Planificación y seguimiento del presupuesto de ventas

PRESUPUESTOS
LA EMPRESA CDMUSIC S.A, ANTE LAS REITERADAS DESVIACIONES PRODUCIDAS EN SU PRESUPUESTO DE
VENTAS, HA DECIDIDO ELABORAR UN MODELO QUE LE PERMITA ANALIZAR DICHAS DESVIACIONES Y EL PORQUÉ
DE LAS MISMAS.
Planificación y seguimiento del
presupuesto de ventas
JUAN JESÚS BERNAL GARCÍA
Catedrático de Informática de Gestión. Asesor Informático.
JUAN FRANCISCO SÁNCHEZ GARCÍA
Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales.
R
esulta evidente la importancia de un adecuado control del presupuesto de ventas
de una empresa; para ello disponemos de dos
opciones: En primer lugar, podemos planificarlo previendo las distintas posibilidades de
desviaciones que pueden producirse en el
mismo, con el objeto de analizar las soluciones posibles. En segundo lugar, se puede realizar un seguimiento del mismo, estudiando
las desviaciones producidas y realizando los
diagnósticos consiguientes para tratar de
corregir las causas que las produjeron.
Para ello, vamos a plantear un modelo que
aunque sencillo, nos permite realizar el citado
análisis del presupuesto de ventas, y gracias a
las herramientas de la hoja de cálculo, podemos analizar distintas alternativas de actuación para conseguir eliminar las desviaciones
producidas entre lo previsto y lo realmente
acontecido.
Revisemos a continuación la formulación
que nos permite determinar el valor de las
citadas desviaciones:
Ficha técnica
Autor: Bernal García, Juan Jesús; Sánchez García, Juan Francisco
Título: Planificación y seguimiento del presupuesto de ventas
Fuente: Estrategia Financiera, nº177. Octubre 2001
Localización: 67 / 2001
Resumen: Se trata de controlar el presupuesto de ventas de la empresa, analizando las distintas desviaciones que pueden producirse en el mismo, y evaluando
las distintas opciones que dispone la empresa para evitarlas, o al menos para estimarlas. La utilización de las distintas herramientas que tienen las hojas de cálculo,
posibilita perfectamente realizar dichos análisis, tanto a priori como a posteriori. Un
caso práctico con datos reales permite comprender mejor la formulación pertinente
del modelo, así como la aplicación de las citadas herramientas de planificación.
Descriptores: Método del caso, presupuesto de ventas, desviaciones, precios,
costes, margen, planificar, controlar
• 12
DESVIACIÓN TOTAL
Si denominamos mb al margen de beneficio bruto unitario, éste se puede expresar en
función del precio de venta (pv) y del coste
variable unitario (cv) como:
mb = pv – cv
Y si llamamos Bb al beneficio bruto
(antes de descontar los costes fijos) tendremos una desviación total (Dt) del presupuesto de ventas de:
Dt = Bbr - Bbp
donde hemos representado con el subíndice p
los valores previstos y con el r los valores
reales. Si ahora lo expresamos en función de
las cantidades vendidas, prevista qvp y reales
qvr, nos lleva a:
Dt = qvr mbr - qvp mbp
DESVIACIÓN EN MÁRGENES Y
DESVIACIÓN EN CANTIDADES
La expresión anterior no cambia si sumamos y restamos el término qvr mbp:
Dt = qvr mbr - qvr mbp + qvr mbp - qvp mbp
lo que nos permite, agrupando adecuadamente
los términos de la misma, expresar la desviación total en función de la desviación en márgenes Dmb y de la desviación en cantidades
Dqv de la forma:
Dmb = qvr (mbr – mbp) y Dqv = mbp (qvr – qvp)
con:
Dt = Dmb + Dqv
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PRESUPUESTOS
CASO
DESVIACIÓN EN PRECIOS Y
DESVIACIÓN EN COSTES VARIABLES
La desviación en márgenes puede producirse cuando existen diferencias en el precio
previsto o en el coste variable, por lo que
podemos analizar más detalladamente la fuente de descuadre. Si en la fórmula del desvío
en márgenes explicitamos su dependencia del
coste y del precio obtendremos:
Dmb = qvr (pvr - pvp) + qvr (cvp – cvr)
Donde la primera parte de la expresión
corresponde al desvío en precios, y la segunda
en costes variables:
Dmb = Dpv + Dcv
DESVIACIÓN EN CUOTAS Y
DESVIACIÓN EN TAMAÑO DEL
MERCADO
Si conocemos las ventas totales del mercado formado por las empresas que compiten
por el mismo tipo de producto Qt, podremos
determinar la tasa o cuota de ventas de nuestro producto en dicho mercado tv, así:
tv =
qv
Qt
e introduciendo esta expresión en la anterior
del desvío en cantidades, podremos llegar
finalmente a:
Datos de partida
En la Figura 1a, se recogen los datos del
presupuesto de ventas de la empresa analizada, así como los resultados que realmente se
produjeron durante el pasado ejercicio económico. Se observa que el precio real fue inferior al previsto, aunque el coste real también
resultó menor; las ventas globales del sector
están por debajo de la previsión, mientras que
las ventas de la empresa analizada son 5.000
uds. superiores a lo previsto.
