Manual de Procedimiento Control de Asistencia

SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE
TALENTO HUMANO
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 1 de 9
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA, VACACIONES, PERMISOS Y
LICENCIAS.
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Coordinación General de Planificación
Priscila Kon, Subcoordinadora Nacional de
Institucional
Talento Humano, (e).
FECHA: Noviembre 2012
FECHA: Noviembre 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es regular según la normativa los distintos movimientos de
personal relacionados al control de asistencia, vacaciones, permisos y licencias que se generen
en el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y
Control Social.
4. DEFINICIONES
Permiso: Es el acto administrativo, cuya autorización está a cargo de la Subcoordinación de
Recursos Humanos, mediante el cual se le concede al colaborador, ausentarse justificadamente
por horas del centro laboral durante la jornada legal de trabajo. Su autorización depende de la
urgencia de la acción y no perjudicando el normal desarrollo de las actividades de la
universidad.
Licencia: Autorización que se concede a los colaboradores para no asistir a su puesto de
trabajo por uno o más días. La licencia se formaliza mediante un documento de comunicación
administrativa.
Vacaciones: Es la interrupción retribuida establecida legalmente y de manera anual para
proporcionar el merecido descanso del trabajador.
Falta: Día en que una persona se ausenta de sus labores cotidianas en su centro laboral con la
condición de entregar una justificación por la misma.
Atraso: Se considera cuando un (a) servidor (a) al momento de realizar su respectiva
marcación llega pasada a la hora límite, es decir 10 minutos después de la hora de llegada de la
persona a su centro laboral.
5. BASE LEGAL
•
•
•
•
•
•
Constitución de República del Ecuador.
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y su Reglamento.
Código del Trabajo.
Reglamento interno de Recursos Humanos.
Normativa relacionada de acuerdo al requerimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA, VACACIONES, PERMISOS Y
LICENCIAS.
6. DIRECTRICES
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
Todos los permisos y licencias a excepción de los permisos imputables a vacaciones
deben presentar los respaldos del caso.
La Administradora del sistema biométrico asigna una clave al servidor al momento que
ingresa a laborar a la entidad y le registra la huella, si en un mes no reconoce la huella,
se procede a corregir la situación.
Si el (la) servidor (la) tiene dificultad con el lector biométrico al detectar la huella debe
registra su clave asignada por el (la) Administrador (a) del sistema biométrico.
Los cambios de horarios por estudios y/o licencias de el servidor (a)deben ser
registrados en el lector biométrico, caso contrario podrán interpretarse como atrasos o
ausencia del (de la) servidor (a)
PERMISOS
6.5.
Para la autorización de permisos proceder de acuerdo a los Art. 33 y 34 de la LOSEP.
6.6.
Para conceder los permisos aplicar lo establecido en la sección 6a del Reglamento de la
LOSEP.
6.7.
Para los permisos para estudios regulares aplicar el al Art. 59 del Reglamento de la
LOSEP.
6.8.
En el caso que el servidor no tenga acumulado el total de vacaciones que le corresponde
y requiera de un permiso particular podrá concedérsele el mismo siempre que la o el
servidor compense ese tiempo en otros días. Art. 67 de la LOSEP.
LICENCIAS
6.9.
Para la autorización de licencias proceder de acuerdo a los Art. 27 y28 de la LOSEP y Art.
33 y 43 del Reglamento de la LOSEP.
6.10. Para establecer el tiempo de licencia con remuneración por calamidad doméstica aplicar
lo establecido en el Art. 38 del reglamento de la LOSEP.
6.11. Para conceder licencias con remuneración aplicar lo establecido en la sección 1a del
Reglamento de la LOSEP.
6.12. Para conceder licencias sin remuneración aplicar lo establecido en la sección 2a del
Reglamento de la LOSEP.
