HOJA DE CONTRATACIÓN Edición de la Gira ExpOtaku 2012 en la que desea participar:_____________________________________ Empresa, entidad, institución, colectivo u organización:_________________________ C.I.F:___________ Dirección (razón social):_________________________________________________________ C.P.:__________ Localidad:_____________________________________ Provincia:______________________________________ Nombre para el Rotulo Frontal del Stand:________________________________________________________ Responsable del espacio:_______________________________________________________________________ Teléfono:________________________________________ Email:________________________________________ Tipo de actividad que desarrollan (comercial, promocional, social...):_____________________________ Tipo de Espacio Solicitado: | Comercial | Promocional | Artesanias y HandMade | Entidades, Fanzines e Ilustradores | * Rodea con un circulo según proceda. Módulos Comerciales de 2 mts de fondo, 3, 6 o 9 mts de frente y 3 mts de alto (6, 12 o 18 metros cuadrados)... ➔ ➔ ➔ Stand de 3x2 (6 metros cuadrados): 350 € (I.V.A Incluido) Stand de 6x2 (12 metros cuadrados): 700 € (I.V.A Incluido) Stand de 9x2 (18 metros cuadrados): 1050 € (I.V.A Incluido) Existe la posibilidad de contratar varios bloques de módulos. Nº de Módulos:______________________ * Cada entidad o empresa expositora podrá solicitar un número máximo de 6 módulos de 6 metros cuadrados. ** Todos los stands están provistos de iluminación orientable y toma de corriente. *** El precio de los stands no incluye mesas, si lo desea (* opcional) puede contratar mesas a la organización. Nº de mesas:___________________________________________________________________________________ Forma de Pago: Mediante Ingreso o Transferencia Bancaria Entidad: La Caixa Nº de Cuenta: 2100 1566 78 0100447602 Titular: David Gaspar Azparren Indicando en el concepto el nombre de la empresa o entidad solicitante. Una vez efectuado el pago, la organización contactará con los expositores atendiendo al orden de solicitud, para asignar los espacios según sus especificaciones. - ¿Están interesados en ofrecer / desarrollar alguna actividad (taller, exposición, concurso, sorteo, etc…) en alguna de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012?: SI / NO - En caso de respuesta afirmativa, expliquen brevemente que tipo de actividad, en que consiste, de que medios disponen para desarrollarla y de que requerimientos específicos sería necesario disponer para llevarla a cabo: Información y Contrataciones en: [email protected] | (0034) 692 586 585 Bases Generales de Participación Sobre las condiciones de solicitud y adjudicación de stands… 1º) - Podrá solicitar stand en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012, cualquier empresa, entidad, colectivo u organización independientemente de su ámbito, ubicación o razón social. 2º) - Cualquier expositor una vez adjudicado oficialmente su stand, tendrá derecho a ejercer en el mismo, la actividad para la que lo haya solicitado... Promocional, comercial, social, etc. 3º) - La adjudicación de los stands será en riguroso orden de solicitud, atendiendo como prioritarias las peticiones de las entidades o empresas que colaboren con nuestra organización ya sea ofreciendo actividades o bien aportando premios para los torneos y concursos. 4º) - Para poder participar en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012 seguiremos el siguiente proceso: Rellenar el Formulario de Participación que se facilita vía web / email, conjuntamente con las presentes bases y enviarlo a la organización por correo postal o correo electrónico, haciendo constar en el asunto “[STANDS] ExpOtaku (y la edición de ExpOtaku, ejemplo: Barcelona)” A razón de una solicitud cumplimentada por cada edición en la que se desee participar. | El plazo de presentación de solicitudes finalizará un mes antes de cada convocatoria | Correo Postal: Gira ExpOtaku 2012, Plaza de la Constitución Nº 8 4º N, 43850 Cambrils (Tarragona) / Email: [email protected] | Web: www.expotaku.com | * El plazo limite para realizar el abono del importe en concepto de pago de los módulos comerciales (stands) finalizará 15 días (hábiles) después de haber presentado la hoja de contratación, transcurrido este plazo máximo, la organización entenderá por desestimada la solicitud y el expositor deberá volver a iniciar el