Precio de venta unitario
Coste variable unitario
Ventas producto
Ventas globales sector
Previsión
3.000
1.500
140.000
750.000
Real
2.600
1.200
145.000
700.000
Margen bruto unitario
Tasa de mercado
Previsión
1.500
18,67%
Real
1.400
20,71%
Figura 1a
Determinación de las desviaciones
(análisis a posteriori)
A partir de los datos de partida se determinan las distintas desviaciones comentadas
anteriormente, usando la formulación antes
presentada. El cálculo de estos valores se
efectúa de forma que se pueda observar cómo
cada desviación acaba influyendo en la desviación total. Figura 2.
Dqv = mbp Qtr (tvr – tvp) + mbp tvp (Qtr – Qtp)
= Dcu + Dtg
donde Dcu es la desviación en cuotas y Dtg
es la desviación en el tamaño global del mercado.
La determinación de los anteriores desvíos
y su estudio, permite a la empresa analizar las
causas de los mismos, y mediante las herramientas de las hojas de cálculo, decidir qué
acciones se deberían realizar para planificar
adecuadamente el presupuesto de ventas con
el fin de evitar futuras desviaciones (o al
menos poderlas prever y estimar).
CASO
Práctico
CDMUSIC S.A. desea
planificar y controlar
su presupuesto de
ventas
La empresa CDMUSIC S.A, ante las reiteradas desviaciones producidas en su presupuesto de ventas, ha decidido elaborar un
modelo que le permita analizar dichas desvia-
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Práctico
ciones y el porqué de las mismas, al tiempo
que le posibilite conocer las distintas acciones
a emprender para tratar de paliar las mismas.
Desviación
en Precios
–58.000.000
Desviación
en Costes
–43.500.000
Desviación
en Márgenes
–14.500.000
Desviación
Total
–7.000.000
Desviación
en Cantidades
7.500.000
Desviación
en Cuotas
21.500.000
Desviación
en Mercado
–14.000.000
Figura 2
Podemos observar cómo se produce una
desviación total negativa en 7.000.000 motivada por una desviación negativa de
14.500.000 en márgenes y una desviación
positiva de 7.500.000 en cantidades. Así mis-
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PRESUPUESTOS
mo, vemos que, dentro de la diferencia en
márgenes, la caída de precios ha tenido un
fuerte impacto negativo que se ha visto paliado en cierta medida por el aumento en el
volumen de ventas. Por otra parte, la desviación positiva en cantidades se debe a un
aumento en la cuota de mercado, mermado
finalmente por un menor tamaño del mercado.
Informes
El precio ha sido un 13,33% inferior a lo previsto, lo
que unido a las unidades realmente vendidas ha
motivado una desviación de –58.000.000.
El coste variable unitario ha sido un 20,00% inferior
al previsto, lo que unido a las unidades vendidas ha
motivado una desviación de 43.500.000.
La desviación negativa en precios y la desviación
positiva en costes aplicables provocan una desviación
negativa en márgenes del 6,67%.
La desviación negativa en márgenes y la desviación
positiva en cantidades provocan una desviación total
negativa de –7.000.000.
