Inmagic: sistema de gestión de bases de datos documentales, o las

Inmagic: sistema de gestión de bases de datos
documentales, o las razones del líder
Por Lluís Codina
INMAGIC ES EL PROGRAMA de gestión de bases de datos
documentales (Sgbdd) que, según
informan sus distribuidores, goza de mayor cuota de mercado
en EUA. También cuenta con
una amplia base instalada en España, seguramente una de las
mayores en lo que podríamos denominar el sector “especializado” (ver recuadro).
Ayuda a esta posición predominante su ya larga presencia en
nuestro mercado (alrededor de una
década) de la mano de un distribuidor (Doc6) que nunca se ha limitado a la simple operación de “mover
cajas”, expresión con la que se conoce a aquellos distribuidores que
no realizan ninguna inversión en
los programas que tienen en cartera. Los usuarios de Inmagic en
nuestro país cuentan siempre con
versiones y manuales traducidos,
con personal experto al que poder
dirigir consultas y con algo que
siempre es importante, un club de
usuarios.
Un registro de Inmagic en el modo visualización. En este caso, corresponde a la vista por defecto
Pero veamos cuáles son los argumentos intrínsecos del programa.
...
- Economía de la información
- Sistemas de navegación
- Evaluación de recursos digitales
- Arquitectura de la información
...
Figura 1. Títulos documentos
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Un diseño sencillo de formulario de interrogación. Un campo puede enviar consultas a varios
de ellos de la base de datos. El texto de ayuda lo hemos añadido nosotros a título de ejemplo.
El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002
Lluís Codina
Para segmentar el mercado de los Sgbdd
ingenieros, estudiantes, profesores de universidad,
1. Por el tipo de contexto, podemos definir
etc. Inmagic, por su facilidad de uso y su precio redos subsectores:
lativamente bajo puede ubicarse en parte en este
—Especializado o profesional: lo conforman
sector. De cualquier forma no es su nicho especiacentros de documentación, bibliotecas y archivos
lizado ya que tiene una curva de aprendizaje un poasí como empresas que en su organigrama cuentan
co más alta de lo habitual en esta clase de progracon un departamento de documentación (o similar)
mas, a causa de sus numerosas funciones. Forman
formalmente constituido. Se caracteriza, entre
parte de esta parcela: FileMaker (FileMaker) askSam
otras cosas, por contar en su plantilla (staff) con
(askSam)
Knosys (Micronet) e Idealist (Bekon) entre
profesionales de la documentación. Está liderado
otros.
por productos como Inmagic (Doc6), Knosys (Micronet), BRS (Baratz) y BasisPlus (Centrisa).
—Sector ofimático o generalista: formado por
empresas que no tienen un departamento de documentación constituido como tal en su estructura
organizativa, pero tienen la necesidad de gestionar
información documental (informes, manuales, publicaciones, fotografías, etc.). No siempre cuentan con
profesionales con formación específica en biblioteconomía y documentación. En este sector, los líderes suelen ser productos como Notes (IBM) o Documentum (Documentum), aunque Inmagic y Knosys
también tiene una significativa presencia en este
mercado.
2. Por la dimensión del contexto, podemos
establecer tres subsectores:
—Personal: son las aplicaciones destinadas a un
uso individual, por ejemplo: periodistas, abogados,
En primer lugar, cabe señalar
la flexibilidad y la potencia como
dos de sus mejores bazas.
Flexibilidad
Se pone de manifiesto a la hora de permitir dos formas distintas
y al mismo tiempo compatibles de
indización: palabra a palabra y por
frases (indización por palabras y
por términos, en lenguaje Inmagic). Cada una de ellas genera, como es lógico, dos índices diferentes; pero lo más importante es que
ambas clases son necesarias porque responden a necesidades de información distintas. Veamos un
ejemplo. Supongamos que el resultado de indizar unos cuantos documentos produce, entre otros, los
descriptores (títulos) de la figura 1.
En la indización palabra a palabra el índice resultante se verá tal
como se observa en la figura 2 (ca148
—Departamental y pyme: para departamentos
de grandes compañías y para medianas y pequeñas
empresas, lo que incluye también el 80 o el 90% de
los centros de documentación, archivos y bibliotecas de nuestro país. En nuestra opinión es el sector
más característico de Inmagic, compartido con productos como Knosys y BRS.