proceso en el caso de estar interesado en continuar con la contratación de espacios comerciales. Una vez realizado el ingreso, será firme la reserva del stand. camisetas con diseños propios, puntos de libro, ilustraciones y libros de arte manga de creación propia, abalorios en general (de importe limitado), etc. 37º) - Entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores interesados en la contratación de un espacio, deberán enviar cumplimentado el presente formulario de participación, indicando en un documento de texto anexo una relación de materiales que vayan a ser expuestos en el espacio para su comercio menor. La organización evaluara y autorizara en cada caso particular los materiales que cada expositor pueda poner a la venta. 38º) - El precio de los espacios para entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores vigente para 2012 es: 1 mesa (1,80 x 0,80) + 2 sillas + pared = 30 € 39º) - Si existe alguna duda sobre los materiales que se pueden y los que no se pueden vender en la zona de entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores, podéis enviar un email a [email protected] indicando en el asunto "Materiales de Venta No Comercial en ExpOtaku". 40º) - La penalización por cancelación o abandono del espacio adjudicado antes de la finalización del evento, será la perdida del derecho de exposición en todas las ferias ExpOtaku durante 1 año. 41º) - La organización desea dejar bien claro para evitar futuras confusiones, que la zona común de mesas y sillas para entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores NO ES, NI PODRÁ SER equiparable a la zona comercial, ya que deseamos que se entienda que la denominación de stand con su configuración estándar para todas las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012 es exclusivamente para aquellas entidades y/o empresas que se hagan acreedoras de la distinción de expositores mediante la contratación y el pago de sus correspondientes módulos comerciales (stands). Es por esto que la zona de asociaciones y fanzines no contará con los paneles separadores y módulos de la zona comercial, únicamente un número máximo de mesas y sillas por determinar, que se asignaran de una forma justa y responsable en función de las posibilidades reales de la organización. La organización permitirá a los grupos pertenecientes a entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores a traer sus propios materiales (mesas, sillas, lonas, telas, carpas) para una configuración óptima de sus espacios. Sobre el criterio de selección de contenidos a incluir en el programa general de actividades… Sobre plazos y condiciones para el montaje y desmontaje… 5º) - Las actividades deberán ser innovadoras, originales, abiertas a la participación, didácticas, culturales, divertidas, sanas y deberían fomentar la integración multiétnica y multigeneracional. 42º) - Las entidades y empresas expositoras tendrán acceso al recinto para realizar las labores de configuración de sus mercancías, productos y materiales en sus módulos comerciales (stands) a partir de las 16:00 horas del día anterior a la inauguración. 6º) - Las actividades no deberán ser en ningún caso inflexibles, poco claras, excluyentes, intolerantes, vejatorias y bajo ningún concepto se admitirán actividades de corte xenófobo, sexista o racista. 43º) - Durante el evento los expositores podrán acceder al recinto 1 hora antes de la apertura al público. Sobre las bases normativas para los torneos y concursos… 44º) - El desmontaje dará comienzo a en el minuto 1 desde el cierre oficial del propio evento, extendiéndose si fuera necesario hasta todo el día siguiente. 7º) - El limite de inscritos para cada torneo de videojuegos será de 32 participantes o en su defecto múltiplos de 8. Se admitirán hasta un máximo de 8 participantes mas en la reserva por si alguno de los titulares falla, se retira o no se presenta. La duración de cada actividad (concurso, taller o torneo) será establecida por su responsable, no siendo negociables en ningún caso los tiempos y plazos de entrega. * En el caso particular de los concursos de Karaoke y Cosplay la duración máxima de la intervención de cada participante se establece en 5 minutos. 8º) - Una vez formalizadas todas las inscripciones y unos minutos antes del comienzo de cada torneo de videojuegos se pactara entre los participantes la configuración de los mandos, la duración de cada ronda, el número de rondas en cada partida y las condiciones de eliminación de los participantes. 