instructivo: ejecutar procesos automáticos de cierre e inicio de

Código: U-IN-12.005.004
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión:0.0
INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS
AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA
PROCESO: CONTABLE
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SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
INSTRUCTIVO:
EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE
CIERRE E INICIO DE VIGENCIA
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Versión:0.0
INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS
AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA
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CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
1. INFORMACIÓN GENERAL
OBJETIVO: Facilitar a los usuarios la ejecución de los procesos automáticos que se efectúan al cierre y al inicio de
cada vigencia contable en cada una de las empresas de la Universidad Nacional de Colombia.
ALCANCE: Inicia con la ejecución de procesos automáticos en el SGF – QUIPU y finaliza con la ejecución y
verificación del proceso de traslado de las cuentas de patrimonio a capital fiscal. Aplica para las áreas de
Contabilidad en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES: N/A
1. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las
operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de
Colombia.
2. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios,
UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién
ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia
dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA
1. Ejecutar procesos automáticos en el SGF – QUIPU.
Estos son procesos que generan traslados automáticos o cancelación de saldos contables de cuentas, de
acuerdo con las normas vigentes. Se realizan anualmente de acuerdo con el período contable en que se
encuentre la empresa (diciembre, mes 13 y enero)
Los procesos automáticos son los siguientes:
1.1.
Cierre de cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0)
Se ejecuta en el período contable de diciembre para cancelar los saldos de reservas presupuestales y
cuentas por pagar (grupo 08) correspondientes a cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0). Se genera
mediante comprobante genérico 912 y específico 188.
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PROCESO: CONTABLE
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CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante 2 – Cierre de cuentas
cero:
SGF – QUIPU:
Contabilidad>Operativo>Automáticos>Automáticos>Genera cptes Automát.
Generación de comprobantes automáticos
1.2.
Ejecutar cierre anual de vigencia:
Se realiza una vez se cierra definitivamente el mes de diciembre (12), se ejecuta en el período (13) del
SGF – QUIPU de cada una de las empresas, con el fin de cancelar los saldos de cuentas de resultados
(clase 4 - Ingresos, 5 - Gastos, 6 – Costos de Venta y 7 – Costos de Producción), saldos presupuestales
de las cuentas de Presupuesto y Tesorería clase 0 así: Grupo 02 - Presupuesto de ingresos y tesorería;
Grupo 03 - Presupuesto de gastos de funcionamiento, Grupo 04 - Presupuesto del servicio de la deuda
pública; Grupo 05 - Presupuesto de gastos de inversión aprobados; Grupo 06 - Presupuesto de gastos de
inversión ejecutados y 07 - Presupuesto de gastos de inversión pagados. Se genera mediante
comprobante genérico 999 y específico 899.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante automático:
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SGF – QUIPU:
Contabilidad>Operativo>Cierre anual>Comprob. de Cierre
Comprobante de cierre anual
1.3.
Ejecutar proceso de traslado de Subcuentas de Patrimonio – Utilidad o pérdida del
ejercicio, transferencias y patrimonio institucional incorporado a Capital Fiscal:
Se ejecuta al inicio de cada vigencia mes de enero (01) en el SGF – QUIPU para realizar el traslado de
saldos de algunas subcuentas del patrimonio (utilidad o pérdida del ejercicio, transferencias y bienes
incorporados de la vigencia anterior) que deben acumularse en el capital fiscal en cumplimento de la norma
contable. Se genera mediante comprobante genérico 922 y específico 222.
Previamente se debe ejecutar el cierre anual de vigencia (mes 13) en el SGF – QUIPU.
Deben seguirse los siguientes pasos:
a) Utilidad o pérdida: Se deben trasladar los saldos de las subcuentas y cuentas auxiliares de utilidad o
pérdida de la vigencia fiscal anterior (Utilidad o excedente del ejercicio - 32300101 ó Pérdida o déficit
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del ejercicio 32300201) a Utilidad del ejercicio anterior (Excedentes o déficit de ejercicios anteriores32080103).
b) Transferencias: Se deben trasladar los saldos de las cuentas auxiliares de transferencias así:
Fondos transferidos – 32080130; Bienes transferidos – 32080131; Servicios transferidos -32080132;
Obligaciones transferidas (CR) – 32080134: Fondos recibidos (CR) – 32080135; Bienes recibidos
(CR) – 32080136; Servicios recibidos (CR) – 32080137; Obligaciones recibidas – 32080138;
Derechos transferidos 32080139; Derechos recibidos (CR) – 32080140; Fondos transferidos
extensión e investigación -32080141; Fondos recibidos extensión e investigación - 32080142 a la
cuenta auxiliar 32080145 Principal y subalterna de vigencias anteriores.
c) Bienes incorporados: Se deben trasladar los saldos de la cuenta auxiliar - Patrimonio Institucional
incorporado- Bienes - 32552501 a la cuenta auxiliar Patrimonio Institucional incorporado - 32080102.
La ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante 3 - Traslado de utilidad:
SGF – QUIPU:
Contabilidad>Operativo>Automáticos>Automáticos> Genera cptes Automát.
Generación de comprobantes automáticos
Nota importante: Debido a que este proceso generalmente se ejecuta después de haber realizado varios
movimientos de transferencias de la nueva vigencia (enero y febrero), se requiere ajustar manualmente el
comprobante automático generado ya que en éste se trasladan los movimientos de la vigencia anterior y
los de la nueva vigencia.
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PROCESO: CONTABLE
Por lo anterior es necesario:
1.3.1.
Identificar valores que deben ser trasladados:
Verificar que los saldos contables trasladados correspondan a la vigencia anterior, es decir los
saldos finales del mes 12.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar identificar los saldos
correctos a trasladar:
SGF – QUIPU:
Contabilidad>Reportes>Cierre>Balanc por Natura Unal
Ejecución de Reportes
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PROCESO: CONTABLE
1.3.2.
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CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Ingresar a comprobante de traslado de utilidad y eliminar movimientos de enero.
En caso de que se hayan trasladado saldos de la nueva vigencia, éstos deben ser borrados junto
con su contrapartida en el comprobante automático No. 3 - Traslado de utilidad, comprobante
genérico 922 y específico 222.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ajustar la información contable:
SGF – QUIPU:
Contabilidad>Operativo>Diarios>Graba comprobantes
Grabación de comprobantes
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Ejecutado y verificado el proceso de traslado de las cuentas de patrimonio (utilidad o pérdida,
transferencias y patrimonio institucional incorporado) a capital fiscal, se da inicio a las actividades normales
para el cierre contable a nivel de empresa del periodo de la nueva vigencia.
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ELABORÓ
Luz Mery Clavijo Ibagón
Leidy Dayana Morales
Romero
Juliana Garnica Reyes
REVISÓ
CARGO
Jefe División Nacional de
Contabilidad
Profesional Universitario
Contratista
CARGO
FECHA
Octubre 4 de 2010
FECHA
Áreas contables de las
Sedes y Unidades
Especiales de la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen.
Jefes de contabilidad y
profesionales de las
áreas contables,
asesoras y contratista de
la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa
Diciembre 15 de 2010
APROBÓ
Ángela María
González Lozada
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa
FECHA
Marzo 02 de 2011