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1
PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL
FORMATO: INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
08/08/2013
30/07/2013
PROCEDIMIENTO
CODIGO
F3-PEV-EC-04
FECHA EDICIÓN
PÁGINA 1 DE 1
1
31/07/2013
OS A PERSONAS NATURALES,
ION AL C IUDADANO
Contratista
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incoder
FECHA PRESENTACIÓN INFORME
PROCESO
CIUDA
OTORGAMIE NTO DE SUE
BALDIOS, GESTION FIN,
CARGO AUDITOR
Di rectorterritorial
CESAR
PilarMorales Cano
CARGO AUDITADO
DIRECCIÓN TERRITORIAL
NOMBRE DEL AUDITOR
EDUARDO MENA
ÁREADEL NIVEL CENTRAL
NOMBREDE LAUDITADO
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Laauditoriose desarrolloa los Procesosyprocedimientosmencionados dentro dela direcciónterritorial.
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FORTALEZAS DEL PROCESO Y/0PROCEDIMIENTO AUDITADO
Elconocimientoyaplicación de la leyen losprocesos deOtorgamientodeSubsidiosyenel de Titulaciónde Baldios.
DEBILIDADES DEL PROCESO Y/0PROCEDIMIENTO AUDITADO
_
Caracterización del proceso,
Mapaderiesgos,
carpetas de losprocedimientos,
plan deacción , indicadores,
productonoconforme, derechos depetición ,
programación de
viáticos.
DOCUMENTACIÓN ANALIZADA
— -Di rector Territorial, Coordinadortécnicoy líderes de losprocedimientos
PERSONAL AUDITADO
Verificación de losProcesosy los Procedi mientosenmención ,
conel fi n deevaluar lagestión deestosenelulti moaño,
asi comoverificar laeficacia del Sistema Integrado de
Gestióny laconformidadconlosrequisitos de lasnormasNTCGP 1000:2009,
elModeloEstándar de Control I nterno-MECI 1000:2005 y lanormativi dad legal vigente.
OBJETIVO DELA AUDITORIA
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A pesar dequesecumplenlosrequisitos del Sistema deCalidadseevidenciaunadebilarticulaciónali nteri or de losprocedi mientos,
por f alta declaridadyconocimientodela
utilizacióny benef icios de las herramientascomoenelseguimientoymedi ciónpormediodelosi ndicadoresyelcontrol delosriesgosy del ProductoNoConforme.
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Existen f allasali nterior delproceso de Titulaciónde
Baldíosyaqueseevidencioel incumplimiento de los
requisitosrelacionadosconelproductoyioservicio ,
evidenciadoen la falta derespuestaoport una detos
recursos dereposiciónradicadosenesta áreapor la
ProcuraduriaAgraria.
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Revisadoelsistemadei nformaciónycomunicacióncon la
funcionariaencargada delproceso deatenciónalciudadanose
evidenció la falta derespuestaa los 29recursos dereposición
i nterpuestosporla ProcuraduríaAgrariadentro delprocedi miento
de Titulación de Baldiós,yqueseencuentranenrojo enel sisad.
Seevidenciael cont rol de tosregistrosenlos diferentesprocesos
revisados,
mediante laorganización decarpet as de los
procedi mientosconsussoportes,
ydiligenciamientodelF6Control
deregistros.
Seevidenció lasaccionescorrectivas de laauditoriaanteriorasolo
dos de loscuatro HallazgosrelacionadosenelI nforme deAudi toria
delañoanterior, lascualesseverificaronen lacarpet acon los
registrosen tos formatoscorrespondientes,
así comoelcierre de
lasnoconformidades. Los dos hallazgosa tosquenose tesaplicó
accioncorrectivacorrespondenalproceso deAtenciónapoblación
desplazadaelcualnoseestádesarrollandoen laentidadesteañoy
elotrocorrespondealproceso decontrataciónenel cualno hay
unapersonaencargada delproceso debidoaltraslado delcargo
paraotra DT;
así mismoenelformatoF3-PE-ASIG -03seevidenció
queelanálisis decausases débilynoseajust aa larealidad,
por lo
tantoel planteamiento de las dichasaccionescorrectivasnose
enfocanen laeliminación de lacausaraíz,
ysinembargoserealizó
elcierre delas dosNoconformidadesrazonpor lacualuna deellas
larelacionadacon losi ndicadoressesiguepresentando.
---
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Aunqueexi sten f ormatospara laprogramacióndeviáticos
Legalización de lascomisiones, de lascualesseevidenciaron los
registrosenlaDT,
noexisteunprocedimiento documentadode
viáticos dentro delproceso degestión f inanciera .
Seevidenció tosregistros decontrol decalidaden losprocesos de
Otorgamiento de Subsidioy Titulación de baldíosrealizadocada
t resmesesporladelegadaparaelSIGC .
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Aunquecadaprocesorevisadocuentaconunmapa deriesgosy
seevidenció quealgunos
realizatratamiendoal riesgoresidual,
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funcionariosnotienenclaros losconcept os,
nuevasdescripciones de loseventos, lascualesnosonclarasni
estanrelacionadaen losmapas deriesgos decadaproceso.