P-GT0001 Procedimiento de liquidación facturas

Código: CITEC P-GT0001
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Versión: 01
Fecha de Emisión: Marzo 2015
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Dirección Ejecutiva
Junta Directiva CITEC
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Procedimiento de liquidación de facturas
1. Objetivo
Definir la estructura y forma para satisfacer las necesidades de pago de los
clientes externos e internos oportunamente.
2. Alcance
Este procedimiento define los pasos que deben seguir los grupos de trabajo para
el trámite oportuno y exacto de los documentos de pago correspondiente a la
liquidación de la partida de gastos operativos y refrigerios de cada centro de
costo del presupuesto del CITEC.
3. Definiciones
3.1 Boleta de Ingreso de Facturas (BIF): formulario oficial del Colegio de
Ingenieros Tecnólogos con la información referente a la factura específica
a tramitar para la liquidación de gastos.
3.2 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de
trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas.
3.3 CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos.
3.4 CITEC: Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
3.5 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación,
coordinador del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el
caso de las asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se
considerará como encargados al presidente y tesorero.
3.6 Factura: Documento con el que se comprueba el gasto.
3.7 Gastos Operativos: Se consideran todos los gastos relacionados con la
operación del grupo de trabajo como: honorarios y gastos legales y
contables, publicidad, pagina web, horas extra de personal administrativo
del CITEC, divulgación de actividades, membresías, gastos
administrativos, gastos de representación, así como cualquier otro gasto
que se justifique y relacione con la operación misma de la organización
del grupo de trabajo.
3.8 JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
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3.9 Liquidación: acción de hacer efectivo el ajuste formal de una cuenta, al
pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma.
3.10 Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada concepto
de gasto que se ha presupuestado, en los casos específicos de: gastos
operativos y refrigerios.
3.11 Refrigerios: Gastos por alimentación en los que incurre el grupo de
trabajo que correspondan a: sesiones, reuniones de trabajo y asambleas.
Dicho gasto se recomienda que sea de un monto máximo aproximado a
los diez mil colones (10.000,00 ₵) por persona por sesión.
3.12 Reintegro: Liquidación de un gasto cuando el mismo ya fue ejecutado y
pagado por el grupo de trabajo.
4. Responsables
4.1 Asistente administrativa: recibir documentación para iniciar el proceso
de liquidación de gastos, elaborar la boleta de presupuesto, remitir la
boleta de presupuesto y demás información a la Dirección Ejecutiva y
posteriormente a su autorización, tramitar el respectivo pago con el
Departamento de Financiero del CFIA.
4.2 Departamento de Financiero: realizar el pago correspondiente según
boleta de presupuesto y procedimiento del CFIA.
4.3 Dirección Ejecutiva: coordinar el trámite interno del CITEC de
aprobación de la factura.
4.4 Encargado(s): solicitar ante la asistente administrativa el trámite de la
liquidación de la factura correspondiente, garantizando el cumplimiento
de este procedimiento.
5. Procedimiento
5.1 Solicitud de (los) encargado(s) a la asistente administrativa del inicio del
proceso de liquidación del gasto mediante el llenado de la “Boleta de
Ingreso de Facturas (BIF)”
5.2 Además, deberá presentar la factura cumpliendo los siguientes requisitos:
i. Encontrarse a nombre de la siguiente razón social: CFIA-CITEC(nombre de Asociación o grupo de trabajo)
ii. Indicar fecha del servicio o compra.
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iii. Si es para aplicar a la partida de refrigerio:
a. En caso de sesiones y asambleas, debe contener la firma de
el/los encargado (s) y adjuntar la lista de asistencia,
debidamente firmada por los presentes.
b. En caso de reuniones de trabajo diferentes a las indicadas en
el punto a, debe contener la firma y nombre de cada uno de los
miembros que participaron en la reunión o en su defecto hoja
de asistencia.
iv. Si es para aplicar a la partida de gastos operativos:
a. Debe contener la firma de el/los encargado(s)
b. Al reverso de la factura, debe indicarse el motivo por el cual se
efectúa el gasto.
Si el pago de la factura tramitada corresponde a un reintegro, se debe
indicar, en la “BIF”, el nombre de la persona física o jurídica a la cual se
le debe generar el pago. Así como definir si desea el pago mediante
cheque o transferencia, en cuyo caso debe indicar los datos requeridos
para la realización de la transferencia bancaria.
5.3 La asistente administrativa verifica que la documentación se encuentre
completa según el punto anterior y procede a realizar la boleta de
presupuesto. En el caso de hacer falta algún requisito deberá
comunicárselo al encargado.
5.4 Una vez verificada la información, la asistente administrativa remite la
documentación a la Dirección Ejecutiva para el trámite interno de
aprobación de factura por parte del Presidente y Tesorero.
La remisión de boletas a la Dirección Ejecutiva se realizará los días jueves
de cada semana, o bien, su día hábil anterior en caso de feriados,
asuetos, etc.
5.5 La asistente administrativa una vez que la boleta contenga todas las
firmas, deberá dar trámite ante el Departamento de Financiero del CFIA,
quien dispone por procedimientos internos, de 22 días hábiles para
realizar el pago.
En el caso de no ser aprobada la boleta, se realizará comunicación al
encargado indicando por qué se rechazó el trámite.
6. De las Autorizaciones y Vigencia
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Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este
procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva
y la Junta Directiva del CITEC.
Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación.
7. Anexos
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7.1. Diagrama de Flujo
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7.2. Boleta de Ingreso de Facturas (BIF)
Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr)