Code of Conduct - Hellmann Worldwide Logistics
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Code of Conduct Code of Conduct Índice Índice Introducción3 F.A.M.I.L.Y nuestro ADN 5 F.A.M.I.L.Y - Somos Hellmann 6 First, People First 6 All About The Customers, Always 6 Making It Work Better, Everyday 6 Innovation and Entrepreneurship 6 Live Sustainability 7 You and Me 7 Acerca de Hellmann 8 Historia empresarial: Cuarta generación en propiedad familiar 9 Los gansos: Un símbolo de nuestros ideales e historia 10 Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”)11 Introducción12 Derechos humanos y estándares laborales 13 Responsabilidad social 14 Sostenibilidad medioambiental 15 Lucha contra la corrupción 16 Nuestro código 18 Declaración de políticas 19 Antimonopolio20 Restricciones22 Empleo justo y equitativo 23 Conflictos de intereses 25 Conflicto de intereses definido 26 Prohibición de uso 27 Notificación y presentación de informes 27 Confidencialidad28 Seguridad de la información 30 Quejas y comentarios 32 Notificación33 Sin represalias 33 Cambios del presente código 33 2 Introducción Code of Conduct Introducción El código de conducta de Hellmann obliga a nuestros directores, responsables, gerentes, empleados, agentes, subsidiarias o filiales (“Hellmann” en conjunto) a cumplir los estándares más altos de conducta empresarial. La observación del presente código de conducta y del programa de cumplimiento, los manuales y políticas de Hellmann es esencial para ganar y mantener la confianza y el apoyo de nuestros clientes, proveedores y empleados. Más importante aún, el cumplimiento es una necesidad moral. El mundo en que opera Hellmann hoy es cada vez más complejo. Estas complejidades generan nuevos retos éticos conforme nos adaptamos nosotros mismos y la empresa a nuevas situaciones desconocidas. Estas son las razones por las que Hellmann necesita un conjunto centralizado de directrices que funja como una hoja de ruta legal y moral para la empresa y sus empleados. Aunque cada apartado a continuación tiene un fin específico, juntos ofrecen un enfoque y una visión integral de nuestros valores centrales y la forma en que gestionamos nuestro negocio en todo el mundo. El presente código de conducta de Hellmann y el programa de cumplimiento reflejan nuestro compromiso para hacer lo necesario en términos legales y éticos. Estos principios son necesarios no sólo para satisfacer los requisitos cambiantes en las áreas donde operamos, sino también para gestionar las operaciones de Hellmann con eficiencia y efectividad. Esperamos que todos los miembros de Hellmann comprendan y sigan los requisitos del programa de cumplimiento, el presente código de conducta, nuestras políticas y procedimientos, y las leyes locales aplicables. El programa de cumplimiento de Hellmann y este código de conducta brindan una guía para reconocer y tratar cuestiones éticas, y facilitan mecanismos para informar sobre una conducta poco ética y promover una cultura de honestidad y responsabilidad. 4 Code of Conduct Introducción F.A.M.I.L.Y – nuestro ADN La esencia de Hellmann Worldwide Logistics es nuestro ADN corporativo: F.A.M.I.L.Y First, People First All about the Customers, Always Making it Work Better, Everyday Innovation and Entrepreneurship Live Sustainability You and Me Hellmann se enorgullece de haber sido siempre una empresa familiar donde cada generación cuida de su crecimiento y reputación en el mercado en beneficio de la siguiente generación. Nuestros propietarios actuales, Jost y Klaus Hellmann, siguen involucrados directamente en la gestión diaria de la compañía e infunden a cada empleado el espíritu de inclusión y la necesidad de anteponer los intereses de los demás: en esencia, F.A.M.I.L.Y Nuestros genes corporativos y valores familiares siguen inspirando el modo en que todos piensan y actúan en nuestra red global, con independencia del país, la sucursal o el empleado, lo que garantiza la longevidad de la filosofía de Hellmann en el futuro. Centramos la atención general en brindar durabilidad y sostenibilidad a medida que avanzamos en la colaboración con nuestros clientes. Nuestra flexibilidad, el hecho de que somos una empresa privada y nuestra estabilidad financiera nos diferencian de la competencia. Personalizamos nuestras relaciones y así podemos asociarnos. Confiamos en que usted también pueda percibir nuestra sinceridad y compromiso, no sólo en nuestra relación como socios, sino también como parte de nuestra familia. Nuestro objetivo hoy sigue siendo el mismo que cuando Carl Heinrich Hellmann constituyó la empresa en 1871: mantener la satisfacción de los clientes mediante la generación de valor. 5 Code of Conduct Introducción F.A.M.I.L.Y – Somos Hellmann La familia no sólo define quiénes somos, sino que también conforma la base de nuestro ADN corporativo: F.A.M.I.L.Y A fin de cuentas, creemos que nuestro ADN corporativo es mucho más que meras palabras. Nuestros genes corporativos y valores familiares siguen inspirando la forma en que piensan y actúan todos en nuestra red global, con independencia del país y de generación en generación. También siguen determinando la integridad y la confianza mutua con que hacemos crecer tanto nuestro negocio como el de nuestros socios. First, People First En Hellmann, creamos y mantenemos un entorno agradable, estimulante y alentador que atraiga, retenga y anime a las buenas personas. A través de la formación, la compensación y el reconocimiento, animamos a que nuestra gente desarrolle sus talentos en un ambiente de confianza y respeto mutuo. Nuestra gente son la esencia de nuestro éxito: determina la percepción de nuestra organización por parte de los clientes. Influye directamente en la satisfacción y la fidelidad de los clientes. All About The Customers, Always Buscamos siempre mejorar nuestra capacidad de aumentar el valor de nuestros servicios para superar las necesidades y expectativas de los clientes. Nos esforzamos por brindar la experiencia que realmente quieren nuestros clientes en cualquier parte del mundo; para ello, los escuchamos y dedicamos tiempo a conocerlos y entenderlos mejor. Nos llena de orgullo ser una organización orientada hacia el cliente, y nos aseguramos de tener a nuestros clientes en mente en todas las tareas. Making It Work Better, Everyday Mediante procesos empresariales y normas de alta calidad, aumentamos nuestra agilidad organizativa y la eficiencia operativa. Aprovechamos cualquier oportunidad para minimizar costes a través de una mejor productividad y excelentes relaciones con los proveedores con el fin de no sólo mejorar nuestros resultados, sino de aumentar también nuestra propuesta de valor hacia nuestros clientes. Innovation and Entrepreneurship En Hellmann, fomentamos la creatividad, la innovación y el espíritu emprendedor, y creamos un entorno donde está bien asumir riesgos. Animamos a nuestra gente a salirse de los cánones establecidos, y promovemos siempre la personalización del servicio para estar al día de las necesidades y expectativas siempre cambiantes de nuestros clientes. 6 Code of Conduct Introducción Live Sustainability En Hellmann, nos tomamos en serio la prestación de servicios basados en los principios de sostenibilidad económica, ecológica y social para así crear nuevas oportunidades para las futuras generaciones. Tenemos en cuenta y nos responsabilizamos por las personas, comunidades y entornos dentro de las regiones donde operamos. Con estos principios de desarrollo sostenible, aseguramos el futuro de nuestro negocio familiar. You and Me Cada día, “You and Me” asume nuevos objetivos y retos: ya sea que un envío deba llegar a destino con éxito, que un proceso de trabajo concreto se someta a cambios, o cuando se desarrollan nuevos conceptos. ”You and Me” es sinónimo de nuestro compromiso mutuo, nos ilumina en épocas en que necesitamos apoyo de los demás, nos inspira a echar una mano al prójimo cuando es necesario y nos motiva a trabajar juntos. ¡Las relaciones “You and Me” duran generaciones! 7 Acerca de Hellmann Code of Conduct Acerca de Hellmann Historia empresarial: Cuarta generación en propiedad familiar Fundada en 1871 por Carl Heinrich Hellmann, nuestra empresa comenzó con un solo hombre que, usando un carruaje tirado por caballos, entregaba paquetes en los alrededores de Osnabruck, una ciudad del norte de Alemania. En la cuarta generación, los bisnietos de Carl Hellmann, Jost y Klaus, gestionan la empresa con una red activa en 157 países del mundo. Hoy somos una organización verdaderamente global pero aún recordamos nuestras raíces: Continuamos valorando cada cliente y tratando cada proyecto como un desafío único que requiere de una solución única. Esta sólida combinación de un enfoque individual dentro de un marco internacional, asegura que siempre podamos brindar soluciones logísticas de la más alta