Página: 1 GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código:

GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 1
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES
SOBRE LOS PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP
GESTION JURIDICA SECTOR CENTRAL
Esquema de Análisis Integral Preventivo – EAIP –
Componente 1: Control Preventivo
Elaboró
Reviso
Aprobó
Mariana Botero Cuartas
Profesional Delegada para
Eficiencia
Administrativa
Presupuestal
Juan Carlos López López
Veedor Delegado para la Eficiencia
Administrativa y Presupuestal
Alexandra
Rodríguez
Gallego
Viceveedora Distrital
la
y
del
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 2
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión
Motivo de la Modificación
Fecha Modificación
Responsable
modificación
DD MM
AAAA
CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS
La guía aprobada, puede ser consultada en la red interna, con las claves de acceso
correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 3
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
INTRODUCCIÓN
Esta guía pretende facilitar y orientar la aplicación de las herramientas del
componente de Control Preventivo (componente 1) del EAIP y su integración a
la labor permanente de la Veeduría. La primera parte de la Guía (Parte I),
presenta información general de contexto sobre el EAIP, sus componentes y las
definiciones utilizadas en su desarrollo; así como las bases para la identificación
de Puntos de Control, la codificación de los PC y las indicaciones sobre el
mecanismo de seguimiento y monitoreo de la aplicación de acciones a realizar
por parte de la Veeduría. La segunda parte de la Guía (Parte II), constituye el
desarrollo de los mecanismos y procesos de aplicación de los controles para el
Proceso de Gestión Jurídica para el sector central.
Esta guía podrá ser modificada y/o ajustada en la medida en que la aplicación
de las acciones mencionadas, generen cambios en los Puntos de control, en las
definiciones, en su pertinencia o en su aplicación. Igualmente, se incluirán
capítulos adicionales en la medida en que el EAIP avance en la caracterización
del proceso e identificación de Puntos de Control. El mecanismo de Ajuste a
esta Guía es el siguiente:
i) Responsable de la Guía: Delegada Para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal, o a quién delegue.
ii) Los funcionarios de la Veeduría, contratistas y demás usuarios de la Guía,
podrán presentar al Delegado solicitudes o sugerencias de ajustes, con
base en la experiencia de su aplicación, condiciones de la gestión distrital,
revisión y evaluación del seguimiento y monitoreo de aplicación u otros
eventos que se relacionen con el control preventivo.
iii) Las solicitudes de ajustes o cambios se documentarán de manera sencilla,
indicando el texto a cambiar, el nuevo texto sugerido y las razones que
justifican los cambios.
iv) El Delegado aceptará, rechazará o hará los ajustes o cambios solicitados y
los incorporará a la Guía.
v) Se realizará la solicitud a la oficina Asesora de Gestión Jurídica para la
actualización y divulgación del documento actualizado en la plataforma del
Sistema integrado de Gestión
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 4
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
PARTE I
1. EL ESQUEMA DE ANÁLISIS INTEGRAL PREVENTIVO
1.1 Definición
El Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-, como herramienta de
focalización de las acciones de la Veeduría Distrital para prevenir y alertar sobre
ineficiencias administrativas del Distrito, es un conjunto ordenado de acciones
que definen un camino para identificar aspectos relevantes para el control y el
análisis que se realiza sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión
distrital.
Algunas definiciones y conceptos de elementos básicos del Esquema se
resumen a continuación:
a) Tipificación de la estructura institucional del Distrito: Las instancias
distritales se han tipificado dentro del EAIP como: 1) Sector central, que
incluye las 13 Secretarías Distritales, los dos Departamentos
Administrativos, una Unidad Administrativa Especial y los 19
establecimientos públicos adscritos, 2) localidades, integrado por las 20
Alcaldías Locales, 3) Empresas Sociales del Estado, conformado por los
22 hospitales públicos del Distrito, y 4) Empresas Industriales y
comerciales del Estado, que corresponden a algunas entidades
vinculadas del orden descentralizado. Para el desarrollo de esta guía se
tendrán en cuenta los puntos de control identificados para el “sector
Central” y “localidades”.
b) Procesos Estructurales: Se consideran 5 procesos estructurales, objeto
de aplicación del Esquema: 1) Planeación, 2) Gestión Presupuestal y
Financiera, 3) Gestión del Talento Humano, 4) Gestión Contractual, y 5)
Gestión jurídica y producción de normas. Los temas de participación para
el control social, son aplicados transversalmente, a todos los procesos.
c) Producto: Resultado de un conjunto de actividades secuenciales
previstas para la gestión pública. La definición de producto en la
caracterización de los procesos estructurales, se orienta a resultados que
se consideren relevantes para el adecuado funcionamiento de la gestión
distrital.
d) Insumo: Normas, actos administrativos, guías o documentos oficiales
requeridos para la realización de una actividad o un conjunto de ellas.
e) Norma o acto administrativo: Se refiere a la regulación que soporta la
actividad o a las disposiciones institucionales para llevarlas a cabo.
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 5
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
f) Nodo estratégico: Decisión asociada a la aprobación de un producto
clave para la gestión administrativa distrital.
g) Punto de control (PC): Actividad sobre la cual se debe ejercer control. Se
identifican dos tipos de puntos de control para la Veeduría:
•
Control de producto: actividad sobre la cual la Veeduría Distrital
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y disposiciones
institucionales establecidos para determinado producto o su
contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo
aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Los controles
de productos implican la revisión y análisis de aspectos como
coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere
cada PC.
•
Control de oportunidad: Actividad sobre la cual la veeduría Distrital
debe verificar el cumplimiento de la fecha o el cronograma previsto en
la norma para dicha actividad.
Igualmente, en el proceso de caracterización de procesos, se identifican puntos
de control de la Entidad que podrían ser aplicados a través de las oficinas de
Control Interno.
1.2 Componentes del EAIP
El EAIP incluye dos componentes: 1) Control Preventivo y 2) Análisis de
Condiciones y Resultados Institucionales. La descripción resumida de los dos
componentes se presenta en el cuadro No. I.1
Objetivo
Proceso de
ejecución
Cuadro No. I.1 Descripción de los componentes del EAIP
Componente 2: Análisis de
Componente 1: Control Preventivo
condiciones y Resultados
Identificar,
en
los
procesos Identificar los hechos más significativos
estructurales de la Gestión Distrital, las de un grupo de situaciones
actividades más relevantes en la toma sobresalientes, respecto del cumplimiento
de decisiones, con el fin de hacer el o desviación de un comportamiento
esperado o tendencial dentro de la
control preventivo sobre ellas.
gestión de las entidades distritales.
1) Caracterización de los procesos
1) Guía Metodológica (batería de
estructurales: diagrama de flujo,
indicadores): Con base en los sistemas de
requisitos, insumos y estándares de
información disponibles, se definen los
productos, identificación de nodos
indicadores para cada proceso.
estratégicos, matriz de PC.
2) De la batería de indicadores inicial, se
2) Definición de Puntos de Control
seleccionan y/o ajustan los que apliquen
(PC): de producto y de oportunidad
para cada caso de análisis.
3) Validación de los PC
3) Recolección de información para cada
proceso.
4) Procesamiento y análisis de
información
5) Elaboración de árbol de causas y
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 6
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
Cuadro No. I.1 Descripción de los componentes del EAIP
Componente 2: Análisis de
Componente 1: Control Preventivo
condiciones y Resultados
consecuencias
1) Guías de aplicación de los controles
Documento de análisis de condiciones y
2) Registro de resultados de la
resultados, para las Instituciones
aplicación de la guía.
Distritales.
Resultado
2. BASES DE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
En Desarrollo del primer componente del EAIP, aplicado a los procesos
estructurales, para el sector central y para localidades, se elaboró el diagrama
de flujo de cada proceso, sobre el cual se identificaron las actividades,
requisitos, productos y nodos estratégicos. Estos últimos constituyen los Puntos
de interés para controlar, llamados Puntos de Control (PC), dado que son
acciones previas a la toma de alguna decisión, dentro de la gestión. Con base
en el diagrama de flujo se elabora un matriz que presenta de manera
esquemática los PC y demás actividades, ordenadas en etapas y/o productos.
Adicionalmente, se cuenta con los documentos que detallan la caracterización
de los procesos e incluyen información sobre la acción de la Veeduría Distrital
relacionada con el “qué” y el “como”, para cada PC. Esta información, como
principal producto del componente 1 del EAIP, se ha considerado como la
herramienta del Esquema, que debe ser integrada a la labor permanente de las
funcionarias de la Veeduría. Tanto los documentos mencionados como los
cuadros resultados de los diagramas de flujo, constituyen el punto de partida
de la validación y análisis sobre los PC, para el desarrollo de esta Guía. Dichos
documentos se encuentran disponibles en la carpeta G de la Delegada para la
Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
3. CODIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
Con el fin de facilitar el reconocimiento y manejo de los PC, para la aplicación
de acciones, se decidió asignar un código de la siguiente manera:
Código de los PC
W-xy-z
W
x
y
z
Proceso al que se
refiere el Punto de
Control
Sector
Identifica el tipo de
control
Número
consecutivo de los
PC de cada proceso
GJ = Gestión Jurídica
E=Entidades del sector central
1= control de producto
2= control de oportunidad
3= control de la entidad (interno)
Incluye los PC de producto y de
oportunidad. Es decir el último corresponde
al total de los PC del proceso.
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 7
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
4. SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE CONTROLES
El mecanismo de seguimiento de aplicación de las acciones sobre los PC,
consiste en una matriz, denominada Matriz de Seguimiento y Monitoreo (MSM),
en la cual se hace el registro resumido, ordenado y consecutivo de las acciones,
así como las respuestas y resultados obtenidos de dichas acciones. Este registro
permite hacer revisiones y análisis sobre el avance y logro de los controles, lo
que constituye el seguimiento y monitoreo del componente 1 del EAIP. A través
de este seguimiento se revisa y evalúa la pertinencia de los PC, los principales
resultados y las necesidades de ajustes. La estructura básica de la MSM se
esquematiza en el siguiente cuadro, con un ejemplo sobre las acciones en dos
PC: de producto y de oportunidad, sobre el mismo tema.
Cuadro No. I.2 - Estructura de la Matriz de Seguimiento y monitoreo
de las acciones sobre los PC
GP-E2-5
Realizar mesas de trabajo
con el responsable de
sector y las entidades para
validar la información de
inversión
(mesas
sectoriales)
Resultados
2014
Actividad
Se consultó la
página
para
verificar
las
fechas previstas
para las mesas y
la publicación de
las actas.
Acción 4
Fecha
Nombre
28
Agosto
Ana
Victoria
Gómez
Actividad
Actividad
Acción 3
Fecha
Nombre
Fecha
Nombre
Actividad
PUNTOS DE CONTROL
Acción 2
Fecha
Nombre
Código
Acción 1
Esta MSM se encuentra disponible en la carpeta G de la Delegada, de manera
que los funcionarios responsables de las acciones de control, puedan registrar
las acciones de avance en la aplicación de controles, en una única hoja de
datos.
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 8
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
PARTE II
1. Puntos de Control del Proceso de Proceso de Gestión Jurídica
para Entidades del Sector Central
Dentro de los productos del Proceso de Gestión Jurídica, que deben cubrir el
período de gobierno, iniciando con la formulación del Plan de Desarrollo, hasta
el informe de empalme a entregar a la siguiente administración, se debe tener
en cuenta los siguientes productos:
Cuadro No. II.1 – Productos del Proceso de Gestión
Jurídica para el Sector Central
Productos
1. Políticas Jurídicas
2. Políticas en materia disciplinaria
3.Representación Judicial y Extrajudicial del Distrito Capital
4. Estudios y Análisis Jurídicos
5. Análisis Jurisprudencial
6. Seguimiento a las públicas jurídicas
7. Seguimiento a las decisiones en materia disciplinaria
8 .Cumplimiento de Conciliaciones y Sentencias o laudos arbitrales
desfavorables
Para el caso de Gestión Jurídica para Entidades del Sector Central y según la
versión de Agosto de 2014 de los documentos de base, se obtuvieron los
siguientes PC:
PC de Producto: 6
PC de Oportunidad: 2
Para el caso del Proceso de Gestión Jurídica de las bases de identificación de los
PC, se extrajeron y se ordenaron en el siguiente cuadro, con los códigos
correspondientes. Para identificar fácilmente los PC de
producto y de
oportunidad, el código de estos se presentan en rojo.
1.1 Mecanismos y Procedimientos de aplicación de controles
Cuadro No. II.2 – Puntos de Control del Proceso de Jurídica
Código
Punto de Control
P-E1-1
P-E1-2
P-E1-3
P-E1-4
P-E1-5
P-E1-6
Verifica proyecto de acto administrativo
Presenta a consideración del Subcomité toda la información y el proyecto de política
Entrega al Director Jurídico el texto final para consideración y firma
Selecciona fallos de alto impacto en el SIPROJ
Aprueba hacer recomendaciones de ajuste a la política implementada
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 9
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
1.1 Mecanismos y Procedimientos de aplicación de controles
1.1.2 Control de Oportunidad
Para el control de oportunidad y producto de estos, la Veeduría verificará el
cumplimiento de la fecha oportuna de la actividad correspondiente. Por lo
tanto, esta guía consiste en listar la actividad a revisar, la fecha de verificación
y el mecanismo. Este proceso de verificación se registrará en la MSM de que
trata el numeral 2 de la Primera parte de esta Guía. Para los casos en que las
actividades no se hayan realizado oportunamente, la Veeduría, si lo considera
conveniente, se pronunciará a través de comunicación escrita. La periodicidad
de los PC puede ser cuatrienal, anual, trimestral o mensual, dependiendo a la
etapa y producto al que corresponda. En todos los casos en que los controles
sean oportunos, se registrará esta información en la MSM. En caso contrario se
comunicará al funcionario profesional encargado del tema.
A. Responsabilidad de aplicación de los controles de oportunidad
La responsabilidad de verificar la oportunidad de los puntos de control se
distribuye de la siguiente manera:
a. Verificación de oportunidad: La secretaria revisa en primera instancia el
cumplimiento de las fechas definidas en el cuadro 3.
b. En caso de cumplimiento oportuno, se registra en la MSM, la siguiente
información:
1°) Medio de verificación: web, consulta telefónica, comunicación
electrónica u otra.
2°) Cumplimiento Oportuno.
c. En caso de no encontrar la información: Reportar al profesional
funcionario que designe la Delegada para el tema en revisión:
Profesional especializado Grado 2.
d. El Funcionario emite comunicación “oportuna” sobre la inoportunidad
encontrada, a la instancia que corresponda del Sector Central. Esta
comunicación se podrá hacer por correo electrónico directamente a la
instancia o funcionario responsable. En caso de que se considere que la
inoportunidad persiste y/o afecta la gestión distrital, se hará
comunicación formal a una instancia superior, que también podrá ser
enviada por correo electrónico, pero radicada a través del Orfeo. Estas
comunicaciones deberán ser también oportunas (no más de 3 días
después de la verificación), para que cumpla el objetivo de control de
oportunidad.
1.1.2 Controles de Producto
Todas las acciones de la Veeduría sobre todos los PC de producto, generan una
nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y
análisis. Igualmente, todas las acciones deben ser registradas en la MSM, de
manera resumida, haciendo referencia al resultado de la acción. Por ejemplo:
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 10
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
envío de comunicación a…, pronunciamiento dirigido a…, elaboración de nota
para la Delegada, entre otras. Igualmente, si el control genera una cadena de
comunicación, esta se registra con el fin de hacer posteriores evaluaciones de
resultados, pertinencia, relevancia, etc. El cuadro siguiente resume las acciones
sobre los PC de producto:
Cuadro II. 4 – Acciones sobre los Puntos de Control de Producto del Proceso
de Gestión Jurídica
Código Punto de Control
Acción de la Veeduría
GJ-E1-1
Verifica
proyecto
acto
administrativo de adopción de
políticas jurídicas
1- Valorando que la estrategia a adoptar pueda resolver
o transformar las situaciones, condiciones o
problemáticas identificadas como necesarias de solución
o transformación. En caso contrario solicitar al
Subdirector Distrital Delegado los ajustes respectivos
GJ-E1-2
Presenta a consideración del
Subcomité toda la información
y el proyecto de política
1- Analizando objetivamente la información
presentada para discusión del Subcomité y
verificando que las políticas propuestas sean
coherentes y su estructura permita el cumplimiento
de los objetivos. En caso de requerirse
pronunciamientos o ajustes deberá solicitarlo
oportunamente o dejar las constancias respectivas.
GJ-E1-3
Entrega al Director Jurídico el
texto final para consideración
y firma
1- Asistiendo a la mesa de trabajo con las entidades
distritales involucradas a fin de definir si el estudio
colma las expectativas de las entidades y cumple con
los criterios dispuestos en el artículo 46 del Decreto
654 de 2011.
GJ-E1-4
Selecciona fallos de alto
impacto en el SIPROJ
1- Revisando que los fallos seleccionados en el
SIPROJ tengan las características de interés,
importancia y trascendencia para el Distrito Capital,
como elevada cuantía de las pretensiones; temas que
se encuentran dentro de los ejes del Plan de
Desarrollo; Reiteración; Prevención, entre otros; los
cuales puede verificar directamente en el SIPROJ con
la clave de consulta asignada.
GJ-E1-5
Aprueba hacer
recomendaciones de ajuste a
la política implementada
1- Evaluando el resultado alcanzado con la
realización de las acciones en términos de eficacia,
eficiencia y si los resultados políticos y sociales
fijados en los objetivos, se consiguieron o pueden
lograrse con el ajuste propuesto a la política. Si es
del caso, recabar ante el Comité Sectorial de Gestión
Pública los ajustes o modificaciones respectivas.
GJ-E1-6
Aprueba hacer
recomendaciones de ajuste a
la política implementada
1- Analizando los desaciertos en el diseño de la
política y todos los factores que influyeron en la
implementación, dejando constancia de sus
observaciones.
GUÍA PARA LA APLICACIÓN Código: 03-GU-02
DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
Página: 11
PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:
B. Responsabilidad de aplicación de los controles de Producto
La responsabilidad de verificación, revisión y análisis de que tratan los controles
de producto, se distribuye de la siguiente manera:
a. Ubicación, solicitud y revisión de la información: Profesional que sea
asignado por el área respectiva.
b. En caso de requerimiento de información complementaria para el análisis
a que dé lugar cada PC, solicitar el apoyo a la responsable del tema de
Gestión Jurídica del equipo del EAIP.
c. Consultar y reportar a la Delegada, sobre las notas o documentos que se
generen en respuesta al control, con el fin de definir el pronunciamiento
o no, sobre el resultado.