1. IDENTIFICACION 2. REQUISITOS MÍNIMOS 3. DESCRIPCIÓN

ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: ADMINISTRATIVA
Sistema: Integral de Manuales
Referencia:
Vigencia:
Día
00
Procedimiento: Descripción de Puestos
Hoja:
Mes
04
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Director(a) Administrativo(a).
SE REPORTA A: Director Ejecutivo
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A: Jefe Departamento Administrativo Regional, Gerente Comercial, Gerente
de Recursos Humanos, Subgerente de Servicios Generales y Patrimonio, Jefe Unidad de
Administración de Despensas Regionales, Asistente Administrativo, Ordenanza y Motorista.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas,
Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial, de preferencia con estudios de postgrado o
cursos de especialización en Administración de Empresas o carrera afín al cargo o
experiencia de cinco años en cargos similares y tener evidencias de éxito.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Sistemas de información, aplicables al área financiera,
planificación financiera y sistemas de costos; en sistemas de información aplicable a la
administración, compras, mantenimiento, servicios generales y caracterización en los
servicios públicos, en el marco del nuevo rol del estado.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo
y toma de decisiones.
ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajo bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Cargo de dirección responsable de apoyar técnica y administrativamente a todas las
Dependencias, en la ejecución de los planes, programas y proyectos que persigan el
objetivo de ANDA, con el fin de optimizar los recursos asignados.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Coordina la formulación del presupuesto de la Dirección y da seguimiento a lo
aprobado en la Ley de Presupuesto a su Unidad.
2. Controla la ejecución del plan de trabajo de las unidades organizativas que
dependen jerárquicamente.
3. Gestiona las propuestas estratégicas sobre gestión administrativa.
4. Coordina acciones con otras dependencias de ANDA y entidades externas, a fin de
que la gestión administrativa se desarrolle de acuerdo a la misión y objetivos
estratégicos institucionales.
5. Administra los contratos que le sean asignados.
6. Apoya la gestión financiera y técnica necesaria para el logro de los objetivos de la
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ANDA
institución.
7. Somete a aprobación de Presidencia programas y proyectos en el ámbito
administrativo y funcional.
8. Da seguimiento al programa de inversión anual para contribuir a su cumplimiento.
9. Apoya al área técnica en la ejecución del programa de inversión anual para
contribuir a su cumplimiento cuando le sea requerido.
10. Coordina el diseño y formulación de las políticas, planes, programas y proyectos de
carácter institucional sobre la administración así como el seguimiento, evaluación y
control de las mismas.
11. Propone a todas las dependencias de la institución la adopción de políticas, normas,
estrategias, planes y programas en materia de recursos humanos, físicos, servicios
comerciales, administrativos y de seguridad.
12. Da seguimiento y monitorea la divulgación de la normativa, políticas, estrategias y
procedimientos aprobados por la Dirección Superior en el área de su competencia.
13. Propone estrategias para lograr alianzas con actores locales, regionales, nacionales
e internacionales con el fin de realizar proyectos en beneficio de la institución.
14. Implementa y mantiene un sistema de información y control que permitan evaluar el
resultado de las actividades desarrolladas en las dependencias que integran la
Dirección.
15. Apoya a las autoridades en las negociaciones del contrato colectivo y comisiones
obrero patronales que se constituyan.
16. Propone las estrategias necesarias para mejorar la atención a los usuarios y
población en general.
17. Dirigir y controlar los planes y programas administrativos aprobados por la Dirección
Superior.
18. Da seguimiento a las actividades de las unidades a su cargo.
19. Administrar el personal y actividades de la Dirección a través de las diferentes
jefaturas y gerencias.
20. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo
los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes
dependencias, relacionadas con el desempeño de la Dirección.
21. Coordina la actividad administrativa de apoyo a la Presidencia y Unidades ubicadas
en oficina central.
22. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas
por la Dirección Superior.
23. Da cumplimiento a los reglamentos existentes, resoluciones de la Junta de
Gobierno, procedimientos aprobados y otras normas dictadas para el buen
funcionamiento de la institución.
24. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas
por la Dirección Superior.
25. Coordina la formulación del Plan Anual Operativo, Proyecto de Presupuesto y
Programación Anual de Compras de la Dirección.
26. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto,
mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
27. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
28. Realiza otras actividades asignados por el jefe inmediato.
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ANDA
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Las que las leyes establecen para los funcionarios de gobierno.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Director Ejecutivo
- Junta de Gobierno.
- Gerente de Unidad Financiera
Institucional.
- Todas las dependencias.
-
PARA
Recibir lineamientos.
Presentar proyectos, planes y programas.
Coordinar la formulación y ejecución del
Presupuesto institucional.
Apoyo administrativo, soporte Informático,
etc.
Relaciones externas:
CON
- Representante del Ministerio de Hacienda. - Representante del Ministerio de Trabajo.
-
- Comisión Institucional de Emergencias
-
- Empresas.
-
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PARA
Apoyo a las gestiones de la Unidad
Financiera.
Apoyo a la gestión de Recursos
Humanos.
Solventar necesidades de servicios en
casos de emergencias.
Coordinar y supervisar la ejecución de
proyectos y prestación de servicios
contratados.
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ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Referencia:
Área: ADMINISTRATIVA
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Vigencia:
Día
00
Hoja:
Mes
04
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Administrativo.
SE REPORTA A: Director(a) Administrativo.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A: Ordenanza.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller, de preferencia con estudios universitarios de 3er. año en
Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia mmínima de dos años
en cargos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Para el desempeño de los puestos se necesita dominio
completo de paquetes computacionales en procesadores de texto, hoja de cálculo.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, poseer relaciones interpersonales,
propositivo, capacidad de análisis.
ACTITUD: Iniciativa, dinámico, con capacidad de trabajar bajo presión, responsable,
discreto, disposición de laborar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva para la Dirección Administrativa; apoya
y programa agenda de la Dirección y le asiste en la preparación de la correspondencia y
documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia
de la documentación. Así como también realiza gestiones para la adquisición de recursos
necesarios para el funcionamiento de la Dirección Administrativa; además de apoyar en la
elaboración del presupuesto de la Dirección.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la
Dirección Administrativa.
2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando
información de acuerdo al caso.
3. Atiende a Gerentes, Jefes de Departamento, representantes de otras instituciones y
clientes en las reuniones de trabajo.
4. Asiste al Director(a) Administrativo para elaborar correspondencia.
5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
6. Lleva controles internos de la Dirección, tales como: Control de correspondencia,
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ANDA
control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Dirección y
otros que así se le indiquen.
7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento
de la Dirección Administrativa.
8. Apoya en la elaboración del presupuesto y Plan Anual de Compras de la Dirección.
9. Organiza y actualiza los archivos de la Dirección.
10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido.
11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales de la
Dirección.
12. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
13. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite.
14. Colabora en otras actividades relacionadas con la Dirección que su jefe inmediato le
encomiende.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Presentación oportuna de informes, presentación de planes de
trabajo, por manejo de información de carácter confidencial y relación con funcionario y
empleados internos.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Inmediato
PARA
- Recibir lineamientos de trabajo.
- Directores, Gerentes, Jefes de Depto. de
otras áreas.
- Personal de la Institución.
- Canalizar gestiones.
- Requerir información o comunicar asuntos
que encomiende la Dirección.
Relaciones externas:
CON
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PARA
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ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Referencia:
Área: ADMINISTRATIVA
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
04
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza
SE REPORTA A: Director Administrativo
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar
SUPERVISA A: Ninguno
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Noveno grado
EXPERIENCIA: No necesaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo
de equipo de oficina preferentemente.
HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices
propias para el desarrollo del puesto.
ACTITUD: Responsable con disposición para desplazarse y discreto.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Proporciona apoyo a actividades de logística tales como aseo de las áreas, traslado de
correspondencia, trámites y apoyos varios.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas.
Proporciona atención a las visitas.
Traslada correspondencia interna.
Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias.
Solicita material de aseo y limpieza en el Almacén.
Realiza la limpieza en el exterior de la Dirección.
Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
8. Realiza otras actividades que le sean encomendadas de acuerdo al puesto.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de
mantener el aseo y limpieza.
AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables.
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ANDA
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Inmediato
-
PARA
Instrucciones, proporcionar
permisos y aprobaciones.
- Personal de la Institución
-
Traslado de correspondencia
información,
Relaciones externas
PARA
CON
-
Eventualmente con visitas y clientes
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Atender y entregar información general.
Actualizado Junio 2013
ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Administrativa
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
04
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Motorista
SE REPORTA A: Director Administrativo.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Noveno Grado, Bachiller cualquier opción o experiencia mínima de
tres años en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos básicos de mecánica, nomenclatura
urbana y manejo defensivo.
HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales, trabajo en equipo y destrezas
psicomotrices propias del cargo.
ACTITUD: Responsable, discreto, disposición de trabajo fuera de jornada laboral y a
desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Conducir con precaución los vehículos de ANDA asignados en apoyo a misiones oficiales,
tratando con cortesía a los pasajeros y aplicando el manejo defensivo y medidas de
seguridad vial; así como limpiar y cuidar el vehículo asignado y reportar oportunamente
cualquier desperfecto.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1.
2.
3.
4.
Conduce vehículo a lugares que le sean encomendados.
Efectúa aseo y limpieza del vehículo asignado.
Controla los indicadores del consumo de combustible y lubricantes del vehículo y otros.
Lleva bitácora de servicios de transporte proporcionado, kilometraje y consumo de
combustible.
5. Presenta reportes de salida.
6. Reporta fallas mecánicas y de carrocería o cualquier daño al vehículo.
7. Efectúa cambio de llantas y hace reparaciones menores para los cuales están
capacitados.
8. Elabora informe en caso de accidente, robo o daño del vehículo.
9. Colabora en la distribución de correspondencia.
10. Transporta personal a diferentes proyectos, atendiendo las medidas de precaución para
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Actualizado Junio 2013
ANDA
garantizar la seguridad de los pasajeros.
11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
12. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo de transporte y herramientas
asignados; protección al equipo y herramientas del vehículo y por la seguridad de los
pasajeros.
AMBIENTE: Ambiente de trabajo de campo, las condiciones ambientales son variables
dependiendo del lugar y las circunstancias.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
PARA
-
Director Administrativo
-
-
Asistente Administrativo
-
Recibir instrucciones de
presentar reportes.
Coordinar rutas de trabajo.
-
Usuarios de transporte.
-
Conducirlos a lugar de destino.
trabajo
Relaciones externas:
-
CON
Eventualmente con usuarios.
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-
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PARA
Proporcionar información actualizada.
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y