Evaluación del desempeño del personal directivo, administrativo y

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SEGUNDO
CONGRESO INTERNACIONAL DE NEGOCIOS
21,22 y 23 de octubre de 2009
Ciudad Obregón, Sonora; México.
Temática: “Innovando Estrategias… Generando el Futuro”
Área: Administración General
Evaluación del desempeño del personal directivo, administrativo y mantenimiento de una
institución particular de educación superior (Fase 1).
Mtra. Gloria Isabel Bojórquez Morales, Profesora de Tiempo Completo del Área Académica de
Ciencias Económico-Administrativas de la Universidad La Salle Noroeste, [email protected]
Mtra. Maria Guadalupe Leticia Ramírez Buentello, Coordinadora del Área Académica de
Ciencias Económico-Administrativas de la Universidad La Salle Noroeste, [email protected],
Ana Marissa Acosta Soto, Pasante de la Lic. En Recursos Humanos de la Universidad La Salle
Noroeste, [email protected]
Universidad La Salle Noroeste, calle Veracruz s/n, Fracc. Obregón Norte, Cd. Obregón, Sonora.,
Teléfono, 4 10 60 00, 4 10 60 30, 4 10 60 28 Fax 4 10 60 03
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RESUMEN
El desempeño del recurso humano de una organización es fundamental en el logro de los
objetivos y metas de las mismas, por lo tanto, en las instituciones educativas como
organizaciones que son, es importante evaluar el desempeño de su personal, pero no solo del
personal docente sino de todos y cada uno de los que contribuyen a alcanzar las metas
institucionales. La institución particular de educación superior se lleva a cabo semestres tras
semestre la evaluación docente, y se mide el avance de los proyectos del Plan Maestros pero no
se tiene un sistema de evaluación del desempeño para el personal no académico, es por ello que
el objetivo de este proyecto es diseñar un sistema de evaluación del desempeño del personal
directivo, administrativo y mantenimiento de una institución particular de educación superior del
sur del estado de Sonora con el fin de obtener información objetiva sobre la efectividad de la
institución. Para ello, se investigaron las diferentes técnicas de evaluación del desempeño,
seleccionándose la evaluación de los 360 grados para los directivos y de 180 grados para el
personal administrativo y mantenimiento. Con el objeto de establecer las categorías
e
indicadores de la evaluación se analizó el plan maestro de la institución, las descripciones de
puestos y las características esenciales que deben de cumplir cada una de las personas que ocupan
el puesto; además se establecieron las relaciones de los puestos para conocer quien va a evaluar a
quien. Se elaboraron los formatos de evaluación de cada uno de los puestos y los participantes
del mismo. Por último, se integró un documento que contiene el objetivo y alcance del sistema
de evaluación del desempeño, descripción de cómo usarlo, revisiones y recomendaciones,
organigrama de la institución, las fuentes de evaluación de cada uno de los directivos, los
indicadores de evaluación para cada tipo de personal a evaluar, el procedimiento de
implementación de la evaluación del desempeño, cronograma de actividades, y los formatos de
evaluación.
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Antecedentes y Marco de Referencia
El factor humano es uno de los aspectos más importantes dentro de cualquier organización pues
de ello depende el correcto desempeño de sus actividades y el cumplimiento de los objetivos
establecidos; éste representa un activo indispensable con que cuenta una agrupación por lo que,
su efectiva gerencia es la clave del éxito. En razón de lo antes expuesto es imprescindible la
existencia de un buen programa de evaluación del desempeño con el fin de supervisar, capacitar y
mantener motivado al personal orientándolo al crecimiento personal, profesional y de la empresa.
Las evaluaciones de desempeño proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los
trabajadores y se considera que genera beneficios tanto para el trabajador y el jefe, así como para
la empresa. El empleado conoce los aspectos de comportamiento y desempeño que la
organización más valoriza en sus colaboradores, está informado acerca de cuáles son las
expectativas de su jefe respecto a su desempeño y así mismo, según él, sus fortalezas y
debilidades, así como las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño
(programas de entrenamiento, capacitación, desarrollo etc.)
En cuanto al jefe, una de las ventajas que obtiene al realizar la evaluación del desempeño es que
puede monitorear mejor el desempeño y el comportamiento de los empleados, teniendo como
base variables y factores de evaluación y, principalmente, contando con un sistema bien
planificado, coordinado y desarrollado para ello y así tomar medidas con el fin de mejorar el
comportamiento de los trabajadores. La empresa también resulta beneficiada ya que tiene
oportunidad de evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la
contribución de cada individuo. Invita a los individuos a participar en la solución de los
problemas y consulta su opinión antes de proceder a realizar algún cambio y de así poder
identificar a los trabajadores que requieran perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad
y seleccionar a los que tienen condiciones de promoción o transferencias. 1
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Problema
En el sur de Sonora, se encuentra una institución particular educativa de nivel superior que ofrece
su oferta educativa a los jóvenes de la región. Éste organismo cuenta con personal directivo,
administrativo, académico y de mantenimiento. Actualmente, en el área académica solo se
realiza una evaluación docente que cuantifica el resultado del trabajo de los maestros. En el área
administrativa, específicamente a nivel directivo se hace una evaluación subjetiva entre ellos
mismos dando a conocer de manera anónima fortalezas y debilidades. A nivel auxiliar
administrativo, secretarias y personal de mantenimiento no se ha llevado a cabo ningún esfuerzo
de evaluación del desempeño. Esto trae como consecuencia que el personal directivo,
administrativo y de mantenimiento desconozca el rumbo que llevan sus funciones y si están
cumpliendo o no los objetivos. Por lo tanto, se plantea la siguiente interrogante:
¿De qué manera se puede conocer de forma objetiva el desempeño del personal directivo,
administrativo y de mantenimiento de una institución educativa particular de nivel superior?
En respuesta a este planteamiento, se tiene por objetivo de este proyecto el de Diseñar un sistema
de evaluación del desempeño para el personal directivo, administrativo y de mantenimiento de
acuerdo a las políticas y filosofía de la institución particular de educación superior, con el fin de
obtener información objetiva acerca de los resultados de su trabajo.
Marco Teórico
La evaluación es el proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia,
con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos,
posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que
garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.2
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La evaluación del desempeño es el proceso mediante el cual se estima el rendimiento global del
empleado. Constituye una función esencial que de una u otra forma suele efectuarse en toda
organización moderna.3 Por lo tanto, un sistema de evaluación del desempeño es el proceso
organizado y especializado que tiene como fin conocer la manera en la que las personas titulares
de cada puesto están realizando las actividades correspondientes y la forma en que éstas
contribuyen al logro de los objetivos organizacionales.
La importancia de la evaluación del desempeño radica en que permite a los directivos hacer
mejoras del desempeño, establecer políticas de compensación de acuerdo al desempeño
presentado, realizar promociones, transferencias o separaciones del personal basados en
información objetiva del desempeño demostrado, detectar necesidades de capacitación y
adiestramiento, entre otros aspectos. 4
El método de evaluación de desempeño de 360 grados se basa en el hecho que la
retroalimentación no proviene de una sola persona, llámese superior o evaluador, si no que
proviene de un entorno global que incluye incluso al evaluado, a los niveles jerárquicos
superiores, a los inferiores, a clientes y otras personas incluso fuera de la organización, por lo
tanto, esta retroalimentación se convierte en aceptable o creíble para el evaluado.5
Esta forma de evaluación tiene como objetivo reducir los desvíos a partir de proveer una
retroalimentación balanceada dada la variedad de fuentes, evitar la variabilidad en la
información, así como detectar las áreas de oportunidad y poder establecer estrategias para
mejorar.
Permite conocer el desempeño de cada uno de los evaluados de acuerdo a diferentes
competencias requeridas por la empresa y el puesto en particular, detectar áreas de oportunidad
del individuo, del equipo y/o de la organización y llevar a cabo acciones precisas para mejorar el
desempeño del personal y, por lo tanto, de la organización.6
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La evaluación de los 360 grados consiste en preparar listas de verificación con los aspectos
primordiales para el puesto y solicitar a colaboradores, colegas y superiores la evaluación del
comportamiento y resultados de cada persona. Cada cual también se autoevalúa.7
Método
Tipo de investigación
Este proyecto, dentro de los tipos de investigación se clasifica como una investigación
descriptiva8, ya que se trata del diseño de un sistema de evaluación del desempeño para el
personal directivo, administrativo y de mantenimiento de una universidad particular de la región.
Sujetos de investigación
Para el diseño de este proyecto el cual se refiere al diseño de un sistema de evaluación del
desempeño, sólo se consideró como sujeto de investigación a los directivos de la institución ya
que ellos proporcionaron algunos criterios de evaluación. Para la implementación del sistema de
evaluación serán evaluados: 8 directivos, 24 personas del área administrativa, 20 personas del
área de mantenimiento.
Materiales e instrumentos
Los materiales que se tomaron como base para este proyecto fueron el plan maestro 2005-2010 y
las descripciones de puestos.
Procedimiento
Los pasos que se siguieron para el diseño del sistema de evaluación del desempeño para la
institución particular de educación superior son los que a continuación se enlistan:
Se creó un Comité para el diseño, implementación y seguimiento del sistema de evaluación del
desempeño.
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Se realizó una investigación documental sobre los distintos modelos y métodos que existen sobre
evaluación del desempeño y se eligió el método de evaluación del desempeño más adecuado
para la institución educativa.
Se revisó el plan maestro 2005- 2010 y
las descripciones de puesto para determinar los
indicadores de eficiencia de cada puesto directivo. Así mismo, se determinaron los criterios a
evaluar del personal administrativo y de mantenimiento. Se diseño una matriz en la cual se
especifica quien va a evaluar a quien. Se elaboraron los formatos de recolección de información
del desempeño de las personas y los formatos de integración de la información. Y por último, se
elaboró un cronograma de actividades para la implantación del sistema de evaluación del
desempeño.
Resultados
Como resultado de este proyecto se tiene un documento en el cual se describe el sistema de
evaluación del desempeño del personal directivo, administrativo y mantenimiento de una
institución educativa. Dicho documento contiene objetivo, alcance, descripción de cómo usarlo,
revisiones y recomendaciones, organigrama de la institución, las fuentes de evaluación de cada
uno de los directivos, los indicadores de evaluación para cada tipo de personal a evaluar, el
procedimiento de implementación de la evaluación del desempeño, cronograma de actividades, y
los formatos de evaluación. El documento solo describe la fase 1 de este proyecto.
Este sistema está dividió en tres fases:
Fase 1. En esta fase solo se evaluará el desempeño del personal directivo, administrativo
(auxiliares y secretarias) y mantenimiento.
Fase 2. Para esta fase se incluirán los Coordinadores Académicos ya que ellos solo son evaluados
en su rol de profesores por lo que están considerados en la evaluación docente.
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Fase 3. En esta fase además de que al personal los evalúe el jefe, los colaboradores y los
colegas, así como autoevaluarse, se incluirán a los usuarios es decir, alumnos y maestros.
A continuación se describe la fase 1 del Sistema de evaluación del desempeño del personal
directivo, administrativo y de mantenimiento.
Evaluación del desempeño del personal directivo.
El Rector evaluará a los directivos, el cumplimiento del plan maestro y el cumplimiento de las
actividades ordinarias y extra ordinarias de su puesto, así como los siguientes indicadores:
planeación estratégica, liderazgo, el logro de objetivos, asistencia, comunicación, supervisión,
participación en reuniones.
Para el conocer el cumplimiento del plan maestro se le solicitará a la coordinación de planeación
el porcentaje de avance de los proyectos que tiene a su cargo cada uno de los directivos. Lo
anterior debido a que es el área responsable de llevar el seguimiento del plan maestro. Este
seguimiento se hace cada semestre.
Para cumplimiento de las actividades ordinarias y extraordinarias, al inicio de cada semestre los
directivos entregaran un cronograma de actividades de su área y el Rector revisará lo programado
contra lo realizado.
Con respecto a los indicadores se diseño un cuestionario con la descripción de cada indicador y
las respuestas son de acuerdo a la escala de Likert. Es Rector deberá responder un cuestionario
por cada directivo.
Entre los mismos directivos se evaluarán: colaboración, negociación, actitud de servicio, trabajo
en equipo y calidad del trabajo. Los colaboradores evaluarán a los directivos en los siguientes
aspectos: retroalimentación, comunicación, apoyo a la tarea, liderazgo, integración. Y por último,
el directivo llevará a cabo una autoevaluación de su desempeño. En ambos casos se diseñó un
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cuestionario con escala de likert. Para conocer el porcentaje asignado a cada aspecto ver la tabla
no. 1.
Evaluación del desempeño del personal administrativo
Al personal administrativo (secretarias, auxiliares, bibliotecarias, recepcionistas, y técnicos) su
jefe inmediato evaluará confiabilidad, iniciativa, capacidad de respuesta, asistencia, puntualidad,
actitud de servicio, calidad del trabajo. Entre el mismo personal se evaluará el compañerismo,
actitud de servicio, calidad del trabajo y capacidad de respuesta.
