control, evaluación y seguimiento v.5

CARACTERIZACIÓN PROCESO: CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
OBJETIVO DEL PROCESO
ALCANCE DEL PROCESO
Evaluar los Controles y la Gestión del IDRD con el fin de identificar acciones de mejora en pro del mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado.
Adelantar procesos disciplinarios.
Incluye Actividades relacionadas con:
* Planear , ejecutar y hacer seguimiento a auditorías.
* Informar Resultados de Auditorías y hacer Seguimiento.
* Seguimiento a resultados de los indicadores establecidos en los diferentes procesos.
* Formulación, Implementación y seguimiento a acciones de mejora ( Acciones: correctivas, preventivas y de mejora).
* Seguimiento al plan de mejoramiento individual.
* Realización de Investigaciones Disciplinarias, Emisión de Fallos.
Inicia con la planeación de las actividades anteriormente mencionadas, su ejecución, así como la implementación de las acciones de mejora a que haya lugar.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Secretario(a) General
Jefe Oficina de Control Interno
NTCGP1000/ ISO 9001:
REQUISITOS
DELEGADOS
Área de Control Interno Disciplinario: Coordinador(a)
8.2.2 - 8.2.3 - 8.3 - 8.4 - 8.5.2 – 8.5.3
NTD SIG 001:2011: 4.2.1; 4.2.2; 4.2.3; 4.2.4; 4.2.5.1; 4.2.6; 5.1; 5.2; 5.4; 5.6; 6.1; 6.3; 6.4; 6.8; 7.2; 7.3; 7,4
PARTES INTERESADAS: Oportunidad y veracidad de la información
NORMATIVIDAD
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
NORMOGRAMA CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
ENTRADA
ACTIVIDADES
PARTES INTERESADAS
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
INTERNO
Plan operativo
Proceso Planeación de
la Gestión
Hoja de Vida del Indicador
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
EXTERNO
PLANEAR
Elaborar plan operativo
Definir indicadores de Gestión
Proceso Planeación de
la Gestión
Plan Estratégico -Objetivos
Estratégicos y de Gestión Integrada
Elaborar Programa anual de Auditorías
Definir las Necesidades de Bienes y Servicios requeridos para
la Gestión del Proceso.
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Necesidades de Bienes y Servicios
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Plan Anual de Adquisiciones
Solicitar al Ordenador del Gasto la Contratación de Bienes y
Servicios
Solicitar la Contratación de Bienes y Servicios establecidos en
el PAA
Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de
Bogotá
Programa Anual de Auditorías
Comunicación Solicitud de Bienes y
Servicios
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Proceso de
Contrataciones de Bienes y Servicios Adquisiciones de Bienes
y Servicios
CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO V.5
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
ENTRADA
ACTIVIDADES
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Entes de Control y
Vigilancia
Informes de Evaluación al Sistema
Integrado de Gestión
Formulación y/o Actualización de los
Riesgos
Evaluaciones del Subsistema de
Control Interno
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
Programa de Auditorias Internas de
Gestión Integral
Plan operativo
Programa Anual de Auditorías
Internas
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
Elaborar Programa de Auditorias Internas de Gestión Integrada
Elaborar Planes de Auditorías Internas cuando aplique
Establecer Evaluaciones en tiempo real a puntos críticos
Definir y Programar las Acciones Preventivas del Plan y Mapa
de Riesgos
Establecer Metodología para las Evaluaciones al Subsistema de
Control Interno
Informes de Auditoría
Resultados de Auditoría
Planes de Auditorias Internas de
Gestión Integral
Temas a Evaluar en Tiempo Real
(Puntos Críticos)
Plan y Mapa de Riesgos
Proceso de Control,
Evaluación y
Seguimiento
Metodologías para las Evaluación al
Subsistema de Control Interno
HACER
Proceso Planeación de
la Gestión
Plan Operativo
Ejecutar las Actividades correspondientes al Plan de Operativo
Reporte Actividades Realizadas
Proceso Planeación de
la Gestión
Programas de Auditorias Internas al
Sistema de Gestión Integral
Ejecutar auditorias de acuerdo a los Planes de Auditorias
Internas al Sistema de Gestión Integral
Informe de Auditoria
Planes de Auditorias Internas al
Sistema de Gestión Integral
Temas a Evaluar en Tiempo Real
(Puntos Críticos)
Entes de Control y
Vigilancia
Informe de Auditoria
Resultados de Auditoria
Proceso de Control,
Evaluación y
Seguimiento
Plan y Mapa de Riesgos
Entes de Control y
Vigilancia
Lineamientos y directrices para
fortalecer el Subsistema de Control
Interno
Ciudadano
Solicitud de proceso disciplinario
Hoja de vida del Indicador
Todos los Procesos
Realizar seguimiento a la implementación de los Planes de
Mejoramiento establecidos por las diferentes dependencias
Entes de Control y
Vigilancia
Informe de Evaluación
Seguimiento a Planes de
Mejoramiento
Todos los Procesos
Metodología para las evaluaciones al
Subsistema de Control Interno
Todos los Procesos
Ejecutar Evaluaciones en tiempo real a puntos críticos
Realizar evaluación independiente según lineamientos del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Realizar informe Detallado del Sistema de Control Interno y
Publicarlo en la pagina WEB.
