Radicacion documentos procesados en el software

Ref. 1-2013-5942 - 88/2014/SGC - 410
Asunto: Radicación documentos.
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12013-5942, mediante la cual solicita información con respecto a si se debe radicar los
documentos procesados en el software para el recaudo de la tasa de vigilancia de la entidad. Al
respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
Para comenzar es claro m encionar que la correspondencia, es parte integral del programa
de gestión documental y su fundamento es acorde con algunos com ponentes como:
funciones, procesos, procedim ientos, la construcción de una política de archivo y gestión
docum ental, un modelo para la adm inistración de las comunicaciones oficiales, que apoye
el quehacer de la Entidad y al cumplimiento de los objetivos institucionales.
En relación con la radicación de los documentos procesados en el software, para el recaudo de
la tasa de vigilancia de la entidad, es importante señalar que este procedimiento de radiación
depende específicamente de las decisiones que tome la entidad,a través de la responsabilidad
que tiene el Secretario General, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité
Interno de Archivo, según el caso,acorde con sus necesidades y requerimientos; a su vez este
procedimiento independientemente del software que se utilice, debe estar articulado con lo
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dispuesto en el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental, el proceso
de gestión y trámite de las comunicaciones oficiales (según artículo 9° del Decreto 2609 de
2012), la identificación de los tipos documentales, el Sistema Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo ! SGDEA(o en su defecto el Sistema de Administración de
Documentos), así como los demás sistemas administrativos y de gestión de la entidad o los que
el gobierno nacional establezca.
Igualmente,conviene recordar algunas disposiciones legales y técnicas que sugerimos tener en
cuenta, para cuando el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo estudie las
modificaciones a la política de archivo y de gestión documental a que hace mención su
consulta:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
1.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de
la Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la
República.
2. En el marco de la iniciativa de cero papel, la Circular Externa AGN No. 005 de septiembre
11 de 2012, contempla entre otros aspectos:Numeral 6: !"#$% &'()*+&#&+'*,$% '-+&+#.,$% ,*% .#%
+*+&+#/+0#% &,1'% 2#2,.% 34&),15'% 676% 5,% 8669% 5,.% :'*$,;'% <+1,&/+0'% 5,.% 4=>?@% S egún lo establece la
Directiva Presidencial No. 04 del 2012, este Acuerdo es el punto de partida en la iniciativa de cero
papel, permitiendo a aquellas entidades públicas dentro de sus políticas y planes debidamente
aprobados por el Comité de A rchivo, iniciar procesos electrónicos para intercambiar comunicaciones
oficiales a través de un medio de transmisión electrónic a, bajo el modelo de interoperabilidad,
definido en el Manual de Gobierno en Línea. Así las cosas se requieren implementar sistemas
electrónic os que permitan el intercambio de comunicaciones oficiales electrónicas pero siempre
dentro de los esquemas previstos en un programa de gestión documental y un sistema de gestión de
5'&)(,*/'$%,.,&/1A*+&'$%3B=<C4?DE
3. El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de
2000 ! Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del
programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de
documentos electrónicos de archivo.
El Artículo 5°. Principios del proceso de gestión documental, señala en el literal o)
!F*/,1'2,1#G+.+5#5E% "#$% ,*/+5#5,$% 2HG licas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información,
así como la habilidad de los sistemas (comput adoras. medios de comunicación, redes, software y
✞✟✠✡☛☞✞✌✍✎✍✞✏✠✑ ✒✓☛☞✍✌✑ ✡✔✟✌✕✍✠✑ ✡☞ ✎✍✏✍✟✠✞✕✍✑ ✔✞ ✌✖☞✠✖✕✡
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otros componentes de t ecnología de la inf ormación) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo
&'*%)*%(I/'5'%5,-+*+5'J%&'*%,.%-+*%5,%'G/,*,1%.'$%1,$)./#5'$%,$2,1#5'$D
El Artículo 15°. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. Refiere que
!C.%K1'L1#(#%5,% =,$/+A*% <'&)(,*/#.%3K =<?%5,G,% #1('*+M#1$ ,%&'*%.'$%'/1'$%$+$/,(#$%#5(+*+$/1#/+0'$%
N%5,%L,$/+A*%,$/#G.,&+5'$%2'1%,.%L'G+,1*'%*#&+'*#.%'%.'$%O),%$,%,$/#G.,M&#*%,*%,.%-)/)1'D .
El Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental., determina en el literal
b.!F*/,1'2,1#G+.+5#5E% "'$% $+$/,(#$% 5,% L,$/+A*% 5'&)(,*/#.% 5,G,*% 2,1(+/+1% .#% +*/,1'2,1#G+.+5#5% &'*% .'$%
otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las
#)/'1+5#5,$%'%+*$/#*&+#$%&'(2,/,*/,$D.
Finalmente les informamos que esta Subdirección realizó la identificación de las principales
normas técnicas internacionales de diferentes organismos de normalización como: ISO,AFNOR,
BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales se irán poniendo
paulatinamente a disposición del público para su consulta. La identificación involucra temas
como gestión de documentos, sistemas de información, almacenamiento, repositorios digitales,
medios ópticos, ente otros.
A partir de la identificación se creó una matriz, la cual podrá consultar en:
http://preservandoparaelfuturo.org/herramient as-y-publicaciones/herramient aslineamientos
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto.
Cordialmente,
LILLIANA M AYORGA TOVAR
Encargada de las Funciones
Subdirección de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos. N.A.
Copia: N.A.
Proyectó: Wilson Ramiro Sánchez, Profesional GGDAE (TIADE) ! AGN.
Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE (TIADE) ! AGN.
Revisó: Lilliana Mayorga Tovar, Encargada de las Funciones de la Subdirección TIADE ! AGN.
Archivado en: Oficina Asesora Jurídica ! Serie Documental: Conceptos Técnicos.
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Identificador : mg49 pVDd Korj E02G z6ro NQRg 3GA=
REGISTRO ELECTRONICO
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