PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL FORMATO: INFORME

CÓDIGO
F3-PEV-EC-05
PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL
FECHA EDICIÓN
03-04-2014
FORMATO: INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
PÁGINA 1 DE 1
FECHA INICIO AUDITORÍA: 19-05-2014
FECHA PRESENTACIÓN INFORME: 26-05-2014
FECHA TERMINACIÓN: 20-05-2014
PROCEDIMIENTO^}:
PR1-PM-OS Adjudicación Subsidio Integral de Tierras
PR3-PM-OS Adjudicación de Subsidio Integral Directo de Reforma Agraria - SIDRA
PR1-PM-IPDR Planificación Cofinanciación e Implementación de Proyectos
PROCESO(S): A. Otorgamiento de Subsidios y Desarrollo Productivo, B. Territorial
Implementación de Proyectos de Desarrollo Rural a Nivel Nacional (IPDR), C. PR9-PM-OP Administración de Predios del Fondo Nacional Agrario.
'recesos Agrarios, D. Ordenamiento Productivo, E.Titulación de Baldíos, F. PR4-PM-PA Recuperación de Baldíos indebidamente ocupados
Gestión De Recursos Financieros, G. Gestión Logística de Bienes y Servicios, PR1-PM-TB Titulación de Baldíos Personas Naturales
de DR con Enfoque
PR4-PA-GRF Cadena Presupuestal
PR5-PA-GLBS Comisiones de Servicio u Ordenes de Desplazamiento
H. Gestión de Contratación.
PR3-PA-GLBS Registro de Movimiento de Inventarios
PR3-PA-GC Contratación Mínima Cuantía
ÁREA DEL NIVEL CENTRAL: N.A
DIRECCIÓN TERRrTORIAL: SANTANDER
NOMBRE DEL AUDITOR: HAROLD BARRAGAN REINA
CARGO AUDITOR: CONTRATISTA OFICINA DE CONTROL INTERNO
NOMBRE DEL AUDITADO: SOLANGE MONTOYA SILVA
CARGO AUDtTADO: DIRECTORA TERRITORIAL SANTANDER
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Desde la Planeación de ia auditoria, pasando por la revisión de la documentación del proceso, recolección de evidencias y el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP
1000:2009, ISO 9001:2008 y MECÍ 1000:2005, hasta la generación del informe de auditoria que incluye la identificación de NO conformidades y oportunidades de mejora.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Verificar el Proceso y Procedimientos contemplados en el Plan de Auditoria, con el fin de evaluar la eficacia del sistema de gestión de Calidad y la conformidad con los requisitos
de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, el Modelo Estándar de Control Interno - MECÍ 1000:2005 y la normatividad legal vigente.
implernentación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión e Identificar oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestión.
A su vez, determinar
la eficaz
DOCUMENTACIÓN ANALIZADA
Mapa de Procesos, caracterización de proceso, procedimientos, plan de acción, aplicación de tablas de retención documental, acciones correctivas de anteriores auditorías,
carpetas del proceso, documentación y formatos del sistema, control de producto no conforme, plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora, ficha técnica del producto,
listas de verificación, registros de control de calidad, mapa de riesgos, tratamiento de riesgo residual, seguimiento a Indicadores, matriz de autoridad y responsabilidad, derechos
de petición, aplicativo SIDERMAIL.
FORTALEZAS DEL PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO AUDITADO
Conciencia y compromiso de los responsables de los procesos (Designado de Calidad y Contratistas designados), visualizando el sistema de gestión como una herramienta de mejora.
DEBILIDADES DEL PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO AUDITADO
Falta de compromiso con el Sistema de Gestión por parte algunos Contratistas y servidores de la Dirección Territorial.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Se evidencia la necesidad de iniciar prontamente acciones eficaces y eficientes que permitan la mejora del proceso, relacionados con el compromiso por parte de algunos
contratistas en el conocimiento del proceso al que pertenecen, en [a aplicación de Tablas de Retención Documental y en el correcto diligenciamiento de los formatos del proceso.