calidad y adaptadas a cada cliente. Nos esforzamos constantemente por desarrollar formas mejores y más eficientes de trabajar, ya sea implementando tecnologías vanguardistas, aumentando el número de servicios que ofrecemos o ex- pandiendo nuestra red de sucursales y almacenes. Esta mentalidad dinámica se refleja en nuestro lema “Thinking Ahead, Moving Forward” y pone de manifiesto un historial de innovación incorporado en cada departamento del Grupo Hellmann. Nuestra adaptabilidad es y sigue siendo posible gracias a la calidad de nuestra plantilla. Tratamos activamente de contratar empleados capaces y comprometidos, y de generar un entorno de trabajo donde puedan desarrollar su potencial y brindar resultados que garanticen nuestro éxito y su satisfacción. Nuestra transformación de una empresa unipersonal a uno de los proveedores de logística líderes en el mundo es el resultado de la suma de todos estos factores. Constituyen los fundamentos de nuestro negocio y son la razón de los logros pasados, la base del éxito futuro y los valores que hacen hoy de Hellmann la opción correcta para usted. 9 Code of Conduct Acerca de Hellmann Los gansos Un símbolo de nuestros ideales e historia Los gansos fueron elegidos como símbolo de Hellmann porque estos pájaros aparecen en el escudo de la familia. Nuestra empresa es familiar y creemos que los gansos representan el vínculo entre la empresa y los valores que trasladamos al lugar de trabajo. Los gansos son más que simplemente un símbolo de nuestros ideales y nuestra historia: también nos proporcionan algunas lecciones valiosas. La belleza de la forma de la bandada es apreciada por muchas personas, pero la famosa “V” es en realidad una fenomenal demostración de ciencia y cooperación. La formación es ingeniosamente aerodinámica: Cuando el ganso líder despliega sus alas, crea bolsas de aire con inferior resistencia; cada ganso que va por detrás de él vuela a través de esas bolsas, ahorrando preciada energía en el proceso. Repetida millones de veces en el curso del viaje, esta eficiencia permite a la bandada vo- lar más lejos, tanto más lejos que, sin cada uno de los otros, les sería imposible alcanzar su destino. Ningún ganso podría completar la migración solo pero, trabajando juntos, lo hacen todos los años. Este acto de cooperación se combina con la habilidad de adaptarse minuto a minuto a los cambios en las condiciones. Los pájaros alternan su posición en la formación, afinándola constantemente para crear la forma óptima, de acuerdo a la altitud específica, la dirección del viento y la velocidad. Mientras los gansos hacen estos ajustes por intuición, nosotros en Hellmann desarrollamos e implementamos sistemas de información y comunicación diseñados para mejorar la cooperación y la eficiencia como si fuera de un modo instintivo. Podemos aprender aún más del modo en que los gansos interactúan en tierra firme. Demuestran una persistente devoción al retornar al mismo lugar año tras año y al elegir una sola pareja para permanecer con ella para siempre. Como ellos, creemos en la idea de la lealtad y conocemos las recompensas que se obtienen de las relaciones a largo plazo. Por eso, procuramos activamente construir lazos igualmente beneficiosos y duraderos con nuestro personal y nuestros clientes. Estos hermosos pájaros han sido el símbolo de Hellmann por décadas y por su calidad de íconos como uno de los viajeros más experimentados de la madre naturaleza, sentimos que nuestros amigos de singular plumaje nos han acompañado en nuestro propio y exitoso recorrido, en el que pasamos de ser un servicio de entrega unipersonal a convertirnos en un proveedor logístico global. Y así como los gansos comprenden el valor de trabajar juntos y de permanecer con el mismo compañero año tras año, sabemos que cuando usted trabaja con Hellmann, se beneficia haciendo negocios con nosotros, una y otra vez. 10 Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”) Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”) Code of Conduct Introducción El Pacto Mundial de las Naciones Unidas es una iniciativa de responsabilidad social corporativa que busca mejoras continuas en las áreas de derechos humanos, trabajo, medio ambiente y lucha contra la corrupción a través de un acuerdo voluntario de las compañías con las Naciones Unidas para adoptar medidas que contribuyan a un crecimiento continuo y ordenado de esta iniciativa. Al formar parte