Acciones preventivas y correctivas

PROCEDIMIENTO
Clave: PR-ICTSGEM-EG-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. de
revisión
Página (s)
afectadas
Naturaleza del cambio
Motivo del cambio
Fecha de
vigencia
0
N/A
Emisión
Emisión
01/06/2009
Elaboró: MEEC-JAO
Revisó: OJGD-CTPPE
Autorizó: OACM-DG
PROCEDIMIENTO
Clave: PR-ICTSGEM-EG-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Acciones Preventivas y/o Correctivas.
El original de este documento queda bajo resguardo de la Coordinación de Transversalidad y Política Pública de
Equidad del Instituto de Crédito para los Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado de Morelos.
La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la tabla siguiente:
Área Funcional
Copia No.
01
02
Dirección General
Coordinación Operativa
La revisión a este procedimiento se realiza anualmente durante la evaluación del Sistema de Gestión de Equidad de
Género.
Elaboró: MEEC-JAO
Revisó: OJGD-CTPPE
Autorizó: OACM-DG
PROCEDIMIENTO
Clave: PR-ICTSGEM-EG-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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CONTENIDO
Pág.
Elaboró: MEEC-JAO
1.
Propósito
4
2.
Alcance
4
3.
Referencias
4
4.
Responsabilidades
4
5.
Definiciones
4
6.
Método de trabajo
6.1 Descripción de actividades
5
5
7.
Registros de equidad de género
7
8.
Anexos
7
Revisó: OJGD-CTPPE
Autorizó: OACM-DG
PROCEDIMIENTO
Clave: PR-ICTSGEM-EG-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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1. Propósito:
Describir la metodología para identificar, corregir y/o prevenir, controlar y dar seguimiento a no-conformidades y
no-conformidades potenciales, así como la mejora continua, además de asegurar su efectividad de las acciones
derivadas respectivamente.
2. Alcance:
Aplica a las/los integrantes del Comité de Transversalidad y Política Pública de Equidad, a la/el Coordinador de
Transversalidad y Política Pública de Equidad y demás personal del ICTSGEM que deba implementar acciones
preventivas y/o acciones correctivas derivadas de:






Auditorías internas o externas.
Quejas o sugerencias.
Encuestas aplicadas.
Tendencias negativas y/o potenciales en los indicadores de resultados.
Resultados de la revisión por la dirección.
Acciones afirmativas y/o acciones a favor del personal definidas por el ICTSGEM.
3. Referencias:


Manual de Equidad de Género del ICTSGEM (MA-ICTSGEM-EG-01).
Modelo de Equidad de Género (MEG:2003).
4. Responsabilidades:



Es responsabilidad de la/el Coordinador de Transversalidad y Política Pública de Equidad y de las/los
integrantes del Comité de Transversalidad y Política Pública de Equidad elaborar y aplicar este
procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Coordinador de Transversalidad y Política Pública de Equidad revisar y
supervisar la correcta aplicación de este procedimiento.
Es responsabilidad de la/el Director General autorizar este procedimiento.
5. Definiciones:
Acciones correctivas: son acciones tomadas para corregir y eliminar la causa de una no-conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Acciones preventivas: son acciones tomadas para prevenir y eliminar la causa de una no-conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.
Acciones afirmativas: son medidas encaminadas a disminuir y eliminar las diferencias de trato social entre ambos
géneros. Son estrategias que se desarrollan para corregir las diferencias en materia de oportunidades,
contratación y ocupación entre mujeres y hombres. Estas acciones son de carácter temporal.
Acciones en favor del personal: son acciones que permiten promover la equidad de género al mejorar las
condiciones laborales de mujeres y hombres con impacto en el ámbito laboral, familiar, profesional, económico o
cultural. Su naturaleza es definitiva.
Corrección: es una acción tomada para eliminar una no-conformidad detectada.
No-conformidad: es el incumplimiento de un requisito.
No-conformidad potencial: es el posible incumplimiento de un requisito.
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
L.A.E. Mauricio Esponda Estrada Cajigal
Jefatura de Apoyo Operacional
Fecha: 09/03/2009
C.P. Ofelia Juliana García Díaz
Coordinadora de Transversalidad y Política
Pública de Equidad
Fecha: 10/03/2009
Ing. Oscar Armando Cano Mondragón
Director General
Fecha: 11/03/2009
PROCEDIMIENTO
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ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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6. Método de trabajo:
6.1 Descripción de actividades:
Documento de trabajo
(no. de control)
Paso
Responsable
Actividad
1
Personal del
ICTSGEM
Detecta una no-conformidad y/o una no-conformidad
potencial relacionada con el Sistema de Gestión de
Equidad de Género, o situaciones indeseables y lo
comunica a cualquier integrante del Comité de
Transversalidad y Política Pública de Equidad.
2
Comité de
Transversalidad y
Política Pública de
Equidad
(Comité)
Si la detección justifica la emisión de una Solicitud de
Acción Preventiva y/o Correctiva (FO-ICTSGEM-EG-09),
ésta se elabora en original y copia y se entrega a el área
donde se identificó la no-conformidad o no-conformidad
potencial.
Para la emisión de una Solicitud de Acción Preventiva y/o
Correctiva se toman como referencia, entre otras, las
fuentes siguientes: reporte de auditoría interna o externa,
quejas o sugerencias, encuestas aplicadas, tendencias
negativas y/o potenciales en los indicadores de resultados,
resultados de la revisión por la dirección, acciones
afirmativas y/o acciones en favor del personal, observación
directa.
Solicitud de Acción
Preventiva y/o Correctiva
(FO-ICTSGEM-EG-09)
3
Coordinador/a de
Transversalidad y
Política Pública de
Equidad
(CTPPE)
Asigna a un responsable de resolver la no-conformidad y/o
mejora, en su caso.
Entrega la Solicitud de Acción Preventiva y/o Correctiva a
la/el Responsable Asignado.
FO-ICTSGEM-EG-09
4
Responsable
Asignado/a
(RA)
Investiga y analiza las causas de la no-conformidad y, en
su caso, registra los resultados de la investigación; elabora
el Programa de acciones y presenta los documentos a la/el
Coordinador de Transversalidad y Política Pública de
Equidad para su análisis.
FO-ICTSGEM-EG-09
Es importante considerar para la investigación de la causa
técnicas de solución de problemas como las siguientes:
Lluvia de Ideas, Esqueleto de Pescado, Trabajo en Equipo,
Estratificación de Problemas etc. Esto con el fin de
determinar las causas reales y evitar con la recurrencia.
El plazo para dar por concluida una Solicitud de Acción
Preventiva y/o Correctiva es de 25 días hábiles, contados
a partir de la fecha de se emite la misma, este plazo podrá
ampliarse en base a un análisis de la magnitud del
hallazgo observado, fundamentándolo con un cronograma
de actividades, esto en acuerdo con la/el Responsable
Asignado y con la/el Coordinador de Transversalidad y
Elaboró: MEEC-JAO
Revisó: OJGD-CEG
Autorizó: OACM-DG
PROCEDIMIENTO
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ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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Política Pública de Equidad.
Ejecuta acción(es) de acuerdo al programa de acciones.
FO-ICTSGEM-EG-09
CTPPE
Da seguimiento a la Solicitud de Acción Preventiva y/o
Correctiva apoyándose en las fechas compromiso que
indica el programa de acciones, verificando la ejecución de
las mismas.
Si la acción fue ejecutada se escribe la palabra
“CUMPLIDO” en la columna de estatus del programa de
acciones y la fecha en que ésta fue ejecutada.
En el caso de aquellas acciones no ejecutadas según su
fecha programada, la/el Responsable Asignado debe
explicar la razón del incumplimiento y en común acuerdo
con la/el Coordinador de Transversalidad y Política Pública
de Equidad establecer y registrar la nueva fecha de
ejecución.
FO-ICTSGEM-EG-09
7
CTPPE
Informa al Comité de Transversalidad y Política Pública de
Equidad el estatus que se tiene de las solicitudes emitidas.
FO-ICTSGEM-EG-09
8
Comité
Una vez que ha terminado la ejecución de las acciones
preventivas y/o correctivas, verifica la efectividad de éstas.
