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DE ACCIONES SOBRE LOS Versión:01
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PUNTOS DE CONTROL
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GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES
SOBRE LOS PUNTOS DE CONTROL
IDENTIFICADOS POR EL EAIP
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
SECTOR CENTRAL
Esquema de Análisis Integral Preventivo – EAIP –
Componente 1: Control Preventivo
Elaboró
María Claudia Vásquez
Profesional EspecializadoDelegada
para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal
Reviso
Juan Carlos López López
Veedor Delegado para la
Eficiencia Administrativa y
Presupuestal
Aprobó
Alexandra Rodríguez del
Gallego
Viceveedora Distrital
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CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Versión
Motivo de la Modificación
Fecha Modificación
DD
MM
Responsable
modificación
AAAA
CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS
La guía aprobada, puede ser consultada en la red interna, con las claves de acceso
correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.
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INTRODUCCIÓN
Esta guía pretende facilitar y orientar la aplicación de las herramientas del
componente de Control Preventivo (componente 1) del EAIP y su integración a
la labor permanente de la Veeduría. La primera parte de la Guía (Parte I),
presenta información general de contexto sobre el EAIP, sus componentes y las
definiciones utilizadas en su desarrollo; así como las bases para la identificación
de Puntos de Control, la codificación de los PC y las indicaciones sobre el
mecanismo de seguimiento y monitoreo de la aplicación de acciones a realizar
por parte de la Veeduría. La segunda parte de la Guía (Parte II), constituye el
desarrollo de los mecanismos y procesos de aplicación de los controles para el
Proceso de Gestión del Talento Humano para el Sector Central.
Esta guía podrá ser modificada y/o ajustada en la medida en que la aplicación
de las acciones mencionadas, generen cambios en los Puntos de control, en las
definiciones, en su pertinencia o en su aplicación. Igualmente, se incluirán
capítulos adicionales en la medida en que el EAIP avance en la caracterización
del proceso e identificación de Puntos de Control. El mecanismo de Ajuste a
esta Guía es el siguiente:
i) Responsable de la Guía: Delegada Para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal, o a quién delegue.
ii) Los funcionarios de la Veeduría, contratistas y demás usuarios de la Guía,
podrán presentar a la Delegada solicitudes o sugerencias de ajustes, con
base en la experiencia de su aplicación, condiciones de la gestión distrital,
revisión y evaluación del seguimiento y monitoreo de aplicación u otros
eventos que se relaciones con el control preventivo.
iii) Las solicitudes de ajustes o cambios se documentarán de manera sencilla,
indicando el texto a cambiar, el nuevo texto sugerido y las razones que
justifican los cambios.
iv) La Delegada aceptará, rechazará o hará los ajustes o cambios solicitados y
los incorporará a la Guía.
v) Se realizará la solicitud a la oficina Asesora de Planeación para la
actualización y divulgación del documento actualizado en la plataforma del
Sistema integrado de Gestión
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PARTE I
1. EL ESQUEMA DE ANÁLISIS INTEGRAL PREVENTIVO
1.1 Definición
El Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-, como herramienta de
focalización de las acciones de la Veeduría Distrital para prevenir y alertar sobre
ineficiencias administrativas del Distrito, es un conjunto ordenado de acciones
que definen un camino para identificar aspectos relevantes para el control y el
análisis que se realiza sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión
distrital.
Algunas definiciones y conceptos de elementos básicos del Esquema se
resumen a continuación:
a) Tipificación de la estructura institucional del Distrito: Las instancias
distritales se han tipificado dentro del EAIP como: 1) Sector central, que
incluye las 13 Secretarías Distritales, los dos Departamentos
Administrativos, una Unidad Administrativa Especial y los 19
establecimientos públicos adscritos, 2) localidades, integrado por las 20
Alcaldías Locales, 3) Empresas Sociales del Estado, conformado por los
22 hospitales públicos del Distrito, y 4) Empresas Industriales y
comerciales del Estado, que corresponden a algunas entidades
vinculadas del orden descentralizado. Para el desarrollo de esta guía se
tendrán en cuenta los puntos de control identificados para “Hospitales”.
b) Procesos Estructurales: Se consideran 5 procesos estructurales, objeto
de aplicación del Esquema: 1) Planeación, 2) Gestión Presupuestal y
Financiera, 3) Gestión del Talento Humano, 4) Gestión Contractual, y 5)
Gestión jurídica y producción de normas. Los temas de participación para
el control social, son aplicados transversalmente, a todos los procesos.
c) Producto: Resultado de un conjunto de actividades secuenciales
previstas para la gestión pública. La definición de producto en la
caracterización de los procesos estructurales, se orienta a resultados que
se consideren relevantes para el adecuado funcionamiento de la gestión
distrital.
d) Insumo: Normas, actos administrativos, guías o documentos oficiales
requeridos para la realización de una actividad o un conjunto de ellas.
e) Norma o acto administrativo: Se refiere a la regulación que soporta la
actividad o a las disposiciones institucionales para llevarlas a cabo.
f) Nodo estratégico: Decisión asociada a la aprobación de un producto
clave para la gestión administrativa distrital.
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g) Punto de control (PC): Actividad sobre la cual la se debe ejercer control.
Se identifican dos tipos de puntos de control para la Veeduría:
•
Control de producto: actividad sobre la cual la Veeduría Distrital
deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y disposiciones
institucionales establecidos para determinado producto o su
contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo
aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Los controles
de productos implican la revisión y análisis de aspectos como
coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere
cada PC.
•
Control de oportunidad: Actividad sobre la cual la veeduría Distrital
debe verificar el cumplimiento de la fecha o el cronograma previsto en
la norma para dicha actividad.
Igualmente, en el proceso de caracterización de procesos, se identifican puntos
de control que podrían ser aplicados por las entidades a través de las oficinas
de Control Interno.
1.2 Componentes del EAIP
El EAIP incluye dos componentes: 1) Control Preventivo y 2) Análisis de
Condiciones y Resultados Institucionales. La descripción resumida de los dos
componentes se presenta en el cuadro No. I.1
Objetivo
Proceso de
ejecución
Resultado
Cuadro No. I.1 Descripción de los componentes del EAIP
Componente 2: Análisis de
Componente 1: Control Preventivo
condiciones y Resultados
Identificar,
en
los
procesos Identificar los hechos más significativos
estructurales de la Gestión Distrital, las de un grupo de situaciones
actividades más relevantes en la toma sobresalientes, respecto del cumplimiento
de decisiones, con el fin de hacer el o desviación de un comportamiento
esperado o tendencial dentro de la
control preventivo sobre ellas.
gestión de las entidades distritales.
1) Caracterización de los procesos
1) Guía Metodológica (batería de
estructurales: diagrama de flujo,
indicadores): Con base en los sistemas de
requisitos, insumos y estándares de
información disponibles, se definen los
productos, identificación de nodos
indicadores para cada proceso.
estratégicos, matriz de PC.
2) De la batería de indicadores inicial, se
2) Definición de Puntos de Control
seleccionan y/o ajustan los que apliquen
(PC): de producto y de oportunidad
para cada caso de análisis.
3) Validación de los PC
3) Recolección de información para cada
proceso.
4) Procesamiento y análisis de
información
5) Elaboración de árbol de causas y
consecuencias
1) Guías de aplicación de los controles
Documento de análisis de condiciones y
2) Registro de resultados de la
resultados, para las Instituciones
aplicación de la guía.
Distritales.
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2. BASES DE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
En Desarrollo del primer componente del EAIP, aplicado a los procesos
estructurales, para el sector central y para localidades, se elaboró el diagrama
de flujo de cada proceso, sobre el cual se identificaron las actividades,
requisitos, productos y nodos estratégicos. Estos últimos constituyen los Puntos
de interés para controlar, llamados Puntos de Control (PC), dado que son
acciones previas a la toma de alguna decisión, dentro de la gestión. Con base
en el diagrama de flujo se elabora un matriz que presenta de manera
esquemática los PC y demás actividades, ordenadas en etapas y/o productos.
Adicionalmente, se cuenta con los documentos que detallan la caracterización
de los procesos e incluyen información sobre la acción de la Veeduría Distrital
relacionada con el “qué” y el “como”, para cada PC. Esta información, como
principal producto del componente 1 del EAIP, se ha considerado como la
herramienta del Esquema, que debe ser integrada a la labor permanente de las
funcionarias de la Veeduría. Tanto los documentos mencionados como los
cuadros resultados de los diagramas de flujo, constituyen el punto de partida
de la validación y análisis sobre los PC, para el desarrollo de esta Guía. Dichos
documentos se encuentran disponibles en la carpeta G de la Delegada para la
Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
3. CODIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL
Con el fin de facilitar el reconocimiento y manejo de los PC, para la aplicación
de acciones, se decidió asignar un código de la siguiente manera:
Código de los PC
W-xy-z
W
x
y
z
Proceso al que se
refiere el Punto de
Control
Sector
Identifica el tipo de
control
Número
consecutivo de los
PC de cada proceso
P = Planeación
GP= Gestión Presupuestal
TH= Talento Humano
C= Contratación
GJ = Gestión Jurídica
E=Entidades del sector central
1= control de producto
2= control de oportunidad
3= control de la entidad (interno)
Incluye los PC de producto y de
oportunidad. Es decir el último corresponde
al total de los PC del proceso.
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4. SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE CONTROLES
El mecanismo de seguimiento de aplicación de las acciones sobre los PC,
consiste en una matriz, denominada Matriz de Seguimiento y Monitoreo (MSM),
en la cual se hace el registro resumido, ordenado y consecutivo de las acciones,
así como las respuestas y resultados obtenidos de dichas acciones. Este registro
permite hacer revisiones y análisis sobre el avance y logro de los controles, lo
que constituye el seguimiento y monitoreo del componente 1 del EAIP. A través
de este seguimiento se revisa y evalúa la pertinencia de los PC, los principales
resultados y las necesidades de ajustes. La estructura básica de la MSM se
esquematiza en el siguiente cuadro, con un ejemplo sobre las acciones en dos
PC: de producto y de oportunidad, sobre el mismo tema.
Cuadro No. I.2 - Estructura de la Matriz de Seguimiento y monitoreo
de las acciones sobre los PC
GP-E2-5
Realizar mesas de trabajo
con el responsable de
sector y las entidades para
validar la información de
inversión
(mesas
sectoriales)
Resultados
2014
Actividad
Se consultó la
página
para
verificar
las
fechas previstas
para las mesas y
la publicación de
las actas.
Acción 4
Fecha
Nombre
28
Agosto
Ana
Victoria
Gómez
Actividad
Actividad
Acción 3
Fecha
Nombre
Fecha
Nombre
Actividad
PUNTOS DE CONTROL
Acción 2
Fecha
Nombre
Código
Acción 1
Esta MSM se encuentra disponible en la carpeta G de la Delegada, de manera
que los funcionarios responsables de las acciones de control, puedan registrar
las acciones de avance en la aplicación de controles, en una única hoja de
datos.
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PARTE II
1. Puntos de Control del Proceso de Gestión del Talento Humano para
Entidades.
El proceso de Gestión del Talento Humano, abarca seis etapas para el Sector
Central: 1. Modernización de la Entidad, 2. Vinculación planta permanente, 3.
Vinculación planta temporal, 4. Vinculación por contrato de prestación de
servicios 5. Permanencia y 6. Retiro.
Cada una de estas etapas, corresponden a lo establecido en el artículo 125 de
la Constitución Política Colombia como regla general: “los empleos en los
órganos y entidades del estado son de carrera…”, y por excepción se proveen
de manera diferente los que se denominan de elección popular, libre
nombramiento y remoción, trabajadores oficiales y los que se determinen por la
ley.
Sin embargo, los puntos de control identificados están referidos a la etapa uno
y dos como se presenta en el siguiente cuadro:
Cuadro No. II.1 – Etapas y Productos del Proceso de Gestión del Talento Humano
para el Sector Central
Etapas
Productos
1. MODERNIZACIÓN
1.1 Acuerdo y/o Decreto de Reestructuración
1.2 Manual de Funciones
2. VINCULACIÓN PLANTA PERMANENTE
2.1 Personal Vinculado Planta Global
7. VINCULACIÓN ALCALDES LOCALES
7.1 Elección Alcaldes Locales
Para el caso de Gestión del Talento Humano para Entidades y según la versión
de julio de 2014 de los documentos de base, se obtuvieron los siguientes PC:
PC de Producto: 3
PC de Oportunidad: 0
De las base de identificación de los PC, se extrajeron y se ordenaron en el
siguiente cuadro, con los códigos correspondientes. El borde resaltado divide
los PC por productos.