del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, las empresas pueden adoptar una política transparente reconocida en todo el mundo y colaborar en soluciones para retos comunes afrontados en la economía y la sociedad. Hellmann se enorgullece de ser una de sus compañías colaboradoras. En la compleja y dinámica era moderna de la globalización, las empresas desempeñarán un papel clave a la hora de perfilar y mantener dicha globalización mediante la gestión ética y el desarrollo de servicios que satisfagan necesidades económicas, medioambientales, sociales y culturales. Para Hellmann, la sostenibilidad significa brindar de forma responsable valor a largo plazo en términos sociales, medioambientales y éticos, mostrando un respeto profundo por los entornos sociales, políticos y económicos donde operamos. Por estos motivos, Hellmann comparte y apoya las ideas y los objetivos del Pacto Mundial de las Naciones Unidas. 12 Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”) Code of Conduct Derechos humanos y estándares laborales Hellmann está convencido de que adoptar y respetar los derechos humanos (acorde con la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas) en todo el mundo y, por tanto, cumplir esta política y el código de conducta es obligatorio para todos los empleados y oficinas. Conforme a nuestra política empresarial, actuamos con integridad y equidad, y tratamos a todos los empleados y personas con dignidad, decencia y respeto ofreciendo un entorno de trabajo saludable y seguro. Nuestro compromiso con los derechos humanos no sólo garantiza que los empleados tengan derecho a negociaciones colectivas (conforme a todas las reglas, leyes y normativas), sino que Hellmann también colabora y se comunica regularmente con las asociaciones, juntas y consejos laborales locales. Hellmann considera que las violaciones activas y pasivas de los derechos humanos son intolerables y, por tanto, una violación de este código de conducta puede derivar en las medidas disciplinarias pertinentes. a pesar de que la edad mínima de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) es de catorce (14). Nos sentimos orgullosos de que nuestros empleados sean tan productivos y motivados, y creemos que es el resultado directo de centrarnos en brindar un equilibrio saludable entre la vida familiar y profesional. Así, Hellmann prohíbe cualquier forma de trabajo forzado u obligatorio o infantil (no sólo en nuestras plantas, sino también en las de nuestros proveedores). Nuestra política es emplear sólo a personas con una edad mínima de dieciséis (16) años Vemos las diversidades y diferencias de nuestra plantilla como uno de nuestros mayores activos que merece todo el respeto. 13 Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”) Code of Conduct Responsabilidad social Nuestra promesa de responsabilidad social incluye no sólo a nuestros empleados, sino también a nuestros socios, y se manifiesta de dos maneras distintas. La primera se ve en nuestros esfuerzos activos por mejorar el nivel de vida de todos nuestros empleados mediante la educación, comprensión y respeto. Para satisfacer este objetivo, mantenemos un lugar de trabajo agradable y equitativo, y hemos establecido nu- merosos programas, como la formación interna, horarios flexibles para padres y el patrocinio de actos benéficos, para permitir que toda la plantilla pueda sentir la satisfacción de maximizar su potencial en Hellmann. mundial. Esta norma reconocida a escala internacional reafirma nuestra convicción de respetar los derechos humanos, prevenir todo tipo de discriminación, erradicar del trabajo infantil y la promover la libertad religiosa. No obstante, creemos que nuestro deber va más allá y así la norma SA 8000 es la base de nuestra responsabilidad social para nuestra red 14 Nuestro compromiso con el pacto mundial de las naciones unidas (“UNGC”) Code of Conduct Sostenibilidad medioambiental Como empresa familiar que va por la cuarta generación, comprendemos bien la idea de generar un legado duradero para las generaciones futuras del que sentirse orgulloso. Creemos que la sostenibilidad medioambiental es una prolongación de este ideal y que no es una opción, sino una necesidad. Seguimos luchando por aumentar las prácticas ecológicas dentro de la red de Hellmann en aras de las futuras generaciones, y cumplimos con nuestra parte para asegurar que haya suficientes recursos para salvaguardar su salud, prosperidad