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PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:01-07-2014
GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES
SOBRE LOS PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP
PLANEACIÓN
SECTOR CENTRAL
Esquema de Análisis Integral Preventivo – EAIP –
Componente 1: Control Preventivo
Elaboró
Reviso
María Claudia Vásquez
Profesional
Especializado
Delegado para la Eficiencia
Administrativa y Presupuestal
Patricia Elena Cárdenas
Veedora
Delegado
para
Eficiencia
Administrativa
Presupuestal
Aprobó
la
y
Alexandra
Rodríguez
Gallego
Viceveedora Distrital
del
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CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión
Motivo de la Modificación
Fecha Modificación
DD
MM
Responsable
modificación
AAAA
01
Creación del documento
01
07
2014
02
Modificación del documento
15
02
2015
María Claudia
Vásquez
Profesional
Especializado
Mariana Botero
Cuartas
Profesional
CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS
La guía aprobada, puede ser consultada en la red interna, con las claves de acceso
correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.
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INTRODUCCIÓN
Esta guía pretende facilitar y orientar la aplicación de las herramientas del
componente de Control Preventivo (componente 1) del EAIP y su integración a
la labor permanente de la Veeduría. La primera parte de la Guía (Parte I),
presenta información general de contexto sobre el EAIP, sus componentes y las
definiciones utilizadas en su desarrollo; así como las bases para la identificación
de Puntos de Control, la codificación de los PC y las indicaciones sobre el
mecanismo de seguimiento y monitoreo de la aplicación de acciones a realizar
por parte de la Veeduría. La segunda parte de la Guía (Parte II), constituye el
desarrollo de los mecanismos y procesos de aplicación de los controles para el
Proceso de Planeación, para el Sector Central.
Esta guía podrá ser modificada y/o ajustada en la medida en que la aplicación
de las acciones mencionadas, generen cambios en los Puntos de control, en las
definiciones, en su pertinencia o en su aplicación. Igualmente, se incluirán
capítulos adicionales en la medida en que el EAIP avance en la caracterización
del proceso e identificación de Puntos de Control. El mecanismo de Ajuste a
esta Guía es el siguiente:
i) Responsable de la Guía: Delegada Para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal, o a quién delegue.
ii) Los funcionarios de la Veeduría, contratistas y demás usuarios de la Guía,
podrán presentar a la Delegada solicitudes o sugerencias de ajustes, con
base en la experiencia de su aplicación, condiciones de la gestión distrital,
revisión y evaluación del seguimiento y monitoreo de aplicación u otros
eventos que se relaciones con el control preventivo.
iii) Las solicitudes de ajustes o cambios se documentarán de manera sencilla,
indicando el texto a cambiar, el nuevo texto sugerido y las razones que
justifican los cambios.
iv) La Delegada aceptará, rechazará o hará los ajustes o cambios solicitados y
los incorporará a la Guía.
v) Se realizará la solicitud a la oficina Asesora de Planeación para la
actualización y divulgación del documento actualizado en la plataforma del
Sistema integrado de Gestión
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PARTE I
1. EL ESQUEMA DE ANÁLISIS INTEGRAL PREVENTIVO
1.1 Definición
El Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-, como herramienta de
focalización de las acciones de la Veeduría Distrital para prevenir y alertar sobre
ineficiencias administrativas del Distrito, es un conjunto ordenado de acciones
que definen un camino para identificar aspectos relevantes para el control y el
análisis que se realiza sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión
distrital.
Algunas definiciones y conceptos de elementos básicos del Esquema se
resumen a continuación:
a) Tipificación de la estructura institucional del Distrito: Las instancias
distritales se han tipificado dentro del EAIP como: 1) Sector central, que
incluye las 13 Secretarías Distritales, los dos Departamentos
Administrativos, una Unidad Administrativa Especial y los 19
establecimientos públicos adscritos, 2) Localidades, integrado por las 20
Alcaldías Locales, 3) Empresas Sociales del Estado, conformado por los
22 hospitales públicos del Distrito, y 4) Empresas Industriales y
comerciales del Estado, que corresponden a algunas entidades
vinculadas del orden descentralizado. Para el desarrollo de esta guía se
tendrán en cuenta los puntos de control identificados para el “sector
Central”.
b) Procesos Estructurales: Se consideran 5 procesos estructurales, objeto
de aplicación del Esquema: 1) Planeación, 2) Gestión Presupuestal y
Financiera, 3) Gestión del Talento Humano, 4) Gestión Contractual, y 5)
Gestión jurídica y producción de normas. Los temas de participación para
el control social, son aplicados transversalmente, a todos los procesos.
c) Producto: Resultado de un conjunto de actividades secuenciales
previstas para la gestión pública. La definición de producto en la
caracterización de los procesos estructurales, se orienta a resultados que
se consideren relevantes para el adecuado funcionamiento de la gestión
distrital.
d) Insumo: Normas, actos administrativos, guías o documentos oficiales
requeridos para la realización de una actividad o un conjunto de ellas.
e) Norma o acto administrativo: Se refiere a la regulación que soporta la
actividad o a las disposiciones institucionales para llevarlas a cabo.