Cuadro No. II.2 – Puntos de Control del Proceso de Gestión del Talento Humano
Código
Punto de Control
TH-E1-1
Revisión técnica y aprobación DASC
TH-E1-2
Revisión y viabilidad presupuestal Secretaría de Hacienda
TH-E1-3
Nombramiento del gabinete
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1.1 Mecanismos y Procedimientos de aplicación de controles
1.1.1 Controles de Producto
Todas las acciones de la Veeduría sobre todos los PC de producto, generan una
nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y
análisis. Igualmente, todas las acciones deben ser registradas en la MSM, de
manera resumida, haciendo referencia al resultado de la acción. Por ejemplo:
envío de comunicación a…, pronunciamiento dirigido a…, elaboración de nota
para la Delegada, entre otras. Igualmente, si el control genera una cadena de
comunicación, esta se registra con el fin de hacer posteriores evaluaciones de
resultados, pertinencia, relevancia, etc. El cuadro siguiente resume las acciones
sobre los PC de producto:
Cuadro II. 4 – Acciones sobre los Puntos de Control de Producto del Proceso de
Gestión del Talento Humano
Código Punto de Control
Acción de la Veeduría
TH-E1-1 Revisión técnica y aprobación 1) Mantener permanente comunicación con la
DASC
persona responsable del seguimiento a la
modernización de las Entidades en el DASC.
2) Solicitar el cuadro de seguimiento de avance en
la realización de los Estudios Técnicos.
3) Revisar las fechas de entrega de las Entidades,
el tiempo que se toma el DASC para hacer las
observaciones, y en caso de que se soliciten
modificaciones, el tiempo que se demoran las
Entidades para hacer la entrega nuevamente.
4) Verificar el número de personas que se solicitan
y contrastarlo con el número de personas que se
aprueban.
5) Registrar resultado en la MSM
TH-E1-2 Revisión
y
viabilidad 1) Establecer comunicación con la persona
presupuestal Secretaría de responsable de dar las viabilidades presupuestales
Hacienda
a las entidades que estén en proceso de
modernización de su planta de personal o que
necesiten una plata temporal.
2) Solicitar el cuadro de seguimiento de avance en
la realización de los Estudios Técnicos.
3) Actualizar la base de datos de la Veeduría
Distrital para generar alertas sobre el avance de las
Entidades en los procesos de modernización.
4) registrar resultado en la MSM
TH-E1-3 Nombramiento del gabinete.
1) Hacer un listado de los perfiles requeridos para
la dirección de las Entidades del Distrito.
Frecuencia: Cuando se 2) Verificar que la persona que vaya a ocupar el
presente la vacante
cargo directivo cumpla con el perfil establecido en
Fecha:
Dentro
de
los el manual de funciones y requisitos de cada
primeros 15 días iniciales del Entidad.
periodo de gobierno.
3) Hacer un análisis detallado de los estudios de la
persona que vaya a ocupar el cargo, a la luz de los
requisitos establecidos.
4) registrar resultado en la MSM
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B. Responsabilidad de aplicación de los controles de Producto
La responsabilidad de verificación, revisión y análisis de que tratan los controles
de producto, se distribuye de la siguiente manera:
a. Ubicación, solicitud y revisión de la información: Profesional Especializada
Grado 2
b. En caso de requerimiento de información complementaria para el análisis
a que dé lugar cada PC, solicitar el apoyo a la responsable del tema de
Gestión del Talento Humano del equipo del EAIP.
c. Consultar y reportar a la Delegada, sobre las notas o documentos que se
generen en respuesta al control, con el fin de definir el pronunciamiento
o no, sobre el resultado.
2. Puntos de Control del Proceso de Gestión del Talento Humano para
Control Interno.
Con el fin de empoderar a las Oficinas de Control Interno, en su rol de
“verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades
de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se
mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad1”, la
Veeduría Distrital, a través del EAIP, ha identificado una serie de PC para que
las Oficinas de Control Interno tengan en cuenta durante el desarrollo de las
actividades relacionadas con el proceso de Gestión del Talento Humano.
Estos puntos de control identificados están referidos a las siguientes etapas del
proceso de Gestión del Talento Humano:
Cuadro No. II.5 – Etapas y Productos del Proceso de Gestión del Talento Humano
para las Oficinas de Control Interno
Etapas
Productos
Vinculación planta permanente
Provisión de personal
Evaluación del desempeño
Acuerdos de gestión
Permanencia
Plan institucional de capacitación
Plan de bienestar social e incentivos
Para el caso de los PC para las Oficinas de Control Interno y según la versión de
julio de 2014 de los documentos de base, se obtuvieron los siguientes PC:
PC de Producto: 0
PC de Oportunidad: 7
1DAFP.
Cartillas de Administración Pública. Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría
Interna o quien haga sus veces. Pág. 56
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2.1 Mecanismos y Procedimientos de aplicación de controles
2.1.1 Controles de Oportunidad
Para los controles de oportunidad, se debe verificar el cumplimiento de la fecha
oportuna de la actividad correspondiente.
Cuadro No. II.3 – Acciones sobre los Puntos de Control de Oportunidad para Control
Interno -Proceso de Gestión del Talento Humano
Periodicidad
Producto Punto de Control
Acción
y Fecha de
verificación
1. Verificar que dentro de los diez (10) días
Ocasional: 10
hábiles siguientes al envío de la lista de
días hábiles
elegibles, enviada por la CNSC, se produzca
Provisión de Vinculación
de
siguientes al
el nombramiento en periodo de prueba de la
personal
personal
envío de la
persona en el cargo objeto del concurso.
lista de
2. Revisar la resolución de nombramiento en
elegibles
período de prueba
1. Verificar que dentro de los 10 días Ocasional: 10
Establecimiento de calendarios siguientes a la posesión del
días
los
componentes servidor público se establezcan los
calendario
de la evaluación y compromisos a los cuales el servidor debe siguientes a la
los indicadores
dar
cumplimiento. posesión en el
2. Revisar los compromisos fijados
cargo
1. Verificar que dentro del período
comprendido entre el primero de febrero y
el treinta y uno de julio de cada año se lleve
Anual: 15 de
Establecimiento de
Evaluación
a cabo la primera evaluación parcial de los
agosto
los
componentes
del
compromisos fijados por los servidores.
de la evaluación
desempeño
2. Revisar la primera evaluación parcial de
(metas
los compromisos fijados
institucionales, por
1. Verificar que dentro del período
área y acuerdan los
comprendido entre el primero de agosto y el
compromisos
treinta y uno de enero del año siguiente se
laborales
y
lleve a cabo la segunda evaluación parcial
comporta mentales
de los compromisos fijados por los
para la vigencia)
servidores.
2. Revisar la segunda evaluación parcial de Anual:15 de
los compromisos fijados
febrero
Cada que
1. Verificar que en un plazo no mayor de
haya
Establecimiento de cuatro meses contados a partir de la fecha
nombramiento
los
componentes de posesión en el cargo de gerente público,
en un cargo
de la evaluación y se concerté y formalice el acuerdo de
nuevo como
los
compromisos gestión.
Gerente
laborales
y 2. Revisar que los compromisos fijados
Público: 4
comporta
coincidan con los períodos de programación
meses a partir
Acuerdos de
mentales.
y evaluación, previstos en el ciclo de
de la fecha de
gestión
planeación de la entidad.
posesión.
1. Hacer seguimientos permanentes a los
El jefe decide la acuerdos de gestión, con el fin de verificar
Trimestral:
calificación
del el cumplimiento de los compromisos fijados. Marzo- Junio empleado de LNYR (es conveniente que el desarrollo de esta Septiembre (Gerente público). fase coincida con los periodos establecidos
Diciembre
para realizar el seguimiento del proceso de
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planeación institucional)
Definición
de
prioridades
de
acuerdo con el
presupuesto
asignado
para
Plan
cumplir con las
Institucional capacitaciones. De
de
no
ser
así:
Capacitación alternativas
para
suplir la necesidad
(alianzas
estratégicas,
convenios
inter
administrativos...)
Definición
de
prioridades
de
acuerdo con el
presupuesto
asignado
para
Plan de
cumplir con las
Bienestar capacitaciones. De
Social e
no
ser
así:
Incentivos alternativas
para
suplir la necesidad
(alianzas
estratégicas,
convenios
inter
administrativos...)
1. Verificar que el acuerdo de gestión sea
evaluado por el superior jerárquico en un
término máximo de tres meses después de
acabar
el
ejercicio.
2. Revisar la constancia del grado de
cumplimiento de los acuerdos de gestión
3 meses
después de
acabar el
ejercicio
1. Verificar que en el mes de abril queden
formulados los Planes Institucionales de
Capacitación -PIC- con base en los
proyectos de aprendizaje priorizados en la
entidad.
2. Revisar la resolución por la cual se
adopta el PIC
Anual: Abril
1. Verificar que la Oficina de Recursos
Humanos o quien haga sus veces, elabore el
Plan Anual de Bienestar Social entre los
meses de enero y marzo de cada año.
Anual: Abril
A. Responsabilidad de aplicación de los controles de oportunidad
La responsabilidad de verificar la oportunidad de los puntos de control estará a
cargo del Jefe de Control Interno y en caso de no encontrar la información o
que esta no se haya realizado en el tiempo establecido, se debe hacer un
comunicado al encargado de la acción, con el fin de subsanar la inoportunidad
de la acción rápidamente.