y calidad de vida. Sabemos que los retos de sostenibilidad sólo se pueden superar cambiando conductas sobre el uso de los recursos naturales de nuestro planeta y mostrando determinación e imaginación al implementar los cambios necesarios en nuestras prácticas empresariales. Aunque puede parecer imposible de lograr sin comprometer la calidad del servicio, nuestra compañía puede presumir de encontrar soluciones innovadoras y creativas para combatir problemas potenciales. Hoy día, aprovechamos nuestra tradición en innovación para mantener y mejorar nuestra excelente gama de productos y servicios, al mismo tiempo que buscamos formas aún mejores de optimizar nuestro legado medioambiental. Para una compañía activa en todo el mundo como Hellmann Worldwide Logistics, el desarrollo de intereses económicos está conectado intrínsecamente a nuestra responsabilidad con el entorno, y la idea del desarrollo sostenible forma parte de sus prioridades desde hace tiempo. En Hellmann, nos comprometemos a trabajar dentro de un sistema estructurado de gestión medioambiental con métodos orientados hacia las tareas, autosupervisión continua y auditorías externas periódicas. Para todas nuestras actividades aplicamos objetivos con el fin de generar desarrollo sostenible. Algunas de nuestras tareas incluyen: reducción de residuos y reciclaje reducción de emisiones de gases de efecto invernadero en todos los vehículos ahorro energético y reducción de la electricidad en el lugar de trabajo certificado ISO 14001 eliminación de sustancias químicas y agentes de limpieza contaminantes en el lugar de trabajo maximización de las zonas verdes en exteriores patrocinio de programas ecológicos y respetuosos con el medio ambiente Reconocemos que aún queda mucho por hacer, y estamos comprometidos con asegurar que todas nuestras actividades y servicios empresariales seguirán siendo responsables en términos económicos, medioambientales y sociales. 15 Lucha contra la corrupción Lucha contra la corrupción Code of Conduct A medida que Hellmann sigue ampliando y dirigiendo su negocio a escala mundial, es imperativo que los empleados de Hellmann actúen conforme a las leyes anticorrupción en todo el mundo. Aparte de muchas leyes locales vigentes, las dos normativas más destacadas aquí son la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras (FCPA) de Estados Unidos y la Ley contra Sobornos (The Act) del Reino Unido, ambas aplicables en cómo Hellmann gestiona su negocio en todo el mundo. Asimismo se aplican a nuestras filiales, subsidiarias, socios, proveedores, subcontratistas y empleados (“personal de Hellmann”) 17 Code of Conduct Lucha contra la corrupción Nuestro código El código de conducta de Hellmann prohíbe al personal de Hellmann usar, aceptar u ofrecer actos de cohecho, sobornos o fraude como formas de realizar negocios, de influir o de comprometer su conducta o la del destinatario. Cualquier empleado de Hellmann que reciba, acepte, facilite, ofrezca o apruebe el cohecho, soborno u otro pago ilegal, o intente iniciar estos tipos de actividades (o cualquier otra actividad que pueda comprometer o empañar la reputación de Hellmann), será objeto de las correspondientes medidas disciplinarias. En el manual de cumplimiento global sobre anticorrupción y antimonopolio se pueden encontrar más detalles o directrices específicas. 18 Code of Conduct Lucha contra la corrupción Declaración de políticas Nadie podrá ofrecer, dar o prometer dar dinero ni cualquier otra cosa de valor material, ni autorizar tal pago, consideración o regalo a: cualquier empleado gubernamental nacional o extranjero, funcionario, representante o agente; o cualquier departamento gubernamental, agencia o instrumento de cualquier gobierno nacional o extranjero; o cualquier partido político nacional o extranjero, candidato u otro funcionario político con el fin de influir sobre cualquier acto o decisión de tal persona o inducirla a tomar o abstenerse de tomar cualquier medida que viole sus obligaciones legales, o inducirla a usar su influencia con el gobierno para afectar o influir en cualquier decisión gubernamental relativa a obtener o mantener un negocio. Se debe prestar especial atención a “conocer al cliente”. Los “funcionarios gubernamentales” son los empleados de compañías en propiedad total o parcial del gobierno (p. ej. muchas compañías en China son propiedad total o parcial del gobierno). 19 Antimonopolio Code of Conduct Antimonopolio Nuestra política es cumplir totalmente con las leyes antimonopolio aplicables a nuestras operaciones en todo el mundo. El principio subyacente tras estas leyes es que una persona que adquiere bienes o servicios en el mercado debería poder seleccionar de entre varias opciones a precios competitivos sin restricciones artificiales como fijación de precios, carteles y monopolios ilegales, boicots y acuerdos. Hellmann también cree en estos principios de empresa libre y competitiva, y está comprometida firmemente con ellos. Ciertas violaciones de las leyes antimonopolio están consideradas delitos penales, lo que puede implicar sanciones y multas monetarias considerables. Por estos motivos, el cumplimiento de la normativa antimonopolio es muy importante para el Grupo Hellmann y todo nuestro personal 21 Code of Conduct Antimonopolio Restricciones Como las leyes antimonopolio y sobre la competencia son muy complejas, el siguiente resumen (que se encuentra más detallado en el manual de cumplimiento global sobre anticorrupción y antimonopolio de Hellmann) destaca varias situaciones en las que hay que estar alerta: Todo el personal de Hellmann tiene prohibido hablar con la competencia sobre: precios pasados, presentes o futuros, políticas de precios, precios de arrendamiento, pujas, descuentos, promociones, beneficios, costes, márgenes, nuevos productos o procesos no dados a conocer antes, términos o condiciones de venta, garantías, elección de clientes, mercados territoriales, planes o capacidad de producción. Todo el personal de Hellmann tiene prohibido hablar o pactar con la competencia los precios que Hellmann o la com- petencia cargará a un cliente o clientes, así como otros términos o condiciones de ventas de nuestros servicios o los suyos, ni hablar o pactar la asignación de clientes o los territorios donde prestan servicios. Los precios de la competencia sólo se podrán obtener de fuentes distintas a la competencia, como listas publicadas y clientes mutuos. Se recomienda dejar constancia directamente en estos materiales acerca de la procedencia y el momento en que se recibieron. Entre estos temas se incluyen: –– –– –– –– Precios Descuentos Exclusión de miembros Términos y condiciones de venta, o estandarización por parte de la competencia de los términos y condiciones que se deben ofrecer a un cliente o posibles clientes –– Prioridades/Asignaciones de mercados geográficos o de productos –– Pujas de contratos o clientes específicos –– Negativa a aceptar o tratar a un cliente Si en cualquier reunión de una asociación comercial usted se da cuenta de que hay una conversación formal o informal sobre los siguientes temas, debería abandonar de inmediato la reunión y notificar sobre el asunto al responsable de cumplimiento regional. 22 Empleo justo y equitativo Code of Conduct Empleo justo y equitativo Hellmann está comprometida con ofrecer y promover la igualdad de oportunidades entre todos los empleados y aspirantes. Para ello, Hellmann ha cumplido siempre y sigue cumpliendo en su totalidad con el espíritu y la letra de todas las leyes y normativas locales, estatales, provinciales, federales y nacionales aplicables, e implementa los objetivos de imparcialidad e igualdad de oportunidades profesionales para todas las personas. Hellmann no discrimina ni tolera cualquier discriminación (o cualquier otra forma de trato in- justo) en las prácticas u oportunidades de empleo por motivo de raza, ascendencia, color, religión, género, orientación sexual, estado civil, origen nacional, edad, discapacidad, nacionalidad, condición de veterano, obligación de servicio militar o cualesquiera otras características (todas consideradas “factores prohibidos”) que supongan una violación de los derechos humanos. Nuestras políticas y prácticas de recursos humanos pretenden garantizar que todos los emplea- dos sean tratados por igual, y que la contratación y la promoción se consigan sin tener en cuenta los factores prohibidos; que las decisiones sobre empleo se tomen conforme al principio de igualdad de oportunidades profesionales; y que todas las medidas del personal que impliquen una condición o privilegio laboral se administren sin tener en cuenta los factores prohibidos que pueden estar protegidos por ley o que se podrían considerar una violación de los derechos humanos. 