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CAS-CHILE® IV.- Construcción de un Balanced Scorecard Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Construcción de un Balanced Scorecard DISEÑO BSC SEGUIMIENTO DEL BSC GESTIÓN DEL PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DEL BSC INTEGRACIÓN BSC Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Construcción de un BSC En el proceso de construcción del BSC se distinguen las siguientes etapas bien diferenciadas: DISEÑO DEL BSC: En esta etapa el equipo de trabajo se ocupa de las definiciones fundamentales que van a “ARMAR” el BSC. IMPLEMENTACIÓN DEL BSC: En esta etapa nos encontramos con un proyecto tradicional de Sistemas, que implica la construcción e instalación del software o Sistemas de Información. INTEGRACIÓN y COMUNICACIÓN DEL BSC: Es el proceso de identificación de fuentes de datos para alimentar el BSC, así como el proceso de comunicación por el cual se consigna la implicación de todos los miembros de la organización. SEGUIMIENTO DEL BSC: Este debe permitir la retroalimentación y mejora de todo el proceso, de la estrategia y de su despliegue. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard - Etapas Diseño del BSC Análisis de la situación Actual: Análisis FODA, Análisis PESTEL (político, económico, social, tecnológico, ambiente y legal), Análisis EconómicoFinanciero, Análisis de la Industria, valor, cadena de valor y red de valor. Planificación: Carta Gantt de Proyecto. Organización del Proyecto. Sistema de Documentación. Equipo de Trabajo . Capacitar en el Modelo BSC. Formular el Marco Estratégico del BSC: Misión, Visión y Valores. Desarrollo de la Departamental. Estrategia: Desarrollo del Mapa Estratégico - Perspectivas Objetivos Estratégicos Indicadores Relaciones Causa-Efecto Metas Iniciativas Corporativa, Negocio, Funcional, CAS-CHILE® Balanced Scorecard - Etapas Implementación de un BSC En esta etapa se debe de gestionar la fase previa de Diseño. Esto se logra con la elección de una solución tecnológica específica que satisfaga todas las expectativas. Un software de BSC debe servir inicialmente como una herramienta de comunicación, en una segunda fase como una aplicación que muestre la medición de resultados y en las fases más exitosas como un sistema de gestión estratégica. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard - Etapas Implementación de un BSC Etapas en la Implementación: •Determinar el software BSC más adecuado. •Incorporar el Modelo BSC al software adquirido. •Carga de indicadores manuales. •Automatizar la carga de Datos. Integración de Sistemas y Personal Se deben indicar las fuentes de cada uno de los datos necesarios para alimentar los indicadores, la periocidad y los formatos necesarios. Este proceso de actualización debe ser automatizado, importados de un archivo EXCEL o introducirlos manualmente. Se deben capacitar a los usuarios y elaborar un plan de mantenimiento. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard - Etapas Seguimiento Como cualquier proceso debe definirse el proceso de monitorización del propio diseño e implementación del BSC teniendo en cuenta que la organización es dinámica y debe ir adaptándose a las nuevas circunstancias que la rodean. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Personal necesario para el éxito de la construcción e implementación del Balanced Scorecard El Arquitecto: Es el responsable del proceso que construye el BSC y que introduce el BSC en el Sistema de Gestión. El Agente de Cambio: Sirve de guía para el desarrollo del nuevo sistema de gestión y tiene una relación directa con el Gerente General, ayuda a gerentes a definir nuevamente sus papeles. El Comunicador: Es el que debe realizar una campaña de marketing interno para motivar a los empleados a los equipos de trabajo para lograr una implantación eficaz. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard El compromiso del Equipo Ejecutivo es crítico para la construcción e implementación de BSC BSC debe ser inducido desde arriba hacia abajo. Exige un claro sentido de propósitos. El equipo ejecutivo debe liderar el desdoblamiento de BSC por toda la organización. El cambio exige liderazgo persistente y asertivo. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard ¿Por qué se hace necesario un software? Para lograr que la implementación sea exitosa. La implementación de un BSC con cierto grado de automatización, permite el monitoreo constante y detallado de la performance de la Organización. El grado de Control que se alcanza posibilita la detección temprana de desviaciones y una rápida reacción correctiva mediante los ajustes necesarios. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Para lograr una implementación eficiente y útil de un BSC, el software elegido debe cumplir con las siguientes condiciones y características generales: Accesibilidad de la Información. Flexibilidad en la Configuración. Trazabilidad. Multiusuario. Amigable. Rápido. Implementable por Etapas. Robusto y Escalable. Tenga Consistencia e Integridad en los Datos. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Check- list a tener en cuenta frente a un proveedor de software de BSC Permite administrar la estructura de la empresa. Los formatos de los indicadores son compatibles con las características de los indicadores de la empresa. Posee carga de indicadores en forma manual. Posee carga de indicadores automática (depende de los sistemas de la empresa). Posee avisos automáticos ante la falta de carga de los indicadores. Presenta una interface visual amigable. Debe permitir el poblamiento de los instrumentos de gestión mediante una carga masiva a través de archivos. Debe tener un registro de transacciones. Capacidad de acceso y procesamiento. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard La interface visual debe ser clara para lograr un alto grado de utilización del software. Los indicadores poseen semáforos. Permite definir relaciones causa-efecto. Permite visualizar el detalle del BSC incluyendo todos sus elementos. Posee una navegación sencilla e intuitiva. Permite definir distintos niveles de seguridad. Permite acceder a información histórica. Posee reportes y gráficos útiles desde el punto de vista del negocio. Permitir al usuario seleccionar el período o fecha específica de la cual desea ver información. Debe permitir visualizar en detalle el BSC incluyendo la misión, visión, valores, objetivos estratégicos, indicadores y metas. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Reflexiones sobre Balanced Scorecard Perspectivas •En el 90% de los casos, las cuatro perspectivas tradicionales son suficientes. •Número de perspectivas: entre tres y cinco. Objetivos Estratégicos •Entre 20 y 30 suele ser lo adecuado. •Equilibrados por perspectivas y por líneas estratégicas. Indicadores •No existen indicadores perfectos. •Entre uno y tres por objetivo estratégico es lo habitual. •Suele ser interesante combinar indicadores de resultado e inductores. •Es mejor medir aproximadamente que no medir. Metas •Deben ser desafiantes y ambiciosas, pero alcanzables. Iniciativas •Es necesario priorizar y que tengan calendario de cumplimiento. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Relaciones de causa-efecto •Su discusión produce un gran aprendizaje. •Cualquier objetivo debe figurar en alguna relación causa-efecto. Responsables •Todos los objetivos, indicadores e iniciativas deben tener un responsable para su seguimiento (“monitorización”). Alineamientos de recursos •Es fundamental asignar los recursos humanos necesarios. •Es fundamental alinear los objetivos personales con los de la empresa. •El Cuadro de Mando Integral debe estar alineado con los Presupuestos y con otros sistemas de Gestión. Gestión del Cambio •La implantación eficaz del Balanced Scorecard requiere de acciones complementarias de Gestión del Cambio con el fin de conseguir modificar comportamientos y alinearlos con la nueva estrategia. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard UN BUEN Balanced Scorecard DEBE... Disponer de una estructura clara. Permitir entender la estrategia. Ser un excelente elemento de comunicación. Ser impulsado y apoyado por la Alta Dirección. Compromiso del nivel directivo. Estar adecuadamente equilibrado y dimensionado: ámbito y recursos. Estar basado en una metodología y en un clima de cambio. Debe estar interiorizado por la organización. Facilitar la participación y el aprendizaje de toda la organización. Está alineado con otras herramientas (presupuestos, incentivo modelos de excelencia, etc.). Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard Algunos TIP`s para lograr el éxito en la implementación y puesta en marcha de un BSC Articular y comunicar la estrategia a toda la organización. Definir y comunicar las razones y beneficios de implementar el BSC. Alinear el capital humano a la estrategia. Tener una estrategia ganadora para mantener la visibilidad requerida para ser exitosa. Tener empleados que acepten y usen el sistema. Realizar un ciclo de feedback para ver los progresos y realizar los cambios cuando sean necesarios. Automatizarlo a través de un software. Enlazar al software el sistema de compensación y recompensa. Usar consultores apropiados que conozcan de BSC. Considerar los tiempos adecuados para implementarlo y obtener beneficios. Que sea implementado en fases. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard A tener en cuenta… No existen dos implantaciones iguales Es vital conocer bien: •Qué es el BSC y lo que permite. •Por qué se necesita, por que se quiere implantar. •Otras experiencias similares. •Puntos claves de la implantación, problemas y errores frecuentes. El 90% de las estrategias formuladas adecuadamente no obtienen los resultados deseados, como consecuencia de una mala o inexistente implantación Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard A tener en cuenta… Los empleados deben aceptar y usar el sistema. Existen varios factores que aseguran un alto nivel de compromiso de los empleados, entre los cuales se encuentran la ya mencionada comunicación de los beneficios (a los empleados y a la Organización) del BSC y las razones para implementarlo: Comunicar cómo cada empleado puede impactar en la estrategia. Tener indicadores en el BSC donde los ellos tengan un control e influencia. Proveer un sistema fácil de usar a intuitivo con un apropiado nivel de capacitación. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard La diferencia entre Tablero de Control (corriente francesa) “Tableau de Bord” y la corriente americana de Kaplan y Norton, con el Balanced Scorecard es: Los indicadores no señalan causa- efecto. No contemplan la medición de activos intangibles como los RRHH, la capacitación y formación del personal. Implementación de nuevos procesos y servicios (perspectiva aprendizaje y crecimiento). Se adapta a organizaciones sin fines de lucro por que va más allá de las medidas financieras incorporando tres perspectivas: del usuario, del entrono interno y la de aprendizaje y crecimiento. Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected] CAS-CHILE® Balanced Scorecard . Diferencias entre Tablero de Control y Balanced Scorecard Dashboards Operacional Táctico Strategic Scorecard Tipo Dashboard Dashboard Balanced Scorecard Usuario Gerentes, Supervisores y Operadores Gerentes Directivos Información Detallada Detallada/ Resumida Resumida Uso Producción/Operación Diariamente Monitoreo progresivo sobre una iniciativa Monitoreo y Seguimiento Unidad de Trabajo Nivel Organizacional Departamento Unidad Estratégica de Negocio/Organizativa Frecuencia de Actualización Diariamente/ Semanalmente Mensualmente Diariamente Marín N° 0586 - Providencia Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 Fax: +56 (2) 496 69 10 Ventas: [email protected] Soporte: [email protected]
