Informe de Auditoría General Nº 647/13

Universidad de Buenos Aires
Auditoria General
Ptig.
1
EI objetivo de esta tarea consisti6 en realizar los procedimientos relacionados con las
actividades de cierre del Ejercicio 2012, de acuerdo a los controles definidos por esta Auditoria
General.
Con el fin de cumplir el objetivo establecido, nuestro equipo de trabajo se constituy6 en la
Tesoreria de acuerdo al cronograma, el dia 20/12/12.
El examen fue realizado de conformidad con el Manual de Procedimientos de Auditoria
Interna de la AGUBA y disposiciones complementarias de la UBA.
La tarea realizada se bas6 exclusivamente en la documentaci6n y datos aportados por la
Unidad correspondiente sin que se hayan realizado actividades de otra naturaleza.
La metodologia utilizada consisti6 en constatar los saldos resultantes del arqueo de
fond os y valores con los listados de composici6n emitidos por el sistema PILAGA, necesarios
para conformar los saldos, que a continuaci6n se detallan:
Parte diario de Tesoreria
Arqueo de Caja por cuenta de Tesoreria
Saldos de cuentas bancarias
Arqueo de Liquidaciones en Cartera
Estado de Cajas Chicas y /0 Fondos Rotatorios
Estado actual de reserva de Caja Chica y /0 Fondo Rotatorio
Adelantos a Responsables pendientes de rendici6n
Arqueo de Valores en Garantia
Arqueo de Fondos (de Terceros)
Arqueo de Retenciones
Viaticos pendientes de rendici6n
Adelantos a proveedores pendientes de cancelaci6n
Devoluci6n Adel. a Resp. pendientes de cobro
Devoluci6n Caja Chica pendiente de cobro
Autor.de entrega de fondos no entregados
La determinaci6n de la clasificaci6n del Riesgo, se bas6 en la evaluaci6n de los hallazgos
propios de cada Dependencia.
Se solicit6 mediante Nota AGUBA N° 530/12 de fecha 16/11/12,
10/12/12Ia informaci6n que se detalla a continuaci6n:
con vencimiento
1. EI ultimo dia habiI del ano 2012 y primer dia habil del ano 2013, para esa Dependencia.
2. Los horarios de las areas de Tesoreria y ContabiIidad, para ambos dias.
3. Completar los "Cuadros I a IV", en papel y formato digital, remitidos por esta Auditoria
via mail.
Se procedi6 a realizar el arqueo de efectivo moneda nacional, efectivo moneda extranjera,
valores a depositar y valores a depositar diferidos cotejando la existencia de los mismos
con el saldo dellistado "Arqueo de Caja por Cuenta de Tesoreria" emitido por el sistema
PILAGA a la fecha de cierre.
Se verific6 que el saldo de Liquidaciones en cartera no estuviera integrado por valores a
depositar vencidos, que deberian ser anulados, comparandolo con el listado "Arqueo de
Liquidaciones en Cartera" .
Se constat6 que los certificados de Plazo Fijo respaldaran el saldo de las cuentas bancarias
que integran Inversiones, segun el sistema PILAGA.
Se arquearon los valores (Estampillas, val ores metales, vales nafta, etc) y se efectuaron los
controles de calculos aritmeticos pertinentes.
Se practic6 el recuento de fond os puestos a nuestra disposici6n correspondiente a Cajas
Chicas y Fondos Rotatorios de la Direcci6n de Tesoreria.
Se verific6 la composici6n e integridad de las partidas asignadas a Cajas Chicas y Fondos
Rotatorios y su oportuna rendici6n al cierre, comparando con los listado "Adelantos a
Responsables pendientes de Rendici6n" y "Estado Actual de Reserva de Caja Chica y /0
Fondo Rotatorio".
Se verificaron 10s fondos existentes en la Tesoreria al momenta del arqueo de fondos y
valores con el saldo dellistado Arqueo de Fondos por Cuenta de Tesoreria".
1/
Se verifico que las garantias contenidas en el listado Arqueo de Valores en Garantia"
emitido por el sistema PILAGA se encuentren vigentes. Asimismo que no existan pagan~s
emitidos por montos superiores a pesos cinco mil, cumpliendo con 10 establecido en el
Decr.N° 436/00 (art.53, inc.g), procediendose a constatar la coincidencia de los said os al
cierrey al il1icio.
1/
- Se constato que en el listado Arqueo de Fondos" (de Terceros) se puedan identificar
claramente los conceptos que integran la partida y sus fechas de devolucion.