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f) Nodo estratégico: Decisión asociada a la aprobación de un producto
clave para la gestión administrativa distrital.
g) Punto de control (PC): Actividad sobre la cual la se debe ejercer control.
Se identifican dos tipos de puntos de control para la Veeduría:
•
Control de producto: actividad sobre la cual la Veeduría Distrital
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y disposiciones
institucionales establecidos para determinado producto o su
contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo
aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Los controles
de productos implican la revisión y análisis de aspectos como
coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere
cada PC.
•
Control de oportunidad: Actividad sobre la cual la veeduría Distrital
debe verificar el cumplimiento de la fecha o el cronograma previsto en
la norma para dicha actividad.
Igualmente, en el proceso de caracterización de procesos, se identifican puntos
de control que podrían ser aplicados por las entidades a través de las oficinas
de Control Interno.
1.2 Componentes del EAIP
El EAIP incluye dos componentes: 1) Control Preventivo y 2) Análisis de
Condiciones y Resultados Institucionales. La descripción resumida de los dos
componentes se presenta en el cuadro No. I.1
Objetivo
Proceso
de
ejecución
Resultado
Cuadro No. I.1 Descripción de los componentes del EAIP
Componente 2: Análisis de condiciones y
Componente 1: Control Preventivo
Resultados
Identificar, en los procesos estructurales Identificar los hechos más significativos de un
de la Gestión Distrital, las actividades
grupo de situaciones sobresalientes, respecto del
más relevantes en la toma de
cumplimiento o desviación de un comportamiento
decisiones, con el fin de hacer el control esperado o tendencial dentro de la gestión de las
preventivo sobre ellas.
entidades distritales.
1) Guía Metodológica (batería de indicadores):
1) Caracterización de los procesos
Con base en los sistemas de información
estructurales: diagrama de flujo,
disponibles, se definen los indicadores para cada
requisitos, insumos y estándares de
proceso.
productos, identificación de nodos
2) De la batería de indicadores inicial, se
estratégicos, matriz de PC.
seleccionan y/o ajustan los que apliquen para
2) Definición de Puntos de Control (PC): cada caso de análisis.
de producto y de oportunidad
3) Recolección de información para cada proceso.
3) Validación de los PC
4) Procesamiento y análisis de información
5) Elaboración de árbol de causas y consecuencias
1) Guías de aplicación de los controles
Documento de análisis de condiciones y
2) Registro de resultados de la
resultados, para las Instituciones Distritales.
aplicación de la guía.
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2. BASES DE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
En Desarrollo del primer componente del EAIP, aplicado a los procesos
estructurales, para el Sector Central, se elaboró el diagrama de flujo de cada
proceso, sobre el cual se identificaron las actividades, requisitos, productos y
nodos estratégicos. Estos últimos constituyen los Puntos de interés para
controlar, llamados Puntos de Control (PC), dado que son acciones previas a la
toma de alguna decisión, dentro de la gestión. Con base en el diagrama de flujo
se elabora un matriz que presenta de manera esquemática los PC y demás
actividades, ordenadas en etapas y/o productos.
Adicionalmente, se cuenta con los documentos que detallan la caracterización
de los procesos e incluyen información sobre la acción de la Veeduría Distrital
relacionada con el “qué” y el “como”, para cada PC. Esta información, como
principal producto del componente 1 del EAIP, se ha considerado como la
herramienta del Esquema, que debe ser integrada a la labor permanente de las
funcionarias de la Veeduría. Tanto los documentos mencionados como los
cuadros resultados de los diagramas de flujo, constituyen el punto de partida
de la validación y análisis sobre los PC, para el desarrollo de esta Guía. Dichos
documentos se encuentran disponibles en la carpeta G de la Delegada para la
Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
3. CODIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
Con el fin de facilitar el reconocimiento y manejo de los PC, para la aplicación
de acciones, se decidió asignar un código de la siguiente manera:
Código de los PC
W-xy-z
W
x
Proceso al que se
refiere el Punto de
Control
Sector
y
Identifica el tipo de
control
z
Número
consecutivo de los
PC de cada proceso
P = Planeación
E=Entidades del Sector Central
1= control de producto
2= control de oportunidad
3= control de la entidad (interno)
Incluye los PC de producto y de
oportunidad. Es decir el último corresponde
al total de los PC del proceso.
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4. SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE CONTROLES
El mecanismo de seguimiento de aplicación de las acciones sobre los PC,
consiste en una matriz, denominada Matriz de Seguimiento y Monitoreo (MSM),
en la cual se hace el registro resumido, ordenado y consecutivo de las acciones,
así como las respuestas y resultados obtenidos de dichas acciones. Este registro
permite hacer revisiones y análisis sobre el avance y logro de los controles, lo
que constituye el seguimiento y monitoreo del componente 1 del EAIP. A través
de este seguimiento se revisa y evalúa la pertinencia de los PC, los principales
resultados y las necesidades de ajustes. La estructura básica de la MSM se
esquematiza en el siguiente cuadro, con un ejemplo sobre las acciones en dos
PC: de producto y de oportunidad, sobre el mismo tema.
Cuadro No. I.2 - Estructura de la Matriz de Seguimiento y monitoreo
de las acciones sobre los PC
GP-E2-5
Realizar mesas de trabajo
con el responsable de
sector y las entidades para
validar la información de
inversión
(mesas
sectoriales)
Resultados
2014
Actividad
Se consultó la
página
para
verificar
las
fechas previstas
para las mesas y
la publicación de
las actas.
Acción 4
Fecha
Nombre
28
Agosto
Ana
Victoria
Gómez
Actividad
Actividad
Acción 3
Fecha
Nombre
Fecha
Nombre
Actividad
PUNTOS DE CONTROL
Acción 2
Fecha
Nombre
Código
Acción 1
Esta MSM se encuentra disponible en la carpeta G de la Delegada, de manera
que los funcionarios responsables de las acciones de control, puedan registrar
las acciones de avance en la aplicación de controles, en una única hoja de
datos.
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PARTE II
1. Puntos de Control del Proceso de Planeación para Entidades del
Sector Central
Las etapas y productos del proceso de Planeación, bajo los cuales se ordenan
los PC, cubren el período de gobierno, iniciando con la formulación del Plan de
Desarrollo, hasta el informe de empalme a entregar a la siguiente
administración. Estas etapas se presentan y se numeran en el siguiente cuadro:
Cuadro No. II.1 – Etapas y Productos del Proceso de
Planeación para el Sector Central
Etapas
Productos
1. Plan de Desarrollo Distrital (PDD)
2. Armonización Presupuestal
I. FORMULACIÓN 3. Proyectos de Inversión
4. Plan de Acción Distrital (PAD)
5. Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
II. SEGUIMIENTO 6. Reportes de Seguimiento al PDD
7. Informe de Rendición de Cuentas
III. EVALUACION
8. Informe de Empalme
Para el caso de Planeación para Entidades y según la versión de julio de 2014
de los documentos de base, se obtuvieron los siguientes PC:
PC de Producto: 12
PC de Oportunidad: 19
De las base de identificación de los PC, se extrajeron y se ordenaron en el
siguiente cuadro, con los códigos correspondientes. Para identificar fácilmente
los PC de oportunidad, el código de estos se presenta en rojo. El borde
resaltado divide los PC por productos.
Cuadro No. II.2 – Puntos de Control del Proceso de Planeación
Código
Punto de Control
P-E2-1
P-E2-2
P-E1-3
P-E2-4
P-E1-5
P-E2-6
P-E2-7
P-E1-8
P-E2-9
P-E2-10
P-E2-11
P-E1-12
Convocar a la conformación del Consejo Territorial de Planeación Distrital
Convocar a la conformación del Comité Evaluador
Emitir Lineamientos para el proceso de Formulación del PDD
Presentar ante el Consejo de Gobierno el Proyecto del Plan en forma integral, por
elementos o componente del mismo y consolidar cuando sea el caso
Aprobar documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del plan,
presentado por el Alcalde Mayor y Secretario de Planeación.
Presentar el proyecto del Plan al CTPD para análisis y discusión del mismo y con el
propósito de que rinda su concepto y formule las recomendaciones
Revisar y elaborar la propuesta definitiva del plan
Presentar ante el Concejo Distrital
Aprobar Acuerdo o Decreto PDD
Expedir circular conjunta emitiendo lineamientos de armonización presupuestal
Revisar y expedir concepto técnico al proyecto de armonización de las entidades
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Cuadro No. II.2 – Puntos de Control del Proceso de Planeación
Código
Punto de Control
P-E1-13
P-E1-14
P-E1-15
P-E1-16
P-E2-17
P-E1-18
P-E2-19
P-E2-20
P-E2-21
P-E1-22
P-E2-23
P-E2-24
P-E1-25
P-E2-26
P-E2-27
P-E1-28
P-E2-29
P-E2-30
P-E2-31
Formular o actualizar los proyectos de inversión, que contenga: Problema o necesidad,
descripción del proyecto, estudios que soportan el proyecto, objetivos, metas y
componentes de gasto
Revisar y analizar los proyectos de inversión, con el fin de determinar competencias e
inclusión de políticas sectoriales.
Inscribir, registrar y actualizar los proyectos de inversión
Expedir circular dando lineamientos para la elaboración del Plan de Acción del PDD,
aprobado
Revisar coherencia con la metas de gestión y resultado aprobadas en el PDD
Aprobar del Plan de acción Distrital Cuatrienal
Emitir lineamientos de programación presupuestal*
La SDH, en coordinación con la SDP y el responsable del sector, organiza mesas de
trabajo con las entidades con el fin de revisar la información registrada en PREDIS y
SEGPLAN, allí las entidades deben justificar la necesidad de recursos
Consolidar el POAI para su presentación al CONFIS
Emitir Circular de lineamientos para reprogramación anual del Plan de Acción en el
SEGPLAN
Emitir circulares para actualización trimestral del seguimiento al Plan de Acción en el
SEGPLAN
Publicar reportes consolidados de seguimiento al Plan de Acción Distrital, según lo
reportado por las entidades en el Sistema SEGPLAN
Emitir circular de lineamientos para la elaboración del informe de Rendición de Cuentas
Elaborar el informe consolidado de Rendición de Cuentas
Expedir lineamientos para dar inicio al proceso de empalme
Elaborar el Balance General del PDD y remitirlo a la Administración entrante, entes de
control y público en general
Elaborar el Balance de Gestión Sectorial y remitirlo a la Administración entrante, entes
de control y público en general
1.1 Mecanismos y Procedimientos de aplicación de controles
1.1.1 Controles de Oportunidad
Para el control de oportunidad de estos, la Veeduría verificará el cumplimiento
de la fecha oportuna de la actividad correspondiente. Por lo tanto, esta guía
consiste en listar la actividad a revisar, la fecha de verificación y el mecanismo.
Este proceso de verificación se registrará en la MSM de que trata el numeral 2
de la Primera parte de esta Guía. Para los casos en que las actividades no se
hayan realizado oportunamente, la Veeduría, si lo considera conveniente, se
pronunciará a través de comunicación escrita. La periodicidad de los PC puede
ser cuatrienal, anual, trimestral o mensual, dependiendo a la etapa y producto
al que corresponda. En todos los casos en que los controles sean oportunos, se
registrará esta información en la MSM. En caso contrario se comunicará al
funcionario profesional encargado del tema.
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Cuadro No. II.3 – Acciones sobre los Puntos de Control de Oportunidad del
Proceso de Planeación
Periodicidad y
Código
Punto de Control
Fecha de
Acción
verificación
P-E2-1
P-E2-2
Convocar
a
la
conformación del Consejo
Territorial de Planeación
Distrital (CTPD)
Convocar
a
la
conformación del Comité
Evaluador
Cuatrienal
Primera semana
de gobierno
Enero
Cuatrienal
Primera semana
de gobierno
Enero
Cuatrienal
31 de enero
Primer año de
gobierno
P-E2-4
Emitir Lineamientos para
el proceso de Formulación
del PDD
P-E2-6
Aprobar, por parte del
Consejo de Gobierno, el
documento
consolidado
que contenga la totalidad
de las partes del plan,
presentado por el Alcalde
Mayor y Secretario de
Planeación.
Presentar el proyecto del
Plan al CTPD para análisis
y discusión del mismo y
con el propósito de que
rinda su concepto y
formule
las
recomendaciones
Presentar el PDD ante el
Consejo
de
Gobierno
Distrital
Cuatrienal
15 de febrero
Primer año de
gobierno
P-E2-10
Aprobar
Acuerdo
Decreto PDD
o
Cuatrienal
Primera semana
de junio
Primer año de
gobierno
P-E2-11
Expedir circular conjunta
emitiendo lineamientos de
Cuatrienal
primera semana
P-E2-7
P-E2-9
Cuatrienal
20 de febrero
Primer año de
gobierno
Cuatrienal
20 de abril
Primer año
gobierno
de
1) Revisar en la página web la
publicación de las convocatorias.
2) Si no se encuentran, indagar a
través de llamada telefónica a la
oficina de Comunicaciones de la
SDP, sobre la publicación y fecha.
3) Registrar la oportunidad o
inoportunidad en la MSM.
1) Revisar en la Página web de la
SDP, la expedición de la circular
con los lineamientos. 2) Si no se
encuentra, indagar a través de
llamada telefónica a la SDP, para
saber donde fueron publicados y
cuando. 3) Registrar la oportunidad
en la MSM.
1) Indagar a través de llamada
telefónica a la Subsecretaria de
Planeación de la Inversión de la
SDP, para saber donde se publicó la
aprobación y cuando. 3) Registrar
la oportunidad en la MSM.
1) Indagar a través de llamada
telefónica a la Subsecretaria de
Planeación de la Inversión de la
SDP, para saber cuando se le
presentó el PDD al CTPD y a través
de qué comunicación. 3) Registrar
la oportunidad en la MSM.
1) Indagar a través de llamada
telefónica a la Subsecretaria de
Planeación de la Inversión de la
SDP, para saber cuándo se
presento el PDD ante el Consejo. 3)
Registrar
la
oportunidad
o
inoportunidad en la MSM.
1) Revisar publicación en la página
web o en medios. 2) Si no se
encuentran, indagar a través de
llamada telefónica a la SDP, para
saber donde se publicó la
aprobación y cuando. 3) Registrar
fecha y oportunidad o no en la
MSM.
1) Revisar en la página web de la
SDP o de la SHD. 2) si no se
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Cuadro No. II.3 – Acciones sobre los Puntos de Control de Oportunidad del
Proceso de Planeación
Periodicidad y
Código
Punto de Control
Fecha de
Acción
verificación
armonización presupuestal
de abril
Primer año
gobierno
P-E2-17
Expedir
circular dando
lineamientos
para
la
elaboración del Plan de
Acción
del
Plan
de
Desarrollo aprobado
Cuatrienal
Tercera semana
de junio.
Primer año de
gobierno
P-E2-19
Aprobar, por parte del
Consejo de Gobierno, el
Plan de acción Distrital
Cuatrienal
P-E2-20
Emitir lineamientos
programación
presupuestal
Cuatrienal
tercera semana
de agosto
Primer año de
gobierno
Anual
1 de abril
P-E2-21
La SDH, en coordinación
con
la
SDP
y
el
responsable del sector,
organiza mesas de trabajo
con las entidades con el
fin
de
revisar
la
información registrada en
PREDIS y SEGPLAN, allí
las
entidades
deben
justificar la necesidad de
recursos
Emitir
Circular
de
lineamientos
para
reprogramación anual del
Plan de Acción en el
SEGPLAN
Anual
del 8 al 21 de
agosto
Emitir
circulares
para
actualización trimestral del
seguimiento al Plan de
Acción en el SEGPLAN
Trimestral
Tercera semana
de marzo
Tercera semana
de junio
Tercera semana
de septiembre
Tercera semana
P-E2-23
P-E2-24
de
de
Anual
Segunda semana
de diciembre
encuentra, indagar a través de
llamada telefónica para saber
donde se publicó y cuando. 3)
registrar
la
oportunidad
o
inoportunidad en MSM.
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber en donde se
publicó y cuando.
3) registrar
fecha, oportunidad o inoportunidad
en MSM.
1) indagar telefónicamente sobre el
lugar de publicación y fecha, del
acta de aprobación. 2) si no se ha
aprobado, informar a la Profesional.
3) registrar acción en MSM
1) Revisar en la página web de la
SHD. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SHD para conocer en donde y
cuando se publicó. 3) registrar
oportunidad o inoportunidad en
MSM.
La fecha depende de la circular de
programación. 1) verificar las
fechas. 2) indagar a través de
llamada telefónica a la SDP, sobre
la realización de las mesas y
publicación de estas. 3) registrar la
oportunidad o inoportunidad en
MSM.
1) Revisar en la página web de la
SDP.
2) si no se encuentra,
indagar a través de llamada
telefónica a la SDP para saber en
donde se publicaron y las fechas. 3)
registrar
la
oportunidad
o
inoportunidad en MSM.
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber en donde se
publicaron y la fecha. 3) registrar la
oportunidad o inoportunidad en la
MSM
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Cuadro No. II.3 – Acciones sobre los Puntos de Control de Oportunidad del
Proceso de Planeación
Periodicidad y
Código
Punto de Control
Fecha de
Acción
verificación
de diciembre
Trimestral
Tercera semana
de abril
Tercera semana
de julio
Tercera semana
de octubre
Tercera semana
de enero
Anual
Primera semana
de diciembre
P-E2-26
Publicar
reportes
consolidados
de
seguimiento al Plan de
Acción Distrital, según lo
reportado
por
las
entidades en el Sistema
SEGPLAN
P-E2-27
Emitir
circular
de
lineamientos
para
la
elaboración del informe de
Rendición de Cuentas
P-E2-29
Expedir lineamientos para
dar inicio al proceso de
empalme y organizarlo.
Cuatrienal
Última
semana
de junio
Último año de
gobierno
P-E2-30
Elaborar
el
Balance
General
del
PDD
y
remitirlo
a
la
Administración entrante,
entes de control y público
en general
Cuatrienal
15 de noviembre
15 días después
de realizadas las
elecciones.
P-E2-31
Elaborar el Balance de
Gestión
Sectorial
y
remitirlo
a
la
Administración entrante,
entes de control y otros
Cuatrienal
15 de noviembre
15 días después
de realizadas las
elecciones.
1) Revisar en la página web de la
SDP -SEGPLAN-. 2) si no se
encuentra, revisar la siguiente
semana. 3) registrar en MSM, la
fecha final de publicación.
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber donde esta
publicada y cuando. 3) registrar
oportunidad o inoportunidad, en
MSM
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber en donde están
publicados los lineamientos y la
fecha. 3) registrar la oportunidad o
inoportunidad, en MSM
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber en donde se
publicó y la fecha. 3) registrar
oportunidad o inoportunidad, en
MSM
1) Revisar en la página web de la
SDP. 2) si no se encuentra, indagar
a través de llamada telefónica a la
SDP para saber donde se publicó y
la fecha. 3) registrar respuesta en
MSM
A. Responsabilidad de aplicación de los controles de oportunidad
La responsabilidad de verificar la oportunidad de los puntos de control se
distribuye de la siguiente manera:
a. Verificación de oportunidad: La secretaria revisa en primera instancia el
cumplimiento de las fechas definidas en el cuadro 3.
b. En caso de cumplimiento oportuno, se registra en la MSM, la siguiente
información:
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PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP Vigente desde:01-07-2014
1°) Medio de verificación: web, consulta telefónica, comunicación
electrónica u otra.
2°) Cumplimiento Oportuno.
c. En caso de no encontrar la información: Reportar al profesional
funcionario que designe la Delegada para el tema en revisión:
Profesional especializado Grado 2.
d. El Funcionario emite comunicación “oportuna” sobre la inoportunidad
encontrada, a la instancia que corresponda del Sector Central. Esta
comunicación se podrá hacer por correo electrónico directamente a la
instancia o funcionario responsable. En caso de que se considere que la
inoportunidad persiste y/o afecta la gestión distrital, se hará
comunicación formal a una instancia superior, que también podrá ser
enviada por correo electrónico, pero radicada a través del Orfeo. Estas
comunicaciones deberán ser también oportunas (no más de 3 días
después de la verificación), para que cumpla el objetivo de control de
oportunidad.
Las comunicaciones podrán tener las siguientes formas, que serán
adecuadas según cada caso particular:
Comunicación inicial por correo electrónico:
Respetado Sr. ________________
En desarrollo de la revisión que realiza la Veeduría, sobre la oportunidad de
acciones de la gestión distrital, en el proceso de Planeación, hemos encontrado
que aún no se ha (publicado tal documento o realizado tal acción), que debería
haberse dado en (… fecha…).
Solicitamos nos informe las razones por las cuales se ha presentado la demora y
la fecha prevista para el cumplimiento de dicha acción.
Comunicación a la siguiente instancia por correo electrónico
(Generar un oficio por Orfeo, el cual puede ser enviado por correo electrónico,
para dar celeridad a la comunicación).
Respetado Sr. _________________
A través de la aplicación del EAIP que adelanta la Veeduría y con base en la
información normativa, se han identificado actividades del proceso de planeación,
cuya oportunidad se considera relevante para la eficiencia de la gestión distrital.
En la verificación que realiza la Veeduría, se ha detectado que, a la fecha, no se
ha (publicado tal documento o realizado tal acción), que debería haberse dado en
(… fecha…).
La Veeduría recuerda la importancia de la oportunidad en la gestión distrital, la
cual se considera pertinente para el logro de la eficiencia y la transparencia del
actuar público.
Por lo tanto, solicitamos nos informe las razones por las cuales se ha presentado
la demora y la fecha prevista para el cumplimiento de dicha acción.
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1.1.2 Controles de Producto
Todas las acciones de la Veeduría sobre todos los PC de producto, generan una
nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y
análisis. Igualmente, todas las acciones deben ser registradas en la MSM, de
manera resumida, haciendo referencia al resultado de la acción. Por ejemplo:
envío de comunicación a …, pronunciamiento dirigido a…, elaboración de nota
para la Delegada, entre otras. Igualmente, si el control genera una cadena de
comunicación, esta se registra con el fin de hacer posteriores evaluaciones de
resultados, pertinencia, relevancia, etc. El cuadro siguiente resume las acciones
sobre los PC de producto:
Cuadro II. 4 – Acciones sobre los Puntos de Control de Producto del Proceso
de Planeación
Código Punto de Control
Acción de la Veeduría
Emitir Lineamientos para el
proceso de Formulación del
PDD.
P-E1-3
P-E1-5
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 1 de Febrero
Presentar ante el Consejo de
Gobierno el Proyecto del Plan
en forma integral,
por
elementos o componente del
mismo y consolidar cuando
sea el caso.
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 15 de marzo
Revisar
y
elaborar
la
propuesta definitiva del plan
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 1 de abril
P-E1-8
P-E1-12
Revisar y expedir concepto
técnico
al
proyecto
de
armonización de las entidades
1) Solicitar a la Oficina de Planeación de la
Veeduría, la directiva de lineamientos.
2)
Contrastar el contenido con lo establecido en el
acuerdo 12 de 1994, ley 152 de 1994. 3) identificar
los aspectos de interés como coherencia y
pertinencia. 4) consultar con la Delegada sobre los
hallazgos (positivos o negativos). 5) si amerita un
pronunciamiento de alerta al respecto, elaborar
comunicación.
6) registrar resultado en la MSM así: -lineamientos
revisados,
sin
pronunciamiento
o
con
pronunciamiento. 7) Si se recibe respuesta al
pronunciamiento, registrarla en la MSM.
1) Solicitar a la SDP el proyecto PDD que van a
presentar al Consejo de Gobierno. 2) Analizar el
contenido según prioridades sectoriales y temáticas
de la Veeduría, con la participación de sus expertos,
si es el caso. 3) Elaborar documento para que la
Veedora se pronuncie en el Concejo de Gobierno.
4) Si se realizan los Comités Sectoriales, obtener
información para complementar el documento de
observaciones al PDD. 5) Registrar fecha de envío
de documento a la Veedora en la MSM.
1) Solicitar a SDP la propuesta definitiva de PDD
antes de ser presentado al Concejo Distrital, así
como el documento de observaciones remitido por
el CTPD y la respuesta respectiva. 2) Revisar esta
versión e identificar los aspectos incluidos
relacionados con las observaciones del CTPD y de
la Veeduría. 3) realizar notas como resultado de
esta revisión para la Delegada. 4) Si se considera
relevante
un
pronunciamiento,
elaborar
comunicación. 5) Registrar fecha de envío de
comunicación o decisión final, en el MSM
1) Identificar los proyectos priorizados, según
criterios de la Veeduría. 2) solicitar los conceptos
técnicos de las solicitudes de armonización, a la
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PUNTOS DE CONTROL
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Cuadro II. 4 – Acciones sobre los Puntos de Control de Producto del Proceso
de Planeación
Código Punto de Control
Acción de la Veeduría
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 1 de abril
P-E1-13
P-E1-14
P-E1-15
P-E1-16
P-E1-18
Formular o actualizar los
proyectos de inversión, que
contenga:
Problema
o
necesidad, descripción del
proyecto,
estudios
que
soportan
el
proyecto,
objetivos,
metas
y
componentes de gastos.
Revisar
y
analizar
los
proyectos de inversión, con el
fin
de
determinar
competencias e inclusión de
políticas sectoriales.
Inscribir, registrar y actualizar
los proyectos de inversión.
Expedir
circular dando
lineamientos
para
la
elaboración del Plan de Acción
del
Plan
de
Desarrollo
aprobado
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 1 de junio
Revisar coherencia con las
metas de gestión y resultado
aprobadas en el PDD.
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 30 de junio
Consolidar el POAI para su
presentación al CONFIS
Frecuencia: Anual
Fecha: 15 de septiembre
P-E1-22
P-E1-25
Publicar reportes consolidados
de seguimiento al Plan de
Acción Distrital, según lo
reportado por las entidades en
entidad
correspondiente
de
los
proyectos
seleccionados. 3) Revisión de estos conceptos con
criterios como: continuidad, pertinencia, recursos vs
etapas del proyecto, etc.
Revisar la pertinencia madurez y progreso de los
proyecto:
Frecuencia: Cuatrienal
Fecha: 1 de mayo
1) Definir cuáles son los proyectos de gran impacto,
según criterios de la Veeduría. 2) Para cada
proyecto identificar el cronograma y la etapa en se
encuentra (dentro del ciclo: preinversión, inversión,
operación). 3) Solicitar a expertos la revisión de los
proyectos para determinar su avance y los aspectos
relevantes para analizar. 4) elaborar documento,
resultado del análisis de la información. 5) Si se
considera pertinente, según el análisis, proponer a
las directivas, un pronunciamiento. 6) definir los
términos
y
aspectos
a
incluir
en
el
pronunciamiento, los cuales deben incluir las
recomendaciones respectivas o la ampliación de la
información.
1) Una vez se apruebe el PDD, solicitar a SDP la
metodología para la formulación de metas del PAD
y su asociación con las metas e indicadores del
PDD, así como la forma de medición y avance. 2)
Revisar esta metodología: coherencia, trazabilidad y
claridad para su aplicación. 3) emitir concepto y
hacer recomendaciones.
1) Solicitar a la SDP el proyecto PAD que se va a
presentar al Consejo de Gobierno. 2) Definir
prioridades
sectoriales
y
temáticas
según
orientación de las directivas de la Veeduría. 3)
Analizar la trazabilidad entre las metas, el PAD y
sus correspondientes metas e indicadores del PDD
para los temas seleccionados, con la participación
de los expertos. 4) Elaborar documento para que la
Veedora se pronuncie en el Concejo de Gobierno.
1) Solicitar el Proyecto de Presupuesto, antes de
presentarse al CONFIS. 2) Revisar cumplimiento de
requisitos. 3) Revisar los ingresos y gastos de
inversión, en relación con cumplimiento de metas y
ejecución presupuestal.
1) Solicitar el proyecto de presupuesto aprobado
por el CONFIS. 2) Verificar los ajustes relacionados
con las observaciones anteriores. 3) Hacer
recomendaciones sobre coherencia, claridad y
consistencia.
1) Analizar trimestralmente la información
reportada en el SEGPLAN, según prioridades
sectoriales y temáticas de la Veeduría. 2)
Elaborar documentos con observaciones para
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PUNTOS DE CONTROL
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Cuadro II. 4 – Acciones sobre los Puntos de Control de Producto del Proceso
de Planeación
Código Punto de Control
Acción de la Veeduría
el Sistema SEGPLAN.
Frecuencia: Trimestral
Elaborar
el
informe
consolidado de Rendición de
Cuentas.
Frecuencia: Anual
Fecha: 1 de Febrero
P-E1-28
remitir a la SDP o a quien se considere pertinente.
3) Recabar y compartir la información relevante del
informe en los comités sectoriales respectivos.
1) Solicitar a la SDP el informe de Rendición de
Cuentas (RC) consolidado que va a presentar el
Alcalde Mayor en la audiencia pública y verificar
que el documento de RC cumpla con los requisitos
y disposiciones establecidos. 2) Generar alertas en
cuanto a contenido faltante que se considere de
importancia para socializar a la ciudadanía.
1) Solicitar a la SDP la estrategia de comunicación
de la rendición de cuentas Distrital y verificar en el
transcurso de estos meses su adecuada difusión y
la calidad de la información.
B. Responsabilidad de aplicación de los controles de Producto
La responsabilidad de verificación, revisión y análisis de que tratan los controles
de producto, se distribuye de la siguiente manera:
a. Ubicación, solicitud y revisión de la información: Profesional Especializada
Grado 2
b. En caso de requerimiento de información complementaria para el análisis
a que dé lugar cada PC, solicitar el apoyo a la responsable del tema de
Planeación del equipo del EAIP.
c. Consultar y reportar a la Delegada, sobre las notas o documentos que se
generen en respuesta al control, con el fin de definir el pronunciamiento
o no, sobre el resultado.