instructivo: consulta de saldos contables de operaciones con

Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 1 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
INSTRUCTIVO:
CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS
ACTIVAS Y EMPRESAS PRIVADAS
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 2 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Identificar la información registrada en los estados contables de cada una de las Empresas y Unidades
Especiales, con el fin de dar respuesta a las entidades públicas activas o privadas que así lo soliciten.
ALCANCE: Inicia con la elaboración del reporte de operaciones recíprocas con base en la información de la
Contaduría General de la Nación y finaliza con la verificación de movimientos por empresa. Aplica para la División
Nacional de Contabilidad de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Entidad pública activa: Denominación de la Contaduría General de la Nación, para las entidades públicas que
cumplen criterios para reportar información contable a la Contaduría General de la Nación y por lo tanto el estado
de la entidad es activo.
2. NIT - Número de Identificación Tribuitaria: Número de identificación tributaria de las personas Naturales o
Jurídicas.
3. Operación recíproca: Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por
conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera
sea el nivel y sector al que pertenezcan. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las
operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de
Colombia.
5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios,
UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién
ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro
de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Consultar información contable por código de la Contaduría General de la Nación.
La Universidad Nacional de Colombia cuenta con un reporte de operaciones recíprocas que facilita la
búsqueda en el SGF – QUIPU de los saldos reportados en las empresas consolidadas de las Sedes y
Unidades Especiales. El reporte se consulta a través de la página Web www.unal.edu.co/quipu, en el link
oficios e instructivos opción reportes se encuentra el “Archivo reciprocas.rep”.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 3 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Este reporte se
guarda en el
equipo
La forma de ejecutar el reporte es la siguiente:
a. Descargar el archivo denominado webreciprocas.rep, y guardar en la ubicación deseada del equipo.
b. En el menú inicio del equipo, ubicar la carpeta programas, ingresar a la carpeta Oracle Reports 6i
opción Reports Runtime.
c. Abrir el archivo guardado inicialmente, así:
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 4 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
File > run>seleccione el archivo>oprimir el botón abrir.
d. A continuación se despliega la ventana que permite conectarse a la base de datos del SGF – QUIPU
digitando el nombre y la clave personal del usuario.
Ingresar a la base de datos del Nivel Nacional ya que desde allí se genera la información de todas las
Sedes.
Digite el nombre de usuario, por
ejemplo M_PEREZ
Digite la clave
Digite el nombre de la base de datos
correspondiente a la Sede que se quiere consultar
la información
e. Al ingresar a la pantalla Informe de Operaciones reciprocas, digitar los parámetros de empresa por
base de datos, período y código inicial hasta final de subcuenta contable, y presionar Enter para que
generar el reporte.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 5 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Digite los Códigos del rango de
Empresas
Digite el periodo a consultar en el
formato (AAAAMM)
Digite el rango de subcuentas
contables a generar, si va a listar
todas las cuentas presiones
<ENTER> para continuar
f. El archivo se puede imprimir o generar en Pdf o en Excel. Para generarlo en Excel se ingresa por la
opción Generate to file, delimited, y se presiona OK en la ubicación requerida.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 6 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Para facilitar la búsqueda en Excel se puede filtrar por NIT o nombre, y así poder identificar la Sede que
presenta el saldo. Luego se realiza la consulta por tercero en las bases de datos correspondiente.
2. Consultar información contable por NIT (tercero) de la entidad.
Este reporte permite conocer la cuenta mayor, la empresa de la Universidad (de forma específica) y la Sede
que reporta el saldo en el SGF – QUIPU. Este se consulta a través de la página Web
www.unal.edu.co/quipu, en el link oficios e instructivos opción reportes “Saldos por tercero”.
Este reporte
se guarda en
el equipo
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 7 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
La forma de ejecutar el reporte es la siguiente:
a. Descargar el archivo denominado Saldo_tercero.rep, y guardar en la ubicación deseada del equipo.
b. En el menú inicio del equipo, ubicar la carpeta programas, e ingresar a la carpeta Oracle Reports 6i,
opción Reports Runtime.
c. Abrir el archivo guardado inicialmente, así: File > run>seleccione el archivo>oprimir el botón abrir.
d. A continuación se despliega la ventana que permite conectarse a la base de datos del SGF – QUIPU
digitando el nombre, la clave personal del usuario y la base de datos requerida.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 8 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Digite el nombre de usuario, por
ejemplo M_PEREZ
Digite la clave
Digite el nombre de la base de datos
correspondiente a la Sede que se quiere consultar
la información
e. Diligenciar la pantalla Saldos por tercero así: el primer campo corresponde al digito que identifica la
Sede, el segundo campo corresponde a período de consulta (año/mes), y en el tercer campo se registra
el NIT de la entidad.
Primer digito del código de la Sede
Digite el periodo a consultar en el
formato (AAAAMM)
NIT de la entidad
f. El archivo se puede imprimir o generar en Pdf o en Excel. Para generarlo en Excel se ingresa por la
opción Generate to file, delimited, y se presiona OK en la ubicación requerida.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 9 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Para facilitar la búsqueda en Excel se puede filtrar por Empresa U.N. o cuenta auxiliar. Dado que se generan
los saldos de la totalidad de las subcuentas, se identifican aquellas que se reportan según lo establecido en
las reglas de eliminación de la Contaduría General de la Nación.
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
PROCESO: CONTABLE
Página: 10 de 11
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
3. Verificar movimientos por empresa.
La consulta de movimiento por Cuenta mayor y Auxiliar General, permite verificar el detalle de la
transacción realizada (número del comprobante, tipo, fecha entre otros), con el fin de dar respuesta a la
entidad pública o empresa privada solicitante.
La ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU es la siguiente:
SGF – QUIPU:
Contabilidad>Consulta>Movimientos>Mayor - Auxiliar
Movimiento por Cuenta Mayor y Auxiliar
Fin del instructivo
Código: U-IN-12.005.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: CONSULTA DE SALDOS CONTABLES DE
OPERACIONES CON ENTIDADES PÚBLICAS ACTIVAS Y
EMPRESAS PRIVADAS
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA
PROCESO: CONTABLE
Luz Mery
Clavijo Ibagón
Leidy Dayana
Morales Romero
Juliana Garnica Reyes
REVISÓ
CARGO
Jefe División Nacional de
Contabilidad
Profesional Universitario
Contratista
CARGO
FECHA
Octubre 6 de 2010
FECHA
ELABORÓ
Página: 11 de 11
Áreas contables o quienes hagan
sus veces en las Sedes y Unidades
Especiales de la Universidad
Nacional de Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa Cardoso,
Aura María Cárdenas Paulsen.
Jefes de contabilidad o quienes
hagan sus veces y servidores
públicos responsables del
instructivo, asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional Financiera
y Administrativa.
Diciembre 15 de 2010
APROBÓ
Ángela María
González Lozada
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa
FECHA
Marzo 16 de 2011