Stand de 3x2 (6 metros cuadrados): 350 €

HOJA DE CONTRATACIÓN
Empresa, entidad, institución, colectivo u organización:_________________________ C.I.F:___________
Dirección:_________________________________________________________ Codigo Postal:______________
Localidad:_____________________________________ Provincia:______________________________________
Nombre para el Rotulo Frontal del Stand:________________________________________________________
Responsable del espacio:_______________________________________________________________________
Teléfono:________________________________________ Email:________________________________________
Tipo de actividad que desarrollan (comercial, promocional, social...):_____________________________
Marcar con una "X" el tipo de actividad comercial según proceda...
➔
Stand de 3x2 (6 metros cuadrados): 350 €
Existe la posibilidad de contratar bloques de módulos (2, 3, 4... 6). Nº de Módulos:_________________
* Todos los stands están provistos de iluminación orientable y toma de corriente.
** El precio de los stands no incluye mesas, si lo desea puede contratar mesas a la organización.
Nº de mesas:___________________________________________________________________________________
Forma de Pago: 100% a la formalización del contrato.
Mediante: Ingreso o Transferencia Bancaria
Entidad: La Caixa
Nº de Cuenta: 2100 1566 78 0100447602
Titular: David Gaspar Azparren
Indicando en el concepto el nombre de la empresa o entidad solicitante y la edición de la Gira
ExpOtaku en la que participa. La elección de la ubicación comercial por parte de los
expositores se realizara en riguroso orden de recepción de solicitudes y pagos.
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* La firma del presente contrato supone la aceptación del mismo así como las bases generales de participación anexas a este documento.
Información y Contrataciones en: [email protected] | (0034) 692 586 585
Bases Generales de Participación
Sobre las condiciones de solicitud y adjudicación de stands…
1º) - Podrá solicitar stand en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2014, cualquier
empresa, entidad, colectivo u organización independientemente de su ámbito, ubicación o
razón social.
2º) - Cualquier expositor una vez adjudicado oficialmente su stand, tendrá derecho a ejercer en
el mismo, la actividad para la que lo haya solicitado... Promocional, comercial, social, etc.
3º) - La elección de la ubicación comercial por parte de los expositores se realizara en riguroso
orden de recepción de solicitudes y pagos.
4º) - Para poder participar en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2014 seguiremos
el siguiente proceso: Rellenar el Formulario de Participación que se facilita vía web / email /
redes sociales, conjuntamente con las presentes bases y enviarlo a la organización por correo
electrónico, haciendo constar en el asunto “[STANDS] ExpOtaku (y la edición de ExpOtaku,
ejemplo: [STANDS] ExpOtaku Barcelona)” A razón de una solicitud cumplimentada por cada
edición en la que se desee participar. | El plazo de presentación de solicitudes finalizará un
mes antes de cada convocatoria | Email: [email protected] | *Forma de Pago: 100% a la
formalización del contrato. Toda solicitud que no venga acompañada de su correspondiente
documento de pago bancario será automáticamente desestimada.
Sobre las atribuciones y obligaciones de organizadores, colaboradores y voluntarios…
5º) - La organización y sus promotores cubrirán los costes generales que correspondan a
infraestructuras como pueden ser recinto y la logística propia del evento y asumirán los costes
generales de promoción y publicidad del evento (cartelería, flyers, desplegables, prensa).
6º) - Las entidades asociativas (asociaciones), empresas, clubes, grupos de amigos,
webs/foros, etc que lo deseen podrán plantear sus ofrecimientos y sugerencias hasta 1 semana
antes del evento en régimen de entidades o grupos colaboradores.
7º) - Los particulares (aficionados otakus o no) que no pertenezcan a ninguna entidad
asociativa podrán participar en el desarrollo del evento bajo el régimen de voluntariado.
8º) - La organización y sus promotores determinarán las semanas previas y dentro del marco
de las reuniones de coordinación con las entidades colaboradoras y los voluntarios el límite de
atribuciones, responsabilidades y objetivos de cada grupo.
Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los módulos
comerciales…
9º) - Los stands estarán formados por perfilería de aluminio anodizado en plata mate y tableros
de melamina blanca cerrado o abierto (* opcional) en todos sus lados excepto el frente que
llevará un frontis de medio metro de ancho por el largo que tenga el stand para la colocación
del rótulo en letra de palo de 10 cm de altura y 20 dígitos como máximo, que los expositores
habrán de indicarnos en su solicitud.
10º) - Asimismo los stands llevarán un cuadro eléctrico que consta de: un interruptor limitador
de 20 A., un interruptor diferencial de 2x25 A., 30 mA., dos interruptores magnetotérmicos de
1x15 A. para alumbrado y enchufe que va incorporado en el cuadro, todo ello cumpliendo con
las normas del reglamento B.T.
11º) - Los stands llevarán debidamente colocados y distribuidos los proyectores orientables con
lámparas de 100 W. de potencia.
12º) - El precio de los módulos comerciales (stands) vigente para 2014 será: Stand de 3x2 (6
metros cuadrados): 350 €
13º) - El presente contrato deberá enviarse (además de cumplimentado) firmado por el
expositor contratante en todas las paginas, aceptando las presentes bases generales de
participación. *La firma de esta hoja de contratación supone la aceptación de las presentes
bases generales de participación.
14º) - La penalización por cancelación hasta 60 días antes de la celebración de la feria será del
50% sobre el valor del espacio contratado. La penalización por cancelación hasta 30 días antes
de la celebración de la feria será del 100% sobre el valor del espacio contratado.
15º) - El precio de los stands no incluye mesas, no obstante por un importe adicional de
coste, la organización podrá proveer a las entidades o empresas expositoras que lo soliciten de
cuantas mesas precisen.
16º) - El importe en concepto del pago de los módulos comerciales (stands), cubre el valor del
alquiler, montaje / desmontaje, iluminación, toma de corriente y transporte de los mismos.
17º) - La no asistencia a cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2014 en la que se
tenga contratado uno o varios módulos comerciales, no dará derecho a la devolución del
importe en concepto de pago del stand.
18º) - Queda prohibido pintar o fijar cualquier objeto en paredes o stands sin previa autorización
de la organización. Cualquier desperfecto ocasionado en el stand será responsabilidad
exclusiva de la entidad o empresa expositora. Cada expositor deberá dejar el stand con todo su
equipamiento en perfectas condiciones, tal como lo recibió.
19º) - No se podrán colocar mesas auxiliares fuera del espacio inicialmente contratado y
adjudicado.
Sobre las características técnicas y limites de uso de los espacios promocionales (no
comerciales)…
20º) - La organización pondrá a disposición de todo tipo de empresas del sector y afines a las
temáticas que generalmente se tratan en ExpOtaku, espacios promocionales gratuitos con la
única finalidad de promocionar sus productos y servicios. Quedaran excluidas aquellas
empresas cuya finalidad promocional incluya productos representados por cualquiera de
nuestros sectores comerciales.
21º) - Los espacios promocionales gratuitos no incluyen ningún tipo de superficie modular, ni
mobiliario ferial, simplemente se configuran con aquellos elementos con los que el propio
expositor desee promocionarse.
Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los espacios para
artesanías y handmade, entidades, fanzines e ilustradores…
22º) - La organización pondrá a disposición de artesanos, entidades, fanzines e ilustradores,
espacios (no comerciales) para exponer sus creaciones, comerciar con ellas y promocionarse.
23º) - Los espacios (no comerciales) para artesanos, entidades, fanzines e ilustradores estarán
formados por una mesa de 1,20x0,60 o superior + 2 sillas + pared (o no) según la categoría
contratada.
24º) - El precio de los espacios (no comerciales) para artesanos, entidades, fanzines e
ilustradores vigente para 2014 es: 30€ (sin pared) o 40€ (con pared).
25º) - En todo lo que respecta a cancelaciones, no comparecencia o abandono antes de la
finalización del evento, se aplicara la misma normativa que en el caso de los módulos
comerciales convencionales además de la perdida del derecho de exposición en todas las
ferias ExpOtaku durante 1 año.
26º) - Podrán acceder a este espacio todos los grupos no empresariales que cumplan la única
condición de no vender ningún material que no sea creación propia. *Para vender
merchandising, textil, complementos, libros, mangas o segunda mano, resultará del todo
imprescindible adquirir un modulo comercial al precio que fija la organización para cada edición
de la Gira ExpOtaku 2014. Ejemplo de materiales que SI se pueden vender en la zona de
artesanías y handmade, entidades, fanzines e ilustradores: fanzines o revistas de edición
propia que no estén producidas por ningún sello editorial, chapas de todos los tamaños
(diseños propios), camisetas con diseños propios, puntos de libro, ilustraciones y libros de arte
manga de creación propia, abalorios en general (de importe limitado), etc.
27º) - Si existe alguna duda sobre los materiales que se pueden y los que no se pueden vender
en la zona de artesanías y handmade, entidades, fanzines e ilustradores, podéis enviar un
email a [email protected] indicando en el asunto "Materiales de Venta No Comercial en
ExpOtaku".
28º) - La organización desea aclarar para evitar futuras confusiones, que los espacios de
mesas y sillas para artesanías y handmade, entidades, fanzines e ilustradores NO ES, NI
PODRÁ SER equiparable a la zona comercial, ya que deseamos que se entienda que la
denominación de stand con su configuración estándar para todas las ediciones de la Gira
ExpOtaku 2014 es exclusivamente para aquellas entidades y/o empresas que se hagan
acreedoras del derecho de exposición mediante la contratación y el pago de sus
correspondientes módulos comerciales (stands). Es por esto que la zona de asociaciones y
fanzines no contará con los paneles separadores y módulos de la zona comercial, únicamente
un número máximo de mesas y sillas por determinar, que se asignaran de una forma justa y
responsable en función de las posibilidades reales de la organización.
Sobre plazos y condiciones para el montaje y desmontaje…
29º) - Las entidades y empresas expositoras tendrán acceso al recinto para realizar las labores
de configuración de sus mercancías, productos y materiales en sus módulos comerciales
(stands) a partir de las 16:00 horas del día anterior a la inauguración.
30º) - Durante el evento los expositores podrán acceder al recinto 1 hora antes de la apertura
al público.
31º) - El desmontaje dará comienzo desde el cierre del propio evento, extendiéndose si
fuera necesario hasta todo el día siguiente.
32º) - Los vehículos podrán acercarse hasta la entrada principal para las labores de carga y
descarga no pudiendo permanecer aparcados dentro del recinto bajo ningún concepto.
Sobre los derechos y obligaciones de los expositores…
33º) - Los expositores tendrán derecho a: A) La exposición y venta de sus artículos en el
espacio adjudicado. B) Servicio de vigilancia. C) La organización correrá con los gastos de
infraestructuras, montaje, producción y difusión de la Gira ExpOtaku 2014: Alquiler de los
recintos en los que se ofrezcan las diferentes ediciones de la Gira ExpOtaku 2014,
equipamientos de 1ª calidad, programa de actividades, control de accesos, publicidad y difusión
del evento. D) Valorar la actividad mediante una Ficha de Evaluación que se entregará al
finalizar cada edición de la Gira ExpOtaku 2014.
34º) - Los expositores se comprometen a: A) Atender debidamente su stand durante el
horario de apertura al público. La organización en ningún caso se hará responsable de hurtos,
pérdidas o mal uso de las instalaciones por parte de los expositores. B) No realizar acciones
que alteren o impidan el desarrollo ordinario de la actividad. C) Respetar las instrucciones y
directrices que la organización determine respecto de la utilización del recinto, así como las
prescripciones que se señalen a los efectos de salvaguardar el orden y la seguridad de
personas y cosas en el desarrollo de la actividad. D) A permanecer identificados con la
correspondiente acreditación que se aportará desde la organización. E) Respetar la normativa
que hace referencia a la prohibición de fumar en los espacios en los que se desarrollaran
cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2014, incluyendo, por supuesto, los stands. F)
No ingerir bebidas alcohólicas en el espacio de celebración de cualquiera de las ediciones de la
Gira ExpOtaku 2014. Las consumiciones únicamente podrán realizarse en el espacio destinado
al efecto.
Sobre el protocolo para presentar sugerencias, quejas y reclamaciones…
35º) - La organización no aceptará quejas si estas no están expresadas desde el respeto y en
un tono correcto y van acompañadas de sus correspondientes sugerencias y planteamientos
alternativos lógicos y factibles.
36º) - Cualquier crítica destructiva no será tenida en cuenta aunque represente una causa
objetivamente justa y razonable, ya que el fondo sin la forma no es la mejor forma de presentar
nuestras reclamaciones.
37º) - Los momentos óptimos para presentar sugerencias son la fase pre evento (entre 1 mes y
1 semana antes del evento) y el propio evento.
38º) - El momento óptimo para presentar quejas y reclamaciones es la fase post evento, ósea
justo después de haber finalizado este.
39º) - Bajo ningún concepto se aceptaran quejas durante el desarrollo del evento para evitar
que estas interfieran negativamente en la concentración de los miembros de la organización.
En casos extremos y dependiendo del fondo, la forma y el tono, se invitara a abandonar el
recinto a aquellas personas cuya actitud pueda ser dañina para los miembros de la
organización, para el propio evento y su imagen y para si mismos.
Disposición de Autoridad: El Director de la Gira y la Junta de Coordinadores Generales (en
adelante el Comité de Dirección) son la autoridad en ExpOtaku.
- El comité de dirección toma las decisiones estratégicas y operativas.
- Queda terminantemente prohibido que absolutamente nadie ajeno al comité de dirección,
incluidos organizadores oficiales, colaboradores y voluntarios, comprometan recursos y/o
tomen decisiones en nombre de la organización sin el conocimiento y autorización de los
miembros del comité de dirección, ya que estas decisiones no estarán avaladas por la
autoridad oficial de ExpOtaku y pueden no corresponderse con adjudicaciones lógicas y/o
recursos disponibles.
- Los miembros de la organización, colaboradores y voluntarios que comprometan recursos y/o
tomen decisiones estratégicas sin el conocimiento y autorización del comité de dirección
quedarán inmediatamente inhabilitados para cumplir su función como miembros operativos.
Disposición Final: El conocimiento de las presentes bases supone su total aceptación y el
cumplimiento de las mismas, así como posteriores disposiciones que determine la
organización. Una vez dentro del recinto se garantiza libre acceso a todas las áreas para todo
el publico, sin embargo la organización a través de estas bases normativas se reserva el
derecho a impedir la entrada al recinto o invitar a abandonarlo a aquellos participantes
conflictivos que habiendo sido informados de estas normas hagan caso omiso de las mismas y
las incumplan reiteradamente.
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