Manual de procedimientos para el reclutamiento, selección y

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE IBARRA
Manual No. M-07-10-04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN
Y
CONTRATACIÓN
DEL
PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA
DEL ECUADOR, SEDE IBARRA.
1. INTRODUCCIÓN
En el presente Manual se integran cronológicamente las actividades que
se realizan para el reclutamiento, selección y contratación del personal
administrativo de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede
Ibarra (P.U.C.E.S.I.).
2. OBJETIVO
Promover el conocimiento detallado de la operatoria administrativa de:
proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal
administrativo a todas las personas que intervienen en el proceso, para
garantizar la elección del candidato adecuado que permita el desarrolle de
la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede en Ibarra.
3.
ALCANCE
El presente manual se aplicará a proceso de reclutamiento, selección y
contratación del personal para labores administrativas, en todas las
modalidades de contratación.
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4.
RESPONSABILIDAD
El proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del personal
administrativo de la P.U.C.E.S.I, es responsabilidad del Director
Administrativo.
5.
DOCUMENTACIÓN
Para el reclutamiento, selección y contratación del personal administrativo
se utilizará la siguiente documentación para recopilar información y
realizar el control respectivo:
Formulario No.001: Requisición de personal.
Formulario No.002: Verificación de Referencias Personales.
Formulario No.003: Cuadro Comparativo de candidatos,
preselección.
Formulario No.004:
Guía del entrevistador.
Formulario No.005:
Hoja para calificación de candidatos en la
entrevista personal.
Formulario No.006:
Cuadro
Comparativo
de
candidatos,
selección final.
Carta de agradecimiento a los candidatos
Formulario No. 007:
6.
PROCESO
DE
CONTRATACIÓN
no seleccionados.
RECLUTAMIENTO,
DEL
PERSONAL
SELECCIÓN
Y
ADMINISTRATIVO
OPERATIVO.
Se iniciará el proceso de reclutamiento, selección y contratación del
personal administrativo cuando la unidad identifique la necesidad de
contratar los servicios de una persona para trabajar a tiempo completo, por
horas u honorarios, para lo cual la unidad deberá solicitar por escrito a la
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Dirección Administrativa, en el formulario No. 001 "Requisición de
Personal", el cual deberá contar con la firma de la persona responsable de
la unidad y se procederá con el proceso siempre y cuando la unidad cuente
con el financiamiento y se relacione con los siguientes casos:

Creación de una nueva unidad.

Incremento de actividades que realiza una
unidad.

Incremento temporal de actividades de una
unidad.

Reemplazo temporal o definitivo de un
trabajador.
Una vez analizada la necesidad de la unidad y que ésta cuente con el
financiamiento respectivo abalizado por la Unidad de Presupuestos, la
"Requisición de Personal" será asimilada por la Unidad de Presupuestos,
el Director Administrativo y por el Prorrector de la Sede para iniciar el
proceso de reclutamiento del personal.
6.1.
RECLUTAMIENTO.
El reclutamiento del personal deberá, en primera instancia, ser interno en
la universidad y en caso de no haber una respuesta favorable del personal
que labora en la Sede, por no ajustarse al perfil profesional requerido por el
cargo o por desinterés, se procederá al reclutamiento externo, (en, la
provincia de Imbabura).
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6.1.1. RECLUTAMIENTO INTERNO:
La Dirección Administrativa procederá a comunicar por correo electrónico
el perfil de la persona que se requiere a todo el personal administrativo de
la Sede, sin excepción.
La información a difundirse deberá contener lo siguiente:

Dirección a la que pertenece el cargo vacante

Cargo

Lista de los principales deberes y responsabilidades inherentes al
cargo


Requisitos exigidos por el puesto de trabajo:
Escolaridad
Experiencia
Conocimientos
Habilidades técnicas

Habilidades especiales

Otras.
Luego de dos días laborables desde la fecha de la comunicación realizada,
la Dirección Administrativa contará con una base de datos, que en caso de
no obtener una terna para tal efecto (mínimo dos personas), se procederá
a realizar el reclutamiento externo.
6.1.2. RECLUTAMIENTO EXTERNO.
En el caso de no contar con candidatos internos que se ajusten al perfil
requerido y expectativas de! candidato, se procederá al reclutamiento
externo de personal.
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Para el reclutamiento del personal externo, la Dirección Administrativa
procederá a publicar en los medios de comunicación escritos de mayor
circulación de la ciudad de Ibarra, el perfil profesional solicitado y los
requerimientos de escolaridad, conocimientos, experiencia laboral y otros
datos inherentes al cargo.
Luego de cinco días laborables desde la fecha de la publicación escrita, la
Dirección Administrativa contará con una base de datos, (mínimo tres
candidatos) requisito para iniciar la fase de selección.
Del proceso de reclutamiento tanto interna como externa, la P.U.C.E.SI
mantendrá la base de datos llamada "Banco de Oferentes" constituida por:


Hojas de vida de los candidatos del proceso de reclutamiento llevado a
cabo en la Universidad, de preferencia priorizando aquellas que
alcanzaron la segunda y tercera opción.
Hojas de vida receptadas en la Dirección Administrativa por
postulantes externos.
La Hoja de Vida deberá contener los siguientes datos de identificación:

Apellidos y Nombres completos

Cédula de Ciudad

Fecha de nacimiento
 Cédula militar (caballeros)
 Dirección Domiciliaria
 Número telefónico, celular.
 Escolaridad: Título(s), Institución en la que los obtuvo.
 Experiencia:
Cargo (s) desempeñados, Nombre de la Empresa o Institución,
períodos laborados, Referencias de trabajo y personales: Nombre,
cargo, empresa, teléfonos actualizados.
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6.2.
SELECCIÓN:
La Dirección Administrativa será responsable de la discreción en el manejo
de la información confidencial respecto de los candidatos y personal
seleccionado, además garantizará la objetividad y equidad para actuar con
madurez de criterio y evitar que factores externos o asuntos personales
interfieran en la selección de personal.
La selección se iniciará con la preselección de aquellos candidatos que se
ajusten al perfil profesional solicitado.
Una vez que se han descartado ciertos candidatos por no presentar el perfil
mínimo requerido, la Dirección Administrativa procederá a:
Determinar la calidad del aspirante en el orden personal y profesional,
demostrados en cargos ocupados en otras empresas, para lo cual se
pondrá en contacto en aquellas empresas en dónde laboró. Para tal efecto
utilizará el formulario No. 002, "Verificación de referencias personales".
Solicitar al aspirante, la documentación original que respalde la
información presentada en la hoja de vida que será certificada por la
Secretaría General.
Una vez verificados los datos, los candidatos preseleccionados serán
citados por teléfono, para aplicar las pruebas de conocimiento que busca
medir el grado de comprensión del aspirante, respecto de cualquier
temática inherente a la naturaleza del cargo vacante, su aplicación estará a
cargo de la persona responsable de la unidad que requiere la contratación.
Los resultados de estas pruebas serán comparados en el formulario No.
003 "Cuadro comparativo de candidatos".
Una vez valorado el "Cuadro comparativo de candidatos" por la unidad que
requiere la contratación, que permita visualizar conjuntamente todos los
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resultados obtenidos en el proceso de pre-selección de los aspirantes al
puesto de trabajo ofertado, se determinará tres opciones en orden a la
valoración obtenida en todo el proceso de preselección, esta información
será entregada a la Dirección Administrativa para que proceda a comunicar
a los tres aspirantes pre-seleccionados, acudan a la universidad para la
entrevista y selección final.
La selección final del candidato, de una terna de tres personas, estará a
cargo de la persona responsable de la unidad, la que realizará una
entrevista a los tres candidatos y utilizará el formulario No.004 "Guía del
Entrevistador" y el formulario No.005 "Hoja de calificación para entrevista
personal" en la cual dejará constancia de la calificación obtenida por los
candidatos, luego procederá a llenar el Formulario No.006 "Cuadro
Comparativo de candidatos" donde dejará constancia de la selección final,
esta hoja deberá ser firmada por la persona responsable de la unidad y
entregada a la Dirección Administrativa.
La Dirección Administrativa comunicará al candidato elegido y establecerá
una reunión con el candidato para acordar la remuneración, las
condiciones de trabajo, los beneficios y las obligaciones que sirva de base
para elaborar el contrato de trabajo.
También se procederá a agradecer por escrito a los candidatos no
elegidos, para lo cual se hará uso del formulario No. 007 "Carta de
Agradecimiento".
6.3.
CONTRATACIÓN
La modalidad del contrato de trabajo habría sido determinada previamente
en el requerimiento de personal y acordado con el candidato elegido, de
esta manera la Dirección Administrativa elaborará el contrato escrito en
dos ejemplares (original y copia), que será entregada el Prorrector para su
revisión y firma, para la posterior rubrica del empleado.
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El contrato de trabajo firmado por las partes deberá ser legalizado en el
Ministerio de Trabajo en forma inmediata a la fecha de contratación. Una
copia del contrato reposará en la carpeta personal del individuo y otra se
entregará al contratado.
En el primer día de trabajo del nuevo colaborador, el Director
Administrativo o su delegado darán la bienvenida verbal, le indicará su
lugar de trabajo, presentará a sus compañeros y entregará el Manual de
Inducción.
7. PROCESO
DE
RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN
CONTRATACIÓN
Y
DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO DIRECTIVO.
El proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal directivo
de la Sede estará a cargo del Prorrector y Director Administrativo; al ser un
puesto de confianza, el proceso dependerá del buen criterio de las
autoridades señaladas que seleccionen al candidato en función de la
integridad, competencia e identificación con el quehacer universitario. No
obstante se deberá dejar constancia de los criterios para la selección y
contratación final.
8. EJECUCIÓN
Y
CONTROL
DEL
CUMPLIMIENTO
DEL
PRESENTE MANUAL
La ejecución del presente reglamento estará a cargo del Director
Administrativo y su revisión deberá realizarlo anualmente o en aquel caso
de que exista un cambio considerable.
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La unidad de Auditoría Interna de la P.U.C.E. Quito, verificará el
cumplimiento del presente Manual cuando considere oportuna.
9. VIGENCIA
El presente Manual entra en vigencia a partir de la fecha de
aprobación del mismo y que consta al final del-documento.
En el plazo de veinte días laborables contados desde la fecha de
aprobación, todos los trámites pendientes se realizarán bajo el
procedimiento anterior para luego aplicar los procedimientos señalados en
el presente Manual.
Ibarra, Octubre 21 del 2004.
APROBACIÓN:
,
Dr. Santiago Acosta Aide
PRORRECTOR
Ing. Byron Merino
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
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REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Nro. 001
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVO
Fecha de requerimiento: __________________________________________________________
Dirección, Unidad, Escuela solicitante:____________________________________________
Cargo Solicitado:
________________________________________________________
Tiempo de dedicación: __________________________
Período solicitado: Desde: _______________________
Nro. De personas: _______
Hasta:___________________
Justificación de la Requisición:
Creación del Cargo
Reemplazo
Otros
Objetivo del Cargo: _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Actividades y Responsabilidades: _________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
____________________________________________________
FORMACIÓN ACADÉMICA
P
E
R
F
I
L
D
E
L
A
S
P
I
R
A
N
T
E
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
CONOCIMIENTOS
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
EXPERIENCIA
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
HABILIDADES Y DESTREZAS
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
OTROS
____________________________________________________
____________________________________________________
FECHA EN LA QUE DEBE INICIAR:
_________________________________________________
NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO:
_________________________________________________
CARGO DEL JEFE INMEDIATO:
_________________________________________________
COORDINADOR DE LA UNIDAD
SOLICITANTE
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DIRECTOR GENERAL
PRORRECTOR
PRESUPUESTOS
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FORMULARIO No. 002
VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE DEL CANDIDATO:
CARGO AL QUE ASPIRA:
Empresa que da la referencia:
Persona que suministra la información:___________________________________________
Cargo del informante:_________
INFORMACIÓN DEL ASPIRANTE:
Cargos desempeñados:
Tiempo de servicio:
Causa del retiro:
Conducta del trabajador:
Calidad del trabajador:
Volvería a emplearlo:
Observaciones:
Elaborado por:……………………………………….
Fecha:………………………………………………..
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FORMULARIO No. 003
PRESELECCIÓN
CUADRO COMPARATIVO DE CANDIDATOS
CARGO:…………………………………….
UNIDAD:……………………………………
NOMBRE
CANDIDATO
EDAD
Prueba Conocimientos
Sobre 20 puntos
Observaciones:……………………………………………………………………
Elaborado por:……………………………………….
Fecha:………………………………………………..
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FORMULARIO No. 004
VALORACION DE HOJA DE VIDA
NOMBRE DEL CANDIDATO:
CARGO AL QUE ASPIRA:
FORMACION ACADEMICA
PERTINENTE AL CARGO
NO PERTINENTE AL CARGO
VALORACION
/ 5 PUNTOS
EXPERIENCIA
PERTINENTE AL CARGO
NO PERTINENTE AL CARGO
VALORACION
/ 5 PUNTOS
Elaborado por:……………………………………….
Fecha:………………………………………………..
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FORMULARIO No. 005
HOJA DE CALIFICACIÓN ENTREVISTA PERSONAL
CARGO:…………………………………………
UNIDAD:………………………………………..
Nombre del entrevistado(a):………………………………………
Entrevistador:……………………………………………………..
Fecha:………………………………………………………………
INSTRUCCIONES:
Califique según la importancia que considere para cada factor de acuerdo al cargo evaluado.
Luego de la entrevista, marque con una X la calificación de cada factor de acuerdo al
candidato. Es importante tener en cuenta que la importancia debe ser igual para todos los
candidatos(as) evaluados para el mismo cargo.
FACTORES
PERSONALES
EVALUACIÓN
FAVORABLE
2
POCO
FAVORABLE DESFAVORABLE
1
0
Presentación Personal
Habilidad de expresión
Confianza en si mismo
Educación demostrada
Ambición revelada
TOTAL
Comentarios positivos:…………………………………………………………………………
Comentarios negativos:………………………………………………………………………..
Observaciones:………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………...
Firma del entrevistador:………………………………………….
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FORMULARIO No. 006
SELECCIÓN FINAL
CUADRO DE ANÁLISIS COMPARATIVO DE CANDIDATOS
CARGO:………………………………….
UNIDAD:…………………………………
NOMBRE
CANDIDATO
ENTREVISTA
Sobre 10 Ptos
VALORACIÓN TOTAL: sobre 40 puntos: (entrevista, prueba, carpeta)
10
20
10
1. CANDIDATO:………………………………….………..………………..
2. CANDIDATO:……………………………………………….……………
3. CANDIDATO:………………………………………………….…………
4. CANDIDATO:…………………………………………………….………
Observaciones:…………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
Elaborado por:…………………………….
Fecha:………………………………………
Firma Responsable:……………………………………….