Cartilla No. 2 - Emprendimiento CIES
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ESPECIALIDAD: GESTIÓN DE MICROEMPRESAS CARTILLA No. 2 Elaborada por: Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA NEIVA PROGRAMA DESARROLLO EMPRESARIAL SENA, Regional Huila Enero 2002 BASICO DE ADMINISTRACION 3 PRESENTACIÓN Está cartilla se ha desarrollado como una guía en la que se expresan los conocimientos básicos de la administración de una empresa, temas como las áreas funcionales y el proceso administrativo lo llevaran a analizar su unidad económica en cada uno de sus componentes y a determinar la importancia de realizar una gestión administrativa, a través de actividades como, la planeación en la que una vez apropiado el conocimiento se ve la importancia de aplicar el concepto en la practica, logrando al finalizar el proceso de capacitación y acompañamiento tener una planeación sistemática mediante la cual Usted podrá idear el tipo de empresa que se adecue a las necesidades del mercado. Su quehacer como empresario le implica múltiples actividades, pero sobre todo Usted tiene una gran responsabilidad - Hacer que su empresa se sostenga en el mercado por mucho tiempo- , y esta tarea solo la logra si tiene claro su papel como líder de una organización que se debe a sus Clientes externos, a sus inversionistas, sus empleados a la comunidad y que además tiene una responsabilidad ante el estado. El desarrollo de nuestro país está en manos de gente visionaria y emprendedora como Usted, que ha sido capaz de sacar adelante una idea cristalizando una empresa que se constituye en fuente de ingresos y de riqueza para el país... Adelante. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 4 OBJETIVOS Objetivo General: Que el empresario apropie los conocimientos básicos de la gestión empresarial y los aplique en su organización, a través del proceso sistemático de planeación, organización dirección y control de sus actividades. Objetivos Específicos Determinar la importancia de la unidad económica y su contribución en el desarrollo del país. Establecer las áreas funcionales de la unidad económica y el conjunto de actividades que la componen de acuerdo a las características particulares de cada una. Precisar el conjunto de actividades que el gerente debe desarrollar en su organización para que esta opere a buen ritmo y pueda presentar resultados satisfactorios. Aplicar los conocimientos en el desarrollo de actividades prácticas como la planeación, el diseño de la organización, establecimiento de funciones claras para cada cargo y otras actividades que permitan tener un resultado palpable al finalizar la capacitación. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 5 1 LA EMPRESA Para empezar definamos que es la empresa: Es una Organización Conformada por : Personas Recursos Financieros Maquinarias y equipos Los cuales se integran para producir bienes y servicios que satisfagan: necesidades, expectativas y deseos de los consumidores. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 6 Para que los anteriores elementos existan se debe contar con la voluntad del inversionista o inversionistas que ven la oportunidad de crear una empresa que produzca los bienes o servicios para atender ciertas necesidades, que según los estudios se encuentran insatisfechas en algún segmento del mercado. Así de este modo la empresa toma su forma y se prepara para ejercer su responsabilidad frente a diferentes actores que la legitiman... LA EMPRESA Como organización que actúa en un medio Tiene responsabilidades con: Inversion istas Son los emprendedores quienes decidieron aportar a un sueño. La empresa debe velar por que ese capital invertido genere rentabilidad. Estado Clientes Internos Clientes externos Comunidad La empresa se crea amparada en la normatividad que rige la actuación empresarial en el país. La empresa contribuye a la tarea del estado a través del pago oportuno de sus contribuciones. Son los encargados de realizar las estrategias que la empresa implementa para alcanzar los objetivos propuestos; en el corto , mediano y largo plazo. Dependiendo esto de la forma como la dirección de la empresa motive y empodere a sus colaboradores para el logro de la misión institucional. Son la razón de ser de la organización, la empresa no existe si no hay clientes. Todo lo que haga una empresa debe conducir a satisfacer , las necesidades, expectativas y deseos de los clientes. La empresa actúa en un medio y sus acciones generan impacto. Procesos industriales apropiados y la responsabilidad en el manejos de residuos industriales y el manejo sostenible de los recursos naturales, contribuyen al desarrollo de la comunidad. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 7 Una vez que tenemos claro la definición de la empresa y su papel en diferentes ámbitos vamos a continuar internándonos en la vida cotidiana de la empresa. Taller 1: Para empezar: Haga un listado de actividades que se realizan en su empresa ( Trate de ir al detalle). ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Es probable que este listado tenga actividades como: Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 8 Averiguar que necesitan los clientes. Diseñar la respuesta adecuada a las necesidades de sus clientes. Comprar materias primas e insumos necesarios para producir los bienes o servicios, que los clientes demandan. Comprar maquinaría y equipo que facilite el proceso de producción o prestación del servicio. Registrar en un libro todo lo que se ha pagado, o el dinero que se ha recibido en el transcurso del día. Conseguir financiación ( proveedores, entidades financieras), para capital de trabajo o para comprar maquinarías y equipos. Contratar personal para que elabore los productos o preste el servicio. Estas acciones más todas la que aparecen en su listado deben ser agrupadas por actividades que son común a una tarea, a esta agrupación la denominaremos áreas funcionales o áreas operativas. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 9 2 AREAS FUNCIONALES La áreas funcionales son agrupaciones que facilitan la organización de la empresa , pues si toda las actividades estuvieran integradas en una sola áreas sería un caos para poder dar orden a las tareas que se deben realizar , encontraríamos muchos tropiezos para hacer seguimiento al cumplimiento de metas. Pero si se agrupan actividades como: Diseño de producto o servicio; selección de materia prima, mantenimiento de equipos. Vemos que todas estas acciones tienen algo en común y es que tienen que ver con la elaboración de un producto. A todas estas las agruparemos en el área de producción. Si tomamos otras actividades podemos observar que muchas tienen que ver con el mercadeo otras con la parte del manejo de las cuentas y otras con las personas de la empresa. Grafico 1 Áreas Funcionales MERCADEO PERSONAL PRODUCCIÓN Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 10 Como se explica en páginas anteriores la empresa es un todo en el que cada una de las áreas es interdependiente de las otras; veamos... En una empresa de confección el área de mercadeo plantea: El mercado esta demandando blusitas en tonos pastel bordadas en hilo y con aplicaciones de encajes italianos. Esta solicitud debe ser analizada por producción para verificar su capacidad; en relación a maquinarias y equipos necesarios para hacer estas blusas. Producción verifica si se cuenta con materia prima y con personal preparado para hacer este tipo de producto; al verificar sus inventarios y el talento humano con que cuenta, detecta que cuenta con los equipos adecuados para la producción pero no se tienen ni las materias primas ni el talento humano necesario para dicha producción. Producción notifica a mercadeo la situación . y Mercadeo a su vez se dirige el área financiera exponiendo las posibilidades de entrar a un nuevo segmento de mercado con las blusitas, esto implicará más ventas y por su puesto más utilidades, pero se requiere conocer el presupuesto para ver la posibilidad de comprar la materia prima necesaria y la contratación de cuatro bordadoras. Financiera analiza su información y pasa un reporte a la gerencia donde expone que el presupuesto es bajo y no alcanza para contratar nuevo personal, para compra de materias primas se puede contar con la financiación de los proveedores y plantean a su vez que para el caso de la contratación de las bordadoras la empresa tiene capacidad de tomar un crédito bancario para capital de trabajo a una tasa de interés razonable para la empresa. Finalmente La gerencia decide aprobar la incursión en el mercado de las blusitas y tomala decisión de adquirir el crédito bancario y contratar al personal necesario para llevar a cabo el proyecto. Una vez tomada la anterior decisión El área de Talento Humano inicia el proceso para hacer la respectiva contratación. A continuación veremos cada una de estas áreas. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 11 2.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN Tiene como principal objetivo producir los bienes o servicios que demanda el mercado, en está área relacionamos actividades como diseño de producto, preparación de materia prima, control de calidad, mantenimiento de equipos; entre otras acciones que están directamente relacionadas con esta área. Talller 2 : Elabore su servicio. listado de las actividades que la empresa debe realizar para elaborar su producto u ofrecer ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 12 2. 2 AREA DE MERCADEO El objetivo del área de mercados es la de conocer las necesidades, expectativas y deseos de los consumidores, para que la empresa produzca aquello que el mercado ( El cliente) esta buscando y satisfaga plenamente dichas necesidades. Relacionamos en esta área actividades como: Investigación de mercados, publicidad, promociones, ventas, entre otras. Taller 3: En un breve resumen indique el mecanismo que usa su organización para identificar las necesidades de su cliente: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 13 2.3 ÁREA FINANCIERA Esta área tiene como razón de ser; brindar apoyo para que el equipo directivo tome mejores decisiones en relación al manejo eficiente de los recursos económicos de la empresa a través de la captura, clasificación, organización, contabilización y análisis de la información. Entre las actividades que se desarrollan en esta área esta: elaboración del plan de cuentas, hacer los registros contables, elaborar estados financieros, aplicar razones financieras a estos estados contables, hacer conciliaciones bancarias y muchas otras que contribuirán con el alcance de su propósito. Taller 4. Haga una breve reseña del comportamiento de sus ventas en los últimos años. Analice los datos y compárelos con los gastos que ha tenido en las mismas fechas. Como puede interpretar esta información. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 14 AREA DE TALENTO HUMANO El propósito de esta área es la de llevar a cabo todo el proceso de convocatoria, reclutamiento, selección, entrenamiento y capacitación del personal que contribuirá a que la empresa alcance sus propósitos. Otro de los propósitos es lograr el bienestar y motivación del personal de la empresa. Taller 5. Realice un listado de sus empleados y determine cuales son las fortalezas de estos para realizar su trabajo y cuáles sus debilidades. De acuerdo a esta información determine que tipo de acciones debe emprender para que sus fortalezas se potencien y sus debilidades se puedan superar. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 15 3 PROCESO ADMINISTRATIVO Cada una de estas áreas requiere para su operación; desarrollar un proceso lógico que le permita alcanzar sus propósitos, este proceso tiene el nombre de PROCESO ADMINISTRATIVO. Usted, como gerente de su empresa, desarrolla este proceso cotidianamente, quizá no conozca su nombre, pero estamos seguro que todos los días los lleva a cabo cuando; decide que actividades debe desarrollar, el tiempo en se ejecutar a quienes tienen la responsabilidad. Cuando revisa si se han desarrollado dichas actividades y con otra serie de acciones que le permiten alcanzar su MISIÓN EMPRESARIAL. Los cuatro pasos del proceso administrativos son: A. B. C. D. PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL En la Gráfica No. 2 observamos que en la base de la estructura empresarial está la planeación ya que esta es el punto de partida de la Unidad económica y como pilares tenemos la organización, la dirección y el control. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 16 Para que toda empresa pueda consolidarse es necesario que siga rigurosamente este proceso, de lo contrario sus años de vida empresarial se podrán reducir sustancialmente. Grafica No.2 El Proceso Administrativo PROCESO ADMINISTRATIVO 2. O R G A N I Z A R 3. D I R I G I R 4. C O N T R O L A R 1 PLANEAR Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 17 3.1 PLANEAR Es el paso del proceso administrativo a través del cual la empresa determina los objetivos de la organización y establece las acciones que debe realizar teniendo en cuenta su situación interna y la de su entorno para alcanzar dichos objetivos. Planificar es establecer el puente entre el presente y el futuro, la planificación es la base para formular buenas estrategias de acción. EJERCICIO: Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio: INSTRUCCIONES Usted debe salir de su casa hacer una serie de tareas y estar de regreso a las 1:00 de la tarde. Para recorrer el camino de su casa a la terminal de transportes se tarda 30 minutos , la oficina de impuestos cierra a las 10:00 de la mañana, el comercio y demás negocios cierran a las 12:00 de la tarde y la panadería abre después de las 11 de la mañana , el recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes: 1.- Llevar un vestido al almacén. 2.- Recoger el cabezote de una máquina de coser familiar en el taller de reparación. 3.- Llevar un sastre a la boutique. 4.- Mandar un pedido de 10 Kg. por encomienda. 5.- Pagar los impuestos. 6.- Comprar pan en la panadería. 7.- Recoger en la terminal de transporte a un familiar a las 12:30 P.M. 8.- Recoger una cotización donde el distribuidor. 9.- Comprar un figurín con diseños de última moda en la papelería. 10.-Comprar una libra de mantequilla. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 18 Para que Usted pueda resolver el ejercicio guíese por el plano de la ciudad. PLANO DE LA CIUDAD Proveedor Lecheria Oficina de Correo Almacén Oficina De Impuestos Casa Empresario Terminal Taller de Reparación Panadería Papelería Boutique Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 19 Para poder realizar este ejercicio Usted debió haber tenido en cuenta una serie de factores que afectaban la realización de las tareas y el objetivo de llegar a la 1 p.m. a su casa habiendo desarrollado todas las actividades. Lo mismo ocurre con su empresa cuando Usted se sienta a realizar el ejercicio de planear su empresa al corto, al mediano y al largo plazo debe tener en cuenta los siguientes Factores externos... Factores Económicos Factores Sociales. Factores Políticos Gubernamentales y Jurídicos Factores Tecnológicos Fuerzas Competitivas las variable externas no son controlables pero las debemos trabajar para hacer de ellas una oportunidad para disminuir su impacto negativo sobre la unidad económica. ...los factores externos pueden afectar las actividades de su organización , constituyéndose en Oportunidades o Amenazas. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 20 Igualmente al realizar el ejercicio tuvo que tener en cuenta su capacidad física para resistir cierto limite de peso o para poder abarcar todos los paquetes que llevaba. Al realizar la planeación en la empresa también se debe hacer una revisión de los aspectos internos... Aspectos administrativos Talento Humano Área de producción Área de mercadeo Aspectos financieros, entre otros. .. que le permitirán establecer cuales son las Fortalezas de la empresa y cuales sus debilidades. Taller 6: Haga un análisis de los aspectos externos que puedan estar afectando su empresa constituyéndose en una amenaza y aquellos que se constituyen en una oportunidad. De igual manera es importante que vaya analizando los aspectos internos para establecer donde están las Debilidades de su empresa y las Fortalezas. Para realizar la planeación de la unidad económica podemos retomar algunos elementos fundamentales de la planeación estratégica , como primera medida el análisis DOFA que proponemos en el taller 6. lo cual implica Análisis Interno: Análisis externo: Análisis Interno: Análisis Externo: Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 21 Los componentes de la planeación estratégica son: Misión, Objetivos y Metas, Estrategias, Tácticas y Políticas Veamos un ejemplo de planeación para el área de Mercado. PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN EL ÁREA DE MERCADEO ANALIZAR LA SITUACIÓN DETERMINAR LOS OBJETIVOS SELECCIONAR Y MEDIR LOS MERCADOS METAS DISEÑAR TACTICAS Y ESTRATEGIAS PREPARAR EL PLAN DE MERCADOTECNIA PARA LA REALIZACION Y EVALUACIÓN ¿ Dónde estamos ahora? ¿ y a dónde nos dirigimos? ¿ Adónde queremos ir? Metas realistas y mutuamente compatibles. Identificar a los clientes actuales y potenciales. ¿ Cómo llegamos a donde queremos dirigirnos? La guía práctica de las operaciones anuales. ¿ Cómo marchan las cosas ? Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 22 3.1.1. La Misión Definir la Misión en la empresa significa responder la pregunta: “ en qué negocio estamos?” Al referirnos a la Misión debemos preguntarnos ¿Por qué o para qué existe nuestra organización, en el contexto social en que se encuentra? ; la Misión debe definir el punto focal al cual dedicamos todos nuestro esfuerzo organizacional. Para redactar la Misión de la compañía, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: La misión se orienta hacia el exterior: entorno, mercados, clientes, sociedad. Orientada al servicio, más que al producto. Orientada hacia el futuro. Debe ser simple, clara, directa y original, pero creíble, para que motive a los consumidores, empleados Debe mostrar los elementos que nos diferencien de otras empresas, incluso de nuestra competencia. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 23 Antes de Definir su misión tenga en cuenta: Clientes: ¿ Quiénes son los clientes de la empresa? Productos o servicios: ¿Cuáles son los productos o servicios principales de la empresa? Mercados: ¿Compite la empresa en otras zonas del país? Tecnología:¿ Cuál es la tecnología básica de la empresa? Preocupación por supervivencia, crecimiento y rentabilidad:¿ Cuál es la actitud de la empresa con relación a metas económicas? Filosofía: ¿ Cuáles son las fortalezas o ventajas competitivas claves de la empresa? Imagen publica : ¿Cuál es la imagen pública a la que aspira la firma? Servicio al cliente: ¿Pone atención a los reclamos y sugerencias de las personas claves relacionadas con la empresa? Taller 6 : De acuerdo a lo expuesto determine cual es la Misión de su unidad económica: ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 24 3.1.2 LOS OBJETIVOS Y LAS METAS Son los resultados específicos que pretende alcanzar una organizar por medio del cumplimiento de su MISIÓN básica. Los objetivos son esenciales para la empresa por que son ellos los que establecen su camino y es alrededor de ellos que se convocan las personas para aportar a su alcance. FORMULACION DE OBJETIVOS La formulación de objetivos es una tarea que requiere una gran dedicación y para que estos nos queden bien planteados, debemos tener en cuenta: Los objetivos deben estar planteados de una forma clara y que expresen el qué se quiere lograr y el para qué, su lenguaje debe ser sencillo. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 25 Los objetivos deben estar basado en los objetivos específicos de cada área (Producción, Mercadeo, Finanzas y Manejo de personal) Los objetivos que se tracen deben estar por encima de los intereses individuales de los propietarios ya que estos deben de buscar el bienestar de la Unidad Económica. Los objetivos deben estarcen revisando y si es necesario replantearlos de acuerdo a la dinámica del medio donde se van a desarrollar. Debe existir una jerarquización de los objetivos teniendo en cuenta los siguientes factores: Posición en el mercado Innovación Productividad Recursos físicos y financieros Rentabilidad Desempeño y desarrollo del personal Responsabilidad social de la empresa. Taller 8. Para ir concretando su planeación vaya escribiendo los objetivos que quiere alcanzar en cada una de las actividades que desarrolla su empresa, tenga en cuenta que existen unas áreas funcionales debe establecer objetivos para cada área. Tenga en cuenta que estos objetivos deben ser alcanzables y que debe estar haciendo un seguimiento periódico que le permita establecer si está logrando los resultados previstos. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 26 3.1.3Las estrategias Son un medio para alcanzar los objetivos propuestos a largo plazo. Las estrategias se constituyen en un plan básico y general de acción por medio del cual la empresa alcanza sus objetivos. Originalmente estaba relacionado con el arte o ciencia del mando militar. Una estrategia es un plan global para ganar la batalla como primer paso en la consecución de la Misión de ganar la guerra. 3.1.4 La táctica Es un medio operacional a través del cual una estrategia ha de ponerse en práctica o activarse. La táctica esta orientada a la meta de corto plazo. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 27 3.1.5 Las Políticas Es un curso de acción adoptado por los gerentes para guiar sistemáticamente la toma de decisiones futuras en una situación determinada, las políticas incluyen los lineamientos, las reglas y los procedimientos establecidos para reforzar las actividades con el ánimo de alcanzar los objetivos propuestos. Ejemplo: Metas Estrategias 1. Reducir los inventarios de almacén de producto terminado y Reducir los costos de mercadotecnia en un 15% respecto al año anterior eliminar los productos de movimiento lento. 2. Reducir el número de visitas de ventas a los clientes pequeños. Estrategias Táctica 1. Reducir los inventarios de almacén de producto terminado y Hacer una actividad de saldos de inventario durante quince, eliminar los productos de movimiento lento. tomando dos quincenas del mes de junio Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 28 3.2. ORGANIZAR Una vez diseñado los objetivos, las estrategias y planes que van a permitir el logro de los objetivos, los gerentes deben diseñar una organización apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos. La función de organizar consiste en la creación de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga niveles de calidad que conlleven al desarrollo de las estrategias empresariales. Organizar incluye todas las actividades gerenciales que producen una estructura de tareas y relaciones de autoridad. La función de organizar da lugar a una estructura organizativa o administrativa que hace que la empresa pueda operar eficazmente como un todo coherente para alcanzar los objetivos trazados y desarrollar la Misión. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 29 La estructura administrativa es el arreglo o disposición de las diversas partes de un todo, en ella se expresa el nivel jerárquico de la cada puesto que esta integrado en ella. También determina los niveles y unidades dependientes y sujetos a obligaciones de autoridad- responsabilidad. A nivel de las micros y pequeñas empresas la autoridad la concentra una sola persona - su propietario, gerente o director - quien toma decisiones, la responsabilidad y el mando. En la gráfica observamos un posible organigrama de una microempresa, pero en realidad ocurre que en algunas micros y pequeñas empresas no se tienen una estructura establecida ya que los dueños realizan todas las funciones o la hace de manera empírica, utilizando su sentido común o imitando los que hacen sus competidores. La estructura de la empresa puede ir consolidándose en la mediada que el empresario adquiere más experiencia administrativa la empresa crece y la misma necesidad lo exige. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 30 Grafica No. 3 Estructura Administrativa de una Microempresa DIRECTOR Vendedores ???? Contador Cajera De acuerdo a lo planteado por Sisk1 las estructuras se formalizan y estructuran de acuerdo a su crecimiento, por lo que la división formal del trabajo se hace con base en los siguientes factores: Función (áreas funcionales: Producción, ventas, finanzas y personal). Producto ( Gerente de producto “A”, “B”, “C”, “D”. Cliente ( Mayoreo, detallista, comisionista, hombres, mujeres, niños). Geográfica ( Por zonas . Jefe de zona 1, 2, 3). Proceso ( Acopio, Transformación, envase, almacén, distribución). Taller 9 Determine los cargos que existen en su unidad económica y el grado de responsabilidad de cada uno de ellos. 1 Introducción a la administración, Hernández Sergio y Rodríguez .Editorial Mc.Graw Gill. Página368 Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 31 3.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION: Para que una empresa pueda organizar sus tareas es necesarios tener en cuenta una serie de principios básicos que contribuirán al logro de los objetivos empresariales. División de trabajo Es desagregar en un proceso completo una serie de tareas a las cuales se les asignará un responsable ; esto permitirá que cada uno tenga claro cual es su papel y pueda responder a él de manera efectiva. Unidad de Objetivo Todos los miembros de la unidad económica deben saber cuáles son los objetivos de esta y ojalá el empresario sepa cuales son los objetivos de sus empleados . El principal problema organizacional radica en que por un lado van los objetivos del empresario y por otro el de los empleados. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 32 Al formular los objetivos de la unidad económica todos se deben sentir identificados con ellos ya que esto es fundamental para que todos unan esfuerzos hacia el logro de los mismos. La autoridad y la responsabilidad: La empresa moderna en el momento de seleccionar a su personal debe estar segura de sus capacidades de sus habilidades y de su responsabilidad . En el momento que se ubica a una persona en un cargo determinado , se le debe de brindar todos los implemento y todas la instrucciones para que pueda cumplir eficientemente su labor; su jefe debe estar plenamente convencido de que eligió a la persona correcta y la ubico en el lugar correcto para que ella pueda ser responsable de su tarea conforme a los instrumento y procedimientos establecidos por la empresa. La Delegación: Uno de los temas que más ocupa a los líderes de las empresas modernas es el delegar a sus empleados las funciones que ellos puedan atender; se debe empoderar al empleado para que cumpla su trabajo y a la vez se sienta seguro y motivado, ya que de esta manera siente que su superiores confían en su capacidad profesional para las tareas que le asignaron. NO SE ESFUERCE EN VANO TRATANDO DE HACER TODAS LAS ACTIVIDADES DE SU EMPRESA, DEJE QUE SUS EMPLEADOS DEMUESTREN SUS CAPACIDADES. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 33 3.3 DIRIGIR Usted señor empresario debe tener en cuenta que en el manejo de su unidad económica. Usted cuenta con maquinaria y equipos, materias primas e insumos, infraestructura física y muchos otros recursos y que por sobre estos, su empresa cuenta con un talento humano capaz de alcanzar sus propósitos empresariales, dependiendo de la motivación y el apoyo que Usted les brinde. Generalmente en nuestro medio la gerencia de la empresa está en cabeza de su propietario quien debe cumplir dos roles importantes, Administrador y Líder. Es la función administrativa que analiza los diferentes criterios y opiniones y fija las políticas, orienta y guía el trabajo de su Talento Humano, motivándolo para que todo el equipo trabaje unido y puedan de manera colectiva lograr los objetivos propuestos hacia la búsqueda de a cumplir con la misión. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 34 Una de las nuevas técnicas administrativas nos plantea el empoderamiento, como el elemento fundamental que permite la delegación de responsabilidades y la facultad de los colaboradores para tomar decisiones y solucionar problemas, las teorías administrativas del siglo XIX planteaban que la empresa estaba compuesta por dos tipos de personal un 90% representado en los trabajadores quienes solo estaban para ejecutar lo que el 10% - los directivos- decidían que hacer, esta manera de asumir la administración provoco una deshumanización de la industria; está deshumanización y los conflictos humanos desatados en los años de la depresión económica en los treinta causaron un gran cambio en el desarrollo organización dando origen a un nuevo estilo de administración basado en las ciencias del comportamiento que reza: COLABORACIÓN, TRABAJO EN EQUIPO Y DIGNIDAD DEL SER HUMANO 3.3.1 Liderazgo Ser líder es crear un ambiente en el que se de una verdadera participación y la participación y la promoción del empleado como ser humano que lucha por mejorar sus condiciones de vida; y la calidad de vida solo se cambia si se logra hacer el trabajo de forma integral, si el trabajador logra ver su trabajo no como la obligación de hacer un oficio para poder vivir, sino que encuentra en él la manera de satisfacer sus necesidades humanas de seguridad, prestigio y de autoestima y puede experimentar sentimientos de logro, reconocimiento, promoción y responsabilidad. Si Usted como propietario de la unidad económica logra ese cambio de actitud en sus colaboradores o usted mismo tiene una actitud de cambio al comprender los sentimientos de quienes están bajo Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 35 su responsabilidad; se logrará que el personal tenga una disposición libre para desarrollar su trabajo y realizarlo efectivamente. CUALIDADES DEL LÍDER Actitud positiva Información Delegar responsabilidades Reconocimiento Vida sana Propuestas concretas Honestidad y autocrítica Organización Decíamos que el gerente debe ser administrador y líder. Ser administrador significa manejar en forma eficiente y efectiva los recursos de la organización, específicamente los económicos. Se puede ser un buen administrador y Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 36 un mal líder o viceversa; la clave esta en combinar perfectamente estos dos elementos. Jhon Adair en su libro Líderes no jefes hace la siguiente cita. “El liderazgo es del espíritu, se compone de personalidad y visión. Su práctica es un arte. La gerencia es cosa de la mente, es más una cuestión de cálculo preciso, de estadística, de método, cronogramas y rutinas. Su práctica es una ciencia. Los gerentes son necesarios, los líderes son esenciales”. Taller 10: Vamos revisando : Tiene su empresa un reglamento de trabajo : _________ Funciones claras y definidas: ______ Existen manuales de procedimientos:_____ Sus empleados tienen contrato de trabajo____ Si no tiene alguno de estos componentes, diseñe un plan para implementarlos. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 37 3.4 CONTROLAR El gerente debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organización se ajuste a lo estipulado en el plan inicialmente acordado. El control tiene cuatro pasos básicos: Establecer estándares para el desempeño. Medir el desempeño individual y organizacional. Comparar el desempeño actual con los estándares del desempeño planificado. Corregir las diferencias que puedan haberse producido entre los resultados obtenidos y objetivos planteados. Qué se controla en una empresa: La calidad de los procesos y de los productos, las finanzas, las ventas, los inventarios, los gastos, y otra serie de actividades que deben estar de acuerdo a lo estipulado en el plan. El control permite ver : Las desviaciones o errores que se están cometiendo. Corregir las equivocaciones , es decir , volver al camino correcto. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 38 Que se debe controlar: Manejo del dinero: Cómo lo gastamos? Qué costos tenemos? Tiempo: Cómo se esta utilizando? En cuanto tiempo estamos produciendo? Desempeño de los trabajadores: Cómo están haciendo el trabajo? Qué dificultades tienen? Calidad: Qué estamos haciendo para obtener un buen producto.? En qué sección estamos teniendo problemas? Cuál es la calidad final de nuestros productos? Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 39 CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL Debe ser objetivo : Debe basarse en hechos reales y no en suposiciones o rumores. Debe ser económico: Debe efectuarse a tiempo y en el momento oportuno Debe ser Impersonal: Debe realizarlo una persona diferente a quien desarrolla la tarea. Debe ser claro y preciso : Debe saber que es lo que se va a controlar y los instrumentos que me van a dar los resultados de manera precisa. Taller 11 Sabe Usted que tiempo se gastan su operarios en cada uno de los procesos para la elaboración de uno de los productos que elaboran en su Unidad Económica. __________________________ Revisa La calidad de la materia prima que le llega a su taller __________________ Verifica si la cantidad pedida es la misma que le ha sido despachada ___________ En que etapa del proceso productivo controla la calidad de su producto:__________ Sabe Usted el costo real de producción de cada uno de los productos que elabora en su Unidad Económica.____ Tiene claro cuánto gasta y cuánto gana en los productos que Usted Elabora:_______ Tiene Usted un archivo con todos los comprobantes de las diferentes transacciones que hace ha diario en su Unidad Económica.______ Si la mayoría de sus respuestas son ( No ) cuál cree Usted que debería ser su plan estratégico para corregir estos errores. Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA BASICO DE ADMINISTRACION 40 BIBLIOGRAFIA 1. HERNÁNDEZ Sergio y Rodríguez ,Introducción a la administración; Editorial Mc.Graw Gill. 2. AGUDELO Cortes Oscar, Administración para todos; Imprenta Departamento del Valle. Quinta Edición 1992. 3. STANTON William J y otros , Fundamentos de Mercadotecnia; Editorial Mc. Graw Hill Octava Edición. 4. CIAMPA Dan, Liderazgo Industrial; Legis Fondo editorial. 1990 5. FIERRO Martinez Ángel María, Diagnostico Empresarial, Editorial Universidad Surcolombiana. 1996 Jesús Boanerges Camero C. Instructor SENA