La desviación positiva en cuotas y la desviación negativa en el tamaño del mercado provocan una desviación positiva en cantidades del 3,57%.
La cuota de la empresa en el mercado ha sido un
10,97% superior a la prevista, provocando una desviación de 21.500.000.
El total demandado por el mercado ha sido un 6,67%
inferior al previsto, provocando una desviación de
–14.000.000.
Figura 3
Informes automáticos
Un mayor valor añadido de este modelo es
que permite obtener resultados comentados.
En este sentido, se han programado una serie
de comentarios totalmente automáticos que
evalúan las distintas desviaciones en función
de los datos obtenidos. Figura 3. Dichos
comentarios incluyen los porcentajes de las
desviaciones, así por ejemplo, nos informa
que debido a un descenso del 13,33% de los
precios, la desviación correspondiente asciende a 58 millones de pesetas.
Distintas opciones para anular las
desviaciones
Una vez que hemos determinado las variaciones que se han producido podemos ver
cómo podríamos haber evitado las desviaciones. Haciendo uso de la herramienta Buscar
objetivo de Excel podemos ver, una a una, las
variables sobre las que la empresa podría
haber actuado.
En concreto vamos a ver cuál debería
haber sido el precio para no tener desviaciones en márgenes suponiendo que el resto de
variables se mantienen en los valores actuales
(Figura 4). De esta forma obtenemos, a modo
de ejemplo, que si el precio real hubiese sido
de 2.700 (sólo 100 pesetas o un 3,8% más),
habría provocado una variación negativa en
precios del mismo importe que la desviación
positiva en costes, con un resultado final de
una desviación cero en márgenes.
De forma análoga hemos determinado que
un coste variable unitario de 1.100 pesetas
(100 pesetas menor, un 8,3%, que el real),
también hubiese conducido a una desviación
cero en márgenes.
Sin embargo, puede ser más conveniente
estudiar el efecto conjunto tanto de precios
como de costes variables. Para poder efectuar
un estudio con más de una variable debemos
recurrir a la herramienta Solver (de Excel)
con el cual vamos a tratar de hacer nula la
diferencia en márgenes variando tanto el precio de venta como los costes variables (Figura
5). La solución será fijar un precio de venta
de 2.650 (sólo 50 pesetas más) y unos costes
variables de 1.150 (sólo 50 pesetas menos),
de esta forma resultará más factible conseguir
la citada desviación nula en los precios, al
poder actuar conjuntamente sobre las dos
variables, precio y coste.
Planificación de las desviaciones
(análisis a priori)
Si la información anterior es importante,
más interesante es la posibilidad de planificar
qué hacer ante las desviaciones a lo largo del
período presupuestado, de forma que puedan
ser corregidas antes de que finalice dicho
período, minimizando dentro de lo posible su
efecto final.
Una posibilidad consistiría en utilizar las
herramientas vistas anteriormente sobre los
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PRESUPUESTOS
Con la hoja de cálculo podemos analizar
distintas alternativas con el objeto de
eliminar las desviaciones entre lo
previsto y lo realmente acontecido
datos previstos en lugar de sobre los datos
reales de forma que podamos saber qué valores deberían variar para hacer las diferencias
finales nulas.
Otra posibilidad, totalmente distinta, es la
de crear tablas que recojan los efectos que
sobre las desviaciones tienen variaciones en
una o dos variables. Para ello, utilizamos la
herramienta Tabla del menú Datos de Excel
que nos permite crear tablas donde se recogen los efectos que sobre varias desviaciones
tienen las alteraciones en un sola variable, o
los citados efectos que sobre una desviación
tienen las alteraciones en dos variables
simultáneas.
Hemos creado dos tablas que recogen los
efectos de los precios (que oscilan entre
2.500 y 3.400 pesetas) en la desviación en
precios y en la desviación total; y los efectos de las cantidades (que van desde
125.000 a 170.000 uds) en las desviaciones
en precios, en costes y en la desviación total
(Figura 6a).
Además, hemos creado una tercera tabla
que recoge la acción simultánea de precios y
cantidades sobre la desviación en márgenes
(Figura 6b).