Esta actividad se realiza consultando los registros de
equidad de género que se hayan generado y entrevistas al
personal afectado.
9
Comité
¿Fue efectiva la acción tomada?
Si la respuesta es Sí pasa a la actividad 10.
Si la respuesta es No pasa a la actividad 6.
10
CTPPE
Define con la/el Responsable Asignado el seguimiento
para confirmar que las acciones preventivas y/o correctivas
implementadas fueron efectivas y que el hallazgo fue
eliminado de raíz.
5
RA
6
FO-ICTSGEM-EG-09
Esta confirmación se puede realizar a través de:
a) Revisión de evidencia objetiva.
b) Entrevistas con el personal afectado.
Terminada la confirmación, en el espacio de estatus, se
estampa el sello de “EFECTIVA”.
Nota: cuando la acción lo requiera se confirmará la
efectividad nuevamente, para asegurar que el problema no
es reincidente, esto se realiza antes de estampar el sello
de “EFECTIVA”.
Elaboró: MEEC-JAO
Revisó: OJGD-CEG
Autorizó: OACM-DG
PROCEDIMIENTO
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ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS
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11
Comité
Elabora y envía a la/el Director General un reporte del
avance y/o resultado de las acciones preventivas y/o
correctivas generadas.
Reporte de avance y/o
resultado
(S/C)
Con esta actividad termina el procedimiento.
7. Registros de equidad de género:
No.
1
Documentos
(clave)
Responsabilidad de su custodia
Solicitud de Acción Preventiva y/o
Correctiva
(FO-ICTSGEM-EG-09)
Coordinación de Transversalidad y
Política Pública de Equidad
(CTPPE)
Tiempo de
retención
2 Años
8. Anexos:
Anexo
No.
1
Descripción
Solicitud de Acción Preventiva y/o Correctiva
Elaboró: MEEC-JAO
Revisó: OJGD-CEG
Clave
FO-ICTSGEM-EG-09
Autorizó: OACM-DG
Clave: FO- ICTSGEM-EG-09
FORMATO
SOLICITUD DE ACCIÓN PREVENTIVA Y/O CORRECTIVA
REFERENCIA: PR-ICTSGEM-EG-02
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No. Consecutivo:
Fecha:
Acción Correctiva
Acción Preventiva
No-Conformidad
Observación
No-Conformidad
Reincidente
No Reincidente
Potencial
Mejora
Hallazgo relacionado con:
Dirección General
Subdirección Jurídica
Coordinación Operativa
Subdirección de Programación
y Análisis Financiero
Subdirección de Prestaciones Económicas
Subdirección de Informatica
Subdirección Administrativa
Subdirección Servicios Asistenciales
Sistema de Gestión de Equidad de Género
Comité de Transversalidad y Política Pública
de Equidad
Fuente de Información:
Auditoría interna o externa
Revisión por la dirección
Inspección al proceso
Queja o sugerencia
Observación directa
Otros (especifique)
Descripción del hallazgo:
Elaboró
(Nombre y Firma)
Subdirector/a de Área
(Nombre y Firma)
Descripción de las causas probables del hallazgo (Para ser llenado por la/el Responsable Asignado):
Responsable Asignado/a
(Nombre y Firma)
Subdirector/a de Área
(Nombre y Firma)
Clave: FO- ICTSGEM-EG-09
FORMATO
SOLICITUD DE ACCIÓN PREVENTIVA Y/O CORRECTIVA
REFERENCIA: PR-ICTSGEM-EG-02
Revisión: 0
Anexo 1 Pág. 2 de 2
No. Consecutivo:
Fecha:
Programa de acciones
Fecha
prog.
Actividad
Fecha
real
Responsable
Estatus
Evaluación de las acciones tomadas
¿Se corrigió el hallazgo?
SÍ
NO
Observaciones: ________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_
_____________________________________________________________________________________________
_
Responsable Asignado/a
(Nombre y Firma)
Representante del Comité de
Transversalidad y Política Pública de
Equidad
(Nombre y Firma)
Coordinador/a de Transversalidad y
Política Pública de Equidad
(Nombre y Firma)