Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Ministerio del Interior Versión:02 Fecha: 25/07/2012 República de Colombia 1. OBJETIVO Evaluar oportunamente los Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o las informaciones provenientes de cualquier autoridad competente, que advierta la existencia de un eventual riesgo, para adoptar las medidas que correspondan para prevenirlo o mitigarlo. 2. ALCANCE El procedimiento inicia desde la recepción de la información y culmina con la emisión de recomendaciones a las distintas entidades o autoridades concernidas en la mitigación del riesgo. 3. DEFINICIONES AUTORIDAD COMPETENTE: Se entiende como autoridad competente para advertir un riesgo, cualquier entidad integrante o invitada de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, CIAT, que conozca o pueda llegar a conocer información relacionada con la existencia de un eventual riesgo de violaciones al derecho a la vida, libertad, integridad y seguridad personal e infracciones a las normas del derecho internacional humanitario. INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO: Documentos elaborados por el Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, donde se advierte la existencia de situaciones en las que se presentan riesgos en contra de los derechos de la población civil o infracciones al derecho internacional humanitario. SESIONES DE EVALUACION: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por los miembros de la instancia operativa de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se evalúan las advertencias sobre riesgos para los derechos humanos o DIH, y se recomienda al Ministro del Interior la emisión o no de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de medidas dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos. Instancia de Carácter Operativo: Es la encargada de verificar y evaluar las situaciones de riesgo que puedan generar violaciones a los derechos a la vida, libertad, integridad y seguridad personal, e infracciones a las normas del derecho internacional humanitario y emitir recomendaciones al Ministro del Interior, orientadas a prevenir, contrarrestar, conjurar o mitigar las amenazas y/o riesgos en contra de la población civil y a disminuir las vulnerabilidades señaladas en los Informes de Riesgo y las Notas de Seguimiento remitidos por la Defensoría del Pueblo, o la información proveniente de cualquier autoridad competente que advierta la existencia de un eventual riesgo. Esta instancia está integrada por: 1. El Viceministro de Relaciones Políticas, quien podrá delegar su participación en un funcionario de la Dirección de Gobernabilidad Territorial, quien la presidirá. 2. El Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales del Ministerio de Defensa Nacional o su delegado. Página 1 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Ministerio del Interior Versión:02 Fecha: 25/07/2012 República de Colombia 3. El Jefe de Operaciones Conjuntas de las Fuerzas Militares o su delegado. 4. El Director de Seguridad Ciudadana de la Policía Nacional o su delegado. 5. Un delegado del Programa Presidencial de Promoción, Respeto y Garantía de los Derechos Humanos y aplicación del Derecho Internacional Humanitario. 6. Un Delegado de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional. SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS: Procedimiento en virtud del cual la Defensoría del Pueblo recoge indicios e informaciones que indiquen sobre una posible violación masiva a los derechos humanos en un lugar determinado y cuyo contenido sirva de fundamento para la elaboración de los Informes de Riesgo SIGLAS CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo DIH: Derecho Internacional Humanitario 4. NORMATIVIDAD Constitución de 1991 Ley 387- art. 3 del 18/07/1997 Se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado, la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia. Ley 1106- art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010 Los Gobernadores y Alcaldes deberán atender de manera urgente las recomendaciones y alertas tempranas emanadas del Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del Interior y de Justicia, tendientes a prevenir, atender y conjurar las situaciones de riesgo que alteren el orden público, y las posibles violaciones a los derechos humanos o el Derecho Internacional Humanitario. Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Decreto 250 de 2005 Se expide el Plan Nacional para la Atención Integral a la Población Desplazada por la violencia. Página 2 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia Decreto 2780 de 2010, Por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas y se deroga el Decreto 2862 de 2007. Decreto 2893 de 2011 Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 4800-art. 200 parágrafo 2 de 20/12/2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior con base en los informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el marco de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de manera oportuna y adecuada por parte de las entidades del nivel nacional y territorial, responsables en la prevención a las violaciones de los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, y reportaran a la secretaría técnica de la Comisión Intersectorial de alertas Tempranas-CIAT en los términos establecidos, sobre los avances en la implementación de las mismas.” NTGP 1000:2009 5. DESARROLLO No. 1 2 Tarea Descripción de la tarea Recibir el Informe de Riesgo, la Nota de Seguimiento o cualquier información Recibir proveniente de autoridad información competente a través del correo electrónica de [email protected]. co. Recibir el Informe de Riesgo, la Nota de Seguimiento o cualquier información proveniente de autoridad Recibir competente a través de la información física correspondencia externa del Ministerio del Interior aplicando el procedimiento de Recepción y distribución de Correspondencia externa Punto de Control Responsable Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT Área de correspondencia Página 3 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia 3 Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT, y profesional o contratista designado para atender el caso. Recibir el Informe de Riesgo, la Nota de Seguimiento o Recibir y cualquier información transferir proveniente de autoridad información física competente autorizando su transferencia por SIGOB al funcionario responsable 4 Remitir información solicitar verificación 5 Convocar a la sesión de evaluación La Secretaria Técnica de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, remite por correo electrónico, a todos los miembros de la instancia operativa de la Comisión, incluyendo a las Alcaldías y y Gobernaciones concernidas, el Informe de Riesgo, la Nota de Seguimiento o cualquier información proveniente de autoridad competente, con el fin de que se lleve a cabo la verificación correspondiente y la remitan al correo electrónico [email protected]. co. Elaborar y enviar convocatoria por el correo electrónico [email protected]. co a todos los miembros de la instancia operativa de la Comisión y a las autoridades concernidas en la mitigación de los riesgos advertidos, a la sesión sobre la evaluación de la información. Correos electrónicos enviados desde la cuenta de secretariaciat@ mininterior.gov. co y desde el correo del funcionario designado para atender el caso Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT, y profesional o contratista designado para atender el caso. Funcionario designado en la Correos coordinación de electrónicos la Secretaria enviados desde Técnica de la la cuenta de CIAT, y secretariaciat@ profesional o mininterior.gov. contratista co designado para atender el caso. Página 4 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia 6 Sistematizar las verificaciones 7 Realizar sesión de evaluación 8 Informar las recomendacione s de la instancia operativa al Ministro del Interior Recibir en el correo de [email protected]. co, los informes de verificación de los integrantes de la instancia operativa, allegados antes de la sesión de evaluación. Profesional o contratista designado para atender el caso Presentar los informes de verificación por parte de cada integrante de la instancia operativa de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, y de los invitados permanentes, así como la recomendación frente a la emisión o no de Alerta Temprana y las sugerencias en cuanto a nuevas recomendaciones. Profesional o contratista designado para atender el caso Enviar correo electrónico desde la Secretaria Técnica de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas dirigido a la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial, informando la recomendación de las Entidades con relación a la Alerta Temprana, con el fin de que el señor Ministro defina sobre la emisión o no de la misma. Formato Listado de Asistencia SIG-01-F-02 V3 Correo electrónico emitido desde la Secretaria Técnica Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT Página 5 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia 9 Elaborar el Acta de la sesión de evaluación 10 Elaborar oficios de recomendacione s a las distintas Entidades 11 Revisar y aprobar 12 Firmar oficios de recomendacione s Elaborar acta detallada en el Formato SI-G-01-F-01, sobre el desarrollo de la sesión de evaluación, la cual será presentada en la siguiente sesión para la aprobación y la firma de los miembros de la instancia operativa de la Comisión. La Secretaría