Enfocados al Ciclo de Ventas, Cuentas por Cobrar y Cobranzas.

26/05/2015
UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Temas A .
Enfocados al Ciclo de Ventas,
Cuentas por Cobrar y
Cobranzas.
Temas a desarrollar
1. Porqué es un ciclo crítico del negocio ?
2. Afirmaciones y objetivos auditoria
3. Sistema de control interno.
4. Factores de riesgo inherente y de control.
5. Procedimientos de auditoria
6. Requerimiento de información típico.
7. Programa de trabajo.
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1
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1.-- Por qué es un ciclo crítico para el negocio ?
1.
El crecimiento de las ventas y la mejora constante en el
gerenciamiento de las cuentas a cobrar (y cuentas a pagar)
contribuyen a la mejora del “efectivo operativo” de la empresa
El “efectivo operativo” permite:
- repagar prestamos financieros y eliminar costos intereses.
- invertir para mejoras rentabilidad
- aumentar el valor de la compañía.
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2.-- Afirmaciones y objetivos del ciclo.
2.
ciclo.
INGRESOS POR VENTAS.
Afirmaciones
Veracidad:
Los ingresos representan los montos derivados de las ventas y están
reducidos por las notas de créditos reales.
Integridad:
Todas las ventas están integramente y bien contabilizadas en los registros
contables. Las ventas están registradas en el período correcto. El corte de
operaciones es correcto.
Valuación
y exposición Las ventas y sus descuentos están bien calculados y valuados por el monto
correcto para valores de contado. Las ventas han sido clasificadas y
descriptas correctamente y se expusieron todos los aspectos para que sean
comprendidas adecuadamente.
Los objetivos del auditor
se ven representados por
las afirmaciones del ciclo.
COBRANZA DE DEUDORES
Afirmaciones
Veracidad:
Se ha recibido efectivo u otro medio de pago por parte de un deudor
Integridad:
Todas las cobranzas están integramente y bien contabilizadas en los
registros contables. Las cobranzas están registradas en el período correcto.
El corte de operaciones es correcto.
Valuación y
Exposición:
Los recibos y los descuentos están bien calculados y contabilizados.
CUENTAS A COBRAR POR VENTAS
Afirmaciones
Veracidad:
Las cuentas a cobrar representan derechos exigibles por las ventas de
bienes o servicios.
Integridad:
Todos los saldos de cuentas a cobrar están integramente y bien
contabilizadas en los registros contables, en el período correcto.
Valuación y
Exposición:
Los saldos de cuentas a cobrar reflejan todos los hechos que afectan su
valuación, se han constituido las previsiones apropiadas. Están
adecuadamente resumidas y se han expuesto todos los aspectos para una
comprensión adecuada.
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3.-- Sistema de control interno
3.
Indicadores
Proceso
Estructura y
organización
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3.1.-- Cuestiones de estructura y organización
3.1.
Definir Gerencias de Ventas y Marketing o Ventas+Marketing juntos.
Responsabilidades y perfiles de puestos.
Código de conducta.
Normatización de los procesos principales.
Plan de carrera.
Paquetes de beneficios.
Incentivos. Mediciones y autorizaciones.
Evaluaciones de desempeño y potencial.
Niveles de rotación requeridos.
Reconocimiento de gastos. Autorizaciones.
Plataformas de clientes.
Rendimientos por vendedor. Mantenimiento & potencialidad.
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3
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3.2.-- Cuestiones de proceso
3.2.
• Requisitos alta.
Clientes • Categorización. Política de créditos.
• Lista de precios.
• Acuerdos de precios.
Negociar • Licitaciones.
INPUT
- Mercados/Competencia
- Estrategia MKT /Ventas
- Presupuestos Ventas
• Administración ventas. Control precios.
• Control de límites de crédito.
Pedidos • Logística
• Pickeo/preparación/remisión
Envios &
facturaci • Asignación transportista / Regreso documentación.
ón
Cobros
• Estrategia de cobranzas (proactiva-retroactiva/grupos de cobradoresclientes)
• Manejo de diferencias. Pasos hasta legales.
• Reporte cierre mes.
• Control límites de crédito.
Cuentas
a cobrar • Previsión incobrables.
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3.3.-- Cuestiones de indicadores
3.3.
Días de venta en la calle (DSO)
Antigüedad de cuentas a cobrar (% vencidas y plazos).
Relación cobranzas/ventas mensuales.
Cantidad de clientes activos últimos 12 meses.
Plazo promedio de pago real facturas últimos 12 meses.
Cantidad de facturas y recibos procesados últimos 12 meses.
Cantidad conciliaciones realizadas últimos 12 meses.
Cantidad de conciliaciones pendientes.
Tiempo promedio entre identificación discrepancia y solución.
Relación incobrabilidades / ventas últimos 2 años.
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4.-- Factores de riesgo
4.
riesgo..
• 4.1.- Factores de riesgo Inherente:
–
–
–
–
–
Muchos deudores nuevos
Procedimientos o sistemas nuevos
Concentración clientes
Nuevos productos a precios bajos
Posibilidad devoluciones
“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría
que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”
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4.-- Factores de riesgo
4.
riesgo..
• 4.2.- Factores de riesgo de control:
–
–
–
–
–
–
–
Envíos de productos no requeridos por el cliente.
Imputaciones de saldos de cuentas a cobrar a gastos inexistentes
Remisión de productos no autorizados.
Ventas no registradas.
Ventas a precios bajos por error o fraude.
Imputación equivocada de cobranzas de clientes.
Manipulación de fechas de corte.
“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría
que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”
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5.-- Procedimientos de auditoría.
5.
auditoría.
• 5.1.- Pruebas de controles
– Validar envío de resumenes de cuentas a clientes y el tratamiento dado a las
discrepancias.
– Observar proceso de aprobación de precios, ventas y créditos.
– A partir del IVA Ventas, seleccionar una muestra de facturas de ventas y
examinar: aprobación de la venta, el crédito, el remito conformado, autorización
del precio, cálculos de cantidad por precio, fecha de registro, clasificación,
pase al archivo maestro de clientes y al mayor general.
– A partir de facturas/remitos/notas de pedido del archivo, verificar que estén
debidamente registradas contablemente.
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5.-- Procedimientos de auditoría.
5.
auditoría.
• 5.2.- Pruebas sustantivas
– Enviar confirmaciones de saldos (5.3)
– Validar el corte de documentación de notas de pedido, remitos, facturas de
ventas, recibos, notas de crédito/débito al cierre de ejercicio (último documento
emitido y último contabilizado) .
– Examinar cobros posteriores al cierre de clientes.
– Analizar suficiencia de las previsiones (incobrables, devoluciones, etc)
– Realizar procedimientos analíticos (DSO, % crecimientos, etc)
– Examen de la exposición en corrientes/no corrientes; plazos de vencimientos,
tipos de garantías, etc.
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5.-- Procedimientos de auditoría.
5.
auditoría.
• 5.3.- Confirmación de saldos.
• Bases de selección (ranking de saldos / ranking de ventas / “raros”).
• Planilla de control para seguimiento.
• Revisión de correspondencia con cia. Impacto de negaciones.
• Despacho.
• Segundos pedidos. Prácticas.
• Procesamiento de respuestas.
• Revisar pagos posteriores.
• Conclusiones.
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6.- Requerimiento de información típico del
6.rubro (auditoría recurrente)
recurrente)
ABCD
LISTADO DE REQUERIMIENTOS ANUAL AL 31.12.2014
F.K. – N.H.
General
•
Informe de venta por producto y precio de venta / Costos al 31.12.14.
•
Listado de los cobros del ejercicio 2014.
•
Archivo digital con la bajada de los asientos diarios, los siguientes son los datos mínimos que
debería contener el archivo, siempre que el sistema los guarde. Si hay datos adicionales, no hay
inconveniente: Número de asiento (numérico / carácter) - Número de cuenta (numérico / carácter) Descripción de cuenta (carácter) - Leyenda del asiento (carácter) - Importe (numérico) - Debe/haber
(carácter) - Fecha (date) - Hora (time) - Usuario que lo ingresó (carácter).
•
Subdiarios de IVA Compras y Ventas de los meses de Octubre a Diciembre 2014 (en formato
electrónico).
Créditos
•
•
•
•
•
•
Auxiliar de deudores por venta en moneda local, moneda extranjera e intercompany al 31.12.14
acompañado del aging a dicha fecha (formato electrónico).
Detalle de los remitos entregados a los clientes y no facturados al momento del cierre del periodo
(formato electrónico).
Auxiliar de deudores morosos y en gestión judicial al 31.12.14 (formato electrónico).
Detalle, abierto por cliente y por documentación, de la Previsión para deudores incobrables al
31.12.14 (Impreso y en formato electrónico)
Detalle de las altas y bajas del ejercicio de la cuenta de deudores en gestión judicial y de la cuenta
de Previsión para deudores al 31.12.14.
Con los cobros del ejercicio, cobros posteriores y las ventas desde el 01.10.2014 al 31.12.2014 se
realizara el roll-forward de los clientes seleccionados en el preliminar.
Anticipo Clientes
•
Detalle de los anticipos recibidos de clientes al 31.12.2014 (formato electrónico).
Resultados
•
•
Detalle de las cantidades e importes vendidos por línea de producto durante el periodo bajo análisis.
Posteriormente, seleccionaremos determinadas cuentas y efectuaremos un voucheo de gastos sobre
las mismas. Para dicho procedimiento solicitaremos los mayores de las cuentas, y luego de
seleccionar una muestra, la documentación correspondiente.
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7.- Programas de trabajo. Ejemplo
PROGRAMA DE TRABAJO
Empresa: SABALERO SA
Rubro: VENTAS, COBRANZAS Y CUENTAS A COBRAR
PROCEDIMIENTOS
Ref.:
Hecho por:
Trabajo realizado por Tiempos (horas)
Previsto
Real
Previsto
Ref.
Coment
Real
IMPORTANTE !!! : VINCULAR CON LA VALORACIÓN DE RIESGOS
1
Sobre la base del listado de saldos individuales de clientes al cierre del ejercicio:
a) Compare el monto total con el saldo de cuentas a cobrar del mayor
3
J1
0.2
b) Verifique nombres y cantidades en el mayor auxiliar
J1
2
c) Consulte al personal de cuentas corrientes sobre situaciones no habituales
J1
1.0
d) Compare la evolución mensual de saldos a nivel de cuentas partiendo del cierre anterior
J1
2
Solicitar confirmación de saldos de clientes al cierre noviembre, incluyendo 2 exports en cta cte
a) Definir la muestra a confirmar. Incluir clientes con NC emitidas por Castagno
J2
8
b) Resuma los resultados e investigue diferencias mediante indagaciones
J2
8
c) Contacto telefónico para aquellos clientes que considere problemáticos
J2
2
J1
2
Tests: clientes que conformen el 80% de saldos y de ventas + 5 agregados por raros.
5
Cierre. Releve y documentos datos del corte
6
Previsiones al cierre de ejercicio
a) Analice la recuperabilidad de los saldos de cuentas vencidas (en base a gestión y antec)
7
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8
b) Compare con el saldo acumulado cia y proponga ajuste
J2
2
c) Verifique pagos posteriores al cierre
J2
2
d) Analice NC emitidas con posteriodidad al cierre que impactan en el cierre
J2
4
J2
8
S
6
Verificar razonabilidad global: tomar el saldo inicial y rastrear producción total
del perído, ventas del período y saldos al cierre.
Tests: 5 productos
8
Análisis de precios de un mismo producto para distintos canales y para venta en privados y
en el sector público. Hacer indagaciones para justificar las diferencias. Test: 10 productos
10
Identificar transacciones inusuales o ajustes manuales a operaciones típicas de ventas o
cobranzas.
Tests: cierres 12-2007; 06-2008; 08-2008; 12-2008.
Totales
69
15
Conclusión:
Discusiones - Preguntas
Julio 11, 2005
8