—Corporativo y grandes empresas: para organizaciones medianas y grandes y para medianos,
grandes e incluso muy grandes centros de documentación, archivos y bibliotecas. A nuestro parecer, no es el sector más adecuado de Inmagic, aunque tiene presencia en el mismo como demuestra el
hecho de que empresas de la dimensión de Aena o
Renfe sean usuarias de Inmagic. Este es el nicho “natural” de productos como BasisPlus, BRS, Notes, Excalibur (Excalibur), entre otros.
da palabra aparecerá, como es lógico, entremezclada con otras de la
misma letra inicial, cosa que se
simboliza con “...”). En cambio, en
un índice por frases o descriptores
se vería como se muestra en la figura 3.
Es evidente que algunas veces
nos bastará con una entrada como
“información”, pero otras, necesitaremos discriminar entre “economía de la información” y “arquitectura de la información”, etc.
Con la indización palabra a palabra, se perdería esta posibilidad de
contexto cuando examinamos el
índice de una base de datos. Al
mismo tiempo, la indización palabra a palabra es necesaria, porque a
veces necesitamos la máxima flexibilidad para realizar operaciones
de recuperación y queremos, por
ejemplo, cualquier documento que
tenga “digital” e “información” en-
El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002
tre sus características de indización. Lo que resulta ejemplar en el
caso de Inmagic es que podemos
optar por tres tipos de indización:
palabra a palabra; frases y ambas a
la vez.
Otra dimensión de su flexibilidad es su manera de tratar los cam...
arquitectura
...
búsqueda
...
digitales
...
economía
...
evaluación
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información
...
navegación
...
recursos
...
sedes
...
sistemas
...
web
...
Figura 2. Índice palabra a palabra
(obviamos las palabras vacías)
Inmagic: sistema de gestión de bases de datos documentales, o las razones del líder
pos cuyos valores son múltiples o
compuestos (subcampos). Es este
un problema tradicional de los sistemas de gestión de bases de datos y
su solución siempre ha sido difícil.
Los sistemas no documentales,
como los relacionales, resuelven
este problema manu militari, o sea
prohibiendo directamente la posibilidad de que exista tal tipo de
campo. En las bases de datos documentales se “solventa” el problema
por ignorancia, es decir, no se prevé ninguna solución: se yuxtaponen los valores y punto. La solución manu militari obliga a multiplicar los campos, los registros y
las tablas. La segunda opción, por
ignorancia, simplifica la vida al diseñador pero restringe el rango de
operaciones lógicas que luego se
pueden hacer con las bases de datos, muy especialmente el establecimiento de relaciones entre ellas y
la generación de informes.
Inmagic opta por una tercera
vía que caracteriza al programa ya
desde los tiempos del Ms-dos (para
los menores de treinta años: el antecesor de Windows), a saber: el
uso de múltiples instancias de un
mismo campo que pueden servir
en el caso de Autor, por ejemplo,
para entrar los n autores de un mismo documento, sin que cada una
de las entradas deje de formar parte del mismo campo, o para introducir los n descriptores del campo
Tema, etc. Lo mejor es que no resulta necesario prever cuántas instancias necesitaremos en cada
campo, de modo que el diseñador
no debe preocuparse por la cuestión. Simplemente, se invoca una
Inmagic
Sistema de gestión de bases de
datos documentales. Para ordenadores con Windows (DB/TextWorks) y Windows NT (DB/Text
WebPublisher).
Distribuidor: Doc6.
http://www.doc6.es
nueva cuando hace falta haciendo
clic en un botón del programa o
apretando una tecla de control.
Por otro lado, los campos descriptivos, con abundante texto, como el típico que contiene un resumen o el texto completo del documento, no necesitan recurrir al uso
de múltiples instancias para ser indizados en su totalidad (a diferencia de los famosos campos “memo” de los sistemas relacionales,
que no se pueden indizar).
Potencia
¿Cuáles son las bazas más características de la dimensión de potencia en Inmagic? Creemos que
pueden señalarse las siguientes: las
capacidades de sus parámetros básicos (campos, registros) y las funciones que proporciona.
En cuanto a capacidades Inmagic declara por ejemplo no presentar ningún límite ni al número de
entradas por campo, ni al tamaño
de éstos ni al de los registros. Por
otro lado admite hasta 250 campos
distintos en cada modelo de registro y cada base de datos puede contener hasta 2 billones de registros
(suponemos que son billones a lo
anglosajón, es decir, 2 mil millones de registros en cada base de datos). Por último, no es necesario
predefinir la extensión de cada
campo: pueden contener un número ilimitado de caracteres y su extensión y su uso del espacio de almacenamiento se ajusta al espacio
concreto utilizado en cada caso.
En cuanto a sus funciones creemos importante señalar las siguientes:
—establecimiento de enlaces
entre distintas bases de datos (en
un estilo casi relacional);
—diseño y modificación de
prácticamente cualquier aspecto de
la interfaz del programa incluyendo el diseño de vistas y de formularios de consultas, y
...
Arquitectura de la información
...
Economía de la información
...
Evaluación de recursos digitales
...
Sedes web
...
Sistemas de navegación
...
Figura 3. Índice por descriptores
—establecimiento de controles
terminológicos que van desde el
uso de descriptores y de procedimientos de validación de datos
hasta la utilización de tesauros en
línea.
«La versión que permite la publicación
en web es un producto independiente que,
a su vez, incluye a Inmagic (DB/Text WebPublisher)»
A estas tres muy potentes funciones habría que añadir una última relativa a la posibilidad de publicar y hacer accesibles bases de
datos a través de internet, aunque,
todo hay que decirlo, la versión
que permite la publicación en web
es un producto independiente que,
a su vez, incluye a Inmagic
(DB/Text WebPublisher).
Relaciones y controles
de validación
En esta reseña vamos a limitarnos a considerar con un cierto detenimiento dos de las funciones indicadas antes por ser probablemente no solamente las más características del programa, sino también
aquellas en las que más puntos flacos suelen presentar aplicaciones
similares.
Inmagic permite establecer relaciones (enlaces, en su terminología) entre distintas bases de datos.
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Se generan entre uno o más campos de una base de datos, que Inmagic denomina primaria, y uno o
varios de otra que llama secundaria. Para realizarlas deben cumplirse dos características: los campos
de las dos bases de datos deben tener el mismo dominio y deben
compartir, por tanto, las principales características de validación
(por ejemplo, deben ser textuales,
o numéricos, o deben de consistir
en valores únicos, etc.).
Cuando dos o más registros de
las bases enlazadas contienen campos con valores comunes, es posible consultar y editar los datos de
la secundaria desde la primaria, así
como pueden diseñarse vistas que
incluyen informaciones resultantes
de cruzar datos de ambas bases.
En cuanto a los controles de
validación contempla el uso intensivo de medidas terminológicas,
desde el nivel más básico consistente en la utilización de un diccionario de palabras vacías, hasta
el uso de campos con listas predefinidas de valores. También se pueden definir y alimentar tesauros,
así como utilizarlos para realizar la
indización y las consultas.
Una muestra de las posibilidades de control y de validación de la información con el editor de
campos de Inmagic.
Otros controles de este tipo incluyen ajuste a rangos de valores, a
tipos de datos (numéricos, fechas,
textuales, enlaces), etc. El sistema
proporciona de ese modo una amplia batería de instrumentos de diseño y de mantenimiento al administrador de la base de datos.
Para completar el panorama de
las funciones de Inmagic debemos
hacer referencia a que integra la
posibilidad de capturar y asociar
imágenes a los registros; la administración de usuarios, con distin-
tos passwords y niveles de privilegio; corrección ortográfica; entre
otros aspectos no precisamente
menores.
La verdad es que hacía tiempo
que este cronista no se lo pasaba
tan bien analizando un programa
de gestión documental ya que, a la
vista de todas sus posibilidades, de
su flexibilidad y sus facilidades de
adaptación, no es extrañar que
mantenga durante tantos años una
posición prominente en un mercado tan difícil como el de EUA ni la
excelente posición de que goza en
nuestro país.
En el apartado de las críticas
debemos señalar un pequeño alejamiento de algunos estándares muy
bien definidos a estas alturas en los
programas que corren bajo Windows. Esto se manifiesta en un
comportamiento poco intuitivo de
las ventanas (aunque se aprende rápido) y en el estilo de los iconos
utilizados en las barras de menús.
Es un tema menor, pero sus productores deberían pensar en corregirlo en las próximas versiones.
Un ejemplo de registro con una imagen asociada. Obsérvese también que Inmagic interpreta
adecuadamente las direcciones web como enlaces.
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Lluís Codina, Universidad Pompeu
Fabra.
[email protected]