Realizar Autoevaluación al Subsistema de Control Interno
Realizar seguimiento al Mapa y Plan de manejo de Riesgos
Usuario
Concejo Asesor en
materia de CI DAFP
Informe de Seguimiento al Mapa y
Plan de manejo de Riesgos
Entidades de Control y
Vigilancia
Realizar Fomento de la Cultura de Autocontrol
Ejecutar en el proceso disciplinario respectivo y hacer
seguimiento
Realizar la medición, análisis de datos y tomar acciones cuando
se incumpla*
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Informes de Evaluación del Sistema
de Control Interno
Realizar seguimiento y evaluación a las planes de acción de las
acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora
Actividades
Comité Institucional
Disciplinario
Providencia (fallos o actos)
Resultados y análisis de datos del
indicador
Proceso de Control,
Evaluación y
Seguimiento
Informe de Seguimiento a las
acciones correctivas, preventivas y
de mejora
Todos los Procesos
CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO V.5
Todos los Procesos
PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
ENTRADA
ACTIVIDADES
Realizar seguimiento y evaluación a las planes de acción de las
acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora
Actualización Aplicativo Isolución
Oportunidades de Mejora
Conceptos Jurídicos
Proceso Gestión
Jurídica
Estudios de legalidad de actos
administrativos
Aplicar Conceptos
Tramitar y Solicitar información y/o requerimientos
Revisar y Solicitar los ajustes en caso de ser necesarios.
Servicios Solicitados
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Envío de Peticiones,Quejas,
Reclamos y/o Soluciones (PQRS)
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
Requerimiento de conceptos
jurídicos
Requerimiento revisión de legalidad
de actos administrativos
Servicios Solicitados Revisados
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Proceso Gestión
Jurídica
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Solicitar los Servicios que requiera para el cumplimiento de sus
actividades..
Solicitud de Servicios
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Tramitar las peticiones, quejas reclamos y/o sugerencias.
Respuestas a PQRS
Proceso de Gestión de
Comunicaciones
Implementación de acciones para controlar los aspectos,
impactos y riesgos ambientales.
Controles Ambientales
Implementados
Servidores Públicos
Comunidad
Matriz de Identificación y Valoración
de Aspectos e Impactos Ambientales
Matriz de Riesgos Ambientales
Proceso Gestión de
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Medio Ambiente
Comunidad
Plan Institucional de Gestión
Ambiental (PIGA)
Suministro de Bienes, Insumos
,Soporte Técnico;Mantenimiento
Locativo y Transporte
Socialización de Matriz de Peligros y
Riesgos
Uso de bienes,insumos y servicios
Tramitar las Solicitudes Bienes, Insumos, Soporte Técnico;
Mantenimiento Locativo y Transporte que requiera.
Implementación de acciones para controlar los peligros y
riesgos en seguridad y salud en el trabajo
Solicitud de Bienes, Insumos,
Soporte Técnico; Mantenimiento
Locativo y Transporte
Proceso de Gestión de
Recurso Físicos y
Tecnológicos
Proceso Control,
Evaluación y
Seguimiento
Controles en Seguridad y Salud en
el Trabajo Implementados
Servidores Públicos.
Requerimientos de los Servidores
públicos en temas de SySO
Proceso Gestión de
Talento Humano
Visitantes
Proceso Gestión de
Talento Humano
Información sobre Actividades
Programadas en los Planes de:
Capacitación, Bienestar Social,
Estímulos e Incentivos; Acuerdos de
compromisos Laborales y
Comportamentales y de Gestión
Proceso Gestión
Documental
Asistir y participar en las diferentes Actividades Programadas
en los diferentes Planes y actuar conforme a compromisos
adquiridos.
Controles Operacionales para la
Gestión Documental
Implementación de acciones relacionadas con la gestión
documental
Controles Operacionales para la
Seguridad de la Información
Implementación de acciones relacionadas con la seguridad de
la información
Necesidades de Capacitación;
Necesidades de Bienestar;
Evaluación del Desempeño
Solicitudes Situaciones
Administrativas; Novedades de
Nómina
Servidores Públicos
Controles en Gestión documental
implementados
Proceso de Gestión
Documental
Controles en Seguridad de la
Información implementados
Proceso de Gestión
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Proceso Gestión
Documental
Proceso de Gestión
Recursos Físicos y
Tecnológicos
Proceso Gestión de
Talento Humano
CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO V.5
PROVEEDOR
INTERNO
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA Y/O INFORMACIÓN
SECUNDARIA
Programa de Simulacros
Participar en simulacros relacionados con seguridad y salud en
el trabajo y medio ambiente
Adquisición de hábitos de actuación
ante emergencias
EXTERNO
PARTES INTERESADAS
INTERNO
EXTERNO
Servidores Públicos.
Medio ambiente
Visitantes
Proceso Gestión del
Talento Humano
Proceso Gestión de
Recursos Físicos y
Tecnológicos
VERIFICAR
ACTUAR
Seguimiento Trimestral a las Actividades y Metas establecidas en Plan Operativo
Seguimiento al Mapa y Plan de Manejo de Riesgos
Resultados de las Mediciones de los Indicadores
Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora.
Informe de Revisión por la Dirección
Auditorías Internas Integradas
Auditorias de Control Interno
Auditorías Externas
Evaluación al Subsistema de Control interno
Acta de Comité Sistema Integrado de Gestión
Plan de Mejoramiento (Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora)
Plan de Mejoramiento Institucional
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
LISTADO DE TRÁMITES
Ver Listado de Activos de Información
No aplica
INFRAESTRUCTURA
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Ver matriz de infraestructura
Ver matriz de responsabilidad social
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
REGISTROS
Ver Listado Maestro de Documentos
Ver Listado Maestro de registros
MEDICIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Ver Módulo de Indicadores
Ver Módulo Riesgos
PLAN DE MEJORAMIENTO
Ver Módulo Mejoramiento
CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO V.5