9º) - Cada coordinador de área o de actividad o en su defecto los responsables asignados, establecerán las bases de cada concurso y harán participes de las mismas a todos los inscritos en sus modalidades y/o categorías. Sobre los limites de admisión y participación… 10º) - Podrán participar en las actividades de la ExpOtaku 2012 (concursos, talleres, torneos, proyecciones, conferencias, etc...) chicos y chicas sin limite de edad, independientemente de su lugar de origen, su lugar de residencia, su condición social, sus creencias. Todo el mundo esta invitado a participar y a divertirse. 11º) - Se establece un único importe de 5 € en concepto de entrada unipersonal para un día. * Una vez dentro del recinto se garantiza libre acceso a todas las áreas para todo el publico, sin embargo la organización a través de estas bases normativas se reserva el derecho a impedir la entrada al recinto o invitar a abandonarlo a aquellos visitantes / participantes conflictivos que habiendo sido informados de estas normas hagan caso omiso de las mismas y las incumplan reiteradamente. Sobre las atribuciones y obligaciones de organizadores, colaboradores y voluntarios… 12º) - La organización y sus promotores cubrirán los costes generales que correspondan a infraestructuras como pueden ser recinto y la logística propia del evento y asumirán los costes generales de promoción y publicidad del evento (cartelería, flyers, desplegables, prensa). 13º) - Las entidades asociativas (asociaciones), empresas, clubes, grupos de amigos, webs/foros, etc que lo deseen podrán plantear sus ofrecimientos y sugerencias hasta 1 semana antes del evento en régimen de entidades o grupos colaboradores. 14º) - Los particulares (aficionados otakus o no) que no pertenezcan a ninguna entidad asociativa podrán participar en el desarrollo del evento bajo el régimen de voluntariado. 15º) - La organización y sus promotores determinarán las semanas previas y dentro del marco de las reuniones de coordinación con las entidades colaboradoras y los voluntarios el límite de atribuciones, responsabilidades y objetivos de cada grupo. Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los módulos comerciales… 16º) - Los stands estarán formados por perfilería de aluminio anodizado en plata mate y tableros de melamina blanca cerrado (* opcional) por todos sus lados excepto el frente que llevará un frontis de medio metro de ancho por el largo que tenga el stand para la colocación del rótulo en letra de palo de 10 cm de altura y 20 dígitos como máximo, que los expositores habrán de indicarnos en su solicitud. 17º) - Asimismo llevará un cuadro eléctrico que consta de: un interruptor limitador de 20 A., un interruptor diferencial de 2x25 A., 30 mA., dos interruptores magnetotérmicos de 1x15 A. para alumbrado y enchufe que va incorporado en el cuadro, todo ello cumpliendo con las normas del reglamento B.T. 18º) - Los stands llevarán debidamente colocados y distribuidos los proyectores orientables con lámparas Mazdaxia de 100 W. de potencia. 19º) - El precio de los módulos comerciales (stands) vigente para 2012 será: Stand de 3x2 (6 metros cuadrados): 350 € | Stand de 6x2 (12 metros cuadrados): 700 € | Stand de 9x2 (18 metros cuadrados): 1050 € 20º) - Cada entidad o empresa expositora podrá solicitar un número máximo de 6 módulos de 6 metros cuadrados. 21º) - El presente contrato deberá enviarse (además de cumplimentado) firmado por el expositor contratante en todas las paginas, aceptando las presentes bases generales de participación. * La firma de esta hoja de contratación supone la aceptación de las presentes bases generales de participación. 22º) - El plazo limite para realizar el abono del importe en concepto de pago de los módulos comerciales (stands) finalizará 15 días (hábiles) después de haber presentado la hoja de contratación, transcurrido este plazo máximo, la organización entenderá por desestimada la solicitud y el expositor deberá volver a iniciar el proceso en el caso de estar interesado en continuar con la contratación de espacios comerciales. Una vez realizado el ingreso, será firme la reserva del stand. 23º) - La penalización por cancelación hasta 60 días antes de la celebración de la feria será del 50% sobre el valor del espacio contratado. La penalización por cancelación hasta 30 días antes de la celebración de la feria será del 100% sobre el valor del espacio contratado. 