P-GT0004 Procedimiento de liquidación de actividades

Código: CITEC P-F0004
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Versión: 01
Fecha de Emisión: Marzo 2015
Hecho por:
Revisado y Aprobado por: Referencia:
Dirección Ejecutiva
Junta Directiva CITEC
Sesión #, Acuerdo#
Procedimiento de liquidación de
actividades de desarrollo del agremiado
1. Objetivo
Definir la estructura y forma de liquidación de facturas para satisfacer las
necesidades de pago relacionadas al desarrollo de actividades para los
agremiados.
2. Alcance
Este procedimiento define los pasos que deben seguir los grupos de trabajo para
el trámite oportuno y exacto de los documentos de pago correspondiente a la
liquidación de la partida de capacitaciones de cada centro de costo del
presupuesto del CITEC.
3. Definiciones
3.1 Actividades: Entiéndase como cursos de capacitación, desayunos técnicos,
giras técnicas, charlas, conferencias, mesas redondas, foros, talleres,
seminarios, congresos o cualquier otra actividad que atienda las necesidades
de educación continua, ejercicio profesional y desarrollo integral de los
agremiados al CITEC.
3.2 Boleta de Ingreso de Facturas (BIF): formulario oficial del Colegio de
Ingenieros Tecnólogos con la información referente a la factura específica a
tramitar para la liquidación de gastos
3.3 Boleta de presupuesto: documento oficial del CFIA para liquidación de
gastos.
3.4 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de
trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas.
3.5 CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos.
3.6 CITEC: Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
3.7 DE: Dirección Ejecutiva.
3.8 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación, coordinador
del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el caso de las
asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se considerará como
encargados al presidente y tesorero.
3.9 Factura: Documento con el que se comprueba el gasto.
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3.10
JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
3.11 Liquidación: acción de hacer efectivo el ajuste formal de una cuenta, al
pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma.
3.12 Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada concepto de
gasto que se ha presupuestado, en este caso específico: capacitación.
3.13 Reintegro: Liquidación de un gasto cuando el mismo ya fue ejecutado y
pagado.
4. Responsables
4.1 Asistente administrativa: recibir documentación para iniciar el proceso de
liquidación de gastos, elaborar la boleta de presupuesto, remitir la boleta de
presupuesto y demás información a la Dirección Ejecutiva y posteriormente
a su autorización, tramitar el respectivo pago con el Departamento de
Financiero del CFIA.
4.2 Departamento de Financiero: tramitar el pago correspondiente según
boleta de presupuesto y procedimiento del CFIA.
4.3 Dirección Ejecutiva: coordinar el trámite interno del CITEC de aprobación
de la factura.
4.4 Encargado(s): solicitar ante la asistente administrativa el trámite de la
liquidación de la factura correspondiente, garantizando el cumplimiento de
este procedimiento.
5. Procedimiento
5.1.
Solicitud de (los) encargado(s) a la asistente administrativa del inicio
del proceso de liquidación del gasto mediante el llenado de la “Boleta
de Ingreso de Facturas (BIF)”
5.2.
Además, deberá presentar los siguientes requisitos:
i.
ii.
iii.
Informe de Cierre de Actividades (Según formato “Informe
de Cierre de Actividades”)
Copia de la lista de asistencia.
Factura(s) cumpliendo los siguientes requisitos:
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a.
b.
c.
Encontrarse a nombre de la siguiente razón
social: CFIA-CITEC- (nombre de Asociación o
grupo de trabajo)
Indicar fecha del servicio o compra.
Debe contener la firma de el/los encargado(s)
En caso de un grupo de trabajo con personería jurídica, podrá presentar
una única factura que abarque el total de los gastos a liquidar
correspondientes a la actividad, para lo cual deberá adjuntar copia de
las facturas que respalden dicho monto.
Si el pago de la factura tramitada corresponde a un reintegro, se debe
indicar en la solicitud el nombre de la persona física o jurídica a la cual
se le debe generar el pago. Así como definir si desea el pago mediante
cheque o transferencia, en cuyo caso debe indicar los datos requeridos
para la realización de la transferencia bancaria.
5.3
Una vez verificada la información, la asistente administrativa remite la
documentación a la Dirección Ejecutiva para el trámite interno de
aprobación de factura por parte del Presidente y Tesorero.
La remisión de boletas a la Dirección Ejecutiva se realizará los días
jueves de cada semana, o bien, su día hábil anterior en caso de
feriados, asuetos, etc.
5.4
La asistente administrativa una vez que la boleta contenga todas las
firmas, deberá dar trámite ante el Departamento de Financiero del
CFIA, quien dispone por procedimientos internos, de 22 días hábiles
para realizar el pago.
En el caso de no ser aprobada la boleta, se realizará comunicación al
encargado indicando por qué se rechazó el trámite.
6. De las Autorizaciones y Vigencia
Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este
procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva
y la Junta Directiva del CITEC.
Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación.
7. Anexos
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7.1. Diagrama de Flujo
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7.2. Boleta de Ingreso de Facturas (BIF)
Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr)
7.3. Formato “Informe de Cierre de Actividades”
Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr)