instructivo: establecer y adminsitrar una unidad de caja

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ESTABLECER Y ADMINSITRAR UNA UNIDAD
DE CAJA
PROCESO: PRESUPUESTO
Código: U-IN-12.001.007
Versión: 1.0
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS
INSTRUCTIVO:
ESTABLECER Y ADMINSITRAR UNA UNIDAD DE
CAJA
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Determinar las actividades a seguir para registrar presupuestalmente la unidad de caja en el SGF
– QUIPU y establecer los criterios para administrarla.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de autorización de unidad de caja y termina con el reintegro
de los recursos cuando el proyecto recaude los ingresos correspondientes. Aplica para las dependencias
encargadas del manejo presupuestal de la Gestión General y Unidades Especiales en el Nivel Nacional, de
Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macro proceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
2. Unidad de caja: Herramienta financiera que permite que con el recaudo de todas las rentas y recursos de
capital, se realice una caja común destinada a atender el pago de las obligaciones que se asumen, con
cargo a las apropiaciones presupuestales aprobadas en cada vigencia de acuerdo con la normatividad
interna de la Universidad (Cfr. Aspectos generales del presupuesto público. Min. Hda.)
3. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Para adelantar las actividades del presente instructivo es necesario contar con la solicitud de autorización
de unidad de caja del director del proyecto y/o de las direcciones administrativas de las Sedes y Unidades
Especiales.
3. Para administrar una unidad de caja se debe tener habilitado el módulo de proyectos.
4. Se requiere tener activo el proyecto con las fichas administrativa y financiera en el SGF – QUIPU.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
A. Para administrar una unidad de caja se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
I. FONDOS ESPECIALES
a. De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 040 de 2001 de Rectoría, en los Fondos
Especiales se pueden utilizar recursos de destinación regulada para atender unidades de caja para
proyectos específicos.
b. Los recursos de los proyectos específicos tienen destinación específica por lo tanto no se pueden
utilizar para atender unidades de caja de otros proyectos.
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c. La autorización de unidad de caja debe corresponder a un estudio previo de la gestión de los
desembolsos de los recursos con los cuales se devolverá la unidad de caja.
d. Para la autorización de unidad de caja se debe verificar la situación presupuestal de los ingresos del
proyecto, en ningún momento se puede autorizar una unidad de caja superior al valor del saldo de
apropiación de ingresos pendiente por recaudar.
e. Al proyecto de destinación regulada se le debe realizar un análisis verificando que sus compromisos
y requerimientos inmediatos estén debidamente financiados antes de autorizar unidades de caja
para proyectos específicos.
f. La unidad de caja es un ingreso especial en razón a que estos recursos ya se han recaudado en las
Tesorerías pero en otro proyecto. Una vez se recaude el ingreso correspondiente se reintegra el
valor al proyecto que financió la unidad de caja.
II. NIVEL CENTRAL – APORTES DE LA NACIÓN:
Para atender los pagos de las obligaciones del presupuesto de gastos financiados con aportes de la
Nación, se pueden autorizar operaciones de unidades de caja que pueden financiarse con recursos de
las Sedes y/o Unidades Especiales o con recursos del Nivel Nacional. Estas operaciones requieren de
Resolución de Rectoría que las autorice.
La autorización de Unidad de Caja aprobada mediante resolución de Rectoría permite efectuar pagos de
gastos financiados con aportes de la Nación sin asignación de Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
i.
Unidad de caja financiada por la Sede y/o Unidades Especiales:
a. La Dirección Financiera y Administrativa debe realizar un análisis de flujo de caja del Nivel
Central de Sede y/o Unidad Especial verificando que sus compromisos y requerimientos
inmediatos queden financiados antes de solicitar la autorización para realizar operaciones de
unidades de caja.
b. Solicitar la autorización de unidad de caja ante la División Nacional de Presupuesto,
dependencia encargada de proyectar la resolución de Rectoría que autoriza realizar estas
operaciones.
c. Una vez aprobada la Resolución de Rectoría que autoriza la Unidad de Caja se remitirá a las
Sedes y/o Unidades Especiales para proceder a transferir los recursos de la cuentas de recursos
propios a recursos de la Nación y luego efectuar los pagos correspondientes.
d. Cuando el Ministerio de Educación Nacional asigne el PAC y sitúe los recursos que respaldan la
unidad de caja autorizada, el Nivel Nacional realizará el documento de autorización de PAC y el
giro correspondiente a cada Sede y/o Unidad Especial.
e. Cuando la Sede y/o Unidad Especial reciba los recursos, los devolverá a la cuenta de recursos
propios.
ii. Unidad de caja financiada por el Nivel Nacional:
Cuando las Sedes y/o Unidades Especiales no cuenten con recursos para financiar la unidad de
caja, pueden solicitar al Nivel Nacional esta operación para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:
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a. Solicitar la autorización de unidad de caja y los correspondientes recursos ante la División
Nacional de Presupuesto.
b. La División Nacional de Presupuesto, conjuntamente con la División Nacional de Tesorería,
realiza un análisis de flujo de caja del Nivel Central del Nivel Nacional verificando que sus
compromisos y requerimientos inmediatos queden financiados para determinar la liquidez
disponible que pueda soportar las operaciones de unidades de caja solicitadas.
c. La División Nacional de Presupuesto, de acuerdo con los recursos disponibles, proyecta la
resolución de Rectoría que autoriza las operaciones de unidad de caja.
d. Una vez aprobada la Resolución de Rectoría que autoriza la Unidad de Caja, la División Nacional
de Presupuesto la remite a las Sedes y/o Unidades Especiales y elabora el documento soporte
para que la División Nacional de Tesorería realice la transferencia de los recursos a las Sedes
y/o Unidades Especiales a fin de efectuar los pagos de los gastos financiados con aportes de la
Nación.
e. Cuando la Sede y/o Unidad Especial reciba del Nivel Nacional los recursos de la unidad de caja,
se debe realizar un registro que solamente afecte las operaciones de Tesorería y Contabilidad
sin afectar el presupuesto.
f.
Una vez asignado el PAC por parte del Ministerio de Educación Nacional y se encuentren
situados los recursos que respaldan la unidad de caja autorizada, el Nivel Nacional realizará el
documento de autorización de PAC para cada una de las sedes y/o unidades especiales, el cual
será remitido para realizar el registro presupuestal del ingreso financiado con aportes de la
nación.
g. El Nivel Nacional recibe el giro de los recursos del Ministerio de Educación Nacional y los
devuelve a la cuenta de donde financió la unidad de caja.
B. Para hacer el registro presupuestal de la unidad de caja en el SGF – QUIPU se
deberán seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar al módulo de proyectos.
El responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de proyectos en el SGF
– QUIPU.
SGF – QUIPU:
Proyectos > operativo > traslados
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2. Ingresar a la opción Traslados
Al hacer clic en la opción Traslados se despliega la ventana “Traslado de Proyectos” con los siguientes
campos a diligenciar:
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a.
b.
c.
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Tipo de Movimiento: Corresponde a la codificación en el SGF – QUIPU para identificar el tipo
de movimiento de la operación que se requiere para realizar el registro de la Unidad de Caja o su
reintegro. Digitar “F9” y seleccionar la opción 22 TRASLADO RECAUDOS ENTRE
PROYECTOS
Número, vigencia y Fecha de Traslado: La información de estas casillas se genera en forma
automática.
Una vez generada la información anterior se activa la siguiente ventana:
Docum, Nro y Fecha: Corresponden al documento, su número y fecha de expedición mediante
el cual se autoriza la unidad de caja.
d.
e.
Observación: Corresponde al espacio para hacer una breve reseña del por qué de la operación
que está realizando
Tp: Corresponde al tipo de operación que se adelanta para realizar la unidad de caja así:
i.
Registrar la reducción de los ingresos del proyecto que está financiando la unidad de caja
para lo cual se digita “O”, que indica el origen de los recursos y luego digitar en las casillas
de la misma fila la información relacionada con el proyecto que está financiando la unidad
de caja.
ii. Registrar la adición de los ingresos del proyecto que está solicitando la unidad de caja para
lo cual se digita “D” que indica el proyecto a donde se destinan los recursos y luego digitar
en las casillas de la misma fila la información relacionada con el proyecto que está
recibiendo la unidad de caja.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
Emp lid: Corresponde al código de la empresa en la cual se encuentran los proyectos donde se
están realizando las operaciones de unidad de caja.
Proyecto: Corresponde al código en el SGF – QUIPU del proyecto al cual se le está realizando
la operación de unidad de caja.
Emp Rel: Corresponde al código de la empresa al cual se encuentra asociado el proyecto. Esta
información se genera de forma automática.
Area: Corresponde al área del proyecto donde se está realizando la operación de unidad de
caja, para seleccionarla se debe digitar “F9”.
Imputación: Corresponde a los niveles rentísticos de ingresos que se van a afectar con la
operación de unidad de caja, para seleccionarla se debe digitar “F9”.
Recurso: Corresponde a la fuente de financiación. Esta información se encuentra digitando F9 y
el nombre del recurso y “ENTER”(ingresos corrientes o recursos de capital).
Vr Operación: Corresponde al valor de la operación de la unidad de caja.
Graba Traslado: Corresponde a la confirmación de la información digitada. Una vez verificada la
información se oprime esta opción y queda realizada la operación de unidad de caja.
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INSTRUCTIVO: ESTABLECER Y ADMINSITRAR UNA UNIDAD
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PROCESO: PRESUPUESTO
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS
Fin del instructivo.
Julio César
Camacho Esguerra
ELABORÓ
y Amanda Elsy
Almanza Celis
REVISÓ
CARGO
Profesional
Especializado
Asistente
Administrativo
CARGO
FECHA
Marzo 18 de 2.011
FECHA
Nancy Helena Muñoz
Beltrán, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen
Jefe División Nacional de
Presupuesto, asesoras y
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Marzo 18 de 2.011
APROBÓ
Ángela María González
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa.
FECHA
Octubre 14 de 2.011