La Ley Federal de Archivos, retos y expectativas en su ejecución

“LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.
RETOS Y EXPECTATIVAS EN SU EJECUCIÓN.”
Alejandro Durán Zárate
Julio 19, 2012
“La Memoria del Mundo se encuentra en gran medida en las bibliotecas, los
archivos, los museos y los lugares de custodia existentes en todo el planeta
y un elevado porcentaje de ella corre peligro en la actualidad. El patrimonio
documental de numerosos pueblos se ha dispersado debido al
desplazamiento accidental o deliberado de fondos y colecciones, a los
botines de guerra o a otras circunstancias históricas. Algunas veces, hay
obstáculos prácticos o políticos que obstaculizan el acceso a él, y en otros
casos pesa sobre él la amenaza de deterioro o destrucción. Las solicitudes
de repatriación del patrimonio han de tomar en consideración las
circunstancias además de la justicia.”
Memoria del Mundo: Directrices (Edición revisada 2002) / preparada por Ray Edmondson.
París: UNESCO, 2002. (CII-95/WS-11. Rev.).
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Artículo 6o. La manifestación de las ideas no será objeto de
ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de
que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún
delito, o perturbe el orden público; el derecho de réplica será
ejercido en los términos dispuestos por la ley. El derecho a la
información será garantizado por el Estado.
Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la
Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus
respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios
y bases:
I.
II.
Toda la información en posesión de cualquier autoridad,
entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es
pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por
razones de interés público en los términos que fijen las
leyes. En la interpretación de este derecho deberá
prevalecer el principio de máxima publicidad.
La información que se refiere a la vida privada y los datos
personales será protegida en los términos y con las
excepciones que fijen las leyes.
III.
Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o
justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la
información pública, a sus datos personales o a la
rectificaciónde éstos.
IV.
Se establecerán mecanismos de acceso a la información y
procedimientos de revisión expeditos. Estos procedimientos
se sustanciarán ante órganos u organismos especializados e
imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de
decisión.
V.
Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados y publicarán a
través de los medios electrónicos disponibles, la información
completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el
ejercicio de los recursos públicos.
VI.
Las leyes determinarán la manera en que los sujetos
obligados deberán hacer pública la información relativa a los
recursos públicos que entreguen a personas físicas o
morales.
VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a
la información pública será sancionada en los términos que
dispongan las leyes.
Decreto por el que se adiciona un segundo párrafo con siete fracciones al Artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, publicado en el Diario Oficial de la federación el 20 de julio de 2007.
Estado Mexicano
Tiene la Obligación
De dar información
• Brindar el acceso a la información •
de carácter público
•
• Difunde actividades de Gobierno
•
• Reservar la información cuando
priven razones de interés público
•
• Abrir el acceso a la información
desclasificada
•
Garantizar recibir información
Acceder a la información pública
Conocerla oportunamente
Informarse de las acciones de
Gobierno
Reflexionar y tomar parecer sobre
las acciones de Gobierno
Ejercer y hacer valer su derecho
al acceso a la información
“El Derecho a saber y la necesidad del
secreto forman parte de un conflicto en
permanente tensión, no sólo en las
democracias consolidadas, sino en las
democracias emergentes.”
Ernesto Villanueva
Principios Archivísticos
Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental y tecnológica para la
adecuada preservación de los archivos.
Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo
documental producido por los sujetos
obligados en el desarrollo de su actividad
institucional, para distinguirlo de otros fondos
semejantes.
Integridad:
Garantizar que los documentos de archivo sean
completos y veraces para reflejar con exactitud
la información contenida.
Disponibilidad:Adoptar
medidas
pertinentes
para
localización de los documentos de archivo.
Artículo 5 de la Ley Federal de Archivos.
la
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
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RETOS Y EXPECTATIVAS EN SU EJECUCIÓN
Ejes de la estructura
Ley Federal de Archivos
Ámbito de Aplicación
Diseño Institucional
Instrumentos de Control y Consulta
Infracciones y Sanciones
Ámbito de Aplicación
Ejecutivo
Legislativo
Judicial
 La Ley regula a todos los poderes federales, sin exclusión,
excepción o asimetría alguna, lo que es indispensable para
lograr políticas públicas de largo alcance.
 Los documentos y archivos deben correr la misma suerte
que los del Ejecutivo Federal, al tratarse de documentos que
registran el quehacer de instituciones públicas de orden
federal.
Diseño Institucional
• Archivo General de la Nación
• Órgano de Gobierno
• Dirección general
• Consejo Académico Asesor
• Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo
Federal
• Consejo Nacional de Archivos
• Sistema Nacional de Archivos
• Registro Nacional de Archivos
• Comité de Información
• Áreas de Archivos
• Coordinadora
Trámite
Concentración
Histórico
Órgano de Gobierno del AGN
• Presidente, designado por el Ejecutivo
Federal
El 7 de mayo de 2012 se
constituyó formalmente.
• Representante de la Secretaría de
Gobernación
• Representante de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público
• Representante de la Secretaría de la
Secretaría de Educación Pública
• Director General del AGN (sin voto)
• Comisario Público (sin voto)
Artículos 5 de la Ley Federal de Archivos, 60 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y el Acuerdo por el que se agrupa el
organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación al sector coordinado por la Secretaría de Gobernación (DOF 30
de abril de 2012).
Requisitos Director General del AGN
• Ser ciudadano mexicano
• Tener grado académico de Doctor en Historia o contar con experiencia
mínima de cinco años en la dirección de un archivo histórico o área
sustantiva del mismo
• No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso
• Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación
• No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o
afinidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del
Órgano de Gobierno
• No haber sido Secretario de Estado, Jefe de Departamento
Administrativo, Procurador General de la República, Senador, Diputado
Federal o Local, dirigente de un partido o asociación política,
Gobernador de algún Estado o Jefe del Gobierno del Distrito Federal,
durante el año previo al día de su nombramiento
Consejo Académico Asesor
• Académicos y expertos
• Asesor y consultor en materia de archivos
Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal
• Órgano Consultivo
• 2 representantes de dependencias y entidades (titular y
suplente)
• Asesor y consultor en materia de administración de
documentos y archivos
Consejo Nacional de Archivos
Presidente
Atribuciones

Establecer directrices y criterios para la aplicación
de esta Ley y su Reglamento para los sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal

Funcionamiento de los archivos que integren el
Sistema Nacional de Archivos destinadas a la
gestión, conservación y acceso a los documentos
de archivo.

Promover la interrelación de los archivos públicos y
privados para el intercambio y la integración
sistémica de las actividades de archivo

Fomentar el desarrollo de archivos administrativos
actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo,
Judicial de los órganos constitucionales autónomos
de los tres órdenes de gobierno.

Fomentar la modernización y homogeneización
metodológica de la función archivística.

Establecer criterios para la difusión de la historia
de México, existentes en archivos y colecciones
públicas y privadas, nacionales.

Promover el acceso a la información documental,
con base en las mejores prácticas internacionales.

Propiciar el uso de nuevas tecnologías de la
información, la gestión de documentos en entorno
electrónico y las medidas para su preservación.

Estimular la sensibilización de la sociedad acerca
de la importancia de los archivos activos.

Fomentar la organización y celebración de foros,
congresos, conferencias e intercambios de
experiencias en materia de archivos.
Preside -Director General del AGN
Representantes del los archivos:
Uno del Poder Ejecutivo Federal
Uno del Poder Judicial Federal
Dos del Poder Legislativo Federal
Uno de la CNDH
Uno del Banxico
Uno del IFE
Uno del INEGI
Uno de los entidades federativas y del D.F.
Uno de los municipios
Uno de los poderes judiciales estatales
y del D.F.
Uno de los poderes legislativos estatales
y del D.F.
Uno del IFAI
Uno de los institutos o consejos de
transparencia estatales y del D.F.
Uno de las instituciones de docencia,
investigación, o preservación de archivos
Uno de los archivos universitarios
Uno de la Asociación de Archivos y Bibliotecas
Privadas
Consejo Nacional de Archivos
Serán representantes en el CNA de los Archivos de:
3 Electos en la Reunión Nacional de Archivos:
•
Uno para representar a los archivos de los estados y del DF.
•
Uno para representar a los archivos de los municipios.
•
Uno para representar a los archivos de los poderes legislativos
estatales y del DF.
1 electo en el Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, para representar a
los archivos de los poderes judiciales estatales y del DF.
1 electo en la Conferencia Mexicana de Acceso a la Información Pública, para
representar a los Institutos o Consejos de Transparencia estatales y del DF.
1 electo por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior, para
representar a los archivos universitarios.
Sistema Nacional de Archivos
Es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación entre
los archivos públicos, privados y del sector social.
Tiene por objeto la gestión, preservación y acceso a la información
con base en las mejores prácticas internacionales.
Se integra
por archivos
Del Poder Ejecutivo Federal
Del Poder Judicial de la Federación
Del Poder Legislativo Federal
De los organismos constitucionales autónomos
De los organismos autónomos por ley
De las entidades federativas y del Distrito Federal
De los municipios o demarcaciones territoriales
De las universidades e instituciones de educación superior
De los archivos privados declarados de interés público
De los archivos privados que soliciten ser parte del Sistema
El SNA se conducirá conforme a la LFA, su Reglamento, criterios y
directrices que emita el Consejo Nacional de Archivos.
Artículos 39 y 40 de la Ley Federal de Archivos
Registro Nacional de Archivos
• Tiene por objeto registrar y difundir el patrimonio de la
memoria documental del país
• Integrado por los archivos históricos del Poder Ejecutivo
Federal, y potestativamente, por otros archivos públicos
y privados
• Los archivos adscritos al RNAH, incorporarán
actualizarán anualmente los datos sobre sus acervos.
y
• Los particulares informarán sobre cualquier cambio que
afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico
o patrimonial
• El AGN brindará asistencia técnica a los propietarios de
los archivos privados inscritos en el RNAH, para
promover su organización, conservación, difusión y
consulta
Comité de Información
Integrado por:
• Un servidor público designado por el titular de la
dependencia o entidad
• El titular de la unidad de enlace
• El titular del órgano interno de control de cada
dependencia o entidad
• El titular del área coordinadora de archivos
