Mejores prácticas y consejos para presentaciones efectivas

Mejores prácticas y consejos para presentaciones efectivas
Habilidades de presentación
Hay varios aspectos a tener en cuenta para dar una buena presentación. Si desea
obtener más información sobre cómo preparar y dar buenos discursos o
presentaciones, le sugerimos empiece con el curso del Centro Leonístico de
Aprendizaje: Hablar en público. Este curso cubre los aspectos básicos de preparar y
dar un discurso o presentación.
Preparación de presentaciones
Una presentación clara y concisa debe ser provocadora y dar lugar a una sesión activa
de preguntas y respuestas. Conocer el tema a fondo es vital para poder dar una
presentación efectiva. Por ello, hay empezar con la investigación.
Investigación: Una vez que determine el tema de la presentación, el primer paso de la
preparación debe ser la investigación. Al igual que si estuviera escribiendo un trabajo
para la escuela, utilizar todas las herramientas y recursos disponibles incluiría el
Internet, la biblioteca, los dirigentes Leones, el sitio web de la asociación, archivos del
ayuntamiento, archivos de periódicos y hablar con personas familiarizadas con el tema
en cuestión. Sea creativo y busque fuentes que apoyen su postura. No tema preguntar
a la gente si puede citarles en su trabajo; las experiencias personales pueden influir
mucho al público ya que pueden haber tenido experiencias similares.
Otra faceta de la investigación es saber entender quién estará en el público. El tipo de
público al que se dirija afectará lo que vaya a decir, cómo va decirlo y qué tipo de
medios visuales le ayudarán a dar vida a su presentación. Algunos públicos necesitan
más parafernalia que otros.
Composición escrita con destreza: La escritura real y el diseño de la presentación.
Procure que el proceso sea sencillo dividiendo el contenido en 3 componentes básicos:
la introducción, el meollo y la conclusión.
Una buena introducción atraerá y concentrará la atención del público y hará que tanto
usted como el público se sientan cómodos. Aproveche este momento para explicar el
tema y los objetivos, recalcando los puntos clave que tratará.
La introducción es vital para establecer el ritmo de la presentación. Si el público no
responde desde el comienzo, es señal de que tiene que trabajar más para interesar al
público en lo que les está diciendo. Si está animado sobre lo que tiene que decir, el
público se animará escuchándole. Indique los puntos clave claramente, pero procure
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que no sean muchos; determine qué puntos tienen el mayor impacto y los que puede
transmitir o apoyar más convincentemente en la presentación.
El meollo de la presentación debe fluir con soltura después de la introducción.
La presentación es una historia, por lo que el desarrollo de la información debe ser
lógico y cohesivo.
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Mejores prácticas para una composición escrita con destreza:
Presentar las ideas de manera concisa y lógica: No salte de un punto a otro sin
indicar el propósito o sin ofrecer datos de apoyo para cada uno de ellos.
Crear relevancia: Deje que el público sepa por qué esto es importante para ellos.
Citar a expertos o proporcionar análisis de casos: las experiencias personales
pueden interesar al público creando un entorno de conocimientos compartidos.
Usar humor y anécdotas cuando sea apropiado: pero solo cuando y si se siente
cómodo haciéndolo.
No abusar de las viñetas y listas: considere proporcionar un folleto con este tipo
de información.
Usar frases cortas, verbos activos y dinámicos: pero no use palabras muy
rebuscadas.
Recordar que lo que puede parecer obvio para usted, puede no serlo para el
público, así que es usted quien tiene que presentar imágenes vívidas con las
palabras.
La manera más efectiva de escribir la conclusión es reescribir la introducción. Si
formuló alguna pregunta en la introducción, hágalo también en la conclusión, pero
ofrezca una respuesta. Si enumeró los puntos clave, vuelva a visitarlos, pero añada
uno poco a cada uno, por ejemplo repita una estadística que citó en el meollo. También
puede plantear la conclusión preguntando retóricamente a su público si se han
alcanzado los objetivos y luego repetir los puntos principales de cada uno.
