Gestión del Tiempo

Gestión del Tiempo
Esther Somoza es licenciada en Psicología Industrial por la Universidad de Barcelona.
Máster en Dirección de Recursos Humanos en la Escuela de Estudios Financieros.
Máster Ejecutivo en Coaching Organizativo en EADA.
Actualmente dirige DelSoM Consultores, empresa especializada en Formación y en
acciones de Consultoría.
Profesora Asociada de la Escuela de Negocios de EADA en sus programas del área de
Gestión de Personas, donde ha asistido a distintos seminarios como “Dirección de
Equipos de Trabajo”, “Gestión por Competencias” “Negociación” entre otros.
Colabora con el departamento de In Company en la escuela de Negocios EADA.
Profesora Asociada de La Salle Universidad ramón Llull, en el área de desarrollo de
personas.
Desde 1993 diseña e imparte acciones de formación a medida para diferentes
empresas públicas y privadas.
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Gestión del tiempo
La clave del éxito de cualquier persona
es el modo en que administra su tiempo,
es el recurso más importante, y quien no
lo sabe administrar, no sabe nada.
Peter Drucker
Los siete hábitos de la gente altamente
efectiva según Stephen Covey
Los siete hábitos de la gente altamente
efectiva según Stephen Covey
Proactividad
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Los siete hábitos de la gente altamente
efectiva según Stephen Covey
Proactividad
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Gestión del tiempo
Ladrones del tiempo externos
Causas de pérdida de tiempo
que no dependen de mí
• Falta de información para hacer una tarea
• Interrupciones de otros
• Desorganización de los demás
• Exceso de urgencias
• El teléfono
• Las distracciones de otros
• Eventos inesperados
• Errores de otros
• Y …
Gestión del tiempo
Causas personales de la pérdida
de tiempo
Ladrones internos
• Falta de organización personal
• Confusión de las prioridades, lo importante y no importante
• No saber decir “no”
• Exceso de optimismo al valorar las habilidades o
capacidades
• Poca puntualidad y control horario
• No planificar
• No tener los objetivos claros
• Distracciones personales (móvil, redes sociales…)
• …
La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante
todo, nosotros mismos, con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.
Gestión del tiempo
Los objetivos. Qué quiero conseguir!!!
Reflexiones iniciales:
1.¿Cuáles son mis objetivos?
2.¿Qué quiero conseguir?. Este año, este trimestre, esta semana, hoy????
La Gestión del Tiempo debe realizarse
en función de los objetivos que tengo
¿Cuáles son mis objetivos?
Gestión del tiempo
Los objetivos. Qué quiero conseguir!!!
 Medibles
 Realistas
 En un plazo de tiempo
 Que supongan un reto
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Gestión del tiempo
Los objetivos. Cómo conseguir mis objetivos!!!
Determinar que tareas, o
acciones tengo que hacer
para conseguir mis
objetivos.
Objetivo: tareas (lista)
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Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
 Solemos hacer lo que nos agrada antes que lo que nos
desagrada
 Tendemos a dejarnos interrumpir, dejando de lado
nuestras propias prioridades
 Cuando tenemos varias cosas por atender, empezamos
por las que hacen más “ruido”
 Lo que es fácil antes que lo más difícil
 Lo más urgente antes que lo más importante
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Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
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Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
Principio de Pareto (regla 80/20)
•
“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”.
• ¿Cuáles son mis objetivos ?
• ¿Cuáles son los objetivos de este
trimestre?
100%
20%
80%
• ¿Cuáles son mis objetivos para hoy?
80%
60%
40%
80%
20%
20%
0%
Tareas
• ¿Cuáles son mis objetivos esta semana?
Resultados
• ¿Cuáles son las tareas/actividades
críticas en las que debo focalizarme
para conseguirlos?
• ¿Lo que estoy haciendo ahora me
lleva a la consecución de los
objetivos?
Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
Ley de Parkinson
•
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo de
trabajo disponible para su completa realización”.
¿Cuándo tenerlo en cuenta?
•Al aceptar una tarea.
•Al planificar una tarea.
Fijar la fecha de inicio y de final.
Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
Leyes de Acosta:
•
“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de
veces que la hemos interrumpido y reanudado”.
•
“Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay
tiempo”.
Calidad
Aumento de la calidad
no significativo
• “Lo perfecto rara vez resulta
rentable. El valor de una tarea no
Aumento de la calidad
significativo
crece proporcionalmente al
tiempo que se le dedica, sino que
forma una curva en S”.
Tiempo
productivo
Tiempo no
productivo
Tiempo
Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
 Incrementa satisfacción.
 Reduce estrés/tensión.
 Optimiza los recursos.
 Reduce la improvisación.
 Mejora la motivación.
 Incrementa eficacia.
Gestión del tiempo
Los objetivos. Cómo organizar la lista de tareas en mi
agenda personal!!!
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Gestión del tiempo
Principios básicos de la productividad personal
Priorizar nos va a servir para saber si unas actividades son más
importantes que otras, más urgentes y si se corresponden con los objetivos
que nos planteamos.
Urgentes: son aquellas tareas que necesitan atención
inmediata; lo urgente se hace notar, nos reclama
continuamente hasta que le damos atención. Vienen
marcadas por el tiempo.
Importantes: son las tareas que tienen que ver con los
resultados. Si algo es importante quiere decir que aporta
valor a nuestros objetivos. Si lo hago, tendré mejores
resultados y más probabilidad de alcanzar mis objetivos.
Gestión del tiempo
Importancia baja
Importancia alta
Principios básicos de la productividad personal
Gestión del tiempo
Dos modelos de gestión del tiempo
Gestión del tiempo
Dos modelos de gestión del tiempo:
Último día!
Último día
Creencias y pensamientos habituales:
• “Hacer un “sprint” al final, siempre me ha funcionado
(E.S.O.,“treball de recerca”, bachillerato, selectividad,
universidad,...)”.
• “Improvisar se me da bien : siempre encuentro una solución!”.
• “Si siempre me ha salido el trabajo de esta manera, ahora
también lo conseguiré!”.
Gestión del tiempo
Dos modelos de gestión del tiempo:
Último día!
Pros
Puedo hacer lo que
quiera cuando me
apetezca
Orgullo y satisfacción
de salirse por pelos!!!!
Posponer lo que no me
gusta.
Máxima eficiencia en los
últimos momentos!!!!
Último día
Contras
Si no sale bien, no hay
capacidad de reacción.
La calidad del trabajo
realizado es limitada
(nunca es la máxima
posible).
En la Universidad, el
modelo fracasa y el
alumno tambien.
Gestión del tiempo
Dos modelos de gestión del tiempo:
Todo controlado!
Todo
controlado
Creencias y pensamientos habituales:
• “Planificar no sirve par a nada, porque siempre salen imprevistos
y no se cumple lo planificado. ”.
• “Los que lo planifican todo son unos pesados, unos maniáticos y
unos “caps quadrats”.
• “Planificar es un rollo”.
• “Yo no soy una persona ordenada... Yo soy así!”.
Gestión del tiempo
Dos modelos de gestión del tiempo:
Todo controlado!
Pros
Aumenta el rendimiento
y la calidad del trabajo
hecho
Aumenta la satisfacción
personal.
Aumenta la tranquilidad,
se reduce la ansiedad y
la preocupación.
Todo
controlado
Contras
Exige mucha disciplina.
No puedes bajar nunca
la guardia.
Hay que
conocer/analizar a
fondo el trabajo a
realizar.
Gestión del tiempo
Modelo: Todo controlado!
Nuevas creencias y pensamientos
“Con una planificación
constante daré todo lo que
llevo dentro”
“En la universidad tendré
que cambiar la forma de
estudiar”
“Crearé un nuevo modelo de
estudio y de la gestión
personal ”
Todo
controlado
Gestión del tiempo
Modelo: Todo controlado!
Técnicas y recomendaciones básicas
Guía práctica para una adecuada planificación:
¿Cuándo lo tengo que hacer?
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Claves del
éxito
Gestión del tiempo
Modelo: Todo controlado!
Técnicas y recomendaciones básicas
1. Vaciar la mente
1
 “Vaciar” la mente frecuentemente.
 Disponer de una herramienta (PDA, bloc de notas,...) para
anotar todo lo que tenemos en la cabeza: una mente vacía
funciona mejor.
 Se anotan todo tipo de tareas, compromisos, objetivos,
etc. Para que después podamos decidir cuando hacerlo.
 No utilizar hojas ni “post-it”.
 Siempre se utilizará misma herramienta.
1
Basado en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen.
Modelo: Todo controlado!
Técnicas y recomendaciones básicas
2. Análisis de las cargas de trabajo (nº horas)
 Analizar todo lo que he anotado anteriormente.
 Antes de empezar, realizar una estimación de las horas de
trabajo:
 ¿Individual o en equipo? (Menos disponibilidad en equipo. Se avanza
más lentamente. Distribución de cargas de trabajo no siempre
equitativas).
 ¿Dispongo de toda la información? ¿Qué información necesito y
dónde está?
 ¿Actividades previas? (Compra de material, reuniones, entrevistas,
lecturas,...)
 ¿Me gusta? ¿Me interesa?
 Calcular la estimación de horas necesarias.
 Anotar en la agenda cuando lo haré en función del tiempo
disponible y la estimación realizada.
Gestión del tiempo
Modelo: Todo controlado!
Técnicas y recomendaciones básicas
3. Anotar en la agenda
 ¿Qué tipo?
 De papel (con recambios, calendario académico,...).
 Electrónica (manejable, sencilla, ágil).
 Llevarla siempre encima.
 Consultarla a diario y agendarlo todo.
Gestión del tiempo
Modelo: Todo controlado!
Técnicas y recomendaciones básicas
4. Planificación revisada constantemente
 Diaria (¿revisar a qué hora?): ¿qué tengo que hacer hoy?
 Semanal: ¿Cuales son los principales objetivos de esta
semana?
 Mensual: ¿Cuáles son las principales metas de este mes?
¿Qué asignaturas son las protagonistas?
Gestión del tiempo
Dificultades para implementar un método: procrastinar
¿Por qué
quiero
hacerlo?
…mmm, lo
haré luego…
¿Qué quiero
conseguir?
Procrastinación
Gestión del tiempo
Dificultades para implementar un método: procrastinar
Gestión del tiempo
Dificultades para implementar un método: procrastinar
¿Cómo superar la procrastinación?
1. Dividir la tarea en cargas de trabajo más reducidas. Es mejor avanzar algo que nada
(Ley de Acosta).
2. Mejora tu concentración con la técnica del Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 de
descanso; cada 4 Pomodoros, un descanso más largo. (utiliza un temporizador). Ver
http://www.pomodorotechnique.com/.
3. Hazlo público: que los demás sepan que hoy te vas a ocupar de ello.
4. Identifica por qué quieres aplazarlo (dificultad, miedo a equivocarse, etc.). Razónalo
y busca soluciones.
¿Soy una persona altamente efectiva?
 ¿Dedico mi tiempo, esfuerzo y energía a aquellos
temas sobre los que tengo influencia?
 ¿Organizo mi trabajo en función de las Áreas de
Resultado Clave?
 ¿Defino mis objetivos de forma concreta, medible,
que supongan un reto, realistas y con un plazo de
tiempo determinado?
 ¿Muestro actitudes y comportamientos cooperativos
o competitivos?
 ¿Escucho u oigo?
 ¿Dedico tiempo a afilar la Sierra, me preparo y
analizo las situaciones?
 ¿Me aprovecho de los éxitos y de los fracasos?