El Comité adoptará sus decisiones por mayoría de votos.
Artículos 30 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 11 de la Ley Federal de Archivos
Áreas de Archivos
Área Coordinadora de Archivos
• Desarrollar criterios en materia de organización, administración y
conservación de archivos
• Elaborar en coordinación con las unidades administrativas los
instrumentos de control archivístico
• Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la
documentación; establecer un programa de capacitación y
asesoría archivísticos
• Coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos
• Coordinar con el área de tecnologías de la información, la
creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos
electrónicos, así como la automatización de los archivos
Área de Archivo de Trámite
Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa
Área de Archivo de Concentración
Unidad responsable de la administración de
documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas de los
sujetos obligados, y que permanecen en él hasta
su destino final
Área de Archivo Histórico
Fuente de acceso público y unidad responsable
de administrar, organizar, describir, conservar y
divulgar la memoria documental institucional, así
como la integrada por documentos o colecciones
documentales facticias de relevancia para la
memoria nacional;
Archivos Históricos
• Fuentes de acceso público
• Tienen el deber de divulgar la memoria documental
institucional,
• Los documentos en él, han perdido sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables
• Los documentos en él, poseen valores evidénciales,
testimoniales e informativos
• No están afectos a las causales de clasificación que
prevé la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental o alguna otra
disposición legal.
• Documentos con valor histórico con información
confidencial, se reservan por 30 años a partir de su
fecha de creación o por 70 años si pudiera afectarse
la intimidad de su titular o cuya utilización indebida
pueda dar origen a discriminación o conlleve un
riesgo grave para éste.
Instrumentos de Control y Consulta
• Cuadro General
Archivística
de
Clasificación
• Catálogo de Disposición Documental
• Inventarios Documentales (general,
transferencia y baja)
• Guía simple
Los archivos deben estar organizados y clasificados, con al menos la
estructura siguiente:
Fondo:
Constituido por el conjunto de documentos producidos
orgánicamente por la Secretaría, se identifica con las siglas
“SFP”.
Subfondo:
Integrado por los documentos a cargo de una unidad
administrativa o centro de trabajo (de no tener uno
específico la Coordinación de Archivos lo asignará, previa
solicitud).
Sección:
Formado por los documentos en que se divide el “fondo”,
principalmente con base en las atribuciones de la unidad
administrativa.
Serie:
Comprende la documentación en que se subdivide la
sección, producida en el ejercicio de una atribución o
respecto de una materia o de un asunto en específico.
Expediente:
Unidad básica de la serie y se integra con las constancias
relacionadas con un mismo tema, asunto o actividad.
Año:
Corresponde al ejercicio en que se apertura el expediente.
Instrumentos de Control y Consulta
• Indicadores de gestión
• Ejercicio
públicos
de
recursos
• Información con alto valor
social
Transparencia Focalizada:
www.comparatuescuela.org
Transparencia Focalizada:
www.subsidiosalcampo.org.mx
Transparencia Focalizada:
www.transparenciapresupuestaria.gob.mx
Transparencia Focalizada:
www.conagua.gob.mx
Institución
Información con valor
CAPUFE
Publicación de horarios con mayor afluencia vehicular en las carreteras
del país
http://www.capufe.gob.mx/portal/site/wwwCapufe/menuitem.2843b50d34f657639a034bd7316d8a0c/
CFE
COFETEL
Ahorro de energía y tarifas eléctricas
http://www.cfe.gob.mx/sustentabilidad/ahorroenergia/Paginas/Ahorrodeenerg%C3%ADa.aspx
Portabilidad numérica
http://www.cft.gob.mx/es/Cofetel_2008/portabilidad
PROFECO
Programa Nacional de Verificación de Estaciones de Servicio (gasolina)
http://webapps.profeco.gob.mx/verificacion/gasolina/
FINRURAL
Portafolio de Promoción de Productos y Programas de Crédito
http://www.financierarural.gob.mx/ApoyosProductoresIntermediarios/Paginas/TransparenciaFocalizada.aspx
CONDUSEF
Tablas comparativas, simuladores y herramientas digitales que permiten
al ciudadano comparar entre distintos servicios financieros que se
ofrecen en el mercado
http://www.condusef.gob.mx/index.php/transparencia/transparencia-focalizada
FOVISSSTE
Otorgamiento de créditos hipotecarios
http://www.fovissste.gob.mx/es/FOVISSSTE/TRC_Trasparencia_Focalizada
SSP
Estadística de servicios de seguridad privada
http://siesp.ssp.gob.mx/Transparencia/
Instrumentos de Control y Consulta
• Cuando desaparezca, se extinga o cambie de adscripción una
dependencia o entidad de la Administración Pública Federal o
alguna de sus unidades administrativas, los documentos de archivo,
los instrumentos de consulta y de control archivístico serán
trasladados a los archivos que así resulte necesario.
• Cada año la Administración Pública Federal notificará al Archivo
General de la Nación, que documentos reservados con fundamento
en el artículo 13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, se desclasificaron en el año
previo.
Instrumentos de Control y Consulta
Documentos electrónicos
• Se debe identificar cuales documentos serán los que deban
resguardarse como “Documentos de archivo electrónicos”
• Antes de digitalizar organizar los archivos es la tarea principal
• Elegir el medio en que se han de conservar y que resulte de
largo plazo, en su caso, prever mecanismos para poderlos
consultar en el futuro
• Considerar las ventajas que proveen las TIC´s
• Dar en términos generales un tratamiento similar al de los
archivo s en papel (trámite, conservación e histórico)
Instrumentos de Control y Consulta
Sistemas automatizados de gestión y control para la
organización y conservación de archivos
• Reglas generales y específicas que apoyen a las
instituciones en la organización y conservación de archivos
• Consideren elementos consistentes y uniformes para
asegurar la preservación de metadatos para el sistema
• Normas para garantizar la autenticidad, seguridad,
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo
electrónico, así como el control y administración
archivística
• Considerar mecanismos de registro de la actualización,
migración, respaldo u otros procesos que afecten, incluidos
los jurídicos, a los archivos electrónico de archivo
Artículos 21, 44 fracción XXIV y Tercer Transitorio de la Ley Federal de Archivos
Infracciones y sanciones
• resultarán si hacen ilegible, extraen, destruyen,
ocultan, alteran incluso si manchan o raspan de
manera indebida, cualquier documento que obre en un
archivo
•
si extraen documentos o archivos públicos para fines
distintos al ejercicio de sus funciones,
• si transfieren de forma gratuita u onerosa la propiedad
o la posesión de esos archivos o documentos públicos,
• si impiden u obstaculizan la consulta de documentos
sin mediar causa justificada,
• si ponen en riesgo su integridad o conservación,
• si los llevan fuera de México y sin autorización,
• si actúan negligentemente al adoptar medidas
técnicas, administrativas
Desarrollar Servidores Públicos
• Desarrollar un programa de capacitación y asesoría
archivística
• Capacitación para cumplir con las funciones que les
corresponda
• Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a
través de convenios de colaboración o concertación
con autoridades e instituciones educativas públicas o
privadas
• Fomentar la organización de foros, congresos,
elaboración
de
estudios,
capacitaciones
e
intercambios de experiencias
Artículos 6, 12, fracción V, 14, 36, fracción XIII, 44, fracciones XVII y XVIII de la Ley Federal de Archivos
Desarrollar Servidores Públicos
• Cambiar el chip
• Establecer estándares de competencia en materia
archivísticas
• Propiciar el diseño de perfiles idóneos para el
desempeño de las funciones basados en competencias
• Crear espacios de colaboración virtuales apoyados en
las TIC´s
• Propiciar la autogestión del conocimiento
• Desarrollar las competencias profesionales
derechos al acceso a l ainformaicón
en
Desarrollar Servidores Públicos
Desarrollar Servidores Públicos
“Los Servidores Públicos son archivistas
en si mismo de acuerdo con sus
funciones”
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Recursos Financieros
Desarrollo de sistemas informáticos
Capacitación
Observaciones de Auditoria
Propuesta de Mejora
Presión de Gasto
La Ley Federal de Archivos propone una política
nacional que:
• Aporte al fortalecimiento de la identidad y
sentimiento de pertenencia a México, pluriétnico
y multicultural.
• Asegure información confiable y organizada para
la toma de decisiones pertinentes en los
gobiernos y asegure una rendición de cuentas
efectiva, además de fortalecer la transparencia y
sus derechos asociados
• Propicia preservar la memoria colectiva de una
gran nación, a través de la valoración del
patrimonio archivístico nacional