Auditoria a Conciliación Bancaria

MUNICIPALIDAD DE LA FLORIDA
DIRECCIÓN
DE
CONTROL
ORD.: Nº 27
REF.: Auditoria a Conciliación Bancaria a
Marzo 2010.
La Florida, Marzo 22 de 2010.
DE: DIRECCIÓN DE CONTROL
A: SR. RICARDO ZEPEDA C., ADMINISTRADOR, MUNICIPALIDAD
DE LA FLORIDA
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De acuerdo a nuestro plan de Auditoría 2.010, esta
Unidad ha procedido a revisar la conciliación bancaria al 31 de Diciembre de 2009 y
cobro posterior de cheques girados y no cobrados, hasta el 17 de marzo del presente.
Objetivo : Evaluar, validar y emitir opinión fundada sobre la aplicación de la
herramienta de Conciliación del Sistema SMC y su adecuada operatoria. Orientado a
validar la razonabilidad del Saldo Contable de la cuenta Disponibilidad.
I)
ANTECEDENTES
1)
Al 31 de Diciembre se nos informa la siguiente composición de la Conciliación
Bancaria de la cuenta de fondos Municipales.
Saldo Contable según libro mayor
$ 1.632.141.568
Cheques Girados y No cobrados 2.679.506.783
Cheques Cobrados No conciliados ( 37.993.474)
Total $2.641.513.309
Depósitos Efec.NO conciliados
( 7.852.310.135)
Depósitos S/cartolas,No conciliado 5.288.308.559
Total ( 2.564.001.576)
Saldo Conciliación
$
Saldo según Cartola banco
77.511.733
$ 1.709.653.301.
1
Saldo contable según mayor:
Al emitir el libro mayor de la cuenta 111.03.01.001 “Fondos Ordinarios Cta. Cte.
Nº 0504-0031-0100064633”, presenta un saldo de $ 1.632.141.568 , que concuerda con
el saldo consignado en la conciliación.
Cheques Girados y No cobrados:
Del detalle entregado por la unidad de finanzas, esta Dirección revisó el cobro
posterior de los cheques, contrastando el listado con las cartolas de enero febrero y hasta
el 17 de marzo del presente año, se constató que existen cheques pendientes de los años
2005 al 2008, por un monto de $ 1.866.084.628, que no han sido ajustados, situación
que altera el saldo contable, el que aparece disminuido por dicha cantidad, mostrando
una disponibilidad inferior a lo real. Lo mismo para cheques del año 2009 y que tengan
más de tres meses, y se encuentran caducados, deben ser reversados contra una cuenta
de obligación, puesto que al no cobrarse, el municipio sigue manteniendo esa deuda,
pero debe mostrarse en una cuenta acreedora, no rebajando la disponibilidad.
Se adjunta anexo con detalle.
Al 31 de diciembre el monto de cheques girados no cobrados, ascendía a $
2.679.506.783, de la conciliación hecha por esta Dirección, con las cartolas de enero
febrero y hasta el 17 de marzo de 2010, se comprobó el cobro de $ 545.940.932.
Cheques Cobrados No conciliados:
Este monto asciende a $ 37.993.474, el que según análisis, corresponde a
documentos que no han sido girados en la contabilidad, y que han sido cobrados, por
tanto aparecen en la cartola bancaria. Resulta ilógico suponer, que nos pueden cobrar un
cheque que nunca hemos girado, tema preocupante, que se agrava con la falta de
análisis. Al hacer un análisis detallado, esta unidad pudo verificar que existe un monto
de $ 36.471.790, girado a nombre de Aguas Andinas y que efectivamente fue cobrado el día
31 de diciembre de 2009, pero que no fue conciliado por el sistema, debido a que no tiene
número asignado, esto explica que haya quedado pendiente en los cheques girados no cobrados
y también en los movimientos de banco no calzados con la contabilidad. Este monto debe
ajustarse y ser conciliado nuevamente, para que desaparezca como pendiente en ambas partes.
Queda un saldo de $ 1.521.684, que no fue posible de hallar, puede corresponder a uno o
varios movimientos, que vienen de arrastre, de ahí la importancia de realizar análisis periódicos
mensuales, para detectar estas diferencias y ajustarlas en el mismo período.
Se adjunta anexo con detalle.