24º) - El precio de los stands no incluye mesas, no obstante por un importe adicional de coste, la organización podrá proveer a las entidades o empresas expositoras que lo soliciten, cuantas mesas precisen. 25º) - El importe en concepto del pago de los módulos comerciales (stands), cubre el valor del alquiler, montaje / desmontaje, iluminación, toma de corriente y transporte de los mismos. 45º) - Los vehículos podrán acercarse hasta la entrada principal para las labores de carga y descarga no pudiendo permanecer aparcados dentro del recinto bajo ningún concepto. Sobre los derechos y obligaciones de los expositores… 46º) - Los expositores tendrán derecho a: A) La exposición y venta de sus artículos en el espacio adjudicado. B) Servicio de vigilancia. C) La organización correrá con los gastos de infraestructuras, montaje, producción y difusión de la Gira ExpOtaku 2012: Alquiler de los recintos en los que se ofrezcan las diferentes ediciones de la Gira ExpOtaku 2012, equipamientos de 1ª calidad, programa de actividades, control de accesos, publicidad y difusión del evento. D) Valorar la actividad mediante una Ficha de Evaluación que se entregará al finalizar cada edición de la Gira ExpOtaku 2012. 47º) - Los expositores se comprometen a: A) Atender debidamente su stand durante el horario de apertura al público. La organización en ningún caso se hará responsable de hurtos, pérdidas o mal uso de las instalaciones por parte de los expositores. B) No realizar acciones que alteren o impidan el desarrollo ordinario de la actividad. C) Respetar las instrucciones y directrices que la organización determine respecto de la utilización del recinto, así como las prescripciones que se señalen a los efectos de salvaguardar el orden y la seguridad de personas y cosas en el desarrollo de la actividad. D) A permanecer identificados con la correspondiente acreditación que se aportará desde la organización. E) Respetar la normativa que hace referencia a la prohibición de fumar en los espacios en los que se desarrollaran cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012, incluyendo, por supuesto, los stands. F) No ingerir bebidas alcohólicas en el espacio de celebración de cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012. Las consumiciones únicamente podrán realizarse en el espacio destinado al efecto. Sobre los tipos de patrocinadores, contraprestaciones, garantías y las condiciones generales de esponsorizacion… 48º) - Entidades y Empresas Colaboradoras: Entidades y Empresas que deseen contribuir en el desarrollo de la Gira ExpOtaku 2012 aportando recursos materiales y humanos, ofreciendo contenidos al programa general de actividades o mediante su presencia comercial o promocional a través de la reserva de un stand. 49º) - Medios de Comunicación Colaboradores: Prensa Escrita, Cadenas de Televisión, Emisoras de Radio y demás entes de la comunicación que considerando el valor informativo, cultural y social de la Gira ExpOtaku 2012, se hagan eco del evento y contribuyan a su promoción y difusión a través de reportajes, entrevistas, publicación de notas de prensa y otros elementos de la cobertura informativa. Todos los medios de comunicación que lo soliciten previamente, podrán disponer de acreditación de prensa y tendrán acceso global a todos los recintos de las diferentes ediciones de la Gira ExpOtaku 2012. Los medios de comunicación que deseen contribuir en la promoción y difusión de la ExpOtaku de una forma determinante, serán distinguidos por nuestro comité de dirección como medios de comunicación oficiales. 50º) - Patrocinadores Institucionales: Ayuntamientos, Concejalías de Juventud y Cultura, Gobiernos Autonómicos, Consejerías de Cultura y Departamentos de Juventud, Departamentos Ministeriales de Juventud y Cultura, Embajadas y Consulados Generales de Japón y Corea en España. 51º) - Patrocinadores Empresariales: Empresas que deseen contribuir de una forma determinante a la evolución de la Gira ExpOtaku 2012 aportando los recursos económicos necesarios para el desarrollo de los diferentes espacios y actividades. Contraprestaciones para los patrocinadores económicos… 52º) - Inclusión en la cartelería promocional (2000 ud A3 x localidad) del logotipo de la empresa, entidad o institución patrocinadora. Inclusión en los programas de mano, folletos promocionales y flyers (10000 ud A6 x localidad) del logotipo de la empresa, entidad o institución patrocinadora. 53º) - Inclusión de logotipo + enlace web de la empresa, entidad o institución patrocinadora en los medios web de las entidades que conforman la organización. 54º) - Distribución estratégica dentro del recinto del evento de lonas, soportes publicitarios, flyers, folletos o cualquier otro elemento de difusión con el que la empresa, entidad o institución patrocinadora desee promocionarse. Adicionalmente nuestro staff se ofrecerá voluntariamente para distribuir publicidad en nombre de la empresa, entidad o institución que patrocine el Espacio del Escenario. 55º) - La cartelería se cerrará 6 semanas antes de cada edición de la Gira ExpOtaku 2012, una vez cerrada, será definitiva e inmodificable, en consecuencia todos los ofrecimientos de colaboración y/o patrocinio deberán de hacerse llegar por los canales establecidos (email, teléfono, correo postal) antes de la fecha limite de cierre. 56º) - Sistema "Promo-Entrada": Al importe preestablecido de una entrada unipersonal para un día, se sumará un importe que determinará el patrocinador y que dará lugar a la expedición de un modelo exclusivo de entrada + bono de compra en el stand del patrocinador por el importe que figure en el bono de entrada. El importe económico total de estas "Promo-Entradas" será custodiado en depósito por la organización hasta que finalice el evento y se canjeen los bonos por el importe que estos hayan generado. Este sistema garantiza una venta mínima asegurada para el o los patrocinadores económicos que cumplan las condiciones, la salida de stocks acumulados de temporadas anteriores, la salida comercial de ediciones y colecciones. Garantías que ofrece ExpOtaku a sus patrocinadores económicos… 57º) - La adquisición de un stand con fines promocionales y/o comerciales, así como las aportaciones económicas como patrocinadores de espacios y actividades, darán lugar a la expedición de la correspondiente factura o recibo acreditativo del desembolso. 58º) - Una vez finalizada cada edición de la Gira ExpOtaku 2012 se reembolsará a los patrocinadores económicos las cantidades sobrantes proporcionales a su aportación. 26º) - La no asistencia a cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2012 en la que se tenga contratado uno o varios módulos comerciales, no dará derecho a la devolución del importe en concepto de pago del stand. 59º) - El Comité de Dirección de la Gira ExpOtaku 2012 se reserva el derecho a reasignar partidas presupuestarias del presupuesto general, para sufragar promoción y publicidad, desarrollo de evento, contingencias de emergencia no reflejadas y cualquier otro supuesto que garantice la correcta evolución del evento. 27º) - Queda prohibido pintar o fijar cualquier objeto en paredes o stands sin previa autorización de la organización. Cualquier desperfecto ocasionado en el stand será responsabilidad exclusiva de la entidad o empresa expositora. Cada expositor deberá dejar el stand con todo su equipamiento en perfectas condiciones, tal como lo recibió. 60º) - Una vez finalizada cada edición de la Gira ExpOtaku 2012 y dentro del periodo de evaluación post evento, el Comité de Dirección elaborará y presentará a sus patrocinadores económicos los balances de gastos, sus correspondientes facturas y una breve evaluación del evento. 28º) - No se podrán colocar mesas auxiliares fuera del espacio inicialmente contratado y adjudicado. Sobre el protocolo para presentar sugerencias, quejas y reclamaciones… Sobre las características técnicas y limites de uso de los espacios promocionales (no comerciales)… 61º) - La organización no aceptará quejas si estas no están expresadas desde el respeto y en un tono correcto y van acompañadas de sus correspondientes sugerencias y planteamientos alternativos lógicos y factibles. 29º) - La organización pondrá a disposición de todo tipo de empresas del sector y afines a las temáticas que generalmente se tratan en ExpOtaku, espacios promocionales gratuitos con la única finalidad de promocionar sus productos y servicios. Quedaran excluidas aquellas empresas cuya finalidad promocional incluya productos representados por cualquiera de nuestros sectores comerciales. 30º) - Los espacios promocionales gratuitos no incluyen ningún tipo de superficie modular, ni mobiliario ferial, simplemente se configuran con aquellos elementos con los que el propio expositor desee promocionarse. Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los espacios para artesanías y handmade… 31º) - La organización pondrá a disposición de artesanos / handmade, espacios (comerciales) modulares comunes para exponer sus creaciones, comerciar con ellas y promocionarse. 32º) - Los espacios (comerciales) modulares comunes para artesanías y handmade estarán formados por un espacio de 2x2 + pared ferial + toma de corriente. El precio de estos espacios no incluye mesas que podrán ser traídas por el propio expositor o contratadas a través de nuestro proveedor de mobiliario ferial. 33º) - El precio de los espacios (comerciales) modulares comunes para artesanías y handmade vigente para 2012 es: 2x2 (4 metros cuadrados) = 100 € 34º) - En todo lo que respecta a cancelaciones, no comparecencia o abandono antes de la finalización del evento, se aplicara la misma normativa que en el caso de los módulos comerciales convencionales. Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los espacios para entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores… 35º) - La organización pondrá a disposición de entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores un espacio común de mesas y sillas para promocionarse o exponer su arte. 36º) - Podrán acceder a este espacio todos los grupos no empresariales que cumplan la única condición de no vender ningún material que no sea creación propia. * Para vender merchandising, textil, complementos, libros, mangas o segunda mano, resultará del todo imprescindible adquirir un modulo comercial al precio que fija la organización para cada edición de la Gira ExpOtaku 2012. Ejemplo de materiales que SI se pueden vender en la zona de entidades, fanzines, ilustradores y jóvenes creadores: fanzines o revistas de edición propia que no estén producidas por ningún sello editorial, chapas de todos los tamaños (diseños propios), 62º) - Cualquier crítica destructiva no será tenida en cuenta aunque represente una causa objetivamente justa y razonable, ya que el fondo sin la forma no es la mejor forma de presentar nuestras reclamaciones. 63º) - Los momentos óptimos para presentar sugerencias son la fase pre evento (entre 1 mes y 1 semana antes del evento) y el propio evento. 64º) - El momento óptimo para presentar quejas y reclamaciones es la fase post evento, ósea justo después de haber finalizado este. 65º) - Bajo ningún concepto se aceptaran quejas durante el desarrollo del evento para evitar que estas interfieran negativamente en la concentración de los miembros de la organización. En casos extremos y dependiendo del fondo, la forma y el tono, se invitara a abandonar el recinto a aquellas personas cuya actitud pueda ser dañina para los miembros de la organización, para el propio evento y su imagen y para si mismos. Disposición de Autoridad: El Director de la Gira y la Junta de Coordinadores Generales (en adelante el Comité de Dirección) son la autoridad en ExpOtaku. - El comité de dirección toma las decisiones estratégicas y operativas. - Queda terminantemente prohibido que absolutamente nadie ajeno al comité de dirección, incluidos organizadores oficiales, colaboradores y voluntarios, comprometan recursos y/o tomen decisiones en nombre de la organización sin el conocimiento y autorización de los miembros del comité de dirección, ya que estas decisiones no estarán avaladas por la autoridad oficial de ExpOtaku y pueden no corresponderse con adjudicaciones lógicas y/o recursos disponibles. - Los miembros de la organización, colaboradores y voluntarios que comprometan recursos y/o tomen decisiones estratégicas sin el conocimiento y autorización del comité de dirección quedarán inmediatamente inhabilitados para cumplir su función como miembros operativos. Disposición Final: El conocimiento de las presentes bases supone su total aceptación y el cumplimiento de las mismas, así como posteriores disposiciones que determine la organización. Una vez dentro del recinto se garantiza libre acceso a todas las áreas para todo el publico, sin embargo la organización a través de estas bases normativas se reserva el derecho a impedir la entrada al recinto o invitar a abandonarlo a aquellos visitantes / participantes conflictivos que habiendo sido informados de estas normas hagan caso omiso de las mismas y las incumplan reiteradamente. FIRMA