De esta forma, podemos cuantificar qué
efectos puede tener una alteración en ambas
variables sobre el margen previsto, aunque es
mucho más visual crear un gráfico que resuma estos datos (Figura 7).
En el gráfico queda claro cómo a mayor
cantidad producida las desviaciones en márgenes son mayores tanto en el caso de precios superiores como en el de precios inferiores.
Precios
2.500
2.600
2.700
2.800
2.900
3.000
3.100
3.200
3.300
3.400
Cantidades
125.000
130.000
135.000
140.000
145.000
150.000
155.000
160.000
165.000
170.000
Desviación
en Precios
–72.500.000
–58.000.000
–43.500.000
–29.000.000
–14.500.000
0
14.500.000
29.000.000
43.500.000
58.000.000
Desviación
Total
–21.500.000
–7.000.000
7.500.000
–22.000.000
36.500.000
51.000.000
65.500.000
80.000.000
94.500.000
109.000.000
Desviación
en Precios
–50.000.000
–52.000.000
–54.000.000
–56.000.000
–58.000.000
–60.000.000
–62.000.000
–64.000.000
–66.000.000
–68.000.000
Desviación
en Costes
37.500.000
39.000.000
40.500.000
42.000.000
43.500.000
45.000.000
46.500.000
48.000.000
49.500.000
51.000.000
Desviación
Total
–35.000.000
–28.000.000
–21.000.000
–14.000.000
–7.000.000
0
7.000.000
14.000.000
21.000.000
28.000.000
Figura 6a
Precios
Cantidades
2.500
2.600
2.700
2.800
2.900
3.000
3.100
3.200
3.300
3.400
120.000
–24.000.000
–12.000.000
0
12.000.000
24.000.000
36.000.000
48.000.000
60.000.000
72.000.000
84.000.000
140.000
–28.000.000
–14.000.000
0
14.000.000
28.000.000
42.000.000
56.000.000
70.000.000
84.000.000
98.000.000
160.000
–32.000.000
–16.000.000
0
16.000.000
32.000.000
48.000.000
64.000.000
80.000.000
96.000.000
112.000.000
Figura 6b
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CASO
Práctico
La herramienta permite
planificar qué hacer ante
las desviaciones que se
puedan producir a lo
largo del período
presupuestado
Figura 7
Adicionalmente, también podemos utilizar
la herramienta Escenarios para poder determinar cuales serían las desviaciones sobre el
modelo previsto ante distintos valores de las
variables sobre las que la empresa pueda decidir. De acuerdo con ello, hemos creado cuatro
escenarios denominados “Mejores precios”,
“Mejores costes”, “Peores precios” y “Peores
costes” en los cuales hemos definido los valores
reales que podríamos obtener en ambas magnitudes con desviaciones de 500 pesetas más o
500 pesetas menos en cada caso (Figura 8).
Si deseamos ver todas las combinaciones
posibles podemos crear un informe resumen
de escenarios con sólo pulsar en el botón
Resumen... del cuadro de diálogo del administrador de escenarios, obteniéndose un resumen como el presentado en la Figura 9 en el
que se recogen las variaciones de precios y
costes (pv y cv) y su efecto sobre la desviación total (Dt), desviación en márgenes brutos
(Dmb) y también sobre la desviación en cantidades (Dqv), pudiendo de esta forma comparar más fácilmente los resultados que se
obtendrían con las distintas combinaciones de
las dos variables sobre las que actuar, es
decir, precios y costes unitarios.
CONCLUSION
Hemos podido comprobar una vez más que
mediante un sencillo modelo de hoja de cálculo
es posible analizar los datos de una empresa,
permitiendo no sólo disponer de información
del porqué de lo sucedido (desvíos en el presupuesto en este caso), sino planificar a priori, con
el fin de poder acometer aquellas acciones más
viables para la política de la empresa. Creemos
que ha quedado ampliamente demostrado que la
utilización de las distintas utilidades de las que
disponen las actuales hojas de cálculo, puede
resultar de lo más conveniente para la empresa,
poniendo a disposición de la misma (por pequeña que sea) una potente herramienta de toma de
decisiones. ❖
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