6.13. Obligación de reintegro.- Una vez culminado el período de licencia o comisión de
servicios previstos, la servidora o servidor debe reintegrarse de forma inmediata y
obligatoria a la Institución. El incumplimiento de esta disposición será comunicado por la
Coordinación Nacional del Talento Humano, a la autoridad nominadora respectiva, para
los fines disciplinarios previstos. Art. 32 de la LOSEP.
VACACIONES:
6.14. Los jefes de área deben remitir a la Subcoordinación Nacional de Talento Humanos la
programación de vacaciones correspondiente hasta el 30 de Noviembre de cada año Art.
27 del Reglamento de la LOSEP.
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6.15. No se considerarán como parte de las vacaciones el uso de licencias sin remuneración o
en el caso de suspensión de conformidad con el régimen disciplinario contemplado en la
LOSEP. Art. 27 del Reglamento de la LOSEP.
6.16. No se negará el uso de las vacaciones injustificadamente a un (a) servidor (a) que por
este hecho ocasione el acumulamiento por más de 60 días, según lo establecido en el
literal m del Art. 24 de la LOSEP.
6.17. Para la liquidación de vacaciones por cesación de funciones se aplicará el art. 31 del
Reglamento de la LOSEP.
6.18. Si es por necesidad Institucional el (la) Jefe (a) inmediato (a), Presidente (a) O Delegado
(a) podrá suspender o diferir las vacaciones de un (a) servidor (a). Art. 28 del
Reglamento de LOSEP.
6.19. Los (las) servidores (as) que están bajo el Código del Trabajo gozaran de un día
adicional de vacaciones por cada año de servicio que exceden de los 5 años.
6.20. La planificación de vacaciones se podrá realizar en dos periodos de 15 días, o uno de 30
días, si el servidor planifica sus vacaciones de forma fraccionada se descontaran dos
sábados y dos domingos en el año.
6.21. Se pude liquidar sus vacaciones por renuncia o despido, la renuncia voluntaria se
liquidan hasta en máximo de 60 días.
CONTROL DE ASISTENCIA:
6.22. Como efecto de los reportes de asistencia se debe aplicar el régimen disciplinario.
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
•
Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano responsable de control
de asistencia, vacaciones, permisos y licencias.
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
•
Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano
9. PROCEDIMIENTO
PERMISOS
9.1.
Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social deben
solicitar el permiso por medio de memorando al jefe inmediato con 72 horas de
anticipación al día del permiso.
9.1.1. Si se trata de un permiso imputable a vacaciones, el jefe inmediato lo aprueba y lo
remite a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para su conocimiento.
9.1.2. Si se trata de un permiso que no sea imputable con cargo a vacaciones se procede de
acuerdo con el subtitulo Permisos personales no imputables a vacaciones (Pág. 4)
del presente Manual.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE ASISTENCIA, VACACIONES, PERMISOS Y
LICENCIAS.
9.2.
Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social deben
presentar la documentación de sustento del caso dirigida al jefe inmediato o a la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano en caso que no se encuentre el jefe
inmediato:
-
-
Permiso por enfermedad: certificado de atención medica en el IESS.
Permiso para el cuidado del recién nacido: memorando del servidor.
Permiso de estudios: certificado de matricula, horario de clases, certificado de
asistencia a clases y al finalizar el periodo del permiso debe presentar el certificado
de aprobación, la entidad de educación debe estar reconocida por el SENACYT.
Permiso para cuidado de familiares con discapacidades severas o
enfermedades catastróficas: certificado abalizado por el IESS o centros de salud
pública o certificado emitido por el CONADIS e informe de la Subcoordinación
Nacional de Talento Humano.
Permiso por matriculación de los hijos: memorando del servidor.
Permisos personales no imputables a vacaciones: memorando del servidor.
Permiso por enfermedad:
9.3.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) valida
el certificado, justifica el permiso por enfermedad en el lector biométrico y archiva el
documento.
Permiso para el cuidado del recién nacido:
9.4.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora
acción de personal determinando el horario de la jornada laboral considerando las 2
horas de permiso por lactancia.
9.5.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) remite
al (la) Coordinar (a) Nacional de Talento Humano para la aprobación.
9.6.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) registra
y notifica la acción.
Permiso de estudios:
9.7.
El (la) servidor (a) dirige la solicitud directamente a la Autoridad nominadora para que
autorice y remita a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para que proceda de
acuerdo a la normativa.
9.8.
El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite al servidor (a) de la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) la solicitud del permiso de
estudios para que sea analizado y validado.
9.8.1. En caso de no cumplir con la documentación el (la) servidor (a) de la Subcoordinación
Nacional de Talento Humano solicita al (la) servidor (a) la documentación faltante para
su validación.
9.8.2. Una vez validado se procede con los puntos 9.2. y 9.3. del literal anterior.
Permiso para cuidado de familiares con discapacidades severas o enfermedades
catastróficas:
9.9.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora
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el Informe de recursos humanos solo cuando se trata de permiso para el cuidado de
familiares con discapacidades severas o enfermedades catastróficas y remite al (la)
Presidente (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social o su Delegado (a)
para que apruebe.
9.10. Si el (la) Presidente (a) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social o su
Delegado (a) aprueba, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento
Humano (Analista) elabora la acción de personal y la remite al (la) Subcoordinador (a)
Nacional de Talento Humano para su firma de aprobación.
9.11. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) registra
y notifica al (la) Servidor (a) y al Jefe inmediato la aprobación o no por parte del (la)
Autoridad Máxima o su Delegado (a), previo informe de la Coordinación de Talento
Humano.
9.12. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) regula
en el lector biométrico los horarios para el control de asistencia justificando los permisos
solicitados.
Permiso por matriculación de los hijos:
9.13. El jefe inmediato remite memorando autorizado a la Subcoordinación Nacional de Talento
Humano.
9.14. El (la) Coordinador (a) Nacional de Talento Humano sumilla el documento al analista de
la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para validación del permiso.
Permisos personales no imputables a vacaciones
9.15. El jefe inmediato conoce y remite memorando a la Subcoordinación Nacional de Talento
Humano para su análisis y validación, el memorando del (la) servidor (a) debe
especificar las fechas en que va a recuperar el permiso solicitado.
9.16. El (la) Coordinador (a) Nacional de Talento Humano sumilla el documento al Analista de
la Subcoordinación Nacional de Talento Humano para validación del permiso.
Para el caso de la Delegación del Guayas:
9.17. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el
cronograma semanal donde registra cada salida (permisos).
9.18. Si es por lactancia, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento
Humano elabora un memorando informando al jefe inmediato y emite la acción de
personal y la hoja de permisos con la documentación requerida adjunta a la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano en Quito.
LICENCIAS
9.1. Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social realizan
el memorando de requerimiento al jefe inmediato y solicitan la licencia por enfermedad
por el tiempo establecido para su recuperación.
9.2. Jefe Inmediato conoce y remite al (la) Coordinador (a) Nacional de Talento Humano el
requerimiento.
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LICENCIAS.
9.3. El (la) Analista de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano validación la licencia.
9.3.1. Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
presentan la documentación de sustento del caso a la Subcoordinación Nacional de
Talento Humano dentro de los 3 días posteriores al reintegro, previo informe de RRHH.
LICENCIAS CON REMUNERACION:
9.3.2. Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
presentan la documentación de sustento del caso dirigida al Jefe inmediato o a la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano en caso de que no se encuentre el Jefe
inmediato:
-
-
-
LICENCIA POR ENFERMEDAD (HASTA 3 MESES): Certificado de atención medica
en el IESS en donde especifique el tiempo de reposo.
LICENCIA POR ENFERMEDAD CATASTRÓFICA O ACCIDENTES (HASTA 6
MESES Y DE CONTINUAR LA IMPOSIBILIDAD ESA LICENCIA PASA A SER SIN
REMUNERACIÓN Y SE APLICA LA NORMATIVA DEL IESS): Certificado de
atención medica del IESS en donde especifique la imposibilidad.