24 Conflictos de intereses Code of Conduct Conflictos de intereses Todos los empleados de Hellmann deberían asegurarse de que sus actividades e intereses particulares no interfieran con las responsabilidades o intereses de Hellmann. Pueden darse muchos casos en que los intereses personales choquen, real o aparentemente, con los de Hellmann o la lealtad hacia Hellmann. un empleado de Hellmann, o el asociado, amigo, pariente o familiar del empleado reciba u ofrezca beneficios inadecuados derivados de la posición del empleado dentro de Hellmann. En cualquier caso, debería evitar situaciones que incluso puedan parecer un conflicto de intereses. Conflicto de intereses definido Existe un conflicto de intereses cuando haya una negociación propuesta o real entre Hellmann y un tercero con quien un empleado de Hellmann tenga una relación familiar, social, empresarial o laboral directa o indirecta, o un interés financiero. También existe conflicto de intereses cuando se pueda esperar razonablemente que las actividades privadas de un empleado de Hellmann o su implicación afecten de alguna forma su objetividad o juicio a la hora de proteger y promover los intereses de Hellmann, o cuando 26 Code of Conduct Conflictos de intereses Prohibición de uso de Hellmann. Tampoco podrá usar la propiedad, información o posición en Hellmann para beneficios personales diferentes a la propia actividad profesional; los empleados tampoco podrán competir con Hellmann. Su obligación es priorizar los intereses legítimos de la empresa cuando surja la oportunidad. A veces, debido a la naturaleza cambiante de Todos los empleados actuarán de buena fe en todas las transacciones relativas a sus obligaciones con Hellmann y no usarán sus cargos de ninguna manera contraria a los intereses de Hellmann ni para promover sus propios intereses empresariales ni los de familiares, amigos o socios empre- supondrá o ya supone un conflicto de intereses, el empleado deberá: (i) informar por completo y de inmediato sobre todos los conflictos de intereses conocidos y potenciales a un responsable corporativo o directivo superior, así como sobre los hechos concernientes a la transacción o planes relativos a un conflicto de intereses conocido o potencial; (ii) abstenerse de actuar o participar en la decisión sobre cualquier tema que represente un conflicto de intereses real, o así lo parezca, para tal empleado o el cargo del empleado dentro de Hellmann; y (iii) abstenerse de asistir a toda nuestra actividad, una situación antes aceptable sariales. Si cree que una situación ha supuesto, reunión o deliberación sobre el tema. Asimismo, no podrá aprovechar oportunidades a nivel particular que haya descubierto mediante el uso de la propiedad, información o su posición dentro pasa a convertirse en un posible conflicto de intereses. En estas situaciones, quizá sea necesario que deje una actividad que antes era aceptable. Notificación y presentación de informes 27 Confidencialidad Code of Conduct Confidencialidad Nuestros clientes, distribuidores, suministradores y proveedores de servicios deberán poder interactuar con nosotros sabiendo que el contenido de sus comunicaciones y registros se tratará confidencialmente y de manera privada cuando corresponda. Debemos garantizar que la información confidencial y patentada esté protegida y que la información revelada por Hellmann sea precisa. Cada empleado de Hellmann debe, por tanto, mantener la confidencialidad de la información que Hellmann o sus clientes le han confiado, excepto cuando la revelación esté autorizada o exigida legalmente. No podrá usar por ningún motivo la información confidencial cuando suponga una violación de los términos con los que se reveló, ni permitirá que terceros obtengan tal información cuando suponga una violación de dichos términos. La adquisición, posesión o utilización indebida de información confidencial es inadecuada y puede ser ilegal en ciertos casos. Si us- ted sabe o cree que se ha obtenido información indebidamente del titular de la información o se ha recabado de un tercero que estaba sujeto a la obligación de confidencialidad con respeto al titular, no podrá usar tal información. Puesto que cada empleado debe guardar y proteger la información confidencial de la compañía, los empleados no podrán divulgar, revelar, proporcionar, comunicar, duplicar ni hacer accesible cualquier información confidencial a personas o entidades empresariales. Los empleados tampoco podrán, bajo ninguna circunstancia, retirar información