Lo ideal es que la conclusión pase de forma natural a la sesión de preguntas y
respuestas. Puede hacer esto preguntando, “¿Hay algo que no hayan entendido o que
necesite más aclaración?” A veces los oyentes necesitan indicaciones para recordar
una pregunta que les vino a la cabeza a los 10 minutos de su charla, pero que han
olvidado después que han transcurrido 50 minutos. No son los únicos. Responder este
tipo de preguntas le permite a usted reforzar su mensaje y es más efectivo si lo dice
con otras palabras, es decir sin repetir exactamente lo que dijo en el discurso o
presentación.
También puede preguntar: “¿Qué otra información piensan que podrían necesitar sobre
este tema?” Esto no significa admitir que la presentación no ha sido buena, sino que es
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señal de que tiene la seguridad de poder ofrecer respuestas que no estaban en su
discurso. Y si se trata de información que no tiene a mano, está bien, porque significa
que tiene una buena razón para hacer seguimiento con el público para que el tema siga
candente.
Uso de medios visuales
Habrá oído la frase, “Una imagen vale más que mil palabras”, y para el cerebro humano
esto es cierto, procesamos información más eficazmente cuando hay imágenes de por
medio. Así que el uso de diapositivas sencillas basadas en imágenes, o de folletos
durante la presentación, ayudará al público a comprender mejor el mensaje que usted
está comunicando.
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Mejores prácticas para el uso de medios visuales:
Ser constante: El tamaño de la letra y el esquema de colores debe ser la misma
en toda la presentación.
Considerar la cultura: Si está hablando a un grupo culturalmente diverso,
edúquese sobre lo que pudiera ser potencialmente ofensivo para alguien de otra
parte del mundo. Las imágenes que reflejan diversidad por lo general pueden
usarse con todos los públicos.
Usar imágenes inteligentemente: Vea abajo el ejemplo de Steve Jobs.
Comprimir los datos: Si tiene muchos datos complejos que compartir, puede
resumirlos o presentarlos en varias diapositivas. Los folletos o material impreso
son una alternativa eficaz, ya que permiten que el público vea todos los datos
más de cerca en uno o dos documentos concisos.
Procurar que sea simple: Cada medio visual debe concentrarse en una idea o
concepto. Cuando use texto con un medio visual, procure usar el mínimo texto.
No usar listas con viñetas.
Preparar: Use los medios visuales cuando practique la presentación, los medios
visuales añaden tiempo a la presentación y si no está familiarizado con la
tecnología o la configuración del salón / público puede perder el ritmo. Aprenda a
usar la tecnología que necesita y si tiene folletos o material impreso, asegúrese
de llevar copias suficientes para todos.
Lo más importante es planificar para que el contenido ocupe el 70% del tiempo que
le hayan asignado De esa manera, tendrá la seguridad de que terminará de hablar
antes de que el público termine de escuchar.
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Forma de hablar en público
La forma en que hable ante el público juega un papel muy importante en la manera de
conectarse con el público. Cuando se habla en público:
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El 7% del mensaje se transmite con las palabras que se están diciendo;
El 38% del mensaje se transmite con el tono y el volumen de la voz;
El 55% del mensaje se transmite con el lenguaje corporal e indicaciones no
verbales.
Mejores prácticas para hablar en público
Hablar claramente: Esto es siempre importante, pero resulta crítico cuando se
habla a públicos globales.
Cambiar el tono y la velocidad: Use los mismos tipos de inflexión que utilizaría
en las conversaciones diarias, pero hable un poco más despacio que a su ritmo
normal.
Hacer pausas para dar énfasis: Después de revelar un punto muy importante,
haga una pausa para dar tiempo al público para procesarlo. Evitar las muletillas
o jergas (“este...”, “o sea”, “ándale pues”): Todos tendemos a usar muletillas en
nuestras conversaciones diarias. Cuando se pone delante de un grupo para dar
una presentación, esas muletillas se amplifican. La mejor manera de comprobar
cuáles son sus muletillas es grabarse mientras da una presentación o pedir a un
amigo o familiar que le escuche y le indique cada vez que usa una.
Postura y colocación de las manos
• Intente tener una postura neutral y abierta; evite posturas defensivas o
inseguras.
• Sea consciente de lo que está haciendo con las manos (¡no las mueva de
continuo!).
Ubicación del cuerpo y salón
• Asegúrese de que se vean claramente los medios visuales que utilice.
• Si usa una pantalla detrás de usted, no mire hacia atrás a la pantalla ni dé la
espalda al público (da la impresión de que no sabe lo que está pasando).
Gestos y movimientos
• Gesticule con las manos, pero sin exagerar.
• Use los gestos solo para recalcar algún punto.
• Sea consciente de en dónde se encuentra y cómo se mueve: más público,
gestos más grandes.
• Haga contacto con los ojos, pero no mire fijamente a los individuos.
• Observe el lenguaje corporal del público.
o Positivo: sonriendo, asintiendo con la cabeza, tomando notas
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o Negativo: bostezando, mirando por la ventana, enviando textos, dormidos
o hablando por teléfono
Mantenga la energía, ya que el público a menudo imita la que usted transmite. Si
su energía empieza a disminuir, ocurrirá lo mismo con la de ellos.
Programar las preguntas: comunique al comienzo de la presentación si habrá
tiempo para hacer preguntas.
o Sea siempre respetuoso con quien hace una pregunta.
o Repita la pregunta para el público, así confirma que la entiende y gana
tiempo para formular una respuesta.
o Dé las gracias a quien haya hecho la pregunta y luego dirija la respuesta
a todo el público.
o “No sé, pero lo puedo averiguar” es una respuesta válida - averigüe la
respuesta y asegúrese de dar seguimiento.
Practicar, practicar, practicar
Superar el temor, ¡sí puede hacerlo!
Calentar un poco el cuerpo antes de la presentación puede ayudar a relajar los nervios.
• Dé un pequeño paseo si tiene tiempo y espacio. Respire un poco de aire fresco
si puede.
• Haga unos ejercicios de estiramiento.
• Girar despacio el cuello y los hombros puede ayudar a relajar la tensión
nerviosa.
• Mueva las muñecas como si estuviera dirigiendo una orquesta. Esto puede
ayudar que los gestos con las manos parezcan más naturales y fluidos.
Ensaye mentalmente e imagínese logrando el resultado deseado, ya que esto puede
ser una práctica muy convincente para aumentar la confianza en uno mismo cuando se
da una presentación. Busque un lugar tranquilo, cierre los ojos e imagine cada
elemento de la presentación: entrando en el salón, mirando la disposición del salón y
sintiéndose preparado y seguro. Ensaye la presentación; imagine cuán clara suena su
voz y qué fácil le resulta estar frente al grupo. Imagínese aceptando preguntas del
público o facilitando una actividad. Intente crear mentalmente exactamente la clase de
experiencia positiva que desea tener en la vida real cuando dé la presentación.
Incluso cuando intentamos imaginar el éxito, los pensamientos negativos tienden a
colarse en nuestra cabeza. Sustituya cada pensamiento negativo que se filtre en su
cabeza con un pensamiento positivo.
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Recursos adicionales
Las charlas Ted se están convirtiendo en el patrón oro de las presentaciones.
Vea diferentes presentaciones para observar habilidades efectivas: www.tedtalks.com
Steve Jobs desvelando el MacBook Air en 2008:
https://www.youtube.com/watch?v=OZ5fSDcAaCk
Podrá encontrar varias herramientas gratuitas en línea utilizando un motor de
búsqueda. Una de estas herramientas en línea es www.skillsyouneed.com. Este sitio
web ofrece secciones sobre preparación, habilidades interpersonales y de escritura,
por nombrar algunos. También puede buscar en el Internet la habilidad específica que
desea desarrollar.
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