MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Rev.1: 14 Enero 2016 Rev.2: 02 Agosto 2016 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS Aprobado mediante Resolución de Gerencia General N° 048-2015 de fecha 26 Junio 2015 ELABORADO POR: APROBADO POR: 1 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................ 4 1.1 Finalidad......................................................................................................................................................................... 4 1.2 Alcance........................................................................................................................................................................... 4 1.3 Actualización ................................................................................................................................................................. 4 1.4 Base Legal y/o Administrativa..................................................................................................................................... 4 1.5 Responsabilidad ........................................................................................................................................................... 4 2. MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA ......................................................................................... 4 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA .......................................................................................................................................... 6 4. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÒRGANOS DE LÍNEA ............................................................................................ 6 4.1 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo....................................................................... 6 4.1.1 Sección Trámite Documentario................................................................................................................................... 7 4.1.2 Sección Archivo Central .............................................................................................................................................. 8 4.1.3 Sección Gestión de Cumplimiento ............................................................................................................................. 9 4.2 Subgerencia de Imagen Corporativa ........................................................................................................................ 11 5. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS................................................................................................. 12 5.1 Gerencia de Asuntos Corporativos .......................................................................................................................... 12 5.1.1 Denominación del Cargo Específico: Gerente Asuntos Corporativos................................................................. 12 5.1.2 Denominación del Cargo Específico: Secretaria .................................................................................................... 15 5.1.3 Denominación del Cargo Específico: Auxiliar Asuntos Corporativos ................................................................. 15 5.1.4 Denominación del Cargo Específico: Asistente Ejecutivo Asuntos Corporativos ............................................. 16 5.1.5 Denominación del Cargo Específico: Técnico Asuntos Corporativos................................................................. 16 5.2 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo..................................................................... 17 5.2.1 Denominación del Cargo Específico: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. .......... 17 5.2.2 Denominación del Cargo Específico: Secretaria .................................................................................................... 18 5.3 Sección Trámite Documentario................................................................................................................................. 19 5.3.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Trámite Documentario........................................................ 19 5.3.2 Denominación del Cargo Específico: Secretaria .................................................................................................... 21 5.3.3 Denominación del Cargo Específico: Técnico Trámite Documentario ................................................................ 21 5.4 Sección Archivo Central ............................................................................................................................................ 23 5.4.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Archivo Central ................................................................... 23 5.4.2 Denominación del Cargo Específico: Analista de Archivo Central ...................................................................... 25 5.4.3 Denominación del Cargo Específico: Técnico Archivo Central ............................................................................ 25 5.5 Sección Gestión de Cumplimiento ........................................................................................................................... 26 5.5.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Gestión de Cumplimiento .................................................. 26 5.5.2 Denominación del Cargo Específico: Analista de Gestión de Cumplimiento ..................................................... 28 2 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN 5.6 Subgerencia de Imagen Corporativa ........................................................................................................................ 28 5.6.1 Denominación del Cargo Específico: Subgerente de Imagen Corporativa. ........................................................ 28 5.6.2 Denominación del Cargo Específico: Secretaria .................................................................................................... 30 5.6.3 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa .................................................................... 31 5.6.4 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Página Web .......................................... 32 5.6.5 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Periodista............................................... 34 5.6.6 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Relacionista Público ............................ 34 5.6.7 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Publicista ............................................... 35 5.6.8 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Publicista ............................................... 36 5.6.9 Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Diseñador Gráfico ................................ 36 5.6.10 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Operador de la Central Telefónica. ...... 37 5.6.11 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Audiovisuales......................................... 37 6. ORGANIGRAMA .......................................................................................................................................................... 38 3 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Finalidad El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de las unidades orgánicas, así como las funciones a nivel de cargo específico de la Gerencia de Asuntos Corporativos. 1.2 Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual deberán ser cumplidas por todos los trabajadores que integran la Gerencia de Asuntos Corporativos. 1.3 Actualización El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de la Gerencia o si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones del Banco de la Nación. 1.4 Base Legal y/o Administrativa Acuerdo de Directorio Nº 2018, de fecha 03.09.2014, que aprueba la Nueva Estructura Organizacional Básica, el Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal – CAP del Banco de la Nación. 1.5 Responsabilidad El Gerente es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgánica a su cargo. Asimismo, los Subgerentes y/o Jefes de Sección son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgánicas respectivas. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada Jefe de unidad orgánica deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña. 2. MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA Misión Prestar apoyo al Directorio, Presidencia Ejecutiva y Gerencia General en el cumplimiento de sus responsabilidades, frente a los diferentes grupos de interés y los organismos reguladores y de control, procurando que la gestión institucional cumpla con los requerimientos de las normas legales, códigos de conducta y de buen gobierno corporativo y asegurando una comunicación que proyecte la identidad institucional, su rol económico y social, promoviendo el fortalecimiento de su imagen. Funciones a. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del Banco; así como elaborar y ejecutar los proyectos del Plan Operativo Institucional – POI y los proyectos internos de la Gerencia de Asuntos Corporativos. b. Organizar las sesiones de Directorio, llevar el registro de asistencia de los Directores para efectos del cálculo del pago de dietas y conservar los Libros de Actas de Directorio, sus anexos y otros documentos de utilidad como sustento. c. Transcribir y autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, comunicándolos de manera adecuada y segura a las unidades orgánicas o funcionarios encargados de su ejecución. 4 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN d. Codificar, registrar y mantener actualizado el archivo de resoluciones que suscriba la Gerencia General. e. Proveer, a quienes la soliciten, información de carácter público de las unidades orgánicas del Banco ubicadas en Lima y Callao, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como remitir anualmente a la Presidencia del Consejo de Ministros un reporte de las solicitudes recibidas por el Banco a nivel nacional. f. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia física dirigida al Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y demás unidades orgánicas del Banco, salvo las que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. g. Administrar la gestión documental, el sistema de trámite y registro documentario y el archivo del Banco. h. Llevar y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas del Banco, certificarlas y remitirlas a las entidades financieras que mantienen relaciones con el Banco a nivel nacional. i. Gestionar la mensajería y remisión de correspondencia dirigida a entidades o personas externas de acuerdo a lo solicitado por las diferentes unidades orgánicas del Banco. j. Programar y supervisar las actividades para la digitalización y microfilmación de la documentación requerida por las unidades orgánicas. k. Archivar los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el marco de la Ley de Contrataciones Estatales. l. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. m. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial. n. Efectuar el monitoreo de la implementación de los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento. o. Velar por el adecuado cumplimiento de las normas aplicables al Banco, tanto internas como externas a través de la función de cumplimiento normativo. p. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. q. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. r. Organizar y concertar la participación del Banco en actividades culturales, cívicas, artísticas y de proyección social, de acuerdo a los lineamientos aprobados, que incentiven el desarrollo de la comunidad, proyectando la imagen y presencia del Banco. s. Establecer y mantener relaciones permanentes con entidades públicas y privadas vinculadas a las actividades del Banco, así como con los medios de comunicación relacionados a la imagen institucional. 5 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO t. BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Administrar el contenido y diseño de las páginas Web del Banco en Intranet e Internet y mantener actualizada la información del Banco que se publica en el Portal del Estado Peruano. u. Desarrollar y supervisar la publicidad del Banco y su producción, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal. v. Proponer y Promover la aplicación de políticas de responsabilidad social del Banco de la Nación. w. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. x. Administrar el presupuesto asignado a la Gerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. y. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Gerencia. z. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia aa. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA ORGANO DE DIRECCIÓN - Gerencia ÓRGANOS DE LÍNEA - Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo - Sección Archivo Central - Sección Trámite Documentario - Sección Gestión de Cumplimiento - Subgerencia de Imagen Corporativa 4. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÒRGANOS DE LÍNEA 4.1 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Misión Administrar el proceso y sistema de trámite documentario del Banco con las medidas de seguridad y reserva correspondientes, gestionar el Patrimonio Documental del Banco; así como, implementar los principios del Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco y velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. Funciones a. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; así como los Proyectos Internos que corresponde a la Subgerencia. 6 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN b. Administrar el sistema de archivo, normando el funcionamiento del Archivo Central y los archivos periféricos y de gestión del Banco; así como el programa de retención de documentos y la eliminación sistemática de los mismos. c. Realizar la digitalización y microfilmación de la documentación requerida por las unidades orgánicas del Banco. d. Administrar el Sistema de Trámite Documentario del Banco. e. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. f. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial. g. Efectuar el monitoreo de la implementación de los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento. h. Velar por el adecuado cumplimiento de las normas aplicables al Banco, tanto internas como externas a través de la función de cumplimiento normativo. i. Velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. j. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. k. Administrar el presupuesto asignado a la Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. l. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. m. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. n. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 4.1.1 Sección Trámite Documentario Misión Admitir la documentación de carácter oficial presentada por los ciudadanos y entidades públicas o privadas a fin de garantizar su respectivo trámite. Asimismo, realizar el envío de la correspondencia recibida de las unidades orgánicas del Banco; desplegando, en ambos casos, los servicios de recepción, registro, distribución y control del despacho documental. Funciones 7 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN a. Administrar el proceso y sistema de trabajo del trámite documentario, con las medidas de seguridad y reserva que correspondan, identificando la documentación que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. b. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia física dirigida al Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y demás unidades orgánicas del Banco, salvo las que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. c. Recibir la correspondencia generada por las unidades orgánicas del Banco para el despacho a los ciudadanos y diversas entidades públicas o privadas. d. Informar sobre la ubicación de la documentación oficial presentada por los ciudadanos o entidades externas. e. Informar sobre el estado del despacho de la correspondencia remitida por las unidades orgánicas del Banco, las mismas que son distribuidas a nivel local, nacional e internacional. f. Preparar el despacho de los estados de cuenta corriente mensual a los clientes del Banco para el posterior envío mediante empresa de mensajería contratadas por el Banco. g. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones relacionadas al ámbito de su competencia. h. Administrar y Controlar la renovación del uso de casillero institucional asignado al Banco en la Empresa Servicios Postales del Perú SERPOST. i. Administrar y controlar el fondo fijo asignado a la Sección para el uso exclusivo del despacho de la correspondencia. j. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. k. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. l. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. m. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. n. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 4.1.2 Sección Archivo Central Misión Garantizar la eficiente administración del Patrimonio Documental del Banco, en concordancia con lo dispuesto en las normas legales vigentes. Funciones a. Supervisar y normar el funcionamiento del archivo central, archivos periféricos y de gestión del Banco. 8 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN b. Administrar el Patrimonio Documental que se conserva en el Archivo Central del Banco que incluye la documentación física, rollos de microfilm, microfichas, discos compactos y otros medios de almacenamiento. c. Realizar el programa de retención de documentos y la eliminación sistemática de los mismos en concordancia con las directivas del Archivo General de la Nación y otras normas legales vigentes. d. Programar y supervisar las actividades para la digitalización de la documentación requerida por las unidades orgánicas del Banco. e. Proporcionar información del Patrimonio Documental que se conserva en el Archivo Central solicitada para uso interno o para atender requerimientos externos. f. Archivar los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el marco de la Ley de Contrataciones Estatales. g. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. h. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. i. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. j. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. k. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 4.1.3 Sección Gestión de Cumplimiento Misión Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades orientadas a implementar los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento; así como, velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. Funciones a. Proponer los lineamientos para la administración de conflictos de interés, así como generación de la normativa interna necesaria del Banco. b. Realizar evaluaciones permanentes de cumplimiento de los principios de buen gobierno corporativo establecidos por la administración del Banco. a. Realizar programas de Inducción para los Directores, Gerentes y personal directamente involucrado en el tema de Gobierno Corporativo. b. Realizar talleres o cursos de sensibilización para los Directores, Gerentes y personal del Banco sobre el tema de Gobierno Corporativo. 9 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO c. BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Desarrollar los procedimientos de la Función de Cumplimiento Normativo, para velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. d. Proponer normas y procedimientos relacionados a las actividades y responsabilidades en la gestión de cumplimiento normativo, en base a los procesos orientados a prevenir, identificar y mitigar el incumplimiento normativo en todos los niveles del Banco. e. Establecer una metodología adecuada para la correcta evaluación y monitoreo de la función de cumplimiento normativo, alineada a la Gestión Integral de Riesgos. f. Elaborar el Programa Anual de cumplimiento normativo para su aprobación por el Directorio y monitorear su cumplimiento. g. Análisis e identificación de las nuevas obligaciones legales, informando a la Gerencia General y las unidades orgánicas involucradas. h. Evaluar las obligaciones normativas que debe cumplirse para el desarrollo de nuevos productos/ servicios o modificación de los actuales. i. Elaborar la matriz de cumplimiento teniendo en cuenta los factores de riesgo. j. Elaborar y presentar del Informe trimestral sobre la evaluación de riesgo de cumplimiento. k. Elaborar de Informe semestral sobre avance de implementación del Programa Anual de Cumplimiento Normativo. l. Elaborar los Informes adicionales por incumplimiento normativo que ponga en riesgo al Banco de sanciones legales. m. Analizar las brechas entre la normatividad interna vigente y la obligación legal externa; así como, elaborar los proyectos de nuevas versiones de documentos normativos y remitirlos a la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo, para su revisión y gestión de aprobación. n. Evaluar los planes de acción, definidos por las unidades orgánicas, respecto a su efectividad en la reducción del riesgo. o. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. p. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. q. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. r. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. s. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo 10 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO 4.2 BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Subgerencia de Imagen Corporativa Misión Desarrollar las acciones de comunicación institucional masiva y selectiva con la comunidad económica y social del país, mediante la administración de la información, publicidad y relaciones públicas que fortalezcan la imagen del Banco. Funciones a. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; así como los Proyectos Internos que corresponde a la Subgerencia. b. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. c. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. d. (*) Implementar la gestión y políticas culturales y cívicas del Banco, la organización, convocatoria y participación en actividades culturales, protocolares/(cívicas), artísticas y de proyección social, de tal modo que incentiven el desarrollo de las comunidades, proyectando la imagen y presencia del Banco. e. Establecer y mantener relaciones permanentes con entidades públicas y privadas vinculadas a las actividades del Banco, así como con los medios de comunicación relacionados a la imagen institucional. f. Establecer la identidad corporativa (marca), velando por su cumplimiento en todas las oficinas a nivel nacional. g. Organizar y supervisar la redacción, edición, diseño y diagramación de textos para el boletín o revista institucional, material promocional y otros documentos. h. Proponer el diseño del uniforme institucional y Carnet de Identidad “fotocheck” del personal del Banco, proyectando una imagen positiva a los clientes internos y externos, en coordinación con las unidades orgánicas pertinentes. i. Administrar el contenido y diseño de las páginas Web del Banco en Intranet e Internet y mantener actualizada la información del Banco que se publica en el Portal del Estado Peruano. j. Administrar la información difundida por el Circuito Cerrado de Televisión (CCTV). k. Desarrollar y supervisar la publicidad del Banco y su producción, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal. l. Contratar los espacios en los medios de comunicación, generando nuevas opciones de difusión publicitaria. m. Estandarizar los mensajes institucionales que el Banco difunde a través de los diferentes canales de atención. n. Difundir al público en general, información de interés institucional, tales como comunicados, noticias relacionadas con el Banco, entre otros, en coordinación con las unidades orgánicas involucradas. o. Elaborar la correspondencia protocolar de la Presidencia Ejecutiva y Gerencia General. p. Informar permanentemente al Directorio, Presidencia Ejecutiva y Gerencia General sobre temas de interés institucional y nacional. 11 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN q. Administrar la Central de Comunicaciones, así como el archivo periodístico, fotográfico y la videoteca relacionada con las gestiones y actividades institucionales del Banco. r. Proponer e impulsar la aplicación de políticas de responsabilidad social del Banco de la Nación. s. Identificar y priorizar los grupos de interés del Banco de la Nación. t. Desarrollar planes de acción y comunicación, en coordinación con las unidades orgánicas competentes, que mejoren la relación del Banco con sus grupos de interés. u. Medir el impacto de las acciones de responsabilidad social desarrolladas en el Banco. v. Elaborar anualmente un reporte de sostenibilidad en base a las acciones de Responsabilidad social. w. Operar la Central Telefónica del Banco. x. Gestionar la comunicación digital del Banco en las Redes Sociales y otros medios online. y. Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación digital para afianzar el posicionamiento e incrementar la presencia del Banco. z. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. aa. Administrar el presupuesto asignado a la Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. bb. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. cc. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. dd. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. ee. Administrar los espacios que el Banco asigne a su gestión cultural. 5. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS 5.1 Gerencia de Asuntos Corporativos 5.1.1 Denominación del Cargo Específico: Gerente Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Gerencia de Asuntos Corporativos. b. Participar en la elaboración y la ejecución del Plan Estratégico del Banco y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Gerencia, de acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. 12 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN d. Actuar como Secretario del Directorio, organizar las sesiones de Directorio, llevar el registro de asistencia de los Directores para efectos del cálculo del pago de dietas y conservar los Libros de Actas de Directorio, sus anexos y otros documentos de utilidad como sustento. e. Transcribir y autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, comunicándolos de manera adecuada y segura a las unidades orgánicas o funcionarios encargados de su ejecución. f. Garantizar la eficiente administración de la documentación, que se relacionen con las Sesiones de Directorio. g. Responder las solicitudes de información de carácter público de las unidades orgánicas del Banco ubicadas en Lima y Callao, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. h. Remitir anualmente a la Presidencia del Consejo de Ministros y al FONAFE un reporte de las solicitudes de información de carácter público recibidas a nivel nacional. i. Asegurar una adecuada administración del sistema de trámite documentario en el Banco. j. Administrar el presupuesto para cubrir gastos de viáticos y pasajes de los Directores. k. Custodiar las resoluciones que suscriba la Gerencia General. l. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. m. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. n. Garantizar que las atenciones oficiales y actividades culturales se desarrollen teniendo en cuenta el prestigio del Banco. o. Remitir al Ministerio de Economía y Finanzas, la información a que se refiere el numeral 22° de la Ley N° 27806, dentro de los 05 días calendarios siguientes a su publicación en el portal de transparencia. p. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas de acuerdo al ámbito de su competencia. q. Encargarse de las labores y responsabilidades inherentes a la Función de Cumplimiento Normativo. r. Presentar el Programa de cumplimiento Anual al Gerente General, para su aprobación por el Directorio, monitorear su cumplimiento e informar al Directorio sobre su implementación y sobre los avances en las medidas de adecuación normativa. s. Mantener una relación constante con los medios de comunicación masivos de todo el país para difundir las actividades del Banco. t. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. u. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial v. Certificar las firmas de los funcionarios autorizados para realizar operaciones a nivel nacional en las entidades financieras, entre otras, en representación del Banco. 13 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO w. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. x. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, así como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los órganos competentes. y. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Gerencia de Asuntos Corporativos. z. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. aa. Administrar el presupuesto asignado a su Gerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. bb. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Gerencia. cc. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. dd. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. ee. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente General. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende directamente del: Gerente General. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos Específicos de la Gerencia de Asuntos Corporativos. Consideraciones Especiales a. El Gerente de asuntos Corporativos depende directamente de la Gerencia General. En el ejercicio de las funciones de Secretario del Directorio, responde ante el Directorio del Banco por la existencia y veracidad de los Libros de Actas y de las constancias y certificaciones que expida respecto de los mismos. b. Para ser Gerente de asuntos Corporativos se requiere ser abogado y peruano de nacimiento. c. El Gerente de asuntos Corporativos no podrá ejercer otra actividad ajena fuera del Banco, salvo la docencia. d. El Gerente de asuntos Corporativos está obligado a guardar reserva de todos los asuntos que sean de su conocimiento en razón de su función. e. El Gerente de asuntos Corporativos es el Fedatario de la Institución y, como tal, podrá autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, expedir copias de documentos y contratos en los que intervenga el Banco, dando fe pública de ellos. 14 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO 5.1.2 BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas: a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Gerente. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario – STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Gerencia a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Gerencia, utilizando el Sistema de Trámite Documentario – STD; realizando el seguimiento de su atención. d. Actualizar la agenda del Gerente y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Gerencia. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Gerencia. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Gerencia. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Gerencia, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Gerencia que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar la regularización de la asistencia y solicitud de recibo de movilidad. m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Gerencia, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Gerencia. o. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.1.3 Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Auxiliar Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Distribuir la correspondencia enviada por la Gerencia a las unidades orgánicas del Banco de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. b. Realizar el envío y recojo de la documentación de la Gerencia al área de fotocopiado para su reproducción. c. Preparar las carpetas de trabajo que se le encomienden para las reuniones de trabajo. 15 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN d. Acondicionar las salas de reuniones de la Gerencia e instalar los equipos que se requieran. e. Apoyo en la recepción, registro y distribución en el Sistema de Trámite Documentario – STD de la correspondencia que llega a la Gerencia. f. Apoyo en el control del nivel de stock de útiles de oficina, para su reposición g. Apoyo en la recepción de los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros y distribuirlos a los usuarios de la Gerencia. h. Realizar otras funciones afines a la misión de la Gerencia y las que le asigne el Gerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.1.4 Depende Directamente del: Gerente de Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Asistente Ejecutivo Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Organizar las sesiones de Directorio realizando las citaciones, preparando las agendas, actas y demás documentación que requiera el Directorio. b. Llevar el registro de asistencia de los Directores a las sesiones del Directorio para efectos del cálculo del pago de dietas. c. Transcribir los acuerdos que adopte el Directorio. d. Conservar, de acuerdo a Ley, los Libros de Actas de Sesiones de Directorio, sus anexos y otros documentos que sirvan de sustento. e. Preparar la documentación para comunicar a las unidades orgánicas del Banco, los Acuerdos de Directorio, de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. f. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.1.5 Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Técnico Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Preparar la documentación relativa al otorgamiento de poderes u otros que expresamente disponga el Gerente de Asuntos Corporativos para remitirlas a la Gerencia de Asesoría Jurídica para su inscripción en los Registros Públicos. b. Apoyar en la atención de solicitudes de acceso a la información pública o de acceso restringido. c. Apoyar en la digitalización de las actas y documentación de las sesiones de Directorio, cuando así lo requiera el Gerente. d. Apoyar en la elaboración de las carpetas (agendas y diversos documentos) para las Sesiones de Directorio, cuando así lo requiera el Gerente. 16 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN e. Apoyar, cuando así lo requiera el Gerente, en el cotejo del texto final de las Actas contra las transcripciones y certificaciones que requieren ser distribuidas a las unidades orgánicas del Banco, para su ejecución y/o conocimiento. f. Mantener actualizado el archivo y registro de las transcripciones o certificaciones emitidas por la Gerencia. g. Recibir las solicitudes de información, correspondiente a la Oficina Principal del Banco y Red de Oficinas de Lima Metropolitana y Callao, para dar cumplimiento de las disposiciones señaladas en la Ley Nº 27806 Ley de Transparencia de Acceso a la Información Pública y directivas internas, canalizando las solicitudes a las unidades orgánicas del Banco que posean dicha información. h. Preparar las comunicaciones dirigidas al solicitante de información pública conteniendo la fecha para la liquidación del costo de reproducción y recojo, así como denegatorias al acceso a la información solicitada. i. Comunicar si la información solicitada ya está disponible al público en cualquier medio, la respuesta a la información pública, entre otras comunicaciones. j. Mantener un registro de las solicitudes recibidas y elaborar un reporte anual a ser enviado por el Gerente a la Presidencia del Consejo de Ministros. k. Llevar el registro de la documentación fedateada por el Gerente y/o Subgerente. l. Preparar la documentación referente a las firmas de los funcionarios autorizados para realizar operaciones a nivel nacional en las entidades financieras, entre otras, en representación del Banco. m. Llevar y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas del Banco. n. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. 5.2 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo 5.2.1 Denominación del Cargo Específico: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Funciones Específicas a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Subgerencia para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Asegurar una adecuada administración del sistema de trámite documentario en el Banco. d. Velar por el Patrimonio Documental del Banco ubicado en el Archivo Central. e. Informar al Gerente sobre las nuevas obligaciones legales que son de aplicación para el Banco. f. Informar al Gerente sobre las brechas existentes entre la normatividad interna vigente y la obligación legal externa. 17 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN g. Administrar en forma eficiente los recursos asignados a la Subgerencia, de acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. h. Proponer, participar y supervisar el desarrollo de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al ámbito de su competencia. i. Atender asuntos relacionados con las actividades de la Subgerencia, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Subgerencia atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de información de las unidades orgánicas del Banco. j. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. k. Autorizar las horas extras del personal de la Subgerencia. l. Coordinar el rol vacacional del personal de la Subgerencia. m. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de calidad en el personal de la Subgerencia. n. Asumir ante el Gerente los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Subgerencia. o. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. p. Administrar el presupuesto asignado a su Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. q. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. r. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. s. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. t. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Asuntos Corporativos. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.2.2 Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todos los cargos específicos de la Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas: a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Subgerente. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario – STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Subgerencia a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. 18 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Subgerencia, utilizando el Sistema de Trámite Documentario – STD; realizando el seguimiento de su atención. d. Actualizar la agenda del Subgerente y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Subgerencia. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Subgerencia. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Subgerencia. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Subgerencia, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Subgerencia que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar los viáticos del personal de la Gerencia que viaje en comisión de servicio. m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Subgerencia, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Subgerencia. o. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. 5.3 Sección Trámite Documentario 5.3.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Trámite Documentario Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Sección Trámite Documentario. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Sección, para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Sección. d. Supervisar y controlar el manejo de fondo fijo asignado a la Sección. e. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas relativas al ámbito de su competencia. f. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. 19 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO g. Administrar el sistema de trabajo del trámite documentario que incluye la recepción, procesamiento, registro y distribución de la documentación que ingresa y egresa a la Sección, con las medidas de seguridad y reserva que correspondan. h. Identificar la correspondencia que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. i. Recibir la correspondencia de carácter oficial dirigida al Presidente Ejecutivo y Gerente General, velando que su envío se realice de manera inmediata. j. Emitir Carta de Compromiso para los clientes en relación a las solicitudes de apertura de casilleros. k. Organizar el proceso para el envío mensual de los estados de cuenta corriente a los clientes del Banco a nivel de Lima y Callao. l. Remitir la documentación relacionada a los servicios de mensajería prestados por los contratistas ante la Gerencia de Logística. m. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. n. Autorizar las horas extras del personal de la Sección. o. Coordinar el rol vacacional del personal de la Sección. p. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Sección Trámite Documentario. q. Asumir ante el Subgerente los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Sección. r. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. s. Administrar el presupuesto asignado a su Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. t. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. u. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y financiamiento del terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. v. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Todos los cargos específicos de la Sección Trámite Documentario. 20 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO 5.3.2 BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Jefe de Sección. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario – STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Jefatura de Sección a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Sección, utilizando el Sistema de Trámite Documentario – STD; realizando el seguimiento de su atención. d. Actualizar la agenda del Jefe de Sección y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Jefatura de Sección. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Sección. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Sección. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Sección, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Sección que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar los viáticos del personal de la Sección que viaje en comisión de servicio. m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Sección, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Sección. o. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de la Sección Trámite Documentario. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.3.3 Depende directamente del: Jefe Sección Trámite Documentario. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Técnico Trámite Documentario Funciones Específicas: a. Recibir y verificar la correspondencia que llega al Banco por entidades o personas externas, verificando que reúna los requisitos antes de su recepción y registro. b. Recibir los documentos remitidos por las distintas unidades orgánicas del Banco a nivel nacional. c. Efectuar la creación y registro de la base de datos de los documentos internados. 21 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN d. Realizar la selección, inventario y registro del movimiento documental. e. Elaborar reportes y consultas del movimiento documental. f. Actualizar y mantener la base de datos del movimiento de la documentación bajo custodia. g. Generar el número de registro del documento recibido de los ciudadanos o entidades públicas y privadas y asignarlo en el Sistema de Trámite Documentario. h. Enviar al destinatario el registro electrónico y el documento físico con las medidas de seguridad y reserva que correspondan. i. Recibir la correspondencia de respuesta a las entidades o personas externas vía el Sistema de Trámite Documentario y física para su despacho. j. Adjuntar al documento físico la Guía de Remisión para su entrega al servicio de mensajería. k. Verificar los cargos de recepción para las entidades y/o personas externas en el Sistema de Tramite Documentario y entregar a las unidades orgánicas emisoras. l. Recibir la correspondencia a ser enviada a la Red de Oficinas a nivel nacional. m. Verificar que el registro en el sistema trámite documentario esté actualizado. n. Informar sobre la situación de la documentación que se recibe y distribuye a nivel nacional. o. Verificar la correspondencia enviada por el servicio de mensajería, a fin que se tramite el pago correspondiente. p. Registrar y controlar los gastos del fondo fijo asignado a la Sección. q. Recoger documentos y controlar la casilla postal ubicada en la Empresa de Servicios Postales SERPOST S.A. r. Registrar y despachar documentos vía correo simple y/o certificado (SERPOST S.A.) o courier particular según su prioridad. s. Clasificar, organizar y archivar las guías de remisión enviadas por la Red de Oficinas de provincias en el ámbito nacional. t. Despachar y controlar los documentos remitidos mediante el motorizado del servicio de mensajería asignado a la Sección. u. Organizar los estados de cuenta corriente, notas de cargo y notas de abono de manera diaria, semanal, quincenal y mensual. v. Atender las consultas de clientes externos vía telefónica o personalmente sobre los documentos que ingresan a los casilleros asignados. w. Atender las consultas de clientes externos vía telefónica o personalmente, de manera diaria, sobre los documentos despachados vía Courier. x. Efectuar el control del pago en efectivo por servicio de casilleros de los clientes externos. y. Realizar el archivo diario de los cargos de los documentos despachados mediante casilleros (Estado Cuenta Corriente). z. Realizar el seguimiento de los cargos pendientes de devolución de parte de la mensajería. aa. Mantener actualizado el registro de personal autorizado por los clientes externos del Banco, para el uso de casilleros. 22 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO bb. Atender las solicitudes realizadas por los clientes sobre duplicado de las llaves de los casilleros. cc. Evaluar y atender las solicitudes de apertura de nuevos casilleros. dd. Mantener controlada la operatividad de cada casillero, previa coordinación con la Gerencia de Logística. ee. Custodiar las llaves de los casilleros asignados a los clientes del Banco. ff. Mantener actualizados los expedientes de los clientes que cuentan con el servicio de casilleros. gg. Emitir reportes de documentos registrados en el día. hh. Administrar y Controlar la renovación del uso de casillero institucional asignado al Banco en la Empresa Servicios Postales del Perú SERPOST. ii. Custodiar la llave del casillero institucional que mantiene el Banco. jj. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de Sección Trámite Documentario. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Jefe Sección Trámite Documentario. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: ninguno. 5.4 Sección Archivo Central 5.4.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Archivo Central Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Sección Archivo Central. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Sección para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Sección. d. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas relativas al ámbito de su competencia. e. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. f. Administrar el Patrimonio Documental que se conserva en el Archivo Central del Banco que incluye la documentación física, rollos de microfilm, microfichas, discos compactos, DVD´s y otros medios de almacenamiento de las unidades orgánicas ubicadas en Lima y Callao. g. Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Supervisión y Control a fin de inventariar periódicamente el Patrimonio Documental del Banco a nivel nacional. h. Elaborar el programa de eliminación de los documentos a nivel nacional, a fin de eliminar la documentación que cumpla con la vigencia establecida en el inventario de Series Documentales, en coordinación con el Comité Evaluador de Documentos que se encarga de determinar los documentos para su conservación definitiva o eliminación, de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. 23 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO i. Enviar al Archivo General de la Nación el expediente que contiene el Acta, inventario físico y relación de los diversos tipos de muestras de la documentación evaluada, para la Resolución de su eliminación. j. Supervisar y controlar el cumplimiento de la normatividad vigente, en relación a las condiciones ambientales, de seguridad y los procedimientos establecidos de los Archivos Periféricos del Banco. k. Coordinar la transferencia de la documentación de los Archivos Periféricos de la Red de Oficinas en provincias, a los archivos dependientes del Archivo General de la Nación más cercano a ellas. l. Disponer el retiro temporal o definitivo de la documentación en custodia en el Archivo Central solicitada por las unidades orgánicas o por mandato judicial. m. Disponer la asignación y distribución de las cajas archiveras para las unidades orgánicas del Banco solicitantes. n. Determinar las Series Documentales utilizadas en el Banco, su vigencia y periodos de retención en los niveles de archivo correspondiente, en coordinación con el Comité Evaluador de Documentos, así como autorizar la ampliación del plazo de retención realizando la comunicación al Archivo General de la Nación como ente rector del Sistema de Archivo. o. Supervisar el archivo los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el marco de la Ley de Contrataciones Estatales. p. Programar y supervisar las actividades para la digitalización de la documentación requerida por las unidades orgánicas del Banco. q. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. r. Autorizar las horas extras del personal de la Sección. s. Coordinar el rol vacacional del personal de la Sección. t. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Sección Archivo Central. u. Asumir ante el Subgerente los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Sección. v. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. w. Administrar el presupuesto asignado a su Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. x. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. y. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. z. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 24 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN aa. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.4.2 Depende Directamente del: Sub Gerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Todos los cargos específicos de la Sección Archivo Central. Denominación del Cargo Específico: Analista de Archivo Central Funciones Específicas a. Controlar los archivos de las unidades orgánicas a nivel nacional a fin de verificar el cumplimiento de las normas de ordenamiento al respecto. b. Dar recomendaciones técnicas de procesos archivísticos a las unidades orgánicas a nivel nacional. c. Recomendar sobre la organización de los archivos a nivel nacional. d. Controlar el sistema de registro y archivo de los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso. e. Controlar las actividades de digitalización de documentos con valor legal que requieran las unidades orgánicas a nivel nacional, a fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan el uso de la tecnología de microformas. f. Dar recomendaciones técnicas y asesoramiento a las unidades orgánicas en temas relacionados al uso de la tecnología de microformas dentro de sus procesos. g. Participar en la elaboración de normas y disposiciones administrativas, que incorporen el uso de microformas. h. Gestionar el microarchivo, que constituye el repositorio de los medios portadores de las microformas con valor legal. i. Efectúa pruebas periódicas de recuperación de las microformas conservadas en el microarchivo; de presentarse alguna no conformidad, informa a los propietarios de la información a fin de que procedan a su migración. j. Participar en la elaboración de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al ámbito de su competencia k. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de Sección Archivo Central. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.4.3 Depende Directamente del: Jefe Sección Archivo Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Técnico Archivo Central Funciones Específicas a. Recibir las cajas archiveras verificando la existencia del número correlativo declarado por la unidad orgánica remitente y otros requisitos para su internamiento; efectuar el registro en el sistema y posterior ubicación física en el Archivo Central. 25 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN b. Verificar el retiro temporal o definitivo de la documentación que se conserva en el Archivo Central, así como controlar su devolución anotando estas acciones en el Registro de Retiro y Devolución de Documentos. c. Preparar los Inventarios Físicos de Documentos propuestos para su eliminación. d. Preparar la documentación a fin de realizar su transferencia al Archivo General de la Nación. e. Ingresar al sistema de archivo la identificación de las cajas archivadoras que llega para su almacenamiento, así como la documentación que ha sido retirada temporal o permanentemente del Archivo Central a solicitud de la unidad orgánica responsable. f. Presentar el estado de los espacios físicos donde se custodia la documentación a fin de tomar medidas al respecto. g. Mantener el orden en las instalaciones del Archivo Central. h. Verificar la codificación de la documentación efectuada por el ingreso de la misma al Archivo Central. i. Registrar los documentos aptos para su retención en los libros Auxiliares Descriptivos de archivos. j. Llevar en forma ordenada y actualizada el cuadro estadístico de la documentación que se interna en el Archivo Central. k. Mantener actualizado e informar periódicamente los reportes sobre el espacio disponible del área de custodia. l. Garantizar el mantenimiento de documentos de su conservación y custodia. m. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de Sección Archivo Central. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Jefe Sección Archivo Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. 5.5 Sección Gestión de Cumplimiento 5.5.1 Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Gestión de Cumplimiento Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Sección Buen Gobierno Corporativo, Cumplimiento Normativo y Riesgos. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Sección para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Sección. d. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas relativas al ámbito de su competencia. e. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. 26 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO f. Elaborar y presentar al Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo, el Programa de cumplimiento Anual y monitorear su cumplimiento. g. Presentar, al Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo, el Informe trimestral de Avance de Implementación del Programa Anual de Cumplimiento Normativo. h. Presentar Sub Gerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo , el Informe sobre el progreso de la implementación de las medidas de adecuación normativa i. Establecer los procedimientos de la Función de Cumplimiento Normativo, para velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. j. Establecer las actividades y responsabilidades en la gestión de cumplimiento normativo, en base a los procesos orientados a prevenir, identificar y mitigar el incumplimiento normativo en todos los niveles del Banco. k. Establecer una metodología adecuada para la correcta evaluación y monitoreo de la función de cumplimiento normativo, alineada a la Gestión Integral de Riesgos l. Analizar e informar al Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo sobre las nuevas obligaciones legales que son de aplicación para el Banco. m. Analizar e informar al Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo sobre las brechas existentes entre la normatividad interna vigente y la obligación legal externa. n. Revisar y visar los Informes adicionales por incumplimiento normativo que ponga en riesgo al Banco de sanciones legales. o. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. p. Autorizar las horas extras del personal de la Sección. q. Coordinar el rol vacacional del personal de la Sección. r. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Sección Archivo Central. s. Asumir ante el Subgerente de los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Sección. t. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. u. Administrar el presupuesto asignado a su Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. v. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. w. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y financiamiento del terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. x. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 27 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO y. BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.5.2 Depende Directamente del: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Todos los cargos específicos de la Sección Gestión de Cumplimiento. Denominación del Cargo Específico: Analista de Gestión de Cumplimiento Funciones Específicas: a. Analizar e identificación de las nuevas obligaciones legales que son de aplicación para el Banco. b. Evaluar las obligaciones normativas que debe cumplirse para el desarrollo de nuevos productos/ servicios o modificación de los actuales. c. Elaborar la matriz de cumplimiento teniendo en cuenta los factores de riesgo. d. Elaborar el Informe trimestral de Avance de Implementación del Programa Anual de Cumplimiento Normativo. e. Elaborar el informe semestral sobre el progreso de la implementación de las medidas de adecuación normativa. f. Elaborar el Informe trimestral sobre la evaluación de riesgo de cumplimiento. g. Elaborar los Informes adicionales por incumplimiento normativo que ponga en riesgo al Banco de sanciones legales. h. Analizar las brechas entre la normatividad interna vigente y la obligación legal. i. Realizar la evaluación de los planes de acción, definidos por las unidades orgánicas, respecto a su efectividad en la reducción del riesgo. j. Apoyar en el establecimiento de una metodología adecuada para la correcta evaluación y monitoreo de la función de cumplimiento normativo, alineada a la Gestión Integral de Riesgos. k. Presentar el Programa de cumplimiento Anual al Gerente General, para su aprobación por el Directorio. l. Monitorear el cumplimiento del Programa de Cumplimiento Anual. m. . Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de Sección Gestión de Cumplimiento. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Jefe Sección Gestión de Cumplimiento. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. 5.6 Subgerencia de Imagen Corporativa 5.6.1 Denominación del Cargo Específico: Subgerente de Imagen Corporativa. Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Subgerencia Imagen Corporativa. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Subgerencia para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia 28 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN c. Efectuar o supervisar la realización de trámites especiales ante terceros por encargo de la Alta Dirección. d. Supervisar la producción y ejecución de las campañas de publicidad del Banco, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal e. Garantizar que las atenciones oficiales y actividades culturales se desarrollen teniendo en cuenta el prestigio del Banco. f. Proponer el diseño del uniforme institucional y Carnet de Identidad “fotocheck” del personal del Banco, proyectando una imagen positiva a los clientes internos y externos, en coordinación con las unidades orgánicas pertinentes. g. Difundir al público en general información institucional, proyectando una imagen positiva del Banco. h. Establecer las marcas de los productos y servicios del Banco, así como su diseño gráfico, en coordinación con las unidades orgánicas competentes. i. Desarrollar y supervisar la implementación de las campañas de posicionamiento de las marcas de los productos, servicios y canales del Banco en el mercado, en coordinación con la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. j. Elaborar proyectos de respuesta a las comunicaciones que afecten la imagen del Banco. k. Identificar y priorizar los grupos de interés del Banco de la Nación. l. Desarrollar planes de acción y comunicación, en coordinación con las unidades orgánicas competentes, que mejoren la relación del Banco con sus grupos de interés. m. Supervisar la medición del impacto de las acciones de responsabilidad social desarrolladas en el Banco. n. Elaborar anualmente un reporte de sostenibilidad en base a las acciones de Responsabilidad social. o. Apoyar a la Gerencia de Banca Estatal y Minorista en la difusión de los productos y servicios a través de acciones de publicidad. p. Administrar la información difundida por el Circuito Cerrado de Televisión (CCTV). q. Cumplir y hacer cumplir las medidas de ecoeficiencia establecidas en el Banco; así como evaluar los avances y resultados de ejecución de los Planes Anuales de Ecoeficiencia; remitiendo el correspondiente informe al MINAM. r. Organizar las conferencias de prensa y evaluar el impacto y resultado de las mismas. s. Administrar en forma eficaz los recursos asignados a la Subgerencia, de acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. t. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas relativas al ámbito de su competencia. u. Informar periódicamente al Gerente sobre los resultados de la operatividad de la unidad orgánica a su cargo. v. Atender asuntos de su competencia que le sean formulados por las distintas unidades orgánicas del Banco. 29 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN w. Controlar el ingreso, permanencia y salida de personal a su cargo, así como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los órganos competentes. x. Gestionar la comunicación digital del Banco en las redes sociales y otros medios online. y. Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación digital para afianzar el posicionamiento e incrementar la presencia del Banco. z. Analizar la comunicación digital del Banco en las redes sociales y otros medios digitales. aa. Proponer y supervisar el desarrollo de aplicaciones/concursos en las plataformas de social media para reforzar el posicionamiento y comunicación digital del Banco. bb. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Subgerencia de Imagen Corporativa. cc. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. dd. Administrar el presupuesto asignado a su Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. ee. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. ff. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. gg. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. hh. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a su cargo y las que le sean asignadas por el Gerente Asuntos Corporativos. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.2 Depende Directamente del: Gerente de Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos Específicos de la Subgerencia. Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas: a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Subgerente. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario – STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Subgerencia a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Subgerencia, utilizando el Sistema de Trámite Documentario – STD; realizando el seguimiento de su atención. 30 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN d. Actualizar la agenda del Subgerente y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Subgerencia. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Subgerencia. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Subgerencia. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Subgerencia, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Subgerencia que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar los viáticos del personal de la Gerencia que viaje en comisión de servicio. m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Subgerencia, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Subgerencia. o. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente de Imagen Corporativa. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.3 Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa Funciones Específicas: a. Realizar estudios de percepción que tienen los clientes y usuarios de la imagen del Banco y realizar las campañas de posicionamiento de la misma. b. Coordinar con las unidades orgánicas competentes, los resultados de los estudios de investigación que se realicen para mejorar la imagen institucional. c. Participar en el desarrollo de campañas de posicionamiento de la imagen del Banco y evaluar el impacto que tendrán en los públicos internos y externos. d. Participar en el desarrollo de las campañas de posicionamiento de las marcas de los productos, servicios y canales del Banco en el mercado, en coordinación con la Gerencia de Banca Estatal y Miniorista. e. Proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento de canales de comunicación corporativa optimizando la relación con los clientes del Banco. f. Colaborar en el diseño del uniforme institucional y Carnet de Identidad “fotocheck” del personal del Banco, proyectando una imagen positiva a los clientes internos y externos, en coordinación con las unidades orgánicas pertinentes. 31 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO g. Establecer los lineamientos para la estandarización de la presentación de las oficinas del Banco a nivel nacional y supervisar su cumplimiento en coordinación con las unidades orgánicas competentes. h. Planificar, diseñar, organizar y ejecutar actividades para la aplicación de las políticas de responsabilidad social. i. Participar en la identificación y priorización de los grupos de interés del Banco de la Nación. j. Proponer planes de acción y comunicación, en coordinación con las unidades orgánicas competentes, que mejoren la relación del Banco con sus grupos de interés y participar en su desarrollo. k. Realizar la medición del impacto de las acciones de responsabilidad social desarrolladas en el Banco. l. Participar en la elaboración anual de un reporte de sostenibilidad en base a las acciones de Responsabilidad social. m. Apoyar a la Gerencia de Banca Estatal y Minorista en la difusión de los productos y servicios a través de acciones de publicidad n. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.4 Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Página Web Funciones Específicas: a. Estructurar y publicar la información del Banco de la Nación en sus páginas Web en Internet e Intranet, de acuerdo a las Normas emitidas por las Entidades que regulan la operatividad del Banco (PCM, SBS, FONAFE, CONSUCODE, INDECOPI, MEF, etc.) b. Supervisar que las páginas Web del Banco en Internet e Intranet cumplan los estándares Web, y las políticas de imagen corporativa del Banco. c. Participar en la elaboración de proyectos, normas, metodologías, estándares o técnicas, que mejoren y optimicen los procesos de planeamiento, desarrollo e implementación de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet en el ámbito institucional. d. Analizar, desarrollar y publicar nuevas páginas Web del Banco en diferentes lenguajes de programación de acuerdo a los estándares utilizados por el Banco. e. Investigar, evaluar y probar nuevas herramientas y productos para su aplicación en mejora continua de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. f. Analizar, desarrollar y publicar aplicaciones Web para mejorar el funcionamiento de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. g. Verificar permanentemente la operatividad de los módulos de reclamos, consultas o sugerencias y del formulario de acceso a la información pública publicado en las Páginas Web del Banco en Internet e Intranet. 32 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS TITULO BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN h. Coordinar con la Gerencia de Informática la disponibilidad de servidores y mecanismos de seguridad para salvaguardar el contenido de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. i. Prestar asistencia técnica a las unidades orgánicas generadoras de información en la elaboración y mantenimiento de sus respectivas páginas Web en Intranet. (Diseño estándar para todas las páginas). j. Elaborar el índice general de temas, la estructura y el formato de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet, en coordinación con las unidades orgánicas generadoras de información, considerando la importancia estratégica para el Banco. k. Coordinar la permanente actualización de la página Web del Banco en Intranet con las unidades orgánicas generadoras de información. l. Publicar y actualizar la información pertinente en el Portal de Transparencia del Banco en Internet; así como coordinar con las unidades orgánicas respectivas la entrega de la información de acuerdo a la normatividad interna. m. Mantener actualizada la información Institucional del Banco que se publica en los Portales del Estado Peruano y del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado – FONAFE. n. Analizar y elaborar el documento de identidad con estándares Web para las páginas del Banco en Internet e Intranet. o. Investigar, evaluar y proponer nuevos diseños de prototipos de plantillas de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet, con la finalidad de mantener una renovada y atractiva imagen corporativa del Banco. p. Investigar, evaluar y probar nuevas herramientas y productos de diseño para su aplicación en mejora continua en las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. q. Analizar e identificar necesidades de comunicación visual de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet, elaborar propuestas y planificar las tareas de diseño. r. Analizar y diseñar campañas publicitarias de elementos multimedia (Layers, banners, pop-ups, infografía, demos, entre otros) que se consideren necesario para optimizar las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. s. Analizar y elaborar el diseño de prototipos de las campañas de publicidad en el lanzamiento o mantenimiento de los productos y servicios y en caso de fechas conmemorativas por medio de las páginas Web del Banco en Internet e Intranet, en coordinación con las unidades orgánicas competentes. t. Elaborar el material gráfico (Diagramas, mapas, ilustraciones, estilos, tamaño de tipografía, entre otros) necesario para optimizar las páginas Web del Banco en Internet e Intranet. u. Participar en el desarrollo e implementación de una estrategia de comunicación digital para afianzar el posicionamiento e incrementar la presencia del Banco. v. Mantener actualizado los diferentes medios digitales a través de la creación de contenidos en formatos de texto, video, audio e imágenes para cada plataforma digital, buscando la fidelización e interacción con sus clientes y/o usuarios. w. Realizar acciones para fomentar la interacción y la relación entre la marca del Banco y su comunicad en cada medio digital. 33 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO x. Desarrollar aplicaciones/concursos en las plataformas de social media para reforzar el posicionamiento y comunicación digital del Banco. y. Investigar, evaluar y proponer innovaciones para la renovación de la línea gráfica para la comunicación en las redes sociales y publicidad digital, con la finalidad de mantener una renovada y atractiva imagen corporativa z. Realizar otras funciones afines a la misión de la unidad orgánica a la que pertenece y las que por norma sean de su competencia. aa. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.5 Depende Directamente del: Subgerente de Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Periodista Funciones Específicas a. Elaborar diariamente el resumen de noticias publicadas en los diferentes medios de comunicación para el Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y las unidades orgánicas del Banco. b. Investigar e informar sobre noticias nacionales y extranjeras, personalidades y acontecimientos sociales que impacten en la organización, al Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y las unidades orgánicas competentes. c. Asistir a actos oficiales y conferencias de prensa para cubrir información relevante para el Banco. d. Elaborar notas de prensa, artículos y otros, referentes a las actividades del Banco, para su difusión a través de los medios de comunicación masiva, evaluando su impacto. e. Elaborar los proyectos de respuesta a las comunicaciones que afecten la imagen del Banco y otras comunicaciones oficiales en coordinación las unidades orgánicas del Banco. f. Redactar artículos para su publicación en el Boletín Institucional del Banco. g. Organizar las conferencias de prensa y evaluar el impacto y resultado de las mismas. h. Administrar el archivo periodístico, fotográfico, videoteca y bases de datos de las publicaciones. i. Coordinar entrevistas a los funcionarios del Banco en los diversos medios de comunicación. j. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.6 Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Relacionista Público Funciones Específicas: a. Elaborar y difundir información institucional, proyectando una imagen positiva del Banco. 34 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO b. Organizar y concertar la participación del Banco en actividades culturales, cívicas, artísticas y de proyección social, de acuerdo a los lineamientos aprobados, que incentiven el desarrollo de la comunidad, proyectando la imagen y presencia del Banco. c. Mantener comunicación con todas las unidades orgánicas del Banco, coordinando el desarrollo de las actividades de relaciones públicas y comunicación social. d. Propiciar, mantener y afianzar las relaciones institucionales con los diferentes organismos del Estado y los integrantes del sistema financiero. e. Organizar atenciones oficiales, garantizando que éstas se desarrollen de acuerdo al prestigio del Banco. f. Recibir y atender a comisiones o delegaciones sobre asuntos relacionados con el Banco. g. Elaborar la correspondencia protocolar de la Presidencia Ejecutiva y Gerencia General. h. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.7 Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Publicista Funciones Específicas a. Proponer, elaborar y desarrollar las estrategias publicitarias para el lanzamiento y mantenimiento de los productos, servicios y canales del Banco, en coordinación con las unidades orgánicas competentes. b. Apoyar a la Gerencia de Banca Estatal y Minorista en la difusión de los productos y servicios a través de acciones de publicidad. c. Desarrollar y diseñar campañas publicitarias institucionales. d. Supervisar la publicidad del Banco y su producción. e. Seleccionar artículos promocionales a utilizar en campañas. f. Elaborar el Plan de Inversión en Medios, anual y por campañas. g. Diseñar y elaborar folletos, afiches, avisos y piezas publicitarias que permitan establecer una opinión pública favorable al Banco, en coordinación con el Diseñador Gráfico. h. Organizar, diseñar y diagramar textos referentes a publicaciones de su competencia y las que requieran otras unidades orgánicas del Banco. i. Coordinar la impresión y distribución de los folletos y afiches a nivel nacional. j. Desarrollar y mantener actualizado el archivo publicitario y bases de datos de las publicaciones. k. Apoyar en la gestión de los espacios en los medios de comunicación, generando nuevas opciones de difusión publicitaria. l. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. 35 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO 5.6.8 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Publicista Funciones Específicas a. Coordinar con las unidades orgánicas, sus necesidades de publicación de avisos en los medios, recibiendo sus propuestas de avisos para publicación. b. Solicitar a la agencia de publicidad la elaboración del arte y de la pauta de publicidad para los avisos del Banco. c. Coordinar con la agencia de publicidad los precios, horarios y espacios para la publicación de los avisos. d. Controlar la partida presupuestal asignada a la Subgerencia para gastos de publicidad, publicaciones y relaciones públicas. e. Verificar que los avisos pactados sean publicados en los medios de acuerdo a la pauta de publicidad. f. Revisar que las facturas por los avisos publicados en los medios de comunicación estén de acuerdo a las pauta de publicidad aprobada y realizar el trámite de pago de las mismas. g. Realizar el trámite de pago de los avisos publicados. h. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 5.6.9 Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Diseñador Gráfico Funciones Específicas a. Elaborar propuestas gráficas orientadas a posicionar la imagen del Banco a través de sus productos, servicios y canales. b. Desarrollar el manual de identidad corporativa del Banco. c. Desarrollar documentos de diseño de Identidad aplicados a productos y servicios específicos. d. Verificar la aplicación de pautas contenidas en el manual de Identidad Corporativa en las diversas piezas gráficas informativas y promocionales del Banco. e. Verificar la aplicación de elementos gráficos corporativos en el marco de cooperación con otras instituciones. f. Controlar la calidad de las piezas gráficas durante el proceso de producción, tanto en pre y post prensa como en los artes finales. g. Participar en el diseño y desarrollo de las campañas publicitarias, incluyendo el material publicitario. h. Realizar el diseño gráfico de las marcas de los productos y servicios del Banco en coordinación con las unidades orgánicas competentes. 36 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO i. Apoyar en la diagramación y diseño de documentos orientados a los productos y servicios del Banco; así como anuncios institucionales de difusión interna y externa. j. Realizar el diseño y diagramación de textos para el boletín institucional, la Memoria Anual, material promocional y otros documentos orientados a los productos y servicios del Banco. k. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. 5.6.10 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Operador de la Central Telefónica. Funciones Específicas: a. Operar la central telefónica del Banco, transfiriendo las llamadas de entrada a los diversos anexos. b. Proveer un servicio de calidad en la atención de llamadas telefónicas, proyectando a través del teléfono la imagen del Banco. c. Canalizar las consultas telefónicas de los clientes, a las unidades orgánicas encargadas de su atención. d. Controlar, manejar y operar las diversas aplicaciones del sistema de la central telefónica. e. Solicitar el mantenimiento necesario para el buen funcionamiento de la central telefónica. f. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. 5.6.11 Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Audiovisuales Funciones Específicas a. Fotografiar, filmar y/o grabar a las personas, objetos y acontecimientos de interés para el Banco. b. Mantener un archivo actualizado de las fotos y filmaciones realizadas que son de interés para el Banco. c. Cubrir información en charlas de capacitación y en cualquier evento que se realice en el Banco o fuera de las instalaciones del Banco. d. Gestionar la toma de fotografías y las filmaciones que se realizan en las localidades de provincias donde se efectúe algún evento, así como revisarlas, editarlas y archivarlas. e. Efectuar el monitoreo televisivo y radial para la grabación de cualquier noticia relacionada con el Banco. f. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 37 de 38 Banco de la Nación Gerencia de Asuntos Corporativos MOF –GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS BN-MOF-4400-013-01 REV.2 31 JULIO 2015 CÓDIGO FECHA DE PUBLICACIÓN TITULO 6. Depende Directamente del: Subgerente Imagen Corporativa. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos específicos: Ninguno. ORGANIGRAMA GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS SUB-GERENCIA DE GOBIERNO CORPORATIVO SUB-GERENCIA DE IMAGEN CORPORATIVA SECCIÓN ARCHIVO CENTRAL SECCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO SECCIÓN GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO 38 de 38