confidencial de los centros ni equipos de Hellmann a menos que lo autorice Hellmann. Los empleados están sujetos a esta obligación durante y tras el empleo con Hellmann, puesto que toda la información confidencial será propiedad exclusiva de Hellmann. Si su relación laboral con Hellmann finaliza por cualquier motivo, los empleados de- volverán inmediatamente a Hellmann toda la información confidencial y todas las copias de la misma, incluidos, sin limitarse a estos, todos los archivos, registros, documentos, hojas de cálculo, presentaciones de PowerPoint, tarifas, procedimientos, contratos, especificaciones, equipos y demás artículos relativos al negocio. 29 Seguridad de la información Code of Conduct Seguridad de la información Hellmann es una compañía moderna e innovadora que ofrece productos y servicios personalizados de alta calidad a sus clientes en todo el mundo. En este entorno, los procesos empresariales dependen mucho de la información que se procesa con las tecnologías de la información. La información y los sistemas de TI son activos esenciales de Hellmann y recursos vitales de nuestros clientes y empleados y por tanto críticos para los productos y servicios que suministramos. Es importante proteger estos activos para garantizar una operatividad empresarial adecuada y así aprovechar las ventajas de usar modernas tecnologías de la información con el fin de lograr una mayor satisfacción del cliente. La seguridad de la información se aplica a todos los empleados de las unidades de negocio, las plantas y las compañías asociadas de Hellmann en todo el mundo. Cubre toda forma de información escrita o transmitida electrónicamente, almacenada y procesada. Hellmann está estableciendo un sistema de gestión de seguridad de la información (ISMS, por sus siglas en inglés) para controlar el nivel de seguridad de la información con efectividad. El ISMS cumpliará con la norma internacional de gestión de seguridad de la información DIN ISO/IEC 27001. 31 Quejas y comentarios Code of Conduct Quejas y comentarios Notificación Hellmann anima encarecidamente a informar de inmediato acerca de todas las violaciones, ya sean potenciales o reales, del presente código de conducta. Se insta a todos los empleados a dirigirse en primer todos los empleados pueden informar sobre violaciones o incidentes en el sitio web sobre cumplimiento de Hellmann en www.hellmann.ethicspoint.com. Si lo desea, todos los informes se tratarán de forma anónima y confidencial siempre que sea posible. Sin represalias lugar a su supervisor, director, jefe/supervisor de departamento o recursos humanos (ya sea a la vez o no). Si, por algún motivo, los empleados no se sienten cómodos con esta opción o no pueden dirigirse a alguna de las mencionadas personas, los empleados acudirán entonces a la dirección superior. Asimismo, Hellmann mantiene una política estricta contraria a las represalias contra cualquier empleado que, de buena fe, informe sobre incidentes que crea que violen el presente código de conducta o cualquier otra política de Hellmann. Tampoco será represaliado ningún empleado por participar en la investigación de cualquier supuesta violación del presente código de conducta o una política de Hellmann. Hellmann considera que las represalias son una violación severa del presente código de conducta y le exhorta a informar sobre cualquier caso de represalia de inmediato, tal como haría con cualquier violación del presente código, la ley o la política de Hellmann. Hellmann investigará y resolverá las denuncias de represalias del mismo modo que los informes de otras violaciones del presente código, la ley o la política de Hellmann. Sin embargo, si la investigación resulta en que un empleado acusó en falso a propósito a otra persona de una violación del presente código, la ley o la política de Hellmann, el empleado denunciante será objeto de una medida disciplinaria que podría suponer la rescisión de su contrato laboral. Cambios del presente código El presente documento reemplaza y sustituye a todos los demás códigos de conducta anteriores en la medida que resulten incoherentes. Sólo el Departamento de cumplimiento de Hellmann podrá renunciar, alterar, modificar o actualizar el presente código de conducta. Hellmann se reserva el derecho de realizar cambios, modificaciones o alteraciones en el presente código, con o sin previo aviso, y a discreción única y exclusiva de la compañía. 33