Técnica deberá verificar mensualmente que las actas de las sesiones realizadas en el mes anterior se encuentren debidamente firmadas. Profesional o contratista designado para atender el caso Realizar oficios dirigidos a las distintas entidades, informando la decisión tomada por el Ministro del Interior sobre la emisión o no de alerta temprana y las recomendaciones encaminadas a prevenir o mitigar los riesgos, usando los formatos de oficios y memorandos dispuestos en SIGOB. Profesional o contratista Los oficios de designado para las atender el caso recomendacion es emitidas deben contener un número de radicado para cada Entidad. Funcionario designado en la Verificar que la coordinación de información del Verificar que los oficios y la Secretaria oficio sea clara memorandos cumplan con las Técnica de la y apunte a los características del producto. CIAT y/o Director riesgos de Gobierno y advertidos. Gestión Territorial Los oficios Despacho de deben contener Viceministro de Recibir oficios para la firma los vistos Relaciones revisados y aprobados buenos de la Políticas previamente por la Dirección de Dirección de Gobierno y Gestión Territorial Gobierno y Gestión Territorial Página 6 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia 13 Actualizar datos de ejecución 14 Archivar documentación 15 Desarrollar acciones de mejoramiento Funcionario designado en la La coordinación de actualización se Registrar los resultados y datos la Secretaria debe realizar de evaluación de informes de Técnica de la de acuerdo a la riesgo y notas de seguimiento CIAT, y programación en el Plan de Acción. profesional o del Plan de contratista Acción designado para atender el caso. Archivar la documentación La Profesional o correspondiente a la aplicación documentación contratista de éste procedimiento, debe ser designado para conforme al procedimiento de archivada de atender el caso organización del archivo de manera gestión. oportuna Realizar las acciones Profesional o correctivas, preventivas o de contratista mejora, si es el caso, aplicando designado para el Procedimiento para el control atender el caso del producto no conforme acciones correctivas o Plan de preventivas. mejoramiento Formato: Control de producto o servicio no conforme Formato: Acciones de mejoramiento Formato: Plan de Mejoramiento 6. REGISTROS Plantilla de Acta de reunión del proceso SIGI Bases de datos Estadísticas Formatos: Listados de asistencia Informes Plantillas de memorando y oficios para las recomendaciones Página 7 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia 7. INFORMACIÓN SECUNDARIA INFORMACIÓN A PUBLICAR RESPONSABLE Oficios de recomendaciones a las distintas Entidades FRECUENCIA Profesional o contratista designado Semestral UBICACIÓN Archivo Dirección de Gobierno y Gestión Territorial 8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN SIGOB DESCRIPCIÓN Registro y trámite de correspondencia institucional RESPONSABLE Profesional o contratista designado para atender el caso UBICACIÓN Gestión de Despachos 9. ANEXOS No Aplica 10. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 01/02/2012 CAMBIO Creación del procedimiento para el Ministerio del Interior, específicamente, acorde con las funciones asignadas a la Subdirección de Seguridad y Convivencia establecidas en el Decreto 2893 de 2011 y de conformidad con la guía de lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos V 03 19/10/2011. Actualización del procedimiento de evaluación de informes de riesgo y notas de seguimiento, especificando las actividades a desarrollar y ampliando la participación de un mayor número de Entidades concernidas en la prevención de los riesgos de violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH, según el caso. 28/05/2012 VERSIÓN 01 02 Se actualiza el listado de registros acorde con el manejo de los mismos. Se elimina el formato de Metodología de Evaluación de Riesgos AN-SC-P01-F-01, debido a que este formato no es de exclusivo manejo del Ministerio, sino que fue creado por Página 8 de9 Código: AN-SC-P-01 PROCEDIMIENTO EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT Versión:02 Fecha: 25/07/2012 Ministerio del Interior República de Colombia varias Entidades del nivel nacional, y la información que se consolida en él, es remitida de manera autónoma por cada una de estas entidades de acuerdo a los modelos que consideran pertinentes, por lo tanto no es viable su estandarización. Elaboró Firma Revisó Firma Jenny R. González R. Profesional Especializado Eisleane Suarez Tavera Coordinadora de Comisión interinstitucional de Alerta Temprana CIAT _________________________________ Jacqueline Suarez Mejía Técnico Administrativo Aprobó Firma Sandra Patricia Devia Ruiz Directora de Gobierno y Gestión Territorial Página 9 de9