Manejo de correspondencia en los correos electrónicos

Ref. 1-2014-5416 - 142/2015/SGC - 410
Bogotá D.C., 29 de mayo de 2015 11:04
Asunto: Concepto técnico sobre el manejo de correspondencia en los correos electrónicos
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No.1-20145416 mediante la cual solicita información respecto al manejo de correspondencia en los
correos electrónicos, y si el documento se imprime este deja de ser legal o los documentos no
son válidos; si estamos en el trámite de evitar el gasto de papel y la agilidad que nos da el
correo electrónico. De manera atenta le manifestamos lo siguiente:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
!
El Acuerdo AGN No. 060 (30 de octubre de 2001). Por el cual se establecen pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas.
!
El Acuerdo 003 de 2015 tiene como objeto, reglamentar la gestión de documentos
electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso
de medios electrónicos en los procesos administrativos; las directrices de esta circular
se adoptarán a partir de su publicación en el diario oficial.
!
La ley 527 de 1999 es el referente principal que le da valor probatorio a los documentos
electrónicos, los cuales deben cumplir con las características de autenticidad, integridad,
fiabilidad, usabilidad y no repudio, para que tengan un valor probatorio.
!
El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000 ! Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental
propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental, la
gestión de documentos electrónicos de archivo, los requisitos para su autenticidad,
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integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación,
características fundamentales de los documentos electrónicos de archivo.
!
La Circular Externa 005 de 2012 del AGN, señala que la gestión documental en el marco
de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de criterios que garanticen la
seguridad de los documentos e información, la preservación de los documentos
electrónicos, el acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los
documentos e información. En el marco de la iniciativa de cero papel.
A continuación damos respuesta respecto al manejo de correspondencia en los correos
electrónicos, como se debe manejar?
En primer lugar es necesario señalar que los correos electrónicos son documentos electrónicos
de archivo y para conservarlos en otros sistemas se debe reglamentar internamente el proceso,
para evitar pérdida de los atributos de los documentos y su valor probatorio, siempre que se
reúnan los requisitos establecidos en el artículo 9, integridad, de la Ley 527 de 1999.
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medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios
y procesos archivísticos; en consecuencia los archivos planos, CSV, logs, entre otros, son
registros generados por los sistemas de información o bases de datos como respaldo de su
funcionamiento, y por consiguiente, se consideran documentos de archivo, lo cual es una
característica esencial para que sean incluidos dentro de una serie documental y a su vez en la
TRD respectiva.
Si el documento se imprime, éste deja de ser legal o los documentos no son válidos? si
estamos en el trámite de evitar el gasto de papel y la agilidad que nos da el correo
electrónico.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y
probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que
se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Por esta razón no se deberán imprimir los correos electrónicos, se debe tener en cuenta las
directrices establecidas en los artículos 9º y 11º de la Ley 527 de 1999, en la cual establece el
valor probatorio de los mensajes de datos y documentos electrónicos.
Así mismo, del Decreto 2609 de 2012, lo referido en los artículos 24º al 29º sobre los requisitos
para la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, la preservación y
conservación de los documentos.
Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas
para archivos http://www.archivogeneral.gov.co igualmente a participar activamente en los
eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de
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Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma
progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una
adecuada administración de la gestión documental.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse única y
exclusivamente para el caso puntal de esta consulta y dentro de los parámetros establecidos en
el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(Ley 1437 de 2011)
Cordialmente,
ERIKA LUCIA RANGEL PALENCIA
Coordinadora Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías
Anexos: N.A
Copia:
N/A
Proyectó: Carolina Muñoz Ramírez ! Profesional Universitario - Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Revisó:
Jorge Eduardo Alzate Cortés ! Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
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