Depósitos Efectivos NO conciliados
Según informe de conciliación, se trata de depósitos o cargos de la entidad no
registrados por el banco, por un total de $ 7.852.310.135, de los cuales $7.323.622.891,
corresponden a movimientos entre los años 2006 y 2008, y $ 528.687.244 al año 2009.
Resulta preocupante pensar que existen depósitos en nuestra contabilidad, que el banco
no haya registrado, y que como municipio no hayamos dado cuenta, de estos supuestos
faltantes, aunque al hacer un análisis más acabado, podríamos determinar que se trata en
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su mayoría de ajustes contables que no se han hecho, producto de que no se analizan las
partidas.
Se adjunta anexo con detalle.
Depósitos S/cartolas,No contabilizados
Corresponde a depósitos o abonos del banco, no contabilizados en la
Municipalidad, por un monto de $ 5.288.308.559, según informe de conciliación,
situación igualmente preocupante que el ítem anterior, a simple vista pareciera que
existen montos no contabilizados, depósitos que no están reconocidos en la
contabilidad. Cabe además, señalar que existe una diferencia en la información del
detalle informado por finanzas, respecto del informe de conciliación, lo que arroja una
diferencia de $ 660.690.
Saldo según Cartola banco $ 1.709.653.301
Se validó el saldo informado, con la cartola del banco al 31 de diciembre de
2009, no encontrando diferencias.
OBSERVACIONES
1) Al hacer un análisis (Adjunta Anexo Detalle), se han podido visualizar partidas
que se repiten en “Depósitos Efectivos NO conciliados” y Cheques Girados y
No cobrados”, corresponden a cheques anulados y que no se calzaron por no
tener número de documento o por quedar ingresados con pesos de diferencia.
Debe ajustarse, realizar la corrección pertinente y volver a conciliar para que se
calcen las partidas pendientes.
2) Dentro de las columnas “Depósitos Efectivos NO conciliados” y Depósitos
S/cartolas,No contabilizados, existen movimientos con saldo positivo y
negativo, que corresponden a anulación de partidas, pero que no se calzaron con
la conciliación, se debe revisar el procedimiento. Todas esas partidas deben
desaparecer.
3) Los cheques girados y no cobrados dentro del plazo legal de 2 meses dentro de
la plaza y tres meses fuera de plaza, deben ser reversados (anulados), y la
obligación traspasar a una cuenta acreedora, hasta que se solicite el pago, en su
defecto y considerando la antigüedad (cheques del año 2005 en adelante), se
deben castigar y realizar el ajuste pertinente.
4) Resulta inaceptable que una conciliación bancaria presente saldos pendientes,
tales como, Depósitos efectivos no conciliados o Depósitos en banco no
contabilizados, dado que el control de los recursos que ingresan en nuestras
cuentas bancarias, deben ser prioridad en la organización, por tanto el análisis y
revisión deben ser diarios y corregir los errores de forma inmediata.
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5) En el informe de conciliación analizado, para los depósitos pendientes, existe
una partida que presenta saldo positivo y otra saldo negativo:
Depósitos Efectivos .NO conciliados
( 7.852.310.135)
Depósitos Según cartolas, No conciliado 5.288.308.559
Diferencia ( 2.564.001.576)
Si bien estos montos, pueden tener explicación en cuanto a que se
compensarían el uno al otro, y solo falta realizar los ajustes contables, aún así
existe un monto de $ 2.564.001.576 (la diferencia), que no tiene explicación, es
decir, nuestra contabilidad registra un monto mayor a lo registrado en el banco,
cómo se puede asegurar que este monto no está abultando un saldo de banco, y
que no corresponde disponer de estos fondos? O que el banco no ha registrado
ingresos en nuestra cuenta y nosotros no hemos tomado las medidas del caso,
para proceder a su cobro?, en cualquiera de los dos casos, es el patrimonio
municipal el que se está vulnerando, lo que resulta preocupante.
RECOMENDACIONES:
1)
En el caso de los cheques “girados y no cobrados”, desde el año 2005 al 2008,
según se menciona en el Nº4 de las observaciones, esta Dirección de Control
recomienda hacer los ajustes pertinentes, que la Contraloría General de la
República señala en OFICIO CGR N° 36.640 DE 2007, Manual de
procedimientos contables para cheques caducados por vencimiento del plazo
legal de cobro:
CONTABILIZACION
MOVIMIENTOS FINANCIEROS
— Reconocimiento de la obligación financiera por cheques girados y no cobrados.
11102 BANCO ESTADO
11103 BANCOS DEL SISTEMA FINANCIERO
21601 DOCUMENTOS CADUCADOS
DEBE HABER
XXX
XXX
XXX
— Pago de obligaciones financieras por cheques girados y no cobrados
21601 DOCUMENTOS CADUCADOS
XXX
11102
BANCO ESTADO
11103
BANCOS DEL SISTEMA FINANCIERO
XXX
XXX
— Ajuste por la prescripción legal de la deuda.
XXX
1150899999
C x C OTROS INGRESOS CORRIENTES - OTROS
46104 OTROS INGRESOS
XXX
4
— Aplicación al ingreso presupuestario.
21601 DOCUMENTOS CADUCADOS
1150899999 C x C OTROS INGRESOS CORRIENTES -OTROS
XXX
XXX
NOTAS EXPLICATIVAS
— Los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos, originarán una
regularización de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligación en la cuenta 21601
Documentos Caducados.
— En el evento que no se hagan efectivas las obligaciones de pago y se produzca su prescripción
legal, los valores deben reconocerse como Ingresos Propios en las cuentas de Deudores
Presupuestarios correspondiente.
2)
A su vez, para los depósitos contabilizados no conciliados, pendientes entre los
años 2006 y 2008 por un monto ascendente a $7.323.622.891, se debe realizar ajuste
calzando con las partidas pendientes en “depósitos en banco NO conciliados” aplicar
criterio anterior, es decir ajustar la disponibilidad contra una cuenta complementaria
deudora, hasta que se esclarezca su origen.
Sin perjuicio de lo anterior y tratándose de lo señalado en los números 1 y 2
precedentes, la entidad edilicia deberá disponer una investigación, para
determinar responsabilidades por la NO aplicación de las normas impartidas por
contraloría, y negligencia en la aplicación de procedimientos contables, que
pudieran eventualmente perjudicar el patrimonio municipal, toda vez que el
desorden administrativo conlleva un riesgo de mal uso y desvío de fondos públicos.
3)
De la misma forma, deberán previo análisis y emisión de informe, ajustarse las
partidas pendientes del año 2009, considerando que las transacciones del año 2009, son
más recientes y el personal a cargo está trabajando en la Dirección de Administración y
Finanzas actualmente, debe realizarse un examen exhaustivo de las partidas pendientes
en conciliación y hacer los ajustes pertinentes. Enviar copia del informe y asientos de
ajuste a esta Dirección de Control.
CONCLUSIONES
1) Se está utilizando la aplicación de SMC “Conciliación bancaria”, pero no se
realiza un análisis de las partidas pendientes que resultan del informe de
conciliación, ni ajuste posterior a fin de regularizar.
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2) La Herramienta “Conciliación Bancaria”, del sistema SMC, funciona si se
ejecuta correctamente, no basta con imprimir el informe de conciliación, se debe
revisar y analizar. A través de esta herramienta podemos visualizar errores
contables, o simples omisiones que afectan, para que los movimientos no sean
calzados. Como herramienta resulta muy útil, pero debe realizarse el análisis
pertinente, de manera oportuna. Si diariamente se investiga el origen de las
partidas pendientes y se regulariza inmediatamente, evitaremos que se acumule
gran cantidad de montos no ajustados, dificultando el análisis.
3) Se debe conciliar el saldo contable diariamente, cada día se deben contabilizar
los depósitos que aparecen en cartola y que no se han contabilizado, verificar los
aportes externos de programa, identificar y contabilizar de manera oportuna.
Cada movimiento pendiente debe ser analizado y corregido dentro del mismo
día, por la gran cantidad de movimientos que registra la contabilidad Municipal,
no se pueden acumular movimientos pendientes, puesto que se hará más difícil
el análisis y su posterior corrección.
4) A la luz de los antecedentes, no se puede otorgar razonabilidad a los saldos
contables bancarios al 31 de diciembre de 2010.
Saluda atentamente a usted,
ARTURO MOLINA ZAMORA
DIRECTOR DE CONTROL
AMZ\CMU\KPR\cmu
-Distribución:
-destinatario
- Dirección de Administración y finanzas
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