.
Relaciones externas:
CON
-
Eventualmente con visitas y clientes
PARA
-
Atender
general.
y
proporcionar
información
207
UPYD 12/2013
Act. Junio 2013