anexo 75 - Meti Colombia

GENERACIÓN Y DESARROLLO DE NEGOCIOS
COMO ENFRENTAR LICITACIONES
Las Licitaciones se responden en grupo
Cuando se trabaja un requerimiento del nivel de una licitación se debetrabajar en
equipo. Una Licitación no se enfrenta solo, esta lleva intrinsicamente muchas
tareas, que desboran una sola persona.
Quienes son los actores de la Licitación
Para una Licitación primero se debe tener bien claro quienes son:
1. El que requiere
2. El que oferta
3. El que audita
Tipo de Requerimiento
Quien lo Requiere: La licitación obedece a la práctica del comprador.
Generalmente esta sigue su metodología de compras y auditoría
o Sector privado

Una gran empresa: No compra impulsivamente, utilizan el código de
buen gobierno, donde las políticas de control dicen que después de
cierto valor deben buscar la mejor alternativa en términos de precios.
Aplican buenas prácticas ya construidas, estandarizadas y
generalmente globalizadas.

Mediana Empresa: No tienen acceso a ese tipo de contraloría y deben
recurrir a consultorías externas. Responden a culturas locales, a
prácticas locales y no internacionales. Lo que hace que el proceso de
compra sea más complicado. No tienen capacidades endogenas para
construir el requerimiento.
o Sector Publico

País de Primer mundo: Utiliza Practicas estandarizadas y Globalizadas.

País en vía de desarrollo: Usan una mixtura. Generalmente utilizan un
consultor local genio de los pliegos.
o Cofinanciación o Cooperación Internacional: No se comportan ni como
gobiernos ni como empresas privadas. Son prácticas de compra globales. No
le dan cuenta a un interés privado, ni al interés político de un gobierno, sino al
mundo.
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Banco Mundial
Naciones Unidas
Comunidades económica europea.
OEA
Etc
Gerealmente las licitaciones en el mundo obedecen a la Oferta del Mercado. La
practica del mercado realiza 4 anuncios al año; anuncio de invierno, de primavera,
de verano y de otoño. Para impulsar el consumo, trabajan a gran velocidad para
cada uno de los 4 anuncios de cada estación.
Tipos de Licitaciones
 RFP (Request For Proposal, requerimiento para una propuesta): Un RFP
pide directamente una propuesta completa.
 RFI (Request For Information, requerimiento por Información): En 1993 dejó
de existir como instrumento único el RFP, los compradores comenzaron a
usar el RFI, para mostrar una intención compra y solicitar a los potenciales
proveedores información y una intención de oferta. Generalmente participan
mas de 10 con las condiciones del RFI y se escogen 5 para enviar RFP.
Hoy casi todos los compradores comienzan primero comienzan con un RFI.
Equipo de Trabajo para enfrentar una Licitación
Se necesitan varios perfiles para responder a una propuesta, lo ideal es integrar al
menos los siguientes 5 roles.
 Vendedor: Sales, es el dueño de la propuesta
 Gerente de la Oferta: Proposal Manager – No puede ser un junior, es el que
administra el proceso de desarrollo de la propuesta. Desde el día que se
recibe la propuesta, hasta el día que se cierra, donde se gana o se pierde.
Debe haber hecho gerencia de procesos, saber planificar, desarrollar y
ejecutar y controlar. Administra con firmeza el Check List de
Requerimientos y tareas.
Estos dos roles son responsables directos del éxito de la propuesta.
 Financial Manager: Decide todo el modelo financiero de la oferta.
 Legal Manager: Resuelve dudas legales y es el responsable por el
Aseguramiento legal de la Oferta.
 Tech, Expert Manager: El que conoce técnicamente del tema requerido.
Data Room
Es el repositorio sonde se consigna toda la Info del proceso. Antes era un espacio
físico, hoy en día se puede hacer virtual en un espacio iCloud o una Intranet.
Actualmente se escanea, se tiene en físico y se tiene virtual, teniendo un
duplicado.
 Espacio Virtual, donde se tiene todo.
 El Project Manager nombra un depositario. Que administra los papeles
físicos.
o Certificaciones en Original o autenticadas
o Papeles Legales
o Hojas de Vida
Es importante tener Hojas de Vida de personas certificadas por el PMI o similar,
Certificadas en Tecnología y necesitamos certificas lo proyectos, que la da el
interventor o el contratista cuando se termina la ejecución de los proyectos.
Certificaciones de calidad en ISO o CMMI.
Lectura del Requerimiento
El pliego se reparte a los 5 roles antes mencionados.
Inicialmnete lo leen el Gerente de la Oferta y el Vendedor. Ellos deben ir leyendo y
colocando notas en una hoja electrónica paralela de la información más relevante
del pliego de condiciones del requerimiento.
Luego las preguntas y comentarios concretos se ordenan en comerciales,
financieras, logísticas y legales, y se les hace un pre-análisis. se hace un
cronograma de la oferta y se construyen tres cuestionarios:
 Financiero
 Legal
 Técnico
Se pasan a los respectivos equipos de apoyo para su proceso.
Solo se mandan esos puntos, mas no se les envía el RFP completo, para evitar
dobles trabajos y que los equipos de apoyo no comienzen a preocuparse por lo
que no se deben preocupar.
Preguntas y Aclaraciones:
Es una etapa fundamental de los RFP o RFI que toma como 2 semanas más o
menos. Cuando se termina esta etapa, el pliego o licitación debe estar escrita y
lista al 95%.
Lo que lleva más tiempo son los anexos, que debe estar listo con mucho tiempo
de anterioridad.
Cierre para presentar el pliego o licitación
Aquí se definen los precios, disponibilidad de los productos y certificaciones.
Seguimiento a la Oferta
A veces se hacen aclaraciones posteriores. El tiempo promedio para responder
una inquietud o aclaración puede ser de horas.
Para evaluar se puede hacer una visita de campo, en la cual puede que no se esté
preparados por no hacer el debido seguimiento. También se pueden solicitar
demostraciones que deben estar planeadas y organizadas con previo aviso.
Post Mortem
Es lo que pasa después, que puede ser un Win o un Loss. Se reúnen todos los
participantes del RFP o RFI de nuevo y se analiza:
Si se gana:
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Cuales fueron los factores de Éxito.
Los Puntajes Obtenidos
La Info de los Competidores
Si se pierde:
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Porque no se entregó
Donde se falló
Por que se perdió
Con estos puntos se contruyen las lecciones aprendidas, para cada vez hacer
mejor este proceso y tener éxito en los negocios.