1/
Con relacion a la revision de hechos posteriores al cierre del Ejercicio, se conciliaron con el
Parte de inicio 2013 (Parte cero) los saldos arqueados oportunamente en el sector de Tesoreria.
Se realizo el Corte de la Documentacion puesta a nuestra disposicion, segun la siguiente
apertura:
Corte de Facturas, Recibos y Liquidaciones: Se realizo el corte de la documentacion en
uso, tomandose los datos de la ultima emitida y la primera en blanco por cada uno de los
conceptos.
Corte de Chequeras: Se practico el corte de Chequeras en uso, tomandose los datos del
ultimo cheque emitido y el primero en blanco, para cada una de las cuentas corrientes
bancarias, visualizandose 10s 5 (cinco) ultimos cheques emitidos anteriores al corte en el
caso que estuvieran aun en cartera, y la documentacion de respaldo de los mismos, en el
caso que la Dependencia ya los hubiera entregado.
Se relevo la ultima documentacion emitida al cierre, a saber:
- Informe de la Comision Evaluadora.
- Orden de Compra 0 de Provision.
- Certificacion de la Comision de Recepcion.
- Informe 0 Remito de Entrega.
En todos los casos se relevo un lote de los 5 (cinco) ultimos documentos emitidos.
Con relacion a los titulos 4.3.1 Y 4.3.2, cabe aclarar que no se analizo el conterudo de la
documentacion solicitada.
Se solicitaron los libros y registros: contables, de Resoluciones, de Ordenes de
Provisi6n y de Patrimonio procediendose a cerrar aquellos que fueron puestos a
nuestra disposici6n, y a transcribir en los papeles de trabajo de la Auditoria los
siguientes conceptos:
Nombre del Libro.
Sistema de registraci6n.
N° y fecha de nibrica.
N° de folios totales.
N° de folios utilizados.
Datos de la ultima registraci6n: - Fecha - Datos - Importe
Saldo acumulados: - Fecha - Importe
Estado de Composici6n del Credito
Estado de Ejecuci6n Presupuestaria de Gastos
Estado de Recursos
Estado de Ejecuci6n Compromiso No Devengado
Devengado no Pagado
Ejecuci6n Presupuestaria
Ejecuci6n por Fuente e Inciso (por UP)
AIF
AIF Detallado
Se solicit6 la entrega, durante los primeros cinco dias habiles del afio 2013, de la
siguiente documentaci6n:
Fotocopias de las boletas de dep6sitos bancarios de la recaudaci6n en efectivo y
los valores a depositar, que surgen del arqueo efectuado al cierre.
Fotocopias de extractos bancarios, de las cuentas con las que opera la
Dependencia, donde conste el saldo al cierre con su respectiva conciliacion a esa
fecha.
El Parte 0 PILAGA ano 2013.
Se constato la regularizacion de las observaciones efectuadas por esta Auditoria al
cierre del Ejercicio 2011.
En funcion del objetivo establecido, del alcance y metodologia de trabajo, de las
limitaciones al alcance, de la tarea realizada y de las observaciones y recomendaciones, esta
Auditoria General dio cumplimiento a los procedimientos correspondientes alas actividades de
cierre del ejercicio 2012 y a los controles establecidos por la normativa.
CABA2f)de Mayo de 2013.
ANEXO A: Observaciones y recomendaciones
Facultad de Ciencias Exactas y Naturales
Actividades de Cierre de Ejercicio 2012
N°
Observaci6n
Riesgo
1
En el Listado de "Arqueo de Caja pOl' cuenta Tesoreria" se
constat6 un saldo correspondiente a cupones de Tarjetas de
Debito.
Baja
Los cupones de Tarjetas de Debito deben contabilizarse
Bancos.
2
Se arquearon Adelantos a Responsables pendientes de Rendici6n,
correspondientes al ejercicio 2012.
Baja
Cumplir con la normativa vigente en materia de movimiento de fondos y
rendici6n de cuentas al cierre del Ejercicio econ6mico - financiero. lniciar
los actos adrninistrativos correspondientes a fin de regularizar la situaci6n.
3
Se encuentran contabilizados en el Listado de "Arqueo de Fondos
de Terceros" conceptos cuya fecha de devoluci6n se °encuentra
vencida al cierre del ejercicio, que no corresponden a la cuenta y /0
no estan debidamente identificados.
Alta
Se debeni depurar la cuenta "Fondos de Terceros", a fin de que la misma
refleje saldos reales y todos los conceptos se encuentren debidamente
identificados.
4
En el listado de Arqueo de Valores en Garantia existen pagares
emitidos pOI'un importe superior a los $5.000.-
Baja
Se debeni cumplir con 10 establecido en el Dec. N° 436/00 (art. 53, inc. g) y
efectuar los controles de los documentos que integran el rubro garantias.
5
En el listado de Arqueo de Valores en Garantia se expone un
numero significativo de garantias de oferta y adjudicaci6n sin
depurar, exponiendo un importe que distorsiona los said os,
desconociendo en algunos casos su vigencia.
Baja
La Direcci6n de Compras debenl depurar el rubro de manera tal que el
mismo refleje un saldo real y actualizado.
Recomendaci6n
en la cuenta
Debeni tenerse en cuenta la normativa vigente (Decreto 436/2000 Articulo 56) que contempla el procedimiento para dar de baja una
garantia.
ANEXO A: Observaciones y recomendaciones
Facultad de Ciencias Exactas y Naturales
Actividades de Cierre de Ejercicio 2012
6
Seglin la Ejecuci6n Presupuestaria 2012 de todas las Fuentes de
Financiamiento, se verificaron diferencias entre las etapas de
Compromiso y Devengado.
Regularizar la situaci6n a efectos de cumplir con 10 establecido en la Ley
N° 24.156 en su articulo N° 42.
7
En la Ejecuci6n Presupuestaria de la Fuente de Financiamiento 16,
la etapa del Pagado es mayor que la del Devengado.
Los gastos devengados y no pagados al31/12 se cancelan con recursos del
ejercicio cerrado.
DETALLE
rONDOS
TESORERIA
TOTALES
A. Disponibilidades
1. Total Efectivo
Tesorer;a (moneda
2. EJecthlO M01Jeda Extranjera
nacional)
0,00
Tesoreria
0,00
B. Clteques
1. Valorcs a depositor
2. Va/ores a depositar
0,00
(diferidos)
0,00
3. En Carlera
1.820,00
3.1. Cheques en carlera
0,00
3.2. Retenciones
0,00
Cheques en Carlera
C. ftwnsiones
1. Plazas Fijos
y alros
0,00
D. OtTo. va/ores
1. Varios (Eston/pillos,
Vafores metales, Vales nafia, etc.)
2. C"pones
de Debito
de rorjelas
0,00
32.461,75
E. Caja Clt/ca Test>rerfa
1. EJectill()
0,00
2. Docllmcntaci6n(comprobanles
F. fondo
Rotatorio
a rendir)
0,00
Tesorerlti
J. Eject;"o
0,00
2. Docm"cntaci6n(comprobantcs
a rendir)
0,00
G. Cartna
1. Addantos
Pl.'11dientcs de Rcndicion
a Responsablcs
2. Cajas Chicas pcndicntes
3. Fondos Rotatarias
pendicntcs
4. Vitificos pendiente
de rendicion
5. Adclantos
A resp. Pendiente
7. Dell. Caja Chica pendiente
8.Devoluci6n
100.000,00
de rendici6n
0,00
0,00
a prolJt:cdores pendientes
6. Dro. Add.
3.220,00
de rendici6n
de cancdaci6n
0,00
de cobro
678,50
de cobro
0,00
de Habcrcs no liquidados
600,00
TOTAL DEL ARQUEO
138.780,25
H. Fondos de Terceros
1,513.261,57
Arqlleo de Jondos
Autor.
1.503.938,56
dl! Entrcga dcJondos
no cntregadas
0,00
Arqueo de Retenciones
4.271,30
Carantias
5.051,71
I.
(disponibi/idad)
Ot,os Va/ores (Gara1Jtfas, etc.)
7.U3.052,22
Disponibi/idad
5.051,71
Va/ores
7.108.000,51
CONCEPTOS
CARTERAS
(B3.1 V 3.2+E1 V 2 +F1 V 2 +G1
CAIA (A1+A2+BI+B2+D1)
FONDOS
TOTAL
Tarietas
8)
106.318,50
de Debito)
u;rAIXlSDE
AJUSTFS
0,00
-32.461,75
PARTECERO
DIFERENQA$
106.318,50
106.318,50
0,00
32.461,75
32.461,75
0,00
1.513.261,57
1.513.261,57
0,00
1.619.580,07
-32.461,75
1.652.041,82
1.652.041,82
0,00
11.827.049,60
32.461,75
11.794.587,85
11.794.587,85
0,00
13.446.629,67
0,00
13.446.629,67
13.446.629,67
0,00
1.513.261,57
DE TERCEROS
D2-
a
ARQUEAOQ
0,00
SUBTOTAL
BANCOS (incluve
TOTAL
0,00