Para la evaluación del jefe a sus colaboradores lo anterior se elaboró un cuestionario con la
descripción de los indicadores y con respuestas según la escala de Likert. El jefe debe de llenar
un cuestionario por cada persona que tiene a su cargo.
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Entre los colegas contestaran un cuestionario evaluándose unos a otros, siempre y cuando sean de
la misma área o que tengan relación directa.
Al igual que el directivo, el personal administrativo se auto evaluará su desempeño. El
porcentaje asignado a cada aspecto se muestra en la tabla no. 2
Evaluación del desempeño del personal de mantenimiento
El jefe inmediato evaluará al personal de mantenimiento de acuerdo a los siguientes indicadores:
iniciativa, cumplimiento de las actividades asignadas, asistencia, puntualidad, actitud de servicio.
Entre ellos mismos se evaluará el compañerismo, actitud de servicio, calidad del trabajo y
capacidad de respuesta. Además, se auto evaluarán su desempeño. Los porcentajes de cada
aspecto se presentan en la tabla no. 3.
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Después de que se lleve a cabo la evaluación el comité de evaluación concentrará la información
y se la entregará a los jefes para que retroalimente a cada uno de sus colaboradores.
Conclusión
El sistema de evaluación del desempeño, correctamente diseñado, es una herramienta esencial
para alcanzar muchas de las finalidades de una organización. Sin embargo, aunque no es difícil,
no se trata solamente de dar el paso, sino, de darlo correctamente.
Es de vital importancia la realización de un sistema de evaluación para la institución, ya que de
esta manera se puede medir el pulso de cómo van encaminados los esfuerzos y las acciones de las
personas que trabajan dentro de ella hacia el logro de los objetivos, específicamente el personal
directivo, administrativo y de mantenimiento.
Se sugiere que el sistema de evaluación del desempeño se encuentre impreso como documento
controlado del área de recursos humanos. Además elaborar una copia para cada una de las
personas que intervienen en el proceso de evaluación.
Los formatos de evaluación que fueron diseñados para este sistema, deben hacerse llegar a los
evaluadores de manera impresa, posteriormente serán regresados al departamento de Recursos
Humanos para su procesamiento y que sean archivados.
La aplicación del sistema será responsabilidad del departamento de Recursos Humanos y
extensión universitaria, del titular y auxiliares, después de una previa capacitación.
Se recomienda que éste sistema sea aplicado anualmente basándose en el resultado obtenido el
año anterior para realizar posibles modificaciones a los formatos de evaluación.
Se recomienda que en conjunto, jefes y colaboradores, elaboren un plan de trabajo para la mejora
del desempeño y se le de seguimiento para verificar si hay un cambio en su desempeño de una
evaluación a otra.
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Por último, se sugiere que los resultados de la evaluación del desempeño del personal sean
considerados para el otorgamiento del reconocimiento Padre Javier de León W. que se le brinda
año con año a un miembro del personal administrativo o de mantenimiento que haya cumplido
con los requisitos estipulados en el Reglamento General de Distinciones de la Universidad.
REFERENCIAS O BIBLIOGRAFÍA
1. La evaluación del desempeño en la administración de los recursos humanos, recuperado el 22
de septiembre de 2008 de http://www.rrhh-web.com/evaluaciondepuesto.html
2. definición.org ,definición de evaluación,
recuperado el 13 de octubre de 2008 de
http://www.definicion.org/evaluacion
3. Werther, William y Davis, Keith (1988). Administración de Personal y Recursos Humanos,
México, Mc Graw Hill.
4. Dessler Gary. (2001) Administración del Personal, 8ta edición, México, Pearson Education,
5. La evaluación del desempeño en la administración de Recursos Humanos, recuperado el 13 de
octubre de 2008 de http://www.rrhh-web.com/evaluaciondepuesto3.html
6. Mora, Edgar (2005) Evaluación 360 grados, recuperado el 16 de octubre de 2008 de
http://www.tress.com.mx/boletin/marzo2005/360.htm
7. Arias Galicia, Fernando y Heredia Espinosa Víctor (1999). Administración de recursos
humanos para el alto desempeño, México, Trillas.
8. Hernández Sampieri, Roberto (2003) Metodología de la Investigación, 3ra. Edición, México,
Mc Graw Hill.
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