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Dirección General
Sistema Institucional de
Archivos
Día
Mes
24
07
Pág:
1
De:
3
Año
2013
MX-09-GDF-CPPA-GGFAH-2014
GUÍA GENERAL DE FONDOS DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
INTRODUCCIÓN
En la actualidad los procesos de integración y del manejo de documentos y expedientes
requieren de criterios homogéneos que puedan sustentar a la organización archivística, como
es el caso de la Guía General de Fondos de Archivos Históricos, como lo establecen los
lineamientos generales, para la organización y conservación de los archivos de las Entidades
y Organismos del Gobierno del Distrito Federal.
OBJETIVO
La presente guía tiene como objetivo general dar a conocer los elementos de descripción
archivística en lo que respecta al fondo, sección, serie, periodos, volúmenes y metros lineales
de los acervos que conforman a este archivo histórico; así como ejemplificar la diferente
tipología documental que resguarda a este Organismo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Coordinar por series documentales, así como la descripción documental a los archivos
de este Organismo.
2. Identificar por fase documental y series a los documentos de la CAPREPA.
3. Organizar de acuerdo a los principios de organización archivística a las diferentes
series documentales.
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DISPOSICIONES GENERALES
Aplicación
1. Elaboración de la Guía General de Fondos de Archivos Históricos.
2. Cada Unidad Administrativa del Organismo elaborará su Catálogo de Clasificación
Archivística de sus series documentales de todos y cada uno de sus Archivos en
Trámite, Concentración e Histórico.
3. Los elementos de descripción son aplicables de la forma más amplia posible a los
archivos, sin tener en cuenta su volumen, etapa o espació físico.
4. El orden de integración de los archivos, será Archivo en Trámite, Archivo de
Concentración y Archivo Histórico.
5. La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental.
6. Los elementos de descripción determinados en la Guía son básicos y obligatorios, sin
menos cabo de que el Organismo pueda incorporar elementos adicionales, así como
convengan a sus necesidades de control.
7. Elaboración del Catálogo de Disposición Documental y sus instrumentos auxiliares,
tales como el Calendario de Caducidades, los Inventarios de Transferencias Primaria
y Secundaria, este último será para la selección de documentos con valor secundario
o histórico o bien a la ejecución de los procesos de baja o depuración documental.
8. La baja documental o depuración es el proceso de eliminación razonada y
sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios;
administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos:
evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los
documentos de archivo.
9. El valor documental es la condición de los documentos de archivo, en atención a su
naturaleza y valores primarios de carácter administrativo, legal o fiscal en los
archivos de trámite o concentración en razón de sus valores secundarios,
evidénciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservación
permanente en un archivo histórico. La valoración de documentos permite determinar
los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema de
Operación Archivística de la CAPREPA.
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10. La CAPREPA, cuenta con un formato de Transferencia Secundaria, e instructivo
elaborado de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística; Catálogo de
Disposición Archivística; Inventario de Archivo Histórico y Calendario de
Caducidades, que determinarán la baja definitiva o la guarda y custodia en el
Archivo Histórico de la Caja.
Excepción
1. En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contengan
más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel.
2. En los archivos previos al 2008, cuya estructura no esté establecida por serie, sé
aplicará para la descripción del nivel inmediato superior.
Responsabilidad
1. El Responsable del Archivo de Concentración será el encargado de elaborar la
relación de archivos.
2. El Área del Archivo de Concentración de la CAPREPA, será responsable de integrar
la Guía General de Fondos de Archivos Históricos.
RECOMENDACIONES
La Guía General de Fondos de Archivos Históricos, podrá actualizarse anualmente en la
fecha que así lo determine el COTECIAD.
Para su control interno, la CAPREPA podrá incorporar los elementos descriptivos de
aperturas, bajas o transferencias de expedientes o series documentales que sufrieron los
archivos durante el año inmediato anterior.