LICENCIA POR MATERNIDAD (12 SEMANAS ACUMULABLES): Certificado de
nacido vivo y certificado de atención médica validado por el IESS.
LICENCIA POR PATERNIDAD (DE 10 DIAS PARA PARTO NORMAL Y 15 DÍAS
CÉSAREA, ): Certificado de nacido vivo y certificado de atención médica validado por
el IESS.
LICENCIA POR MATRIMONIO (HASTA 3 DÍAS HÁBILES CONTINUOS): Partida
de matrimonio.
LICENCIA PARA ATENDER CASOS DE HIJOS HOSPITALIZADOS CON
PATOLOGIAS DEGENERATIVAS: Certificado médico del especialista tratante y
certificado de hospitalización.
LICENCIA POR CALAMIDAD DOMÉSTICA (Fallecimiento, accidente o enfermedad
grave de padre, madre, hijos hasta 3 días, por fallecimiento de hermanos, cónyuge o
conviviente hasta 3 días, por fallecimiento de abuelos, suegros, cuñados o nietos
hasta 2 días, por accidente o enfermedad grave de hijos y cónyuge hasta 8 días):
Partida de defunción dentro de los 3 días posteriores a su reintegro, certificado
médico o denuncia y documentos que justifiquen el hecho.
LICENCIA POR SINIESTROS QUE AFECTEN LA PROPIEDAD (HASTA 8 DÍAS):
Denuncia y documentos que justifiquen el hecho.
9.4. La Analista de Subcoordinación Nacional de Talento Humano valida la documentación y la
archiva.
9.5. Todas las licencias tienen acción de personal excepto calamidad doméstica solamente con
el memorando y el sustento justificando la calamidad.
LICENCIAS SIN REMUNERACION:
9.6.Los (las) Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social presentan
la documentación de sustento del caso dirigida al Jefe inmediato o a la Subcoordinación
Nacional de Talento Humano en caso de que no se encuentre el Jefe inmediato:
-
LICENCIA DE ASUNTOS PARTICULARES: Memorando del servidor.
LICENCIA PARA ESTUDIOS DE POSGRADO: Certificación de que el centro de
educación superior este reconocido por el SENECYT y contenido curricular del
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LICENCIAS.
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postgrado.
LICENCIA PARA ACTUAR EN REEMPLAZO TEMPORAL DE UN DICNATARIO O
DICNATARIA ELECTA POR ELECCIÓN POPULAR: Acta de posesión
correspondiente.
LICENCIA PARA PARTICIPAR COMO CANDIDATO DE ELECCIÓN POPULAR:
Certificado desde la fecha de inscripción de la candidatura hasta el resultado de las
elecciones, tiene 3 días para presentar el Certificado que fue electo y ampliar la
licencia.
9.6.1.
Para el caso de licencias de asuntos particulares, el Jefe inmediato puede
conceder la licencia hasta 15 días calendario durante cada año de servicio, pasado este
tiempo hasta 60 días, el trámite debe ser autorizado inicialmente por la Máxima
Autoridad.
9.6.1.1.
El (la) Analista de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano
elabora en los primeros 15 días para conocimiento de la Máxima Autoridad
porque ya está aprobado por el Jefe inmediato.
9.6.2.
Para el caso de licencias de estudios de posgrado, el (la) Analista de la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el Informe y lo remite al (la)
Presidente (a) o su Delegado (a) para que apruebe.
NOTA: En caso que la licencia por postgrado esté financiada por la institución debe
existir un acuerdo para devengar tiempo o recursos, según lo establecido por la ley.
9.6.3.
Una vez aprobado el Informe por el (la) Presidente (a) del Consejo de
Participación Ciudadana y Control Social o su Delegado (a), el (la) Servidor (a) de la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) emite la acción de personal al
(la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano para su firma de aprobación.
9.6.4.