NO CONFORMIDAD DETECTADA
NUMERAL DE LA NORMA
Se evidencia que el manejo del Riesgo Residual
4.1 Requisitos Generales. Literal g}
dentro del proceso de titulación de baldíos, no está
acorde a la descripción del riesgo; así mismo las
actividades desarrolladas el la misma para cada
mes.
4.1 Requisitos Generales. Literal g)
8.2.3 Seguimiento y Medición de los
Procesos.
4.2.3 Control de documentos. Literal g)
4.2.4 Control de Registros
No se evidencia un efectivo seguimiento y medición
a los indicadores de los procesos que se llevan en la
Dirección Territorial; el análisis que se debe realizar
mensual, semestral a los mismo no se denota.
En el proceso de titulación de baldíos cuando se
diligencia el formato Único de respuesta, se está
utilizando una versión anterior a esta.
El informe de actividades presentado por los
contratistas está siendo presentado en el una versión
anterior.
Se evidencian varios expedientes que se llevan
dentro del Proceso de Titulación de Baldíos, que no
tienen diligenciadas completamente las solicitudes,
en algunas inspecciones oculares no se identifica el
número del expediente.
Igualmente se evidencia dentro del proceso de IPDR
varios formatos con espacios en blanco.
7.2.3 Comunicación con el cliente
7.2.3 Comunicación con el cliente
Se evidencia en el SIDERMAIL de la Dirección
Territorial con corte al 20 de mayo de 2014, rnas de
120 radicados vencidos.
No hay evidencia en el proceso de titulación de
baldíos, de la notificación oportuna a los usuarios
sobre los autos que niegan alguna solicitud. Se
evidencian autos de negación cuya fecha de
expedición es de hace más de un año (Abril 2013) sin
haber sido notificados a los solicitantes.
OBS.
OBSERVACIÓN DETECTADA
NO CONFORMIDAD DETECTADA
NUMERAL DE LA NORMA
No.
OBSERVACIÓN DETECTADA
OBS.
.a acción correctiva "Realizar un plan de trabajo
jara cada expediente del proceso para identificar
las
dificultades
y
metodología
de
trabajo"
...."plasmada
para el tratamiento
de la no
7
X
8.5.2. Acción Correctiva
conformidad dada por el ICONTEC respeto al no
cumplimiento de plazos establecidos para las
actividades
(
Predio
El
Manzano),
no
está
encaminada a eliminar la causa real de la no
conformidad, pues lo realizado no corresponde a un
plan de trabajo
expedientes.
7.2.1
8
Determinación con los requisitos
relacionados
con
el
producto
X
y/o
servicio.
para
el
tratamiento
de
los
Se evidencia que el desembolso realizado por el
Nivel Central, del recurso de cofinanciación del
proyecto IPDR Predio El Juncal, fue realizado con
anterioridad a la presentación y aprobación de la
póliza por parte del Equipo Técnico de Vigilancia.
9
7.6.
Control
de
los equipos
seguimiento y de medición. Literal a)
de
X
No se evidencia una verificación a los equipos
topográficos o de posicionamiento utilizados por la
Dirección Territorial para el normal desempeño de
ciertas labores.
El INCODER en años anteriores suscribió convenio con la
1
4.2.4 Control de Registros
X
4.2.3 Control de Documentos
Universidad Distn'tal para la ordenación de expedientes
del Fondo Nacional Agrario, revisados estos en la
Dirección Territorial, se evidencia que no se encuentran
debidamente foliados.
Aunque se ha dado capacitación
2
6.2.2 Competencia, formación y toma de
X
conciencia.
~3$F
--fÍRtííSUJDITOR
RELACIÓN DE ANEXOS ) \C
parte de algunos de estos, así el conocimiento de los
procedimientos
pertenecen.
\
A
.—-Wo^ —
. FIRMA AUDITADO
V\,a_\
a los servidores y
contratistas de la entidad, se evidencia la falta de
conocimiento en el Sistema de Gestión de Calidad por
que hacen parte del
jf\}WÍ Jp^OppAp3l(ÍrROL INTERNO
*-v _
v
proceso a que