Facilitador III de Procesos

Versión formato
DESCRIPCIÓN DEL EMPLEO
Año
Versión de la ficha
2015
0
2
FTGH-1824
1
Identificación del empleo
Nivel Jerárquico
Código
Denominación del empleo
NIVEL ASISTENCIAL
Facilitador III
Rol
Tipo de Empleo
Facilitador III de Procesos
Grado
103
3
Número de Ficha
Carrera Administrativa
FC1002
Ubicación en proceso
Área funcional
Proceso(s)
Apoyo
Todos los procesos
Dependencia:
Donde se ubique el empleo
Aplicación de la Ficha
Niveles Central y Seccional
Superior inmediato:
Quien ejerza la supervisión directa
Propósito principal
Ejecutar acciones de apoyo a la gestión administrativa y operativa de los procesos de la Entidad, de acuerdo con la normativa, instrucciones, lineamientos y procedimientos establecidos.
Funciones esenciales
1. Realizar acciones de verificación y organización de la documentación del área, despacho o proceso, de acuerdo con los lineamientos de gestión de documentos, las tecnologías de
información disponibles y los procedimientos establecidos.
2. Preparar documentos, respuestas e informes inherentes a la gestión desarrollada en la dependencia asignada, de conformidad con los procedimientos vigentes y las instrucciones
impartidas.
3. Ejecutar acciones de recepción, radicación, organización y distribución de la correspondencia que ingresa o sale de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, instrucciones
y lineamientos establecidos.
4. Participar en la recopilación y el procesamiento de la información necesaria en la elaboración de trabajos, proyectos e informes, de acuerdo con las directrices establecidas y los
sistemas de información disponibles.
5. Apoyar logística, administrativa y operativamente las acciones relacionadas con la ejecución de los procedimientos que se desarrollan dentro del proceso, de acuerdo con la
organización interna y los lineamientos vigentes.
6. Operar los equipos y elementos manuales, mecánicos o electrónicos, requeridos en el cumplimiento de las labores asignadas, de acuerdo con las instrucciones, los manuales de
operación y conservación y los procedimientos establecidos.
7. Proporcionar información, orientación y/o respuestas de carácter general o rutinario, a las solicitudes de los clientes internos y externos, que facilite el desarrollo de los procesos
institucionales, de acuerdo con la normativa, los protocolos de atención y servicio, el grado de responsabilidad del empleo y los lineamientos establecidos.
8. Realizar acciones de verificación y control de los inventarios físicos de la dependencia así como los trámites ante la instancia competente, de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
9. Realizar actividades de apoyo en la identificación de necesidades y búsqueda de soluciones relacionadas con la creación, modificación, ajuste, mantenimiento, permisos de acceso e
implantación de los sistemas de información corporativos de los procesos, así como de la información contenida en ellos, de conformidad con las políticas, planes, procedimientos y
estándares institucionales vigentes.
10. Apoyar las acciones que faciliten el ingreso, traslado, salida y/o disposición final de los bienes y/o elementos de la Entidad, de acuerdo con la normativa y procedimientos
establecidos.
11. Ejecutar acciones de organización y disposición de materiales, documentos, equipos, instalaciones u otros elementos necesarios en la ejecución de operativos, inspecciones, visitas,
programas, campañas y demás actividades que se requieran en la ejecución del proceso en el que se desempeña, de acuerdo con la normativa y necesidades institucionales.
12. Ejecutar las labores de mensajería interna y externa que garantice el despacho y/o recibo de las comunicaciones y/o documentos relacionados con los procesos que se desarrollan en
la dependencia, de acuerdo con normativa, instrucciones y procedimientos establecidos.
13. Realizar las acciones necesarias que den trámite a la numeración, custodia, notificación, comunicación, publicación y ejecutoria de los actos administrativos, de acuerdo con la
normativa y procedimientos vigentes.
14. Emitir certificación de publicación, comunicación, notificación y/o ejecutoria de los actos administrativos expedidos por la Entidad, de acuerdo con el procedimiento establecido.
15. Mantener actualizados, con información exacta y consistente, los registros de carácter técnico, administrativo y financiero, conforme con las necesidades institucionales, los
lineamientos y procedimientos establecidos.
16. Desempeñar funciones de oficina y asistencia administrativa que faciliten el desarrollo y ejecución de las actividades de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones y
procedimientos establecidos.
17. Realizar acciones que contribuyan al mantenimiento de los sistemas de gestión de la Entidad, de acuerdo con las instrucciones, políticas y lineamientos establecidos.
18. Efectuar actividades de transferencia, recepción, organización, numeración, clasificación, conservación, custodia, préstamo, control y consulta de las series documentales y/o tipos
documentales de la Entidad, de acuerdo con el procedimiento, la tabla de retención documental y la normativa vigente.
19. Aplicar mecanismos de control a los documentos, archivos, correspondencia, actos administrativos y demás documentos que se produzcan o gestionen en la dependencia asignada,
conforme con la normativa, procedimientos y lineamientos establecidos.
20. Las señaladas como comunes a todos los empleos de la planta de personal de la Entidad y las demás asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, grado de
responsabilidad y el área de desempeño del empleo.
Requisitos del empleo.
Estudios
Titulo de bachiller
Tipo de experiencia y tiempo requerido:
Relacionada
Dos (2) años de experiencia
Otros requisitos del empleo:
Equivalencias
EQUIVALENCIAS: SI, Ver resolución 133 de 2015 y las que la
modifiquen.
SI
X
NO
Versión formato
DESCRIPCIÓN DEL EMPLEO
Año
Versión de la ficha
2015
0
2
FTGH-1824
1
Identificación del empleo
Nivel Jerárquico
Código
Denominación del empleo
NIVEL ASISTENCIAL
Facilitador III
Rol
Tipo de Empleo
Facilitador III de Procesos
103
Grado
3
Número de Ficha
Carrera Administrativa
FC1002
Ubicación en proceso
Área funcional
Proceso(s)
Apoyo
Todos los procesos
Dependencia:
Donde se ubique el empleo
Aplicación de la Ficha
Niveles Central y Seccional
Superior inmediato:
Quien ejerza la supervisión directa
Conocimientos básicos o esenciales
1
Normativa de Gestión Documental
2
Normativa de manejo de correspondencia
3
Conocimientos básicos asociados al derecho de petición, notificación, comunicación y publicación de actos administrativos
4
Conocimientos básicos sobre almacenamiento y manejo de bienes
5
Normas y protocolos relacionados con la atención al usuario
6
Estructura del Estado y de la UAE - DIAN
7
Manejo de Ofimática
8
Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno, Sistema de Gestión Ambiental, Gestión Documental, entre otros sistemas de gestión (Normas ISO, NTCGP 1000:2009 y OSHAS)
9
Normativa relacionada con el proceso y procedimiento
10
Plan Estratégico, Evaluación del desempeño, Cultura de la contribución y Servicio, Gestión Ética.
Competencias laborales
Institucionales
Específicas o gerenciales
Nivel
Nivel
Orientación al logro
2
Auto-organización
2
Orientación de servicio al cliente
2
Comunicación
2
Iniciativa
2
CONTROL DE CAMBIOS
Resolución No.
135 de 22/12/2015
Fecha
24/12/2015
Versión
01
Creación del Rol de empleo.
Descripción del cambio