El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista)
registra y notifica al (la) Servidor (a) y al Jefe inmediato la aprobación o no por parte
del (la) SubSubcoordinador (a) Nacional de Talento Humano
9.7.El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista), registra
la salida con licencia sin remuneración del (la) servidor (a) en el IESS.
VACACIONES
9.1. El plan de vacaciones se estructura en la primera semana del mes de Noviembre de cada
año para lo cual la Subcoordinación Nacional de Talento Humano emite el reporte de saldo
de vacaciones a cada Subcoordinación o coordinación del personal a su cargo.
9.2. El (la) Coordinadora o Subcoordinador (a) del área en coordinación con el (la) servidor (a)
define el periodo de vacaciones máximo hasta la segunda semana de noviembre y remite
a la Coordinación de Talento Humano para estructurar el Plan anual de vacaciones.
9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista)
consolida todos los calendarios y elabora un Plan anual de vacaciones y lo envía a el (la)
Coordinador (a) Nacional de Talento Humano para su revisión, quien a su vez solicita la
aprobación de la Máxima Autoridad o su Delegado (a).
9.4. La Coordinación de Talento Humano hace el seguimiento de vacaciones, si por necesidad
institucional el (la) servidor (a) no puede hacer uso de sus vacaciones, el jefe inmediato
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con el servidor reprograman las vacaciones y comunica a la Coordinación Talento Humano
para que se reestructura la fecha mediante memorando.
9.4.1. En caso de anticipo de vacaciones, el (la) servidor (a) solicita por memorando al jefe
inmediato, quien a su vez solicita al (la) Coordinador (a) Nacional de Talento Humano el
anticipo de vacaciones.
9.5. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) elabora
y remite, con 15 días de anticipación, la acción de personal al (la) Coordinador (a)
Nacional de Talento Humano para la aprobación de las vacaciones y pone en conocimiento
del jefe inmediato del (la) servidor (a) para la validación de su periodo de vacaciones.
9.6. El (la) servidor (a) recibe la acción de personal, firma y la remite a la Subcoordinación
Nacional de Talento Humano.
9.6.1. Si es por necesidad Institucional el (la) Jefe (a) inmediato (a), Presidente (a) o Delegado
(a) podrá suspender o diferir las vacaciones de un (a) servidor (a) y devuelve la acción
de personal con memorando indicando la razón por las cuales se suspende y
reprogramando las fechas dentro del mismo periodo.
9.7. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) recibe la
documentación, realiza el cruce con el lector biométrico y archiva.
Para el caso de la Delegación del Guayas:
9.7.1. Aplican los numerales anteriores, sólo que los Jefes inmediatos para tramitar vacaciones,
licencias o permisos deben hacerlo a través del (de la) Delegado (a) de la Máxima
Autoridad, quien a su vez canaliza el requerimiento a el (la) Coordinador(a) Nacional de
Talento Humano.
CONTROL DE ASISTENCIA
9.1. El (la) Analista de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano lleva el control del
horario establecido verificando en el sistema biométrico y cotejando con los permisos,
licencias o faltas.
9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano (Analista) emite un
reporte con las inconsistencias encontradas al (la) SubSubcoordinador (a) Nacional de
Talento Humano
9.3. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano revisa el reporte y toma las
medidas del caso de acuerdo al régimen disciplinario.
Para el caso de la Delegación del Guayas:
9.1. Los (las) servidores deben registrar sus ingresos y salidas en el lector biométrico.
9.2. Sólo el (la) Delegado (a) de la máxima autoridad podrá justificar las causas de atrasos,
quien notificará las novedades a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano en
Quito.
9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano debe enviar
reporte mensual con los sustentos a la Analista de la Subcoordinación Nacional de Talento
Humano en Quito.
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10.REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO
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Memorando de Solicitud.
Informe de Recursos Humanos.
Acción de personal.
Reportes de asistencia.
Hoja de permisos (Guayaquil).
Certificados que respaldan permiso o licencia.
11. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Código
Ubicación Física
Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable