procedimiento_an-sc-p-02_seg_a_implementac_ciat_ultima_version.doc

Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades para realizar el seguimiento a la implementación de
las recomendaciones o medidas, expedidas por el Ministro del Interior en el marco de la
Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos que
advierten los Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el Sistema de
Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o la información proveniente de cualquier
entidad que haga parte de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas CIAT.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde la programación de las sesiones de seguimiento y culmina con
la elaboración del acta y si es el caso con la realización de nuevas recomendaciones.
3. DEFINICIONES
Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento: Documentos elaborados por el Sistema de
Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, donde se advierte la existencia de
situaciones en las que se presentan riesgos para los derechos de la población o infracciones
al derecho internacional humanitario en contra de la población.
Recomendaciones: Oficios o Memorandos enviados a las Entidades pertinentes de
implementar las recomendaciones o medidas, sugeridas por el señor Ministro del Interior
para prevenir o mitigar los riesgos de vulneración a los Derechos Humanos o infracciones al
Derecho Internacional Humanitario.
Seguimiento a la Implementación de las Recomendaciones: Sesiones realizadas por la
Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, conjuntamente con las autoridades y
entidades del nivel nacional, departamental y local, con el objetivo de revisar las distintas
respuestas de las entidades frente a las recomendaciones y cuál ha sido el impacto en la
mitigación de los riesgos.
Sesiones de Evaluación: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por la Comisión
Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se evalúan las advertencias sobre riesgos
para los Derechos Humanos o DIH, y se recomienda al Ministro del Interior la emisión o no
de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de medidas dirigidas a
prevenir o mitigar los riesgos.
4. SIGLAS
CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas
SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo
Página 1 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.

Constitución de 1991
5.2.
LEYES.

Ley 1106- art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010, los Gobernadores y
Alcaldes deberán atender de manera urgente las recomendaciones y alertas tempranas
emanadas del Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del Interior y de Justicia,
tendientes a prevenir, atender y conjurar las situaciones de riesgo que alteren el orden
público, y las posibles violaciones a los derechos humanos o el Derecho Internacional
Humanitario.

Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción.

Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo.

Ley 1448 del 10 de junio de 2011, Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y
reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras
disposiciones.
5.3. DECRETOS.

Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

Decreto 4800 art. 200 parágrafo del 2011, por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011
y se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior con base
en los informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el marco de la
Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de manera oportuna
y adecuada por parte de las entidades del nivel nacional y territorial, responsables en la
prevención a las violaciones de los Derechos Humanos e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario, y reportaran a la secretaría técnica de la Comisión
Intersectorial de alertas Tempranas-CIAT en los términos establecidos, sobre los avances
en la implementación de las mismas.”

Decreto 2890 de 2013, por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de
Alertas Tempranas (CIAT) y se dictan otras disposiciones.
Página 2 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
5.4. OTRAS

NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder
Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos.
6. DESARROLLO
No.
1
2
3
Actividad
Programar las
sesiones de
seguimiento
Coordinar la
sesión de
seguimiento con
las autoridades
departamentales
y locales
Convocar la
sesión de
seguimiento
Tarea
Realizar
junto
con
los
profesionales y contratistas de
la Secretaria Técnica de la
Comisión Intersectorial de
Alertas
Tempranas,
la
programación de las sesiones
de seguimiento, para iniciar la
coordinación
con
las
entidades departamentales y
locales.
Coordinar telefónicamente o a
través de correos electrónicos,
con las Gobernaciones el
desarrollo de la sesión de
seguimiento en los aspectos
logísticos y la convocatoria a
las
diferentes
entidades
nacionales, departamentales y
locales, concernidas en la
mitigación del riesgo.
Elaborar y enviar por el correo
[email protected]
.co, la convocatoria a la sesión
de seguimiento a la Comisión
Intersectorial
de
Alertas
Tempranas y a las Entidades
locales, departamentales y
nacionales destinatarias de
recomendaciones
y
concernidas en la mitigación
de los riesgos, anexando la
matriz de seguimiento a
recomendaciones de la CIAT
Formato AN-SC-P-02-F-01
Punto de
Control
Responsable
Funcionario
designado en la
coordinación de
la Secretaria
Técnica de la
CIAT
Profesionales y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
La matriz de
seguimiento
deberá estar
actualizada con
las respuestas
allegadas por
las Entidades
Profesionales
y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Página 3 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
No.
4
5
6
7
8
Actividad
Realizar la sesión
de seguimiento
Elaborar el acta
de la sesión
Elaborar y enviar
las
recomendaciones
Tarea
Cada Entidad presentará las
acciones
que
ha
implementado, los avances en
la superación o mitigación de
los riesgos, los obstáculos
presentados y las acciones
que consideran se deben
realizar.
Elaborar el acta de la sesión
de seguimiento mediante el
formato
SI-G-01-F-01,
recogiendo los aportes más
relevantes y las propuestas de
nuevas recomendaciones.
Elaborar los oficios
en el
formato establecido, si es el
caso,
con
las
nuevas
recomendaciones dirigidas a
las
Entidades
con
competencia en el tema
cuando corresponda.
Punto de
Control
Formato
Listado de
Asistencia SIG-01-F-02 de
la sesión de
seguimiento
Verificar
mensualmente
que las actas
de las sesiones
realizadas se
encuentren
debidamente
firmadas
Los oficios de
las
recomendacion
es emitidas
deben contener
un número de
radicado para
cada Entidad.
Revisar y aprobar
Verificar que la
información del
Verificar que los oficios y
oficio sea clara
memorandos cumplan con las
y apunte a los
características del producto.
riesgos
advertidos.
Firmar oficios de
recomendaciones
Los oficios
deben contener
los vistos
buenos de
quien elabora y
revisa la
comunicación
Recibir oficios para la firma
revisados
y
aprobados
previamente por la Dirección
de
Gobierno
y
Gestión
Territorial
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Responsable
Profesionales
y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Funcionario
designado en la
coordinación de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Profesionales
y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Funcionario
designado en la
coordinación de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT y/o Director
de Gobierno y
Gestión Territorial
Director (a) de
Gobierno
y
Gestión Territorial.
Página 4 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
No.
9
10
11
12
Actividad
Tarea
Punto de
Control
respectiva
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Responsable
Funcionario
designado en la
Actualizar los resultados y
coordinación de la
datos de los seguimientos a la
Secretaria
Actualizar datos
implementación
de
las
Técnica de la
de ejecución
recomendaciones en SIGOB
CIAT,
y
de programación de metas,
profesional
o
Plan de Acción y SISMEG.
contratista
designado
para
atender el caso.
Los oficios de Profesionales
y
las
contratistas de la
Elaborar los oficios
en el
recomendacion Secretaria
Elaborar
formato establecido, a las
es emitidas
Técnica de la
reiteraciones a las Entidades competentes que
deben contener CIAT
recomendaciones no
responden
a
las
un número de
recomendaciones emitidas.
radicado para
cada Entidad.
Archivar la documentación La
Profesional
o
correspondiente
a
la documentación contratista
Archivar
aplicación
de
éste debe ser
designado
para
documentación
procedimiento, conforme al archivada de
atender el caso
procedimiento de organización manera
del archivo de gestión.
oportuna
Realizar
las
acciones
Profesional
o
correctivas, preventivas o de
contratista
mejora, si es el caso,
designado
para
Desarrollar
aplicando el procedimiento Plan de
atender el caso
acciones de
para el control del producto no mejoramiento
mejoramiento
conforme y el procedimiento
acciones
preventivas,
correctivas y de mejora.
La
actualización
se debe
realizar de
acuerdo a la
programación
de cada
sistema
7. REGISTROS
Los registros son las salidas de los procedimientos, como resoluciones, oficios, memorandos,
fotos, bases de datos, etc., éstos contienen actividades realizadas y no pueden modificarse
 Actas
 Bases de datos
 Estadísticas
Página 5 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
 Formatos: Listados de asistencia y Matriz de seguimiento
 Informes
 Oficios y Memorandos de recomendaciones
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Acta de la sesión de
seguimiento
Comunicaciones
relacionadas con el
seguimiento a la
implementación de
recomendaciones del
CIAT
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Permanente
Archivo de la Dirección
de Gobierno y Gestión
Territorial
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
UBICACIÓN
Registro y trámite de
correspondencia
institucional
Profesional o
contratista designado
para atender el caso
Gestión de Despachos
Profesional o
contratista designado
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SIGOB
10. ANEXOS

Anexo No. 1. Formato Matriz de seguimiento a las recomendaciones de la CIAT. AN-SCP-02-F-01
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/02/2012
25/07/2012
CAMBIO
Creación del procedimiento para el Ministerio del
Interior, específicamente, acorde con las
funciones asignadas a la Subdirección de
Seguridad y Convivencia establecidas en el
Decreto 2893 de 2011 y de conformidad con la
guía de lineamientos para la elaboración y/o
modificación de documentos V 03 19/10/2011.
Actualización del procedimiento de Seguimiento a
la implementación de las recomendaciones del
CIAT, ampliando las actividades a desarrollar y
se eliminaron las actividades No. 2, 3 y 4
VERSIÓN
01
02
Página 6 de7
Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE
LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT
FECHA
06/03/2013
CAMBIO
relacionadas con la aprobación del cronograma
de seguimientos, puesto que la programación se
realiza teniendo en cuenta el margen de tiempo
que se establece para cada seguimiento y en
cada sesión se cuenta con algún representante
de las Entidades.
Se modifica la versión 2 con el fin de actualizar la
imagen del Ministerio del Interior y cambiar los
logos de certificación por la nueva entidad
certificadora, se ajusta la actividad 8 del
procedimiento sobre la Firma de los oficios de
recomendaciones ahora que ahora estará bajo la
responsabilidad del (la) Director (a) de Gobierno
y Gestión Territorial.
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
VERSIÓN
03
Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar el
procedimiento por derogamiento del Decreto 2780 de
2010, se expidió el Decreto 2890 de 2013, “Por el
05/06/2014
cual se crea y reglamenta la Comisión
Intersectorial de Alertas Tempranas (CIAT) y se
dictan otras disposiciones”, se actualiza en la
actividad 10.
Además en el numeral 5. NORMATIVIDAD se
suprimió la Ley 387, se adicionó la Ley 1448 del
2011 y el Decreto 2890 de 2013.
Elaboró
Firma
Revisó
Firma
____________________
ERICA CARDOZO SARMIENTO
Técnico Administrativo
____________________
EISLEANE SUAREZ TAVERA
Coordinadora Grupo CIAT
04
Aprobó
Firma
____________________
HILTON ALEXANDER GUTIERREZ ALVARADO
Subdiretor de Seguridad y Convivencia Ciudadana
TRD: 